Elaboración de Planes de Calidad del Sistema Integrado de Gestión

Elaboración de Planes de Calidad
del Sistema Integrado de Gestión
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PAC-09 v.04
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1. Objetivo y Alcance
Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión,
aprobación, implementación, seguimiento y evaluación de Planes de Calidad cuando la
Universidad de Pamplona a través de sus procesos misionales, ofrezca y suministre
productos, servicios, proyectos y/o contratos específicos.
Comprende desde la identificación de la necesidad hasta el control y seguimiento a los
Planes de Calidad.
2. Responsable
El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
procedimiento es el Líder de cada uno de los Procesos de la Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Proyecto
Serie de actividades ordenadas e interdependientes para lograr un objetivo definido.
3.2 Caracterización
Rasgo diferenciador específico de un proceso.
3.3 Etapa
Secuencia de actividades que conforman un proceso
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4.
Contenido
4.1 Identificación de la Necesidad
Responsable: Líder del Proceso
La necesidad de crear un nuevo plan de calidad surge de los convenios o contratos
generados en los procesos que ofrezcan productos, servicios, proyectos y/o contratos
específicos. El Líder del Proceso correspondiente define la pertinencia del plan para su
elaboración y adopción.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Mabel Johanna Coronel Acevedo
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
23 de abril de 2010
Fecha
23 de abril de 2010
Fecha
30 de abril de 2010
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4.2 Elaboración del Plan de Calidad
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Responsable: Funcionario
Para la elaboración del FAC-22 “Plan de Control de Calidad”, el responsable asignado
puede apoyarse en conceptos de otros líderes o funcionarios de los procesos del
Sistema Integrado de Gestión o profesionales externos a la Universidad de Pamplona.
La estructura que se utiliza en la elaboración de este plan es:
Objetivo: Quien elabora el plan define el propósito del Plan de Calidad.
Alcance: Quien elabora el plan define la actividad inicial y la actividad final.
Exclusiones: Teniendo en cuenta la caracterización de los procesos involucrados en la
realización del producto, en la prestación del servicio, en la ejecución del proyecto o del
contrato, el responsable de elaborar el plan, define los requisitos de la norma ISO
9001:2009, que no se aplican en dicho plan.
Definiciones: Quien elabora el plan define claramente los términos que se utilizan en el
texto y que puedan prestarse para diferentes interpretaciones. Esto con el fin de facilitar
la comprensión por parte de quienes utilizarán el plan de calidad.
Procesos: Quien elabora el plan describe los procesos necesarios para la realización
del producto, la prestación del servicio, la ejecución del proyecto o del contrato,
indicando que, las disposiciones no descritas acerca de los demás procesos del S.I.G.
de la Universidad de Pamplona se encuentran en el Manual de Calidad del mismo
sistema.
El funcionario responsable diligencia el siguiente esquema reemplazando la instrucción
dada con la información correspondiente, y tomando como referencia la caracterización
del proceso descrita en el Manual de Calidad.
PROCESO: Nombre del Proceso
Fase Inicial: Primera etapa del proceso
Fase Final: Ultima etapa del proceso
Responsable: Líder del Proceso
Fases: Etapas necesarias para el desarrollo del proyecto
RECURSO HUMANO
Según la necesidad
PROVEEDOR
Quien suministra el recurso
RECURSOS FÍSICOS Y DE SOPORTE
Según la necesidad
PROVEEDOR
Quien suministra el recurso
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REQUISITOS
REGLAMENTARIOS
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
Reglamentarios que aplican
Universitarios que aplican
NTC ISO 9001:2000
De la Norma que
Aplican
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
ACTIVIDAD
Actividades de seguimiento y medición
RESPONSABLE
Cargo responsable de realizar la actividad
*Para cada etapa del proceso, el responsable de elaborar el plan diligencia la siguiente
tabla reemplazando la instrucción dada con la información correspondiente, y tomando
como referencia la caracterización del proceso descrita en el Manual de Calidad:
Etapa del proceso
ACTIVIDADES:
 Primera actividad de la etapa
 Segunda actividad de la etapa
 …
 última actividad de la etapa
ENTRADAS
SALIDAS
PROVEEDOR INSUMO
PRODUCTO
CLIENTE
Proceso que proporciona el insumo
Información o insumo requerido para realizar la actividad
Elemento construido o entregable
Proceso o Cliente que recibe el producto
RESPONSABILIDADES
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
Responsables/actividades a ejecutar
CLIENTE
Responsables/actividades a ejecutar
FACTORES A TENER EN CUENTA:
Condiciones o recomendaciones adicionales, relacionadas con las etapas del proceso.
