P-DC-MC-04

PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O MEJORA
Responsable del Proceso: Coordinador de Mejora Continua
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Requerimiento: 8.5.2 y 8.5.3
No. Revisión: 05
Código: P-DC-MC-04
Hoja: 1 de 6
I.
OBJETIVO: Tomar acciones para atender las no conformidades con el objeto de evitar su recurrencia.
II.
ALCANCE: Aplica a los procesos y procedimientos declarados en el SGC del CECyTEH.
III. DIAGRAMA DEL PROCESO
Sec.
Coordinador de mejora
continua de plantel o DG
1
Convoca reunión para atender No
conformidad
Responsable de atender NC
2
Forma equipo de trabajo
3
Describe la no conformidad
4
Coordinador de mejora continua
del SGC
Identifica la causa raíz
5
Elabora e implementa plan de acción
Da seguimiento al plan de acción e
informa el avance al CMC del SGC
6
Verifica la eficacia de las
acciones tomadas
Regresa a secuencia 4
7
8
NO
SI
Libera acción
Registra cierre
Registra cierre
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Puesto
Coordinador de Mejora del
SGC
Representante de la
Dirección ante el SGC
Director General
Fecha
24 de Agosto de 2015
LIC. ALEJANDRA VALERDI
CARMONA
24 de Agosto de 2015
LIC. ALEJANDRO PERDIZ ANTÓN
Nombre
y Firma
24 de Agosto de 2015
M. EN C. ENRIQUE GERARDO
M ACEDO ORTIZ
IV. POLÍTICAS
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www.hidalgo.gob.mx
www.cecyteh.edu.mx
Circuito Ex Hacienda de la Concepción, Lote 17, Edificio B, San Juan Tilcuautla, Hgo., C.P. 42160
Tels: (771) 71 70730 ext.: 130
P-DC-MC-04
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O MEJORA
Responsable del Proceso: Coordinador de Mejora Continua
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Requerimiento: 8.5.2 y 8.5.3
No. Revisión: 05
1.
Código: P-DC-MC-04
Hoja: 2 de 6
Las Acciones Correctivas o Preventivas, pueden surgir a partir del análisis de las
que originan las No Conformidades encontradas que provengan de:
causas
 Auditorías internas o externas
 Buzón de Quejas y Sugerencias de los clientes.
 Ejecución del proceso
 Revisión por la dirección.
 Resultados de indicadores.
 Evaluación.
 Encuesta de satisfacción.
 Auto evaluación.
2.
 y otros.
El Coordinador de Mejora Continua debe ser informado en todo momento acerca de las No
Conformidades detectadas y de las Acciones Correctivas o Preventivas implementadas en el
CECYTEH para eliminar la No Conformidad y prevenir que vuelvan a ocurrir.
3.
El análisis de la Causa Raíz de las No Conformidades debe ser realizado por los
responsables del proceso al que pertenece ésta. Anexar evidencia del método seleccionado.
4.
Las Acciones Correctivas o Preventivas son consideradas como concluidas una vez que hayan
sido verificadas y evaluadas por los Coordinadores de Mejora Continua, así como al eliminar las
causas que dieron origen a las No conformidades.
5.
El Coordinador de Mejora Continua es el responsable de informar al Director o Subdirector de
área del proceso sobre el estado que guardan las Acciones Correctivas o Preventivas
implementadas.
El Coordinador de Mejora Continua de plantel o dirección general deberán enviar en archivo
electrónico el Formato de control de acciones correctivas o preventivas debidamente llenado, el
primer lunes de cada mes a la siguiente dirección de correo electrónico
[email protected] y el nombre del archivo se deberá componer de la siguiente
manera # de creación del plantel-fecha (dd-mm-aaaa), para el caso de los coordinadores de las
áreas de la Dirección General será 00-fecha(dd-mm-aaaa).
6.
7.
8.
El uso de los formatos F-DC-MC-01 y F-DC-MC-02 se deberán usar en archivo digital y únicamente
se imprimirán para firmas según corresponda y para el caso del formato F-DC-MC-02 se enviará a la
dirección general al Coordinador de Mejora del SGC.
