El Mapa de Procesos es una representación gráfica de la gestión

Diplomado SIG
Tarea 2 Grupo 27
1. Descripción de los procesos
Secretaria Distrital de Salud
El desarrollo de las Entidades públicas es regulado normativamente y con lo establecido en la Ley
872 de 2003 y la norma técnica NTC GP: 1000 hace que se organice estructuralmente mediante la
transversalidad de sus procesos, por lo cual se proyecta una representación gráfica de la gestión por
medio del Mapa de Procesos.
LA Secretaría Distrital de Salud, profirió la organización del Sistema de Gestión de Calidad al interior
y formalizo el mapa de procesos de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la población
Bogotana, para restablecer en parte los derechos que tienen las personas a recibir los servicios que
indirectamente presta la SDS.
Dentro la organización del mapa de procesos se establecieron tres macroprocesos, a saber: Gestión
en Salud, Análisis y Formulación y Gestión de los Recursos.
Para llevar a la aplicación de las actividades y gestión institucional, se desarrollaron 14 procesos, en
4 tipologías: MISIONALES (Asegurar Salud, Regulación de la Oferta, Vigilancia y Control),
ESTRATEGICOS (Políticas en Salud, Planificación Institucional, Administración de la Gestión), DE
APOYO (Gestión Jurídica, Gestión del Talento Humano, Gestión de Comunicaciones, Gestión de
Bienes y Servicios, Gestión Financiera, Tecnología de Información y Comunicación) y EVALUATIVO
(Mejoramiento continuo).
Dado que la gestión por procesos es uno de los pilares de nuestro modelo de gestión de la calidad,
que nos direcciona para el desarrollo del marco metodológico que se tiene implementado en la SDS.
Con la gerencia de procesos se basa en entender y analizar los diferentes procesos y procedimientos
para identificar las oportunidades de mejora de tiempos y movimientos que permitan reducir costos,
demoras, tramites y todo aquello que afecte a la entidad en su accionar, gestión y desarrollo misional,
estratégico y a su vez que se prevea el mejoramiento de la atención y servicio al ciudadano.
Hospital san Blas
El hospital cuenta con cuatro procesos:
a. Estratégicos: Incluye Direccionamiento y proyección de la organización, sistema integrado de
gestión de calidad, atención al usuario y participación social, mercadeo
b. Misionales: Consulta externa, urgencias, hospitalización, unidad quirúrgica, apoyo diagnóstico
y terapéutico
c. Apoyo: Gestión del Talento humano, gestión de sistemas, gestión jurídica, gestión de recursos
físicos, gestión documental, gestión financiera
d. Proceso de evaluación y mejoramiento continuo
Integración Social
En la Secretaria de Integración Social, el proceso parte de la atención a ciudadan@s reconociéndolos
como sujetos de derechos con capacidades, intereses y necesidades. En el proceso de
direccionamiento se definen y divulgan las líneas orientadoras generales para la acción, en términos
de los referentes éticos, políticos y conceptuales de la política social, de los actores políticos y
sociales involucrados y de la organización estratégica institucional coherente con dichos referentes a
partir de este proceso la entidad desarrolló su misión y visión, define los servicios, el enfoque y las
estrategias de desarrollo en cada uno. Dando así el enfoque y derrotero de su quehacer. En la
Secretaría
se establecieron 12 procesos clasificados en cuatro grupos: procesos de
direccionamiento, procesos misionales, procesos administrativos y procesos de seguimiento y control.
Se definieron 12 proyectos y 26 servicios por ciclos vitales y población en condiciones de fragilidad y
vulnerabilidad en Bogotá. Igualmente se establece e implanta la estructura de operación institucional
y ajustes administrativos, de acuerdo con las apuestas derivadas del direccionamiento político de la
entidad, con el fin de lograr coherencia entre las decisiones, las directrices estratégicas y la operación
En los procesos misionales, se ajustan los lineamientos de la política pública social, en el marco del
enfoque de derechos y las perspectivas poblacional y territorial, a través de la estrategia de Gestión
Social Integral, la movilización y la participación ciudadana, con el fin de mejorar la calidad de vida de
los ciudadan@s Se operativizan y materializan los lineamientos políticos y estratégicos, y se
construyen e implementan las políticas públicas a través de la prestación de servicios sociales
integrales con estándares de calidad. Se definen modelos de atención a la población, procedimientos
generales (5) para la prestación de los servicios y algunos específicos dependiendo de los mismos.
Este proceso incluye la coordinación transectorial.
La SDIS ha definido las políticas públicas de: Infancia y Adolescencia, Juventud, Familia,
Discapacidad, LGBT, Envejecimiento y Vejez, Adultez. Con base en estas se ajustan algunos
servicios.
Para la ejecución de todo lo anterior se desarrollaron procesos administrativos, relacionados con
infraestructura, talento humano, contratación, presupuestos, TIC’s como elementos de apoyo para
garantizar el cumplimiento de los retos y metas de la entidad.
En el proceso de seguimiento y control encaminado a la mejora continua se hace una verificación y
monitoreo permanente de los procesos y procedimientos a través de auditorías y desarrollando los
principios de autocontrol, autorregulación, autogestión en aras de la calidad. Evalúa las políticas
sociales, en términos de su eficacia, correspondencia y coherencia con el enfoque de ciudad,
generando conocimiento y aprendizajes que contribuyen a la formulación e implementación de las
mismas en los diferentes territorios sociales.
Con el cumplimiento y desarrollo de estos procesos la SDIS asegura la garantía, el reconocimiento y
el restablecimiento de los derechos para los-as ciudadanos-as de Bogotá.
Hospital Pablo VI Bosa
Los procesos del Hospital Pablo VI Bosa son 3 dirección, misionales y de apoyo
Dirección: Direccionamiento estratégico de la entidad, mercadeo (contratación), gestión de la calidad
(acreditación)
Apoyo: procesos que soportan toda la gestión de la entidad y llevar a cabo el correcto funcionamiento
del Hospital entre ellos están talento humano, sistemas, archivo etc.
Misionales: procesos que representan la razón de ser de la entidad, prestar servicios de salud de I
Nivel de complejidad en los servicios ambulatorio y urgencias en la localidad de Bosa
Organizando la respuesta a la gestión institucional del mapa de procesos, de acuerdo a
los beneficios obtenidos y las posibles situaciones que limitan su accionar, se presenta a
continuación el cuadro resumen:
Entidad
SECRETARIA
DISTRITAL DE
SALUD
Nombres y
apellidos del
alumno/a
Rafael López
Forero
Valores agregados o beneficios
Limitantes o barrera
 Con entender la orientación
concreta y simplificada que
presta la aplicación del Mapa de
Procesos nos facilita conocer la
entidad en su estructura
organizacional y marco gerencia
por la relación que existe entre
cada una de las dependencia y
su accionar de cumplimiento con
enfoque transversal para evitar
perdida de tiempos de
respuesta, disminuir riesgos y
evitar en parte la duplicidad.
 El mejoramiento se establece
por la interrelación de los
procesos que se desarrolla
como gestión entre
dependencias.
 El mapa nos dejo entrever
cuales son las normas que
regulan el cumplimiento misional
de la Secretaria, las
necesidades de los usuarios y
requerimientos, además, nos
guía que productos debemos
corresponder.
 La Entidad obtuvo el beneficio
de la gestión transversal de las
dependencias y poner
interrelacionarse a sus
directores entre sí, para dar
respuesta conjunta y oportuna,
 Empoderamiento
institucional, para introyectar
y entender que es el mapa
de procesos, lo que genera
deficiencia de conocimientos
y poca aplicación.
 La continúa rotación
contractual de prestación de
servicios que no permite al
personal introyectar su
gestión bajo el mapa de
procesos.
 Falta que se proyecte en el
mapa mas transversalidad
entre los procesos, sea
dinámico para realizar sus
cambios y haya menos
distancia entre lo estratégico
y lo misional.
 Se requiere generar cultura
de gestión entre los
servidores públicos, con
divulgación continua y
despliegue de la importancia
de hacer uso gerencial de
los procesos.
