Definir el procedimiento para asignar responsabilidades y

INSTITUCIÓN EDUCATIVA
MARÍA DE LOS ÁNGELES CANO MÁRQUEZ
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
Sinergias
FECHA: Julio16/2012
CÓDIGO: P-DE-02
VERSIÓN: 02
1.0. OBJETIVO
Definir el procedimiento para asignar responsabilidades y determinar los requisitos para la Programación,
Planificación y Ejecución de las Auditorías Internas de Calidad.
2.0. ALCANCE
Aplica a las áreas del sistema de gestión de la calidad, determinadas por la Alta Dirección, incluye desde la
planificación de las Auditorías hasta la evaluación del desempeño del equipo Auditor.
3.0 RESPONSABLES
Los responsables de garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento son: La Alta Dirección, el
representante de la Alta dirección y el Coordinador de Calidad.
4.0 DEFINICIONES
Auditoría de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría de Primera Parte: Es realizada por la organización a si misma.
Auditoría de Segunda Parte: Realizada por una organización para sus propios propósitos en otra organización,
usualmente un cliente audita a un proveedor.
Auditoría de Tercera Parte: Es realizada por una organización independiente a un proveedor. Usualmente se lleva
a cabo por un cuerpo certificador.
Evidencia Objetiva: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los
criterios de auditoría y que son verificables.
No Conformidad: Incumplimiento de los requisitos especificados.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría.
Auditado: Organización (Gestión) que se audita.
No-conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Evidencia: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente acerca de hechos relativos a
la existencia de no conformidades que afectan el SGC
5.0. PROCEDIMIENTO
5.1Planificación de la Auditoria
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Comité de Calidad
5.1.1 Define y selecciona el grupo de auditores el cual puede ser interno y/o externo y debe cumplir con el
siguiente perfil.
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Nivel Educativo: Bachiller Pedagogo, Licenciado o Profesional con formación pedagógica
Formación: Curso Auditor Interno de calidad
Experiencia: Preferible haber asistido a auditorias como acompañante.
Personal: Idóneo, responsable, buenas relaciones interpersonales, habilidad para identificar detalles,
firmeza para defender las conclusiones, puntual, buen manejo del tiempo.
5.1.2 Define el programa anual (dependiendo de su duración y alcance) según formato F-DE-35 (Programa de
auditorías) de las Auditorias de calidad, en el cual se fijan los siguientes aspectos:
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Gestiones a Auditar
Fechas Generales
Importancia de las gestiones a auditar
Independencia e imparcialidad auditores del área a auditar
Resultado de Auditorías Anteriores
Grupo de auditores
5.1.3
Elabora mínimo con ocho (8) días de anticipación los respectivos planes de auditorías (F-DE-36) donde se
incluye objeto, alcance, quién, cómo, cuándo y dónde, se realizarán las auditorias incluyendo requisitos de
confidencialidad basado en las gestiones, manuales, instructivos, entre otros.
5.1.4
Envía el plan a todas las personas responsables que serán auditadas, si se presenta algún cambio en el
plan, se acordará entre ambas partes las nuevas condiciones.
5.1.5 Elabora la lista de verificación según los procesos a auditar en el formato (F-DE-38).
5.2
Ejecución de la Auditoría
Auditores Asignados
5.2.1 Realizan reunión de apertura con el personal auditado.
5.2.2 Ejecutan la auditoria donde recolectan las evidencias suministradas.
5.2.3 Levantan no conformidad cuando exista cualquier tipo de hallazgos que la soporte, en el formato F-DE-39
(Informe de Hallazgos)
5.2.4 Realizan reunión de cierre en los siguientes cinco (5) días hábiles, consignando en el formato
F-DE-40 (Cierre de auditorías) el informe final, el cual incluye las fortalezas, debilidades, no conformidades y
sugerencias relacionadas con el área auditada.
5.3 Evaluación de Auditores
2
El auditor líder efectúa la evaluación de los auditores en el formato F-DE-37 Evaluación de Auditores con las
personas auditadas, generando un informe con los resultados y las recomendaciones.
Área Auditada
5.2.5 Determina las acciones a tomar con base en un análisis de causas para solucionar las no conformidades y las
fechas de compromiso para darles el tratamiento necesario.
Auditor Asignado
5.2.6 Presenta en los siguientes cinco (5) días hábiles el informe final el cual incluye las fortalezas, debilidades, no
conformidades y sugerencias relacionadas con el área auditada.
5.3
Seguimiento a la Auditoría
Auditor Asignado
5.3.1 Verifica la eficacia en los plazos establecidos, de las acciones tomadas por el área auditada.
5.3.2 Cierra la no conformidad cuando dichas acciones han sido efectivas, de lo contrario acuerdan nueva fecha
de compromiso.
5.3.3 Presentan al Comité de Calidad los resultados de la ronda de Auditorias.
Comité de Calidad
5.3.4 Evalúa y Analiza los resultados de las auditorias e incluye los comentarios dentro del informe previo para la
revisión por la Alta Dirección.
6. 0
APÉNDICE.
Procedimiento para auditorías internas de calidad
P-DE-02
Programa de Auditorías
F-DE-35
Plan de auditoría interna general
F-DE-36
Evaluación de Auditores
F-DE-37
Lista de verificación
F-DE-38
Informe de hallazgos
F-DE-39
Cierre de auditorias
F-DE-40
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