1. DEFINICIÓN Este procedimiento tiene como objetivo establecer

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS DE APOYO E
INFORMÁTICA - DRAI
CÓDIGO:
P-3419-702
VERSIÓN:
01
ELABORÓ
Martha Zapata R.
APROBÓ
Martha Zapata R.
REVISÓ
Mónica Agudelo B.
Diony Arredondo H.
FECHA
Mayo 2006
FECHA
Mayo 2006
FECHA
Mayo 2006
1. DEFINICIÓN
Este procedimiento tiene como objetivo establecer un método unificado de trabajo
para identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del DRAI, definir acciones
que permitan mitigar cualquier impacto causado y emprender las acciones
correctivas ó preventivas para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia.
Este procedimiento aplica para todas aquellas acciones tanto correctivas como
preventivas resultantes de las no conformidades halladas en los servicios ó
procesos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del DRAI. También aplica para
aquellas acciones implementadas por iniciativa propia de los responsables de
procesos que tienden al mejoramiento de los mismos.
2. CONTENIDO
PASO
01
DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/
Persona que identifica la
No Conformidad
DESCRIPCIÒN
Se identifica la No conformidad detectada según
las siguientes fuentes:
ƒ
ƒ
PROCESO
Medición, Análisis y Mejora
ƒ
UBICACIÓN
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
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Auditorías Internas y externas de Calidad.
Análisis de datos del Sistema de Gestión de
la Calidad (SGC).
Servicios no conformes que se presentan
frecuentemente.
Resultados de las revisiones del SGC.
Medición y control de los procesos.
Resultados del análisis de los indicadores de
gestión.
Sugerencias de mejoramiento por parte de
los Líderes de proceso.
Evaluaciones de satisfacción de los usuarios.
PASO
02
DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/
Líder de proceso y
Persona que identifica la
No Conformidad
DESCRIPCIÒN
Se identifican y evalúan las causas para la No
conformidad encontrada y diligencia el formato
de Acciones correctivas o preventivas F-3419702 que contiene la siguiente información:
a) Las posibles causas.
PROCESO
Medición, Análisis y Mejora b) Cual es la causa raíz. (Sugerencia: Antes de
decidir la acción correctiva debe someterse a
ensayo o prueba para la validación de su
UBICACIÓN
eficacia; así se evitan esfuerzos infructuosos
y sobrecostos innecesarios).
c) Las acciones a implementar.
d) Responsable de la ejecución de la acción
correctiva ó preventiva para la eliminación de
la no conformidad.
e) Los recursos necesarios.
f) Fecha de entrega de los resultados (Fecha
de cierre de la No Conformidad).
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PASO
03
DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/
Responsable de la
ejecución de la Acción
correctiva o preventiva
DESCRIPCIÒN
Vencido el tiempo de ejecución del plan verifica
el cierre de la no conformidad y su eficacia,
procede así:
3A) Si aún no se ha cerrado la no conformidad:
PROCESO
Medición, Análisis y Mejora
a) Solicita al responsable que presente al
Jefe del DRAI y al Representante de la
Dirección un informe donde explique las
causas del incumplimiento en el cierre de
la no conformidad.
b) Se reúne con el responsable implicado,
analizan y presentan alternativas de
solución para que se implemente de
nuevo el plan. Se va al paso 01 del
procedimiento.
UBICACIÓN
3B) Si se cerró la no conformidad y no fue eficaz
(la no conformidad persiste), se reúne con el
responsable implicado, analizan y presentan
otras alternativas de solución, se va al paso
01 del procedimiento.
3C) Si se cerró la no conformidad y se verificó su
eficacia:
04
a) Envía al Representante de la Dirección, el
Informe de
seguimiento de acciones
correctivas y preventivas.
b) Actualiza los procedimientos que hayan
sufrido modificaciones por causa de las
soluciones implantadas.
c) Divulga a los interesados los resultados
de la acción correctiva o preventiva
implementada.
a) Recibe el Informe de seguimiento de
DRAI/
acciones
correctivas
y
preventivas
Representante de la
diligenciado por el responsable de tomar la
Dirección
acción y lo analiza con el fin de obtener datos
estadísticos que más adelante puedan servir
PROCESO
para mejorar el SGC.
Medición, Análisis y Mejora
UBICACIÓN
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
¾ No Aplica
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4. REGISTROS
CÒDIGO
FORMATO
NOMBRE
Acciones
correctivas o
preventivas
F-3419-702
No Aplica
No Aplica
Informe de
Seguimiento de
acciones
correctivas y
preventivas
Informe de
Causas de
incumplimiento
RESPONSABLE
DE DILIGENCIAR
Persona que
identifica la no
conformidad y/o
Líder de proceso
LUGAR DE
ARCHIVO
CLASIFICACIÓN
TIEMPO DE
ARCHIVO
DISPOSICIÒN
Archivo del
Dpto.
Consecutivo
1 año
Destrucción
Responsable de
tomar la acción
Archivo del
Dpto.
Consecutivo
1 año
Destrucción
Responsable de
tomar la acción
Archivo del
Dpto.
Consecutivo
1 año
Destrucción
5. NOTA DE CAMBIO
¾ No aplica para la primera versión
6. ANEXOS
Anexo 1: Flujograma del Procedimiento.
Anexo 2: Formato de Acciones correctivas o preventivas F-3419-702.
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Anexo 1. Flujograma del Procedimiento
INICIO
Se identifica la No
conformidad
detectada
Se identifican y evalúan las
causas para la No conformidad
encontrada y diligencia formato
para acciones correctivas o
preventivas
Se analizan y se
presentan otras
alternativas de
solución
Analizan y presentan
alternativas de
solución
Verifica el cierre de la no
conformidad y su eficacia
NO
¿Fue
Eficaz?
SI
¿Se cerró la
no
conformidad?
SI
Entrega al Representante de
la Dirección, el informe de
Seguimiento de las acciones
correctivas y preventivas
Actualiza los
procedimientos que
sufrieron modificaciones
Divulga a los interesados
la acción tomada
Fin
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Informe de
Seguimiento de las
acciones correctivas o
preventivas
F-3419-702
NO
Solicitar al responsable
informe de causas de
incumplimiento
Informe de causas
de incumplimiento