realización de auditorías internas

SISTEMA DE GESTIÓN
MEDIOAMBIENTAL
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PROCEDIMIENTO GENERAL:
REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Revisión
Motivo del cambio
Responsable/Cargo:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Fecha:
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ÍNDICE
1
OBJETO ......................................................................................................................................3
2
ALCANCE ..................................................................................................................................3
3
REFERENCIAS..........................................................................................................................3
4
PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................3
4.1 CUALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS .............................................................................................. 3
4.2 PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS................................................................................... 4
4.3 PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS..................................................................................... 5
4.4 REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS ........................................................................................ 6
4.5 INFORME DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS ................................................................................................. 8
4.6 SEGUIMIENTO DE RESULTADOS ................................................................................................................... 8
5
RESPONSABILIDADES ...........................................................................................................9
6
LISTA DE REGISTROS .........................................................................................................10
7
DOCUMENTACIÓN ...............................................................................................................11
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1
OBJETO
El objeto del procedimiento es establecer la sistemática para la planificación, realización
y seguimiento de las auditorías internas del Sistema de gestión medioambiental (SIGMA), con el
fin de verificar el grado de cumplimiento y la eficacia de dicho sistema.
2
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a las auditorías internas realizadas sobre las actividades,
documentos, funciones, registros, etc., que constituyen SIGMA de la empresa Pérez.
3
REFERENCIAS
MSIGMA
Manual del SGMA
PG-16 No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas
4
PROCEDIMIENTO
4.1
CUALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
Las auditorías internas pueden ser realizadas por:
-
personal de la empresa Pérez cualificado como auditor (puede participar otro personal
de la empresa como observador);
-
personal perteneciente a una entidad externa, contratada para la auditoría interna. En
este caso participará siempre como observador personal de la empresa Pérez.
Los responsables de la realización de las auditorías internas deberán ser independientes
del área auditada, con objeto de asegurar la imparcialidad y objetividad en la realización de las
mismas.
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El personal de la empresa cualificado como auditor será inscrito por el Coordinador del
SIGMA en las fichas de auditores (anexo 1), debiendo reunir las SIGMA las siguientes
condiciones:
-
Haber recibido al menos cinco horas de formación sobre el Sistema de gestión
medioambiental y las normas de referencia de éste.
-
Haber recibido un curso de al menos 16 horas de formación teórico-prácticas en
metodología de las auditorías.
-
Haber participado como observador en auditorías con, al menos, dos días de trabajo
en campo.
Para mantener la cualificación de auditor será preciso participar anualmente en, al menos,
una auditoría.
Si la auditoría es realizada por una entidad externa, se exigirá, como requisito mínimo de
cualificación, la realización de un curso teórico-práctico de auditoría de los sistemas de gestión
medioambiental y de la calidad, con una duración y contenidos equivalentes a los exigidos para
los auditores internos.
Previamente a la realización de cualquier auditoría interna, se dispondrá de la
documentación necesaria para comprobar que los auditores cumplen los requisitos de
cualificación establecidos.
4.2
PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS
El Coordinador del SIGMA elaborará cada año una propuesta del programa anual de
auditorías internas y lo presentará para su aprobación al Consejo de Administración de la
empresa Pérez.
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El programa asegurará que todos los elementos del Sistema de gestión medioambiental
son auditados al menos una vez al año de forma completa.
El programa anual de auditorías internas incluirá los departamentos a auditar, el alcance
de la auditoría (elementos del sistema, documentos o funciones a auditar), el equipo auditor (uno
o varios auditores) y la fecha prevista. El programa se recoge en el formato del anexo 2.
El programa anual de auditorías puede ser revisado y modificado a lo largo del año
cuando:
-
se hayan producido cambios SIGMA significativos en el Sistema de gestión
medioambiental;
-
se sospeche o se tenga la certeza de que el comportamiento medioambiental está
comprometido;
-
se deba verificar la implantación de medidas correctivas o preventivas;
-
se produzcan situaciones relacionadas con la seguridad de los trabajadores que
aconsejen la revisión de la planificación de la actividad preventiva de la empresa;
-
4.3
se den otras circunstancias no previstas anteriormente.
PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
Con al menos quince días de antelación a la fecha prevista para la auditoría, el
Coordinador del SIGMA notificará por escrito la auditoría al equipo auditor y a los
departamentos o personal afectado.
Un miembro del equipo de auditoría ejercerá las funciones de auditor jefe y es
responsable de las SIGMA siguientes actividades:
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-
identificar las áreas y documentación del Sistema de gestión medioambiental a
auditar;
-
identificar las personas y/o departamentos que tengan responsabilidades directas
importantes en relación con los objetivos y el alcance;
-
recoger información y documentación de referencia aplicable al departamento
auditado o funciones a auditar;
-
programar temporalmente las actividades de la auditoría y definir el calendario de las
reuniones a celebrar, incluyendo la fecha prevista de emisión del informe;
-
4.4
asignar tareas a cada miembro del equipo auditor.
REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
El equipo auditor recogerá e identificará las evidencias objetivas a través de entrevistas y
reuniones con los auditados, examen de registros y visitas a los departamentos u obras afectadas.
