SEGUNDA SEMANA TAREA No. 2 Tema: Generalidades sobre las

SEGUNDA SEMANA
TAREA No. 2
Tema: Generalidades sobre las auditorías internas
Fecha: Lunes 10 al lunes 17 de mayo de 2010
OBJETIVOS
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
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Identificar las clases de auditorías existentes y su aplicabilidad.
Identificar y describir la terminología utilizada en las auditorías internas.
Conocer el perfil adecuado para el personal a auditar.
ACTIVIDAD
1. Utilizando un cuadro comparativo, describa como se aplican en la dependencia donde
labora, los siguientes mecanismos, relacionando cada mecanismo con el requisito
de la norma NTCGP 1000:2004 y MECI.

SEGUIMIENTO A INDICADORES DE GESTION
1. Matriz de indicadores institucionales operativos y estratégicos clasificados según criterio de
eficiencia, eficacia y efectividad
2. Seguimiento de medición de indicadores según el POA de cada proceso en el cuadro de
mando
3. Recolección de la información de indicadores para consolidar las matrices de las circulares
normativas para los entes de control externos
4. Mediciones y seguimientos mensuales, bimensuales trimestrales, semestrales y anuales
de los indicadores
5. Hojas de vida de los indicadores
6. Comparaciones de mediciones entre la meta esperada y los resultados obtenidos para
establecer brechas y establecer planes correctivos para superar brechas.
TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES DEL SERVICIO
1. Procedimiento formal en el manual de calidad versión 5 “tratamiento de no conformidades”
2. Búsqueda activa por parte de la oficina de calidad de producto no conforme en los
servicios, investigación de la causa de no conformidad, reunión con la persona o proceso
involucrado y establecimiento en conjunto del plan correctivo y de mejoramiento.
3. Seguimiento a la ejecución y cumplimiento del compromiso adquirido en el acta de
tratamiento de no conformidades del servicio.
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
1. Elaboración de planes de mejoramiento por procesos e institucionales, donde se
consolidada la información del hallazgo con sus respectivas acciones correctivas y
preventivas para disminuir las brechas entre los resultados esperados y los obtenidos
2. Seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento institucional y por procesos
PREPARACION DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE MEJORAMIENTO
1. Identificación de necesidades y acciones que contribuyan al cumplimiento de la
plataforma estratégica, comparación de brechas para identificar necesidades u
oportunidades de mejoramiento y de esta información elaboración de los proyectos.
2. Estudio de presupuesto y recursos necesarios para el diseño y cumplimiento de los planes
y programas.
3. Aprobación por parta de la alta dirección para la ejecución de los planes y programas
ATENCION A QUEJAS Y RECLAMOS DEL CLIENTE O USUARIOS
1. Oficina de atención al usuario
2. Buzón de quejas, sugerencias y reclamos en la entidad
3. Envío de la queja al coordinador del proceso involucrado
4. Oficio con la respuesta a las reclamaciones a los usuarios
5. Aplicación de la encuesta de satisfacción a los usuarios
6. Estadística y tabulaciones de indicadores de satisfacción de los usuarios y porcentaje de
quejas por servicio
7. Identificación de las principales barreras de acceso de los usuarios a los servicios
2.
Describa el perfil del Auditor Interno de Calidad dentro de su entidad y comente la brecha, si
la hay, con lo requerido por la Norma 19011.
El perfil de los auditores internos de calidad dentro de la entidad, cumplen con los siguientes requisitos:
En cuanto a los atributos personales se denota que son honestos y discretos, diplomáticos, están
atentos observando anomalías en los diferentes procesos y actividades y de acuerdo al análisis aportan
sus propias conclusiones con el objeto de posibilitar planes de mejoramiento oportunos.
En relación a los conocimientos y habilidades, se denota que presentan conocimientos en los
principios, procedimientos y técnicas de auditorías, evidenciado en que planifican y organizan el trabajo
eficazmente, respetan la programación de los horarios y cronogramas establecidos, establecen
prioridades de verificación, elaboran sus instrumentos de verificación de manera oportuna de acuerdo a
su plan de trabajo y aplican el instrumento durante las visitas a los procesos previstos para las auditorias
y diligencian de manera organizada y congruente sus observaciones, además de elaborar un consolidado
de conclusiones y hallazgos de manera congruente y completa el informe de auditoría. Los informes de
auditoría denotan consistencia e información consistente entre los datos.
Además, los auditores conocen las normas y las tiene presente para la elaboración de los instrumentos y
procesos de verificación.
En cuanto a los conocimientos específicos y habilidades de auditores de Sistema de gestión de la
Calidad, se denota conocimiento en:
Métodos y técnicas relativas al tema de calidad, el cual se ve evidenciado en que poseen estudios
relacionados con auditorias así como experiencia laboral en lugares donde han tenido funciones
relacionadas con la aplicabilidad de gestión de calidad y manejo de herramientas de gestión de la calidad,
así como grana trayectoria y experiencia en entidades de salud, por lo que reconocen fácilmente los
procesos, productos, servicios y practicas específicas del sector salud.
En cuanto a la educación, experiencia laboral, todos han realizado estudios formales de auditoría y
poseen años de experiencia en procesos de auditoría.
.
Tabla 1- RESUMEN CUMPLIMIENTO DEL PERFIL SEGÚN LA NORMA 19011 DEL
PERSONAL AUDITOR DE LA INSTITUCION
RESUMEN CUMPLIMIENTO DEL PERFIL DE LOS AUDITORES
PARÁMETRO
AUDITOR
CUMPLE
Educación
Estudios formales en
auditoria
X
NO CUMPLE
Experiencia laboral total
X
Más de 5 años
Atributos personales
Conocimientos y habilidades
Conocimientos y
habilidades
honestos y discretos,
diplomáticos,
observadores
conocimientos en los
principios,
procedimientos y
técnicas de auditorías
Conocimiento de las
normas
x
X
X
Métodos y técnicas
relativas al tema de
Conocimientos específicos y
calidad
habilidades de auditores de
Sistema de gestión de la
Aplicabilidad de gestión
Calidad
de calidad y manejo de
herramientas de gestión
de la calidad,
ELABORADO POR: MARDORY SERNA
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