(Procedimiento de control de documentos)

HOJA
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Código
GAL-P-COCA-02
TITULO
Procedimiento de Control de Documentos
FECHA
Revisión
18-Enero-12
B
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
1. Objetivo: Definir los criterios y procesos necesarios para asegurar el control de los documentos
utilizados dentro de la organización y que son parte del Sistema de Administración de la
Calidad.
2. Alcance: Este Documento aplica a todos los Documentos del Sistema de Calidad, incluyendo
Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Diagramas, Descripciones de Puesto, etc...
3. Definiciones: Se denomina primer nivel al Manual de Calidad; segundo nivel a los
Procedimientos; tercer nivel a las instrucciones de trabajo y cuarto nivel a los formatos que
forman parte del Sistema de Administración de Calidad.
4. Responsabilidades:
Es responsabilidad de todo el personal sujetarse a los lineamientos indicados en este
procedimiento.
Todo el personal es responsable de evitar el uso de documentos que no cumplan con las
guías y criterios establecidos en este procedimiento.
Es responsabilidad del Director General autorizar los documentos de primer y segundo
nivel, así como cambios a los mismos para revisar que dichos documentos sean
adecuados a la organización.
El Residente es responsable de autorizar los documentos del tercer nivel antes de que se
empiecen a utilizar en las ares de trabajo.
El Coordinador de Calidad es responsable del cuarto nivel, así mismo, el es responsable
de la adecuada implementación de este procedimiento así como de su monitoreo
continuo y de reportar las deficiencias al Director General.
5. Procedimiento:
5.1 Cualquier función dentro de la organización podrá sugerir la creación o cambio de un
Documento utilizando el formato de Creación o Cambio a Documento GAL-F-COCA19 y
anexando una copia de “REFERENCIA”, donde se pueden subrayar con marca textos los
cambios sugeridos. Una vez concluido lo anterior, deberá hacerlo llegar al Coordinador de
Calidad para su seguimiento.
5.2 El Coordinador de Calidad citara a junta con el Staff para revisar la propuesta y esta podrá
ser aceptada o rechazada por las funciones a las que afectaría el Documento. En caso de
aceptarse, se autorizara en el formato GAL-F-COCA -19, lo mismo sucede en el caso de ser
rechazado y deberá notificarse al iniciador.
5.3 Una vez aceptado el Cambio o Creación del documento, el coordinador de calidad hace el
cambio de revisión al Documento y es firmado por el director General para su autorización.
5.4 La fecha en que el director General lo haya autorizado, se considera la fecha de emisión.
5.5 Una vez autorizado, el Coordinador de Calidad deberá escanear y sube el documento
firmado al portal de Galvapack para asegurarse de que la documentación esté disponible
para cada una de las posiciones descritas en la matriz de control de documentos y los
usuarios deberán bajar la información que requieran del portal.
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GAL-P-COCA-02
TITULO
Procedimiento de Control de Documentos
FECHA
Revisión
18-Enero-12
B
5.6 De considerarlo necesario, el Coordinador de Calidad podrá programar una junta de
capacitación con el personal involucrado en el procedimiento en cuestión.
5.7 Para documentos de tercer nivel se seguirá el mismo proceso.
5.8 El Coordinador de Calidad es el único autorizado para distribuir Documentos y subirlos al
portal. Todos los documentos deberán coincidir con la información indicada en la Matriz de
control de documentos GAL-F-COCA-04. El documento original (del cual se hacen las copias
requeridas para subirlas al portal) será conservado por el Coordinador de Calidad el cual
mantendrá la firma original de autorización. Asegurando de esta manera que solo la
documentación autorizada y actualizada esté disponible en el portal de Galvapack y
retirando cualquier documentación obsoleta.
5.9 Los Documentos digitales del Sistema de Calidad están disponibles en el lugar de uso.
Cuando sea permitido por el cliente o en las instalaciones de Galvapack, las Instrucciones de
trabajo podrán colocarse dentro de protectores plásticos en las áreas donde sean
requeridas. Solo por el tiempo que dure la actividad en relación, una vez terminada la
actividad deberán ser retiradas.
5.10 Las especificaciones del cliente son archivadas por el Residente o Supervisor durante
el Proceso y por el Departamento de Calidad cuando el producto es liberado. La
documentación del Cliente es controlada por el residente y supervisor, y estos serán
quienes les den la disposición, de acuerdo a lo definido en la identificación de
“Propiedad del Cliente” GAL-F-ADMN-32.
Nombre y firma de Autorización
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TITULO
Procedimiento de Control de Documentos
FECHA
Revisión
18-Enero-12
B
Control de Cambios y Estado de Revisión
Sección
que sufre
cambio
Originalmente era
Quedo como
Fecha del
cambio
Revisión
Encabezado
Sin logotipo
Con logotipo
18/Enero/12
B