Mejora de la ejecución y supervisión de proyectos de infraestructura por administración directa MÓDULO 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa Anexo II: Herramientas para la aplicación del módulo Lista de Acrónimos AD Adjudicación Directa ADP Adjudicación Directa Pública ADS Adjudicación Directa Selectiva AMC Adjudicación de Menor Cuantía BCRP Banco Central de Reserva del Perú BM Bench Mark (Elevación referencial conocida) BP Buena Pro CAP Cuadro de Asignación de Personal CAS Contrato Administrativo de Servicios CCF Compras Corporativas Facultativas CCO Compras Corporativas Obligatorias CIRA Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos CONSUCODE Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CP Concurso Público CRP Cámara Rompe Presiones CTI Comisión Técnica de Ingeniería DGPM Dirección General de Programación Multianual DIA Declaración de Impacto Ambiental EIA Estudio de Impacto Ambiental FONCODES Fondo de Cooperación para el Desarrollo Social IFC Corporación Financiera Internacional INC Instituto Nacional de Cultura INDECI Instituto Nacional de Defensa Civil INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual INEI Instituto Nacional de Estadística e Informática JNE Jurado Nacional de Elecciones LGH Línea de Gradiente Hidráulico LP Licitación Pública MAPRO Manual de Procedimientos Módulos de Buenas Prácticas MEF Ministerio de Economía y Finanzas MINAG Ministerio de Agricultura MINEDU Ministerio de Educación MINEM Ministerio de Energía y Minas MINSA Ministerio de Salud MOF Manual de Organización y Funciones MTC Ministerio de Transportes OEC Órgano Encargado de las Contrataciones ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales OPI Oficina de Programación de Inversiones OSCE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado PAAC Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAC Plan Anual de Contrataciones PAMA Plan de Adecuación y Manejo Ambiental PCM Presidencia del Consejo de Ministros PCM/SGP Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de Gestión Pública PDC Plan de Desarrollo Concertado PDI Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratégico) PDLC Plan de Desarrollo Local Concertado PDRC Plan de Desarrollo Regional Concertado PEDN Plan Estratégico de Desarrollo Nacional PEI Plan Estratégico Institucional PESEM Plan Estratégico Sectorial Multianual PIA Presupuesto Institucional de Apertura PIM Presupuesto Institucional Modificado PIP Proyecto de Inversión Pública PMIP Plan Multianual de Inversión Pública PTAR Planta de Tratamiento de Aguas Residuales PYMES Pequeña y Mediana Empresa RDR Recursos Directamente Recaudados REMYPE Registro de Mediana y Pequeña Empresa RNP Registro Nacional de Proveedores Módulos de Buenas Prácticas RO Recursos Ordinarios ROF Reglamento de Organización y Funciones RUA Reglamento Único de Adquisiciones RUC Registro Único del Contribuyente SBS Superintendencia de Banca y Seguros SEACE Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF-GL Sistema Integrado de Administración Financiera – Gobiernos Locales SNIP Sistema Nacional de Inversión Pública SNP Servicios No Personales SUNAT Superintendencia Nacional de Administración Tributaria TdR Términos de Referencia UCCO Unidad de Compras Corporativas Obligatorias UE Unidad Ejecutora UEs Unidades Ejecutoras UF Unidad Formuladora UIT Unidad Impositiva Tributaria UTM Coordenadas - Universal Transversal Mercator VR Valor Referencial Módulos de Buenas Prácticas Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa Anexo II: Herramientas para la aplicación del módulo Introducción. El presente anexo presenta herramientas de referencia para mejorar los procesos de ejecución de proyectos por administración directa. Anexo Nombre de la Herramienta Actividad Tarea II. A. Criterios para la designación de un ingeniero residente o inspector. Aplicable a la actividad previas al inicio de obra. Aplicable a la tarea de designación del ingeniero residente o inspector. II. B. Criterios para la asignación del supervisor de obra. Aplicable a la actividad previas al inicio de obra. Aplicable a la tarea de designación del supervisor de obra. II. C. Criterios para el llenado del cuaderno de obra. Aplicable a la actividad durante la ejecución de la obra. Aplicable a la tarea de supervisión en campo. II. D. Procedimientos para el control de obra. Aplicable a la actividad