En caso de ser detectada la no conformidad en más de dos planteles, se deberá dar el seguimiento
por parte de los coordinadores de mejora de las áreas correspondientes en la Dirección General
según corresponda.
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PROCEDIMIENTO
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Responsable del Proceso: Coordinador de Mejora Continua
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Requerimiento: 8.5.2 y 8.5.3
No. Revisión: 05
9.
Código: P-DC-MC-04
Hoja: 3 de 6
La asignación de los códigos para la generación de folios de acciones correctivas y preventivas
será anual. Los Folios se compondrán de la siguiente manera:
AC=Acción Correctiva
AP=Acción Preventiva
2 primeras letras del plantel Ejem. CO-Coacuilco
Para el caso de Dirección General se usara la siguiente nomenclatura según la Dirección a la que corresponda.
DG= Dirección General
DP= Dirección de Planeación
DV= Dirección de Vinculación
DD= Dirección de Administración
DI= Dirección de Investigación
DA=Dirección de Academia
SJ= Subdirección Jurídica
CI= Contraloría Interna
Núm. de Acción. 001 Folio: AC-CO-001 o AP-CO-001/ AC-DA-001 ó AP-DA-001
10.
Las No Conformidades se pueden evaluar si se eliminan con una corrección o una acción correcta.
11.
El auditor deberá proporcionar una copia del informe de auditorías para atender las no
conformidades.
V. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Actividades
(qué)/(cómo)(dónde)
Secuencia
Quién
1
Coordinador de
Mejora Continua
de plantel o
Dirección
General
1. Convoca reunión para atender No Conformidad
 Convoca reunión para solicitar atender la no conformidad
detectada y emite folio para registrar la acción generada en
el formato F-DC-MC-01.
Cuándo se detecte
una no conformidad
real o potencial.
2
Responsable de
atender NC
2. Forma equipo de trabajo
 El responsable de atender la NC debe crear un equipo de
Cuándo se detecte
una no conformidad
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Cuándo
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PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O MEJORA
Responsable del Proceso: Coordinador de Mejora Continua
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Requerimiento: 8.5.2 y 8.5.3
No. Revisión: 05
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Hoja: 4 de 6
trabajo con las personas involucradas en la NC o en la
operación del procedimiento. EL equipo de trabajo debe
estar formado por un Falicitador (Coordinador de mejora
continua del SGC o de plantel o área), Líder (Responsable
de la NC) y otros miembros (usuarios del procedimiento o
involucrados en la NC)
3
Responsable de
atender NC
4
Responsable de
atender NC y
Coordinador de
Mejora Continua
de Plantel o
Dirección
General
5
Responsable de
atender NC
6
7
8
V05/0815
Coordinador de
Mejora Continua
de Plantel o
Dirección
General
3. Describe la No Conformidad
 El equipo de trabajo, define y determina la no conformidad
de forma que sea conceptualizada y entendida. Para esto
puede utilizar la técnica de las 5W y 2h (Quién, Qué,
Cuándo, Dónde, Porqué, Cómo, y Cuánto). (Registrar en el
formato F-DC-MC-01)
 Cuando es aplicable proponer una solución provisional para
contener la NC (Implementar Corrección)
4. Identifica la causa raíz
 Determinar la causa raíz de la NC mediante la aplicación de
alguna herramienta de calidad, con el apoyo del Coordinador
de mejora continua de plantel o área y del equipo de trabajo.
5. Elabora e implementa plan de acción
 Elabora un plan de acción (formato F-DC-MC-01)
 Implementa de acuerdo al cronograma generando evidencia del
plan de acción.
6.1 Da seguimiento al plan de acción e informa el avance al CMC
del SGC
 Da seguimiento a la ejecución del plan de acción conforme a
los tiempos programados.
 Revisa evidencia de las actividades del plan de acción.
 Registra avance de la acción en el formato F-DC-MC-02
 Envía formato F-DC-MC-02 al Coordinador de Calidad y
Mejora Continua del SGC con el avance registrado.
6.2 Verifica la eficacia de las acciones tomadas
 El Coordinador de Mejora Continua del SGC una vez concluido
el plan de acción verifica la eficacia de las actividades
ejecutadas.