Los auditados facilitarán todos los datos necesarios solicitados por los auditores para el
cumplimiento satisfactorio de sus actividades.
Si en el curso de la auditoría se advirtiera algún indicio de no conformidad, los auditores
tomarán nota de ello para su estudio posterior. Conviene que estos indicios se pongan de
manifiesto al auditado en el momento de advertirlos.
Una vez auditadas todas las actividades y antes de la reunión final, el equipo auditor
revisará los resultados obtenidos para determinar los que deben considerarse como no
conformidades. Todas las no conformidades se identificarán en relación con los requisitos de la
norma, programa, Sistema de gestión medioambiental u otros documentos tomados como
referencia.
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Tras finalizar el trabajo de campo, se celebrará una reunión final donde los auditores
expondrán los resultados de la auditoría a los representantes del departamento auditado para su
discusión y presentación de resultados provisionales.
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4.5
INFORME DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
Una vez finalizada la auditoría, el auditor jefe, asistido por el resto del equipo auditor,
elaborará un informe que contendrá, al menos, los siguientes apartados:
-
identificación del equipo auditor;
-
fechas de realización del trabajo de campo;
-
objeto y alcance de la auditoría;
-
departamentos o función auditada;
-
documentación de referencia utilizada en la auditoría;
-
comprobación de las acciones correctoras o preventivas ejecutadas para corregir las
no conformidades detectadas en anteriores auditorías;
-
no conformidades y observaciones realizadas.
El informe será firmado por el auditor jefe, que lo enviará al Coordinador del SIGMA.
El Coordinador del SIGMA enviará una copia del informe de auditoría al Consejo de
Administración y a los responsables de los departamentos auditados. A continuación, actualiza
las Fichas de auditores (anexo 1) y el Registro de auditorías (anexo 3).
4.6
SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
El auditado, para cada una de las no conformidades o desviaciones detectadas en la
auditoría procederá a la apertura de una no conformidad interna, indicando que la misma ha sido
detectada por auditoría.
A partir de ese momento, el tratamiento de la no conformidad y acción correctiva o
preventiva se realizará conforme a lo indicado en el procedimiento Z-PG-16, "No conformidades,
acciones correctivas y acciones preventivas".
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5
RESPONSABILIDADES
El Consejo de Administración es responsable de aprobar el programa anual de auditorías
internas antes del 31 de diciembre de cada año, así como sus posibles modificaciones.
El Coordinador del SIGMA es responsable de:
-
Elaborar cada año la propuesta del programa anual de auditorías.
-
Comunicar a los responsables afectados, la realización de una auditoría en su
departamento según la planificación enviada por el equipo auditor.
-
Enviar copias del informe de auditoría a los responsables de los departamentos
auditados y al Consejo de Administración.
-
Archivar los informes de auditorías.
-
Mantener al día las Fichas de auditores.
-
Actualizar el Registro de auditorías.
-
Archivar la documentación acreditativa de que los auditores cumplen los requisitos
de cualificación establecidos.
Los responsables del personal o departamento auditado son responsables de:
-
Participar en las reuniones iniciales y finales de las auditorías.
-
Facilitar los datos solicitados por los auditores.
-
Abrir una no conformidad interna por cada no conformidad o desviación detectada.
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6
LISTA DE REGISTROS
Registro RZ-PG-03/01: Fichas de auditores
-
Emitido por el Coordinador del SIGMA
-
Archivado por el Coordinador del SIGMA
-
Conservación actualizada
Registro RZ-PG-03/02: Programas anuales de auditorías internas
-
Emitido por el Coordinador del SIGMA
-
Archivado por el Coordinador del SIGMA
-
Conservación durante tres años
Registro RZ-PG-03/03: Registro de auditorías
-
Emitido por el equipo auditor
-
Archivado por el Coordinador del SIGMA
-
Conservación actualizada
Documentación acreditativa de la cualificación de los auditores
-
Emitida por los responsables de la cualificación
-
Archivada por el Coordinador del SIGMA
-
Conservación actualizada
Notificaciones e Informes de auditoría
-
Emitidos por el equipo auditor
-
Archivado por el Coordinador del SIGMA
-
Conservación durante tres años
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7
DOCUMENTACIÓN
Anexo 1
Ficha de auditores
Anexo 2
Programa anual de auditorías internas
Anexo 3
Registro de auditorías
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Registro: R/01
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ANEXO 1
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Auditor:________________________________________________________________
Área/Departamento:______________________________________________________
Formación:
- Curso estructura SIGMA finalizado en:
__________________________________________
- Curso metodología auditorías finalizado en: ___________________________________
- Participación como observador en auditorías en: _______________________________
Fecha de alta del auditor: _____________________
AUDITORÍAS INTERNAS
Nº Auditoría
Fecha
Observaciones
Registro: R/02
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ANEXO 2
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS
AÑO: _____
Nº de auditoría
Departamento/
área auditada
Alcance de la auditoría
Equipo auditor
Consejo de Administración
(Fecha y firma)
Fecha prevista
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Registro: R/03
Fecha:
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ANEXO 3
REGISTRO DE AUDITORÍAS INTERNAS
AÑO: _____
Nº de auditoría
Departamento/
área auditada
Alcance de la auditoría
Equipo auditor
Fecha