durante la ejecución de la obra. Aplicable a la tarea de supervisión en campo. II. E. Procedimientos para el caso de modificaciones durante la ejecución del proyecto. Aplicable a la actividad durante la ejecución de la obra. Aplicable a la tarea de supervisión en campo. II. F. Modelo de resolución de designación del comité de recepción de obra. Aplicable a la tarea de elaboración del informe final de obra. II. G. Protocolo de verificación al termino de obra por parte del comité de recepción. Aplicable a la actividad al concluir la ejecución de la obra. Aplicable a la actividad al concluir la ejecución de la obra. Aplicable a la tarea de elaboración del informe final de obra. 17 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa II. A. Criterios para la designación de un ingeniero residente o inspector Para la designación de un ingeniero residente o inspector se recomienda realizar diversos análisis sobre la base de la información presupuestal y de los Estados Financieros de la entidad, tal como se sugiere a continuación: 1. Criterio basado en el Costo de la Obra: a. La entidad designará al Ingeniero Residente responsable de la ejecución de las obras, en aquellos casos cuyo costo total de la misma sea igual o mayor al costo previsto en la Ley Anual del Presupuesto para la contratación mediante Adjudicación Directa Selectiva; o al Ingeniero Inspector cuando se trate de obras cuyo costo total sea inferior a lo señalado precedentemente. b. La asignación de Residente o Inspector se efectuará según el cuadro siguiente: Cargo Condición Monto Norma Inspector En aquellos casos que el costo de la obra sea menor o igual al indicado por la ley para la contratación mediante concurso público, se designara un Ingeniero Inspector (1988) la equivalencia a la fecha es la adjudicación directa selectiva Menor a 170 UITs (2009). < 595, 000 Resolución de Contraloría 195 – 88 - CG Residente En aquellos casos que el costo de la obra sea mayor al indicado por la ley para la contratación mediante concurso público de precios, se designara un Ingeniero Residente (1988) la equivalencia a la fecha es la adjudicación directa selectiva Menor a 170 UITs (2009) < 595, 000 Resolución de Contraloría 195 – 88 - CG Supervisor La entidad deberá contar con una Unidad de Supervisión para las obras programadas por la Administración Directa. No se indica Resolución de Contraloría 195 – 88 - CG C. La Gerencia de obras solicitará la contratación del Ingeniero Residente o Inspector de la obra para lo cual deberá adjuntar los Términos de Referencia para que el área de Administración y sus órganos correspondientes procedan con la contratación del respectivo profesional, en un proceso de acuerdo al monto establecido en el expediente y en concordancia con las normas legales. 2. Criterio basado en la disponibilidad del personal profesional de la Municipalidad: A. Para las obras por administración directa, las labores de Ingeniero Residente o Ingeniero Inspector podrán ser efectuadas por personal de planta de la Municipalidad –nombrado o contratado-, o en su defecto, se procederá a solicitar la contratación de un profesional exterNó. B. El procedimiento cumplirá lo señalado en el ítem 3. 3. Criterio basado en la dedicación de tiempo en la obra: A. El término “Residente” tiene su origen en “residir en obra”, es decir de dedicarse a tiempo completo en la asisten- cia técnica a una determinada obra, por lo tanto no debería existir un Residente de Obra de “varias” obras. B. El Inspector de Obra, tiene su origen en la “inspección o visita” periódica a la obra, por lo tanto puede “inspec- cionar” varias obras, considerando la magnitud e importancia de las mismas. C. Un Inspector de obra, puede estar a cargo de varias obras al mismo tiempo en función del coeficiente de participación prevista en cada una de ellas, en ningún caso el coeficiente de participación final será mayor a 1.1. D. Se recomienda en ambos casos que los pagos se realicen en relación directa con el avance físico de las obras. 