Coordinador de
mejora continua
del SGC
7.Libera acción
 No.-Se regresa a la secuencia 4
 SI.-Pasa a la siguiente secuencia
Coordinador de
Mejora Continua
de Plantel o
Dirección
General
8.1 Cierra acción
 El Coordinador de Mejora Continua del SGC una vez
verificada la eficacia de la acción la cierra.
8.2 Registra cierre
 El Coordinador de Mejora Continua de plantel o dirección
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real o potencial
Cuándo se analice
el problema
Cuándo se analice
el problema.
Después de
identificar la causa
raíz.
De acuerdo a los
tiempos
programadas
Después de
verificar
Cuando se cierra la
acción
P-DC-MC-04
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O MEJORA
Responsable del Proceso: Coordinador de Mejora Continua
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Requerimiento: 8.5.2 y 8.5.3
No. Revisión: 05
Código: P-DC-MC-04
Hoja: 5 de 6
general registran cierre de la acción en el formato F-DC-MC02 o F-DC-MC-05.
VI. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
Documentos
MC-DC-01
Manual de Calidad.
P-DC-MC-05
Procedimiento Producto No Conforme.
F-DC-AI-08
Informe de Resultados de las Auditorias.
VII. REGISTROS
Código
Nombre del
Registro
Identificación
Lugar de
Almacenamiento y
protección
F-DCMC-01
Acciones
correctivas/
preventivas o
mejora
#de creación
del plantel
fecha(dd-mmaaaa)
Área
responsable
seguimiento
la
conformidad
o potencial.
F-DCMC-02
Formato de
registro de
control de
acciones
correctivas o
Preventivas.
#de creación
del plantel
fecha(dd-mmaaaa)
F-DCMC-05
Base de datos
de Acciones
Correctivas y
Preventivas
fecha(mmaaaa)
Recuperación
Tiempo de
retención
Disposición
de los
registros
Responsable
de
Conservarlo
No conformidad
en proceso en
archivo digital y
No conformidad
liberada
en
forma Impresa.
Después de
su liberación
un año
Archivo
muerto
Responsab
le del área
que
atiende la
no
conformida
d.
Archivo digital
En archivo digital
Después de
su liberación
un año
No aplica
Coordinad
or
de
Mejora
Continua
de Plantel
y Dir. Gral.
Archivo digital
En archivo digital
Después de
su liberación
un año
No aplica
Coordinad
or
de
Mejora
Continua
del SGC
del
de
no
real
VIII. CONTROL DE CAMBIOS
No. de versión
Ant.
Nva.
04
05
03
04
V05/0815
Modificación
Fecha de
modificación
Junio 2015
1.- Se modifica la secuencia 6, 7 y 8.
2.- Se modifica el nombre del Representante de Dirección General ante el SGC.
1.- Se modifica el código del procedimiento de P-MC-01 a P-DC-MC-04.
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PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O MEJORA
Responsable del Proceso: Coordinador de Mejora Continua
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Requerimiento: 8.5.2 y 8.5.3
No. Revisión: 05
02
03
Código: P-DC-MC-04
Hoja: 6 de 6
Noviembre 2014
2.-Se modifica el procedimiento en su totalidad.
3.- En documentos de referencia se cambia el código del Manual de Calidad y
Procedimiento de Producto No Conforme P-DC-MC-05 y código del formato F-DCAI-08 Informe de Resultados de las Auditorias.
4.- En registros se cambian los códigos de los mismos.
5.- Se agrega el punto VIII Control de cambios.
6.- Los registros F-DC-MC-01 y F-DC-MC-02 se modifican.
7.- Se crea el formato F-DC-MC-05 Base de datos de Acciones Correctivas y
Preventivas.
8.- Se cambia el nombre del Director General.
Noviembre 2013
Se reestructuro en general de Objetivo a Registros
IX. GLOSARIO
NC: Se entiende por no conformidad y es aquella desviación o incumplimiento a los requisitos.
Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa raíz de una no conformidad real.
Acción Preventiva: Acción para eliminar la causa raíz de una no conformidad potencial.
R.D.: Representante de la dirección.
S.G.C.: Es el conjunto de procesos interrelacionados de una organización por los cuales se administra de
forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la mejora continua.
V05/0815
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Tels: (771) 71 70730 ext.: 130
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