Por cada proceso del Sistema Integrado de Gestión que interviene en el proyecto, el
responsable de elaborar el plan, diligencia el mismo esquema anterior, con sus
respectivas tablas para las etapas del proceso.
Documentos de referencia: En este ítem se citan los documentos que sirven como
referencia o soporte. Se relacionan con su título y código o número de referencia de
consulta para ser correctamente interpretados y aplicados. Por ejemplo: procedimientos,
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instructivos, leyes, normas, catálogos, etc.
Historia de Modificaciones: En este ítem se identifican y describen los cambios que
tenga un documento por la actualización de su versión.
Anexos: En este ítem se anexan los formatos, tablas, que acompañan el plan de calidad
como información adicional.
4.3 Revisión y Aprobación del Plan de
Calidad
4.3.1 Revisión
Responsable: Grupo de Mejoramiento
Una vez revisado la coherencia, pertinencia y cumplimento de los requisitos definidos
para el Sistema de Gestión del Plan de Calidad, el Líder de Proceso firma la casilla de
Reviso con su respectiva fecha, lo remite a la Administración del Sistema Integrado de
Gestión para su validación.
4.3.2 Aprobación
Una vez aprobado el Plan de Calidad por parte de la Administración del Sistema
Integrado de Gestión queda oficializado y listo para su inclusión en el FAC-01 “Listado
Maestro de Documentos Internos”. El Administrador del Sistema Integrado de Gestión
lo remite al Líder del Proceso mediante FAC-08 “Acta de Reunión” para que proceda a
su divulgación.
4.4 Control y Seguimiento a los Planes
Responsable: Administración del
de Calidad
Sistema Integrado de Gestión
El control y seguimiento al Plan de Calidad lo realiza el grupo de mejoramiento del
Proceso con base en lo establecido en la actividad 4.2 Elaboración del Plan de
Calidad, dejando evidencia en el FAC-08 “Acta de Reunión” y reportando las
novedades a la Administración del Sistema Integrado de Gestión por correo elecrónico.
5. Documentos de Referencia
− NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
− NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
− NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
− NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
− Modelo Estándar de Control Interno
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6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
02
03
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
documento
Actualización del
documento
Actualización del
documento
Actualización del
documento según lo
descrito en el Acta N°
010 del 23 de abril de
2010
Fecha de
Aprobación
19 de Octubre de
2007
Fecha de
Validación
25 de Octubre de
2007
Enero 25 de 2008
Enero 31 de 2008
Abril 07 de 2008
Abril 10 de 2008
23 de abril de 2010
30 de abril de 2010
7. Administración de Formatos
Código
Nombre
Responsable
Ubicación
FAC-01
Listado
Maestro de
Documentos
Internos
Grupo de
Mejoramiento
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
FAC-08
Acta de
Reunión
Grupo de
Mejoramiento
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
FAC-22
Plan de
Control de
Calidad
Grupo de
Mejoramiento del
Proceso
Procesos
Misionales
8. Anexos
“No Aplica”
Acceso
Tiempo de
Retención
Personal
Autorizado
por el
Según las TRD
Administrado
r(a) del S.I.G
Personal
Autorizado
por el
Según las TRD
Administrado
r(a) del S.I.G
Personal
Autorizado
Según las TRD
por el
proceso
Disposición Final
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
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