18 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa II. B. Criterios para la designación del supervisor de obra La entidad contará con una Unidad Orgánica responsable de cautelar la supervisión de las obras programadas, incluyendo las obras ejecutadas por administración directa. En caso no se cuente con la referida área, la responsabilidad la asumirá el subgerente de obra y/u otro funcionario con rango similar. En ningún caso en las obras por administración directa se deben ejecutar sin la presencia de un Supervisor. El Supervisor es el responsable del cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el expediente técnico, tanto de los aspectos legales y administrativos, de manera que se garantice la calidad y eficiencia en la ejecución de las obras. 1. Criterio basado en el Costo de la Obra: A. Para el caso de las obras por contrata, la entidad designará a un Supervisor a tiempo completo en aquellos casos cuyo costo total de la misma sea igual o mayor a 1.192 UIT (equivalente a S/. 4`291,200 en el año 2010). Por similitud al tratamiento a obras por administración directa, si el costo de la obra supera los 4 millones de Nuevos Soles se sugiere contratar a un Supervisor a tiempo completo y con dedicación exclusiva a la obra. B. La Gerencia de obras solicitará la contratación del Ingeniero Supervisor de la obra, para lo cual deberá adjuntar los Términos de Referencia para que el área de administración y sus órganos correspondientes proceda con la contratación del respectivo profesional, en un proceso de acuerdo al monto establecido en el expediente y en concordancia con las normas legales. C. En función a los criterios de costo, envergadura y especialidad se determinará la necesidad de contar con un supervisor para un grupo de obras (hasta 5). Para ello, se procederá a efectuar el requerimiento de contratación, adjuntando los términos de referencia según el item 3. 19 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa II. C. Criterios para el llenado del cuaderno de obra. 1. Aspectos conceptuales del Cuaderno de Obra: A. El Cuaderno de Obra es el documento técnico-legal donde se registran las principales incidencias ocurridas en la obra, tales como avance de los trabajos, consultas, respuestas, visitas del Supervisor de Obra, y en general, todo lo relacionado con el personal, equipo, materiales, plazo, modificaciones, etc. B. El Residente o Inspector de Obra será responsable que el Cuaderno de Obra sea Foliado y legalizado por el Feda- tario de la Municipalidad en todas sus hojas o ante autoridades locales, según sea el caso, antes del inicio de la obra. Las hojas deberán ser debidamente foliadas; tendrán un original y tres (3) copias desglosables, que se distribuirá de la siguiente manera: Primera copia para la entidad Segunda copia para el Ingeniero Residente o Inspector de Obra Tercera copia para el Supervisor de Obra C. El original de dicho Cuaderno debe permanecer en la obra, bajo custodia del Residente, no pudiendo ser retenido por ninguna de las partes y concluida la ejecución de la obra, el original quedará en poder de la entidad. D. El uso y el llenado del Cuaderno de Obra deberá ser efectuado por el Residente o Inspector de obra y el Supervi- sor de Obra. De igual manera, su custodia y permanencia en obra será responsabilidad del Residente o Inspector de Obra. E. En el Cuaderno de Obra se anotarán los hechos relevantes que ocurran durante la ejecución de la misma, firman- do al pie de cada anotación el Supervisor o Inspector o el Residente, según sea el que efectuó la anotación. F. El Residente o Inspector de Obra y el Supervisor de Obra tendrán el encargo de: Abrir el (los) Cuaderno(s) de Obra que se requieran desde el inicio hasta la terminación de la Obra Registrar en el Cuaderno de Obra la apertura del mismo e inicio de Obra El primer asiento corresponde a la trascripción del Acta de Inicio de Obra Registrar, durante el proceso de ejecución, las principales incidencias diarias ocurridas en obra, consultas, paralizaciones, solicitudes de modificación, autorizaciones, etc. Registrar en el ultimo asiento del mes, los metrados de las partidas ejecutadas en el mes Cerrar (dar por terminado), mediante anotación expresa, el Cuaderno de Obra al término de la misma. El Residente o Inspector de Obra lo solicita mediante anotación expresa el término de la obra y el Supervisor de Obra dará su conformidad y procederá al cierre del mismo G. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el Cuaderno de Obra, también se harán directamente a la entidad, por medio de comunicación escrita. H. Las consultas se formulan en el Cuaderno de Obra y se dirigen al Supervisor; las consultas cuando por su natura- leza, en opinión del Supervisor, no requieran de la opinión del Proyectista, serán absueltas dentro del plazo máximo de cinco (5) días siguientes de anotadas. Vencido el plazo anterior y de no ser absueltas, el Residente o Inspector dentro de los (02) dos días siguientes acudirá a la entidad, la cual deberá resolverlas en un plazo máximo de cinco (5) días, contados desde el día siguiente de la recepción de la comunicación. I. Las consultas cuando por su naturaleza, en opinión del Supervisor o Inspector, requieran de la opinión del Proyectista serán elevadas a la entidad dentro del plazo de dos (02) días siguientes de anotadas, correspondiendo a ésta en coordinación con el Proyectista absolver la consulta dentro del plazo de diez (10) días siguientes de la comunicación del Supervisor. 20 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa 2. Modelo de registro en el Cuaderno de Obra: DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA Asiento Nº 25: FECHA DEL RESIDENTE: En la fecha se ha desarrollado las partidas de movimiento de tierras entre la progresiva s Km. 01 + 14 y Km. 01+ 42 con un avance de 45.32 m3 de excavación en terreno normal correspondiente a la zanja de la línea de conducción. Personal: La cuadrilla utilizada en la jornada de hoy, en resumen es el siguiente: XX Maestro de Obra XX Operarios XX Oficiales XX Peones Materiales: Así mismo el movimiento de almacén es el siguiente: Ingresaron XX bolsas de cemento y XX tablas madera corriente de 1”x 8” x 10` las mismas que no han sido utilizadas, no se ha generado egreso alguno de materiales. Equipo: En lo que se refiere al equipo se ha utilizado el siguiente: Retroexcavadora de propiedad de la Municipalidad XX, en total de 3 horas y 20 minutos el mismo que está sustentado en el parte diario correspondiente, habiéndose entregado un total de XX galones de petróleo. Observaciones: En la progresiva Km. 01 + 40 , se ha encontrado roca fija por lo cual es necesario cambiar el alineamiento para evitar esta roca o utilizar explosivos, por lo tanto se solicita pronunciamiento del Supervisor para continuar con los trabajos. (firma) Nombre y firma del Ingeniero Residente CIP XX AL CONCLUIR LA EJECUCION DE LA OBRA Asiento Nº XX: FECHA DEL SUPERVISOR: En la fecha se ha verificado la conclusión de los trabajos desarrollados en la obra, de acuerdo a lo solicitado por el Residente en el Asiento Nº XX, de fecha XX, esta verificación corresponde a todas las partidas contempladas en el expediente técnico y de la documentación de obra, en vista de lo cual luego del recorrido en la obra y habiendo encontrado y verificado que la obra ha cumplido con un avance del 100% en todas las partidas consideradas en el presupuesto de obra y en los metrados señalados sin que exista trabajo pendiente por realizar, esta Supervisión deja constancia que la obra ha sido concluida, fijándose como fecha de finalización el día de hoy XX. En cumplimiento de las normas la Supervisión solicitara a la Municipalidad XX la conformación de la Comisión de Recepción de Obra, mediante una comunicación escrita correspondiente adjuntando la presente acta. Siendo las 2 de la tarde se concluye con la supervisión de obra y se firma en señal de conformidad. (firma) Nombre y firma del Ingeniero Supervisor CIP XX 21 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa II. D. Procedimientos para el control de obra Con relación al plazo y cronogramas de ejecución A. El cómputo del plazo de ejecución de obra se realizará desde la fecha de Inicio de Obra. La entidad deberá agotar todos los niveles de coordinación entre el área técnica y administrativa así como adoptar todas las medidas necesarias que garanticen el abastecimiento oportuno de los materiales y contribuyan en el cumplimiento de la terminación de la obra en el plazo fijado. B. El plazo no podrá ser prorrogado, salvo por causas debidamente justificadas y aprobadas por la entidad y garanti- zando que no originará mayores costos con relación al Residente o Inspector de Obra u otro gasto indirecto que se vea afectado, a excepción de trámites de adicionales. C. Corresponde al Residente o Inspector de Obra cumplir los cronogramas vigentes, siendo responsable del atraso o paralización injustificada del mismo y que no tenga relación con la disponibilidad de materiales de construcción en obra. Los casos de negligencia o imputaciones del Residente de Obra serán motivo de penalidad, la que se establecerá en el contrato respectivo. D. Será causal de Notificación al Residente o Inspector por parte del Supervisor, cuando el avance real de Obra sea menor al 80% del programado y causal de penalidad, por lo cual el Residente o Inspector de Obra deberá elaborar dentro de los tres (3) días útiles siguientes, cronogramas acelerados, reprogramando las actividades, con la finalidad de culminar la Obra en el plazo establecido. E. Si se produce un atraso injustificado y el Avance Físico Valorizado es menor al 80% del programado, el Residente o Inspector de Obra deberá elaborar dentro de los tres (3) días útiles siguientes, cronogramas acelerados, reprogramando las actividades, justificación sustentada del retraso y solicitara la intervención de la jefe del área técnica con la finalidad de aprobar o denegar la ampliación de plazo. Éste, debe ser presentado obligatoriamente al Supervisor de Obra para su aprobación. Con relación a las especificaciones técnicas A. Los controles de calidad son pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas; para cuyo efecto, utilizarán formatos prediseñados y normados según la naturaleza de las pruebas técnicas efectuadas, las mismas que deben mantenerse registradas y archivadas, como parte de los antecedentes de la obra. B. El cumplimiento de los planos, especificaciones técnicas y demás normas aplicables a la obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad. C. Es imprescindible que la Supervisión informe a la entidad el modo y forma de cumplimiento de controles, de manera que se asegure la buena calidad de los trabajos contratados. D. Estos datos están referidos a los detalles, periodicidad, resultados, y otros de los controles de calidad que efectúe el ejecutor en aplicación de las especificaciones técnicas, dejando constancia en el cuaderno de obra sobre el tipo de controles de calidad efectuados. E. La implementación de los controles de calidad es responsabilidad del Supervisor y Residente o Inspector de la obra. F. De acuerdo a la previsión presupuestal y conforme se estipulan en las Especificaciones Técnicas, el Residente o 22 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa Inspector bajo responsabilidad revisará que el material adquirido e ingresado a obra, sea únicamente material nuevo, a excepción de los utilizados en estructuras auxiliares que puedan ser utilizados en la ejecución. G. El Residente o Inspector será el responsable por la calidad ofrecida de la obra ejecutada, en términos de cons- trucción y materiales según las especificaciones del Expediente Técnico de obra, por un plazo no menor de siete (07) años Con relación al avance físico de Obra A. Las valorizaciones mensuales serán elaboradas según los metrados ejecutados y precios unitarios del presupuesto aprobado, de acuerdo al avance físico de las partidas incluidas en el Calendario de Avance de Obra Valorizado, agregándole separadamente, el monto proporcional de Gastos Generales que figuran en dicho presupuesto según avance físico de las partidas incluidas en el calendario de avance de la obra valorizado. B. Las valorizaciones tendrán el carácter de control de obra y servirán para el cálculo de pago al Residente o Inspec- tor o Supervisor en, siendo elaborados por el Supervisor o Residente o Inspector de Obra, según corresponda. C. Los metrados serán consignados mensualmente en el Cuaderno de Obra, siendo entregados al Supervisor de Obra, conjuntamente con el informe mensual elaborado por el Residente o Inspector. D. El Supervisor de Obra verificará el Informe Mensual y elaborará la valorización mensual hasta el tercer (3) día hábil del mes, la cual será entregada a la Gerencia de Obras o Infraestructura de la entidad. La valorización mensual debe cumplir con lo siguiente: Ser equivalente por lo menos al 80% del avance físico acumulado programado en el período informado. El cálculo del avance físico de la Obra a la fecha del informe, expresado en porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación: % Avance Físico = Costo Directo Valorizado/Costo Directo Total del Presupuesto x 100 23 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa II. E. Procedimientos para el caso de modificaciones durante la ejecución del proyecto 1. En caso de ampliación de plazo en la ejecución de la obra A. Las ampliaciones de plazo se otorgarán por causales justificadas que hayan alterado la duración de las actividades de la ejecución de la obra. B. Las interrupciones o atrasos que pueda experimentar la obra a consecuencia del rechazo de materiales por mala calidad o incumplimiento de las especificaciones técnicas correspondientes, darán derecho al Residente o Inspector a prórroga en el plazo de ejecución de obra, debiendo el Residente o Inspector solicitar el reemplazo de los materiales rechazados, reprogramando los cronogramas de ejecución de obra en coordinación con el Supervisor de Obra y la entidad. C. Son causales de ampliación de plazo, las siguientes: Demora por desabastecimiento de materiales o insumos a consecuencia del retraso en la adquisición o por motivos de fuerza mayor (como lluvias, huaycos, etc.) comprobados por el Supervisor de Obra. Por modificaciones de obra: ampliación, obras adicionales, vicios ocultos, reformulación, previamente reconocidos por el Supervisor de Obra y a su vez aprobados por la Gerencia de Obras de la municipalidad. D. La ampliación de plazo por las causales mencionadas deberá ser solicitada vía Cuaderno de Obra y comunicación escrita a la Gerencia de Obras de la entidad, sustentando con documentos las causas del atraso. Esta solicitud se presentará como máximo a los diez (10) días calendarios de suscitado el hecho, adjuntando los “Cronogramas Reprogramados”. E. Para el caso de vicios ocultos, se presentará como máximo a los siete (7) días calendarios de ocurrida la causal, adjuntando los “Cronogramas Reprogramados”. F. La ampliación de plazo deberá ser aprobada sucesivamente por el Supervisor de Obra, el Sub Gerente de Obras y remitida a la Gerencia de Infraestructura para su aprobación final, después de lo cual se deberán emitir una Resolución de la Gerencia de Infraestructura de ampliación de plazo, la que deberá señalar el número de días calendarios de ampliación de plazo otorgados por la Municipalidad y la nueva fecha de terminación de Obra, sin perjuicio a ser aprobado por el titular del pliego, previo un informe correspondiente para su conocimiento. G. Las ampliaciones de plazo aceptadas otorgaran necesariamente una ampliación presupuestal referida a la amplia- ción del contrato del personal de obra, en vista que el requerimiento inicial se efectúa sobre el costo establecido en el expediente técnico. H. En caso de que se modifique el plazo de ejecución previsto en los estudios de preinversión, la Unidad Ejecutora está en la obligación de informar a la OPI cualquier variación del plazo y condiciones que ponga en riesgo los parámetros en los cuales se declaro la viabilidad. 2. En caso de modificación al Expediente técnico A. Las modificaciones en la fase de inversión debe cumplir con lo establecido en la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, en caso de modificaciones que signifique un hasta un 10% de incremento de la inversión considerada en la declaratoria de viabilidad, deberá ser registrado por la OPI para su ejecución y no requiere que se verifique su viabilidad, según el art.26 numeral 26.3 de la Directiva del SNIP. B. En caso de que las modificaciones al expediente técnico signifique una variación entre el 10 al 30% de la inversión considerada en la declaratoria de viabilidad, será necesaria la verificación de la misma. Para ello, la UE debe remitir 24 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa toda la información de la modificación para que la OPI evalué el perfil con el nuevo flujo de costos y evalué el PIP con las nuevas condiciones. C. En el caso de que las modificaciones al expediente técnico tengan una variación mayor al 30% de la inversión considerada en la declaratoria de viabilidad, deberá cumplirse el procedimiento según el art.26 numeral 26.5 de la Directiva del SNIP y de ser el caso emitir el informe de cierre del proyecto. D. En los casos debidamente demostrados, y previa aprobación del Proyectista o de la Unidad Formuladora - Geren- cia de Estudios y Proyectos, aprobado por el Supervisor de obra, se podrá considerar una modificación del Expediente Técnico que generará un adicional, para lo cual el expediente de modificación debe contar con los siguientes documentos: Informe del Residente o Inspector de Obra acompañado del Expediente modificado y el Presupuesto comparativo entre lo inicialmente aprobado y la modificación propuesta. Informe y opinión favorable del Proyectista o de la Gerencia de Estudios o Proyectos. Informe del Supervisor de Obra de Obra indicando procedencia y recomendación al respecto. Informe favorable de la OPI y según sea el caso el registro de las modificaciones y la verificación de la viabilidad. E. Luego de aprobada la modificación planteada, el Residente o Inspector de Obra presentará al Supervisor de Obra, en un plazo máximo de 3 días, los cronogramas “Reprogramados”, así como la información adicional que el Supervisor de Obra estime conveniente. F. El Supervisor de Obra podrá autorizar vía Cuaderno de Obra aquellas modificaciones que en forma acumulada no represente más del 2% del Costo Directo de Obra, sin perjudicar la calidad de las especificaciones técnicas o reducir las metas del Expediente. Ello, no exime de gestionar ante la Gerencia de Obras la aprobación correspondiente para su inclusión en la Liquidación de Obra. G. Las modificaciones deben ser aprobadas necesariamente por Resolución del titular de la entidad o del mismo nivel funcional del que aprobó el expediente técnico original. 3. Del concepto de los adicionales y deductivos en Obras por administración directa A. La ejecución de obras Adicionales y Deductivos son conceptualizados como el mayor costo originado por la ejecución de trabajos complementarios o mayores metrados no considerados en el Expediente Técnico; por lo tanto no deben efectuarse compensaciones o netos que figurativamente no alteren el presupuesto final, deben clasificarse independiente cada presupuesto según la necesidades reales de obra y de ser necesario plantearse obras complementarias, en función de las disposiciones presupuestales. 4. De los adicionales de obra o ampliaciones presupuestals A. El adicional constituye la ejecución de partidas no prevista en el presupuesto original de obra, dado que estos trabajos complementarios son indispensables para cumplir con el objetivo y finalidad del proyecto. B. Cuando las partidas no previstas y tipificadas como adicional no requieran recursos adicionales, necesariamente deberá ser aprobada con los mismos requisitos y condiciones, como si se requiriera una modificación y ampliación presupuestal . C. Cuando se determine la necesidad de procesar un presupuesto adicional, debe registrarse en el cuaderno de obra. El Residente formulará el Expediente Técnico pertinente, incluyendo un informe que sustente el origen de cada una de las partidas que conforman el presupuesto adicional. El documento deberá contar con el pronunciamiento del 25 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa Supervisor quien elevará a la entidad para su aprobación mediante acto administrativo formal. D. Sin embargo, si se presentaran situaciones no previstas que impiden la culminación de la obra, debe ser solicitada a la Gerencia de Obras la necesidad de un presupuesto adicional o ampliación presupuestal. E. Cuando se presenten presupuestos adicionales por modificaciones en los planos o especificaciones técnicas de la obra, o una diferencia en los costos de los insumos, debe demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación, así como acreditar que tales modificaciones generan mayores costos a los previstos en el Expediente Técnico aprobado. F. En este caso, la Gerencia de la entidad necesariamente debe evaluar la participación de los agentes que intervinie- ron en la formulación, evaluación y aprobación del Expediente Técnico, y en caso de encontrar responsabilidades disponer las acciones administrativas y legales a que hubiere lugar. G. Sólo procederá la ejecución de obras adicionales cuando la entidad previamente cuente con disponibilidad presupuestal y resolución del titular como máxima autoridad administrativa. No existe un tope porcentual para la aprobación de adicionales por administración directa, sin embargo se prevé que sean iguales o no superen el quince por ciento (15%) del monto del presupuesto original para ser aprobados por el titular del pliego. En caso los adicionales superen dicho porcentaje, será necesaria la aprobación previa a su programación por parte de la Contraloría General de la República. 5. De los Deductivos de obra o reducciones de meta A. Corresponde al monto que no es necesario emplear para que la obra cumpla con las metas previstas; cuando el Supervisor o Inspector de Obra determine la existencia de partidas físicas o presupuestales que no son necesarias para el correcto desarrollo del Expediente Técnico. B. La formulación del presupuesto deductivo debe ser independiente del presupuesto original para determinar su porcentaje y nivel de influencia. Las reducciones de obra representan una disminución del monto del presupuesto del proyecto consignado en el Expediente Técnico, por lo que requieren ser aprobados por el mismo nivel de aprobación del Expediente Técnico. C. Los presupuestos no utilizados por la reducción de obra no deben ser materia de compensación para la generación de mayores costos en otras partidas. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del Supervisor o Inspector de la obra. 26 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa II. F. Modelo de Resolución de designación del comité de recepción de obra RESOLUCION GERENCIAL Nº XX-2009 (Lugar), (fecha) VISTO: El Informe Nº XX-2009, de fecha XX de 2009, presentado por el Gerente de Infraestructura encargado de la ejecución de las obras por la modalidad de administración de la Municipalidad XXX de acuerdo al programa de inversiones del FECHA. El informe Nº XXX-2009 de fecha XXX de 2009, de la oficina de asesoría legal presentado Jefe del Área, con la justificación legal para la conformación de la Comisión de Recepción de Obras por Administración CONSIDERANDO: Que el artículo 12°, numerales 12.1 y 12.2, del Decreto Supremo 102-2007-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, establece que la Fase de Inversión comprende la elaboración del estudio definitivo o expediente técnico y la ejecución del Proyecto de Inversión Pública. Que el ítem 11 de la Resolución de Contraloría Nº 195-88 indica la necesidad de conformar La Comisión de Recepción de las Obras por Administración Directa. En uso de las facultades conferidas por el Consejo Municipal y la Resolución de Alcaldía Nº X-2009; contando con el informe favorable de la Oficina de Asesoría y Defensa Legal de la Municipalidad XXX; RESUELVE: Artículo 1°.- APROBAR la Comisión de Recepción de Obras por Administración Directa para todas las obras que ejecuta la Municipalidad XXX el mismo que estará conformado por: Titular Suplente Ing. XXX en Calidad de Presidente Ing. XXX Ing. XXX en Calidad de 1er. Miembro Ing. XXX Ing. XXX en calidad 2do. Miembro Ing. XXX Artículo 2°.- ENCARGAR el cumplimiento de la presente disposición, a la Gerencia Municipal, Gerencia de Obra o Infraestructura, de la municipalidad XXX y a las demás unidades de pliego según su competencia. POR TANTO: Mando se registre, publique y cumpla. (Sello, Firma y nombre del Gerente Municipal) 27 Módulo 11: Ejecución de proyectos de infraestructura por administración directa II. G. Protocolo de verificación al término de obra por parte de la Comisión de Recepción 1. De la Documentación ¿Se cuenta con el cuaderno de obra con los asientos al día ¿Se ha dejado constancia de la última visita del Supervisor? ¿Se cuenta con los planos de replanteo? ¿Se cuenta con los metrados post ejecución? ¿Existe alguna controversia pendiente de resolver? ¿El informe final de obra ha sido aprobado? 2.De la Inspección de la Obra Recorrer todas las partes y componentes de la obra al 100%, ¿Se debe verificar que todas las partidas han sido ejecutadas? ¿Existen alguna deformación, fisura en las estructuras? Efectuar pruebas de horizontalidad en alguna estructura por muestreo. Efectuar pruebas de verticalidad con una plomada en alguna estructura que se evidencia algún desplome. Verificar si el Expediente tiene un cuadro de acabados y su cumplimiento. Verificar que en la obra no existan desperfectos visibles, en caso de encontrarse estructura verificar las dimensiones. 3. Del Acta Concluida la inspección en caso de existir observaciones dejar constancia e indicar el plazo para el levantamiento y corrección. Si no existiera ninguna observación se debe suscribir el acta correspondiente y deben firmar los miembros de la comisión de recepción, el Residente o Inspector, el Supervisor necesariamente. 28 El Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporación Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con el apoyo de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI) y el Fondo de Minería, Petróleo y Gas para el Desarrollo Comunitario Sostenible (CommDev). Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de USAID, ACDI, CommDev o de IFC.
