Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de

Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Código
PAC-12 v.07
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1. Objetivo y Alcance
Definir la planeación de actividades a desarrollar por el Sistema Integrado de Gestión,
garantizando su ejecución mediante el Control y Seguimiento por parte de la
Administración del Sistema Integrado de Gestión, y verificando la efectividad de las
acciones planteadas.
Comprende desde la elaboración de la planificación de actividades hasta la consolidación
de la información
2. Responsable
El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
procedimiento es la Administración del Sistema Integrado de Gestión.
3. Definiciones
3.1 Planeación
Etapa que forma parte del proceso administrativo, mediante la cual se establecen
directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de acción.
3.2 Planificación
Acción global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido y concreto,
realizado a la consecución de un fin.
3.3 Seguimiento
Asegurar la vigilancia continua de las actividades e identificar medidas correctivas para
lograr los resultados necesarios para el cumplimiento de los objetivos.
3.4 Control
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con
los principios establecidos.
3.5 Evaluación
Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han
sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Mabel Johanna Coronel Acevedo
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
Firma
Maria Victoria Bautista Bochagá
7 de Abril de 2011
Fecha
12 de Abril de 2011
Fecha
15 de Abril de 2011
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Código
PAC-12 v.07
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3.6 Verificación
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva (3.8.1) de que se han
cumplido los requisitos (3.1.2) especificados
NOTA 1: El término "verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente.
NOTA 2: La confirmación puede comprender acciones tales como:
-
la elaboración de cálculos alternativos,
la comparación de una especificación (3.7.3) de un diseño nuevo con una
especificación de un diseño similar probado
la realización de ensayos/pruebas (3.8.3) y demostraciones, y
la revisión de los documentos antes de su emisión.
3.7 Efectividad
Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en
el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4.
Contenido
4.1 Elaboración de la Planificación de
Responsable: Grupo de Mejoramiento
Actividades
del Sistema Integrado de Gestión
El Sistema Integrado de Gestión en el mes de enero de cada año, en reunión de Grupo
de Mejoramiento elabora la propuesta de planificación para la vigencia, registrándola en
el FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”,
con el fin de incluirlo en la agenda del primer Comité de Coordinación de Control Interno
del año.
4.2 Aprobación de la Planificación de
Responsable: Comité de Coordinación
Actividades
de Control Interno
Una vez el (la) líder del proceso de Control Interno haya citado a reunión de Comité de
Coordinación de Control Interno, en el punto asignado previamente en la agenda del
FAC-08 “Acta de Reunión”, la Administración del Sistema Integrado de Gestión
socializa la planeación elaborada para su análisis y aprobación. Si hay sugerencias por
parte de los asistentes a la reunión, se dejan consignadas en el FAC-08 “Acta de
Reunión”, para su modificación y entrega al siguiente día de realizado el Comité de
Coordinación de Control Interno; de lo contrario si no se presenta ninguna novedad, la
Administración del Sistema Integrado de Gestión una vez terminada la reunión, procede
a hacer entrega mediante
FGT-13 “Circular” a cada proceso del FAC-23
“Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”, a través
del correo electrónico.
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
4.3 Control y Seguimiento a la Ejecución
de las Actividades
4.3.1 Control:
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Responsable: Administración del
Sistema Integrado de Gestión
La Administración del Sistema Integrado de Gestión, mediante correo electrónico,
recuerda a cada líder de proceso tener en cuenta la fecha de cumplimiento de cada
actividad según el FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de
Gestión de la Calidad”, para que envíen escaneados debidamente firmados los
reportes correspondientes a la Administración del Sistema Integrado de Gestión
mediante FGT-12 “Memorando”, insumos necesarios para el informe de la Revisión por
la Dirección.
En grupo de Mejoramiento se revisa por proceso:

La información recibida según las fechas establecidas en el FAC-23
“Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión” para
verificar su cumplimiento, si los resultados no son satisfactorios y no adjuntaron las
acciones planteadas se solicita el FCI-19 “Plan de Mejoramiento”, de lo contrario se
registran las acciones planteadas en el FAC-28 “Verificación a la Efectividad de las
Acciones de los Planes de Mejoramiento”
4.3.2
Seguimiento:
El seguimiento se realiza en las reuniones establecidas en el FAC-23 “Planificación,
Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”, en su actividad Reuniones
de Seguimiento y Control de la Administración del Sistema Integrado de Gestión con
cada Proceso dejando evidencia en el FAC-08 “Acta de Reunión”.
5.Documentos de Referencia
-
NTC ISO 9000:2005 Sistema Integrado de Gestión. Fundamentos y Vocabulario
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
MECI Modelo Estándar de Control Interno
Ley 962 de 2005 “Antitrámites”
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
documento
Actualización del
Documento
Fecha de
Aprobación
17 de Octubre de
2007
Fecha de
Validación
25 de Octubre de
2007
Enero 18 de 2008
Enero 22 de 2008
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Versión
02
03
04
05
06
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
documento
Actualización del
documento
Actualización del
documento en todas las
actividades según lo
descrito en acta N° 010
del 22 de abril de 2010
Modificación del
documento según lo
descrito en Acta No. 001
del 14 de enero de 2011
Actualización de la
documentación según lo
establecido en el acta Nº
009 del 12 de abril de
2011
Código
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Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
Enero 25 de 2008
Enero 31 de 2008
Abril 07 de 2008
Abril 10 de 2008
23 de abril de 2010
30 de abril de 2010
15 de Enero de 2011
17 de Enero de 2011
12 de abril de 2011
15 de abril de 2011
7. Administración de Formatos
Código
FAC-08
FAC-23
FAC-28
Nombre
Acta de
Reunión
Planificación,
Control y
Seguimiento al
Sistema
Integrado de
Gestión
Verificación a
la Efectividad
de las
Acciones de
los Planes de
Mejoramiento
Responsable del
Almacenamiento
Ubicación
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición Final
Personal
Asignado
Archivo Físico
y Digital
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal de la
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Según las
TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
Personal
Asignado
Archivo Físico
y Digital
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal de la
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Según las
TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
Personal
Asignado
Archivo Físico
y Digital
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal de la
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Según las
TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
Archivo Físico
y Digital
Sistema
Integrado de
Gestión
Archivo Físico
y Digital
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal de la
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Personal de la
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Según las
TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
Según las
TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
FCI-19
Plan de
Mejoramiento
Personal
Asignado
FGT-12
Memorando
Personal
Asignado
Planificación, Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de Gestión
Código
FGT-13
8. Anexos
“No Aplica”
Código
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Nombre
Responsable del
Almacenamiento
Ubicación
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición Final
Circular
Personal
Asignado
Archivo Físico
y Digital
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal de la
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Según las
TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona