GEM-PR-01 Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de

INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Código: GEM-PR-01
Versión: 01
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1. OBJETIVO:
Establecer la metodología para realizar las actividades que permitan identificar, analizar,
implementar, verificar y registrar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que
eliminen las causas de no conformidades reales del Sistema de Gestión Institucional de la
IE La Paz.
2. ALCANCE:
Inicia cuando se detecta una no conformidad (real o potencial) o un aspecto por mejorar,
hasta el cierre de las acciones implementadas.
3. RESPONSABLE:
Es responsabilidad del Rector y líder de GEM de cumplir y hacer cumplir lo establecido
en este procedimiento.
4. DEFINICIONES Y TERMINOS:
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o explícita.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CORRECCIÓN: Acción tomada para solucionar una situación coyuntural en el SGC.
ACCIÓN DE MEJORA: Conjunto de acciones tomadas y orientadas al mejoramiento
continuo del SGC.
ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones programadas y orientadas a eliminar la
causa de una no conformidad detectada.
ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones programadas y orientadas a controlar los
riesgos del SGC, es decir, una no conformidad potencial.
EFICACIA: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
EVIDENCIA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
MEJORA DE LA CALIDAD: Parte del SGC orientada a aumentar la capacidad de cumplir
con los requisitos de les beneficiarios.
5. CONDICIONES GENERALES:
Las fuentes para la implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora
pueden ser:
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ
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CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
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Versión: 01
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Seguimiento y control de felicitaciones, sugerencias y quejas.
Informes de auditorías
Revisión por la Dirección
Análisis de la Evaluación de la Gestión de los Indicadores
Resultados de encuestas de satisfacción
Análisis y seguimiento al servicio no conforme
Análisis y seguimiento del desempeño de los proceso
6. CONTENIDO:
Nro.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1H
Determinación de ACPM: El análisis y seguimiento
de las fuentes consideradas en el numeral 5, por
parte del Comité de Calidad determinan las acciones
a seguir y los responsables de las mismas.
Comité de
Calidad
GDE-FR-17 Acta
general: Comité
de Calidad
2H
Identificación de las causas: Determinar mediante
el análisis sistemático las causas o raíces de las
dificultades establecidas en el proceso analizado.
Líder de proceso
Este análisis de puede realizar a través de métodos
como diagrama Ishikawa (espina de pez), los 5 por
qué, lluvia de ideas…
GEM-FR-03
Registro de
correcciones y
acciones
preventivas
GEM-FR-04
Registro de
acciones de
mejora
GEM-FR-05
Registro de
acciones
preventivas.
3P
4H
5V
Establecimiento del Plan de Acción: Establecidas
las causas se plantean las acciones y los tiempos
necesarios para garantizar la eliminación de las Líder de proceso
causas que originan las dificultades en el proceso
analizado.
Autorización de implementación de la acción: El
Plan de Acción se presenta a la coordinación de
calidad quien determina su viabilidad y aproba su
ejecución.
Líderes de
proceso
Comité de
Calidad
Seguimiento y control de las acciones
implementadas: Una copia de las acciones con las
evidencias que soportan el tratamiento a las ACPM Coordinación de
debe ser enviada a la coordinación de Calidad para
Calidad
monitorear y apoyar el proceso, teniendo en cuenta
la fecha de los planes de acción la coordinación de Líder de GEM
calidad hará seguimiento al desarrollo
y
cumplimiento de las acciones programadas.
GEM-FR-03
GEM-FR-04
GEM-FR-05
GEM-FR-03
GEM-FR-04
GEM-FR-05
GEM-FR-03
GEM-FR-04
GEM-FR-05
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Nro.
6A
ACTIVIDAD
Eficacia de las ACPM implementadas: La eficacia
de las acciones es un aspecto constitutivo de
revisión en auditorías internas.
Código: GEM-PR-01
Versión: 01
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RESPONSABLE
En caso de no haber sido eficaz(es) o de no
haberse(n) tomado la(s) acción(es) propuesta(s), el
responsable del seguimiento le debe comunicar al Coordinadora de
responsable del proceso o a quien este delegue
SGC
para asegurarse de la eliminación de las causas, y
volver a la actividad 2 y 3 sí fuese necesario.
La verificación de eficacia se realizará teniendo en
cuenta la información consignada en GEM-FR-03,
GEM-FR-04 y GEM-FR-05.
REGISTRO
GEM-FR-03
GEM-FR-04
GEM-FR-05
GEM-FR-03
7V
8A
7.
Cierre de las acciones: Desarrollado todo el Plan
de Acción propuesto con su respectivo seguimiento,
en reunión de Comité de Calidad se realiza el cierre
de las acciones
Líderes de
proceso
Comité de
Calidad
Registro y Control: La Coordinadora del SGC a
todas las acciones enviadas por los diferentes
líderes de los procesos del SGC, les asignan un
número consecutivo para su control, se aseguran de
Coordinadora de
efectuar los análisis que consideren necesarios para
SGC
el seguimiento y medición del proceso de
Mejoramiento Continuo y los informes requeridos
para la Revisión por la Dirección del Sistema de
Gestión de Calidad
GEM-FR-04
GEM-FR-05
GEM-FR-03
GEM-FR-04
GEM-FR-05
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
No Aplica.
8. REGISTROS:
Código
GEMFR-03
Nombre
Registro de
Acciones
Correctivas
Registro de
GEM- acciones de
FR-04
mejora
Responsable
Lugar de
Recuperación
Almacenamiento
Líder de
proceso
Oficina de los
Responsables
Líder de
proceso
Oficina de los
Responsables
Carpeta de
Acciones
Correctivas,
Proceso,
Consecutivo
Carpeta de
Acciones
Correctivas,
Proceso,
Protección
Tiempo
Disposición
de
Final
Retención
Manejo
exclusivo de
los
responsables
3 años
Destruir
Manejo
exclusivo de
los
responsables
3 años
Destruir
INSTITUCION EDUCATIVA LA PAZ
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
GEMFR-05
Registro de
acciones
preventivas.
Líder de
proceso
Oficina de los
Responsables
Consecutivo
Carpeta de
Acciones
Correctivas,
Proceso,
Consecutivo
Código: GEM-PR-01
Versión: 01
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Manejo
exclusivo de
los
responsables
3 años
Destruir
9. CONTROL DE CAMBIOS:
Versión
01
Fecha de
Aprobación
8 de agosto
de 2014
Descripción del Cambio
Los tres procedimientos referentes a las acciones correctivas, de
mejora y preventivas se ajustan para establecer uno solo.