 En las Entidades, debemos
generar cultura del
autocontrol y de control de
gestión, con prospectiva de
cambio, mejoramiento y
disminuyendo traumatología,
firmas y gasto indebido de
recursos.
 Esta organización por procesos
ha permitido determinar los
recursos necesarios para el
desarrollo de la misión de la
entidad
 Ha facilitado determinar las
necesidades y expectativas de
los usuarios externos e internos
ESE Hospital
San Blas II
Nivel
CLAUDIA
LILIANA
LOPEZ DIAZ
 *Los beneficios es que dan el
norte a la organización
contribuyendo a la formulación
del direccionamiento estratégico
y planificación del SGC.
 *Permiten el resultado previsto
por la organización en el
cumplimiento del objeto social o
razón de ser.
 *Permiten proveer los recursos
necesarios para el desarrollo de
los procesos estratégicos,
misionales y de apoyo.
 *Permiten medir y recopilar
datos para el análisis del
desempeño y a la mejora de la
eficacia y eficiencia.
 *Se conocen las necesidades y
expectativas de los usuarios
externos y el resultado que
brinda la institución está dirigido
a mantener al usuario externo
satisfecho.
 *Se conocen las necesidades y
expectativas del cliente externo
y los resultados están
orientados a mantener clientes
externos satisfechos como
organización.
 *Se conoce las necesidades del
talento humano y sus resultados
están orientados a satisfacer
retroalimentación de lo
realizado.
 A pesar de trabajar por
procesos, la estructura
organizacional continua
siendo por áreas y
direcciones, esto lleva a que
los funcionarios responden
solamente por direcciones y
no por procesos.
 Falta de compromisos de los
directores para implementar
el modelo por procesos
 Desconocimiento
de
normatividad
en
implementación
de
requerimientos.
la
la
los
 Falta de cultura de la
calidad por parte del cliente
interno.
 Rotación de personal
 Dificultad para trabajar en
equipo
 Limitantes de recursos y
equipos para desarrollar las
actividades del enfoque
basado en procesos
 Actitud de las personas.
 Falta
de
personales
relaciones
 Falta
de
compromiso
gerencial para implementar
el
modelo
en
la
organización
 Falta de compromiso por
parte de los empleados para
la adecuada
implementación y ejecución
de los diferentes procesos
que abarca el proceso.
esas necesidades.
 *Se conocen las necesidades
de la Red centro Oriente y sus
resultados están orientados a
generar Rentabilidad Social.
Integración
Social
María del
Pilar López
Gómez

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











HOSPITAL
PABLO VI
DIANA
MARCELA
Se evalúa el desempeño
institucional en términos de
calidad con base en planes
estratégicos, productos y
servicios que satisfacen las
necesidades
de
los
ciudadanas.
No se duplican acciones y se
racionalizan los recursos.
Se ajustan los servicios de
acuerdo a las necesidades de
la población.
Existe
claridad
en
la
prestación de los servicios al
igual que los recursos que se
requieren para su buen
funcionamiento.
Se establecen los alcances en
la prestación de los servicios
sociales.
Se delimitan líneas de acción.
Se
ajusta la estructura
organizacional.
Los canales de comunicación
son claramente definidos.
La comunidad tiene mayor
claridad de la responsabilidad
del estado.
Se fomenta la participación
ciudadana.
Se fortalecen los puntos de
atención al ciudadano.
Se incentiva el uso de la
tecnología en los funcionarios.
Se elevan los niveles de
confianza de los ciudadan@s
para con la institución.
Se
utilizan
de
manera
eficiente los recursos
 El Hospital Pablo VI Bosa es
reconocido ante la red








La resistencia en algunos
funcionarios al cambio.
Actitudes
frente a la
realización del trabajo por
procesos
y
procedimientos.
Falta de estrategias de
divulgación
de
los
proceso al interior de la
SDIS.
El desarrollo de algunos
procesos misionales se ve
limitado por carencia de
recursos.
Tipo
de
vinculación
laboral-contratación, que
hace que haya rotación
de servidores públicos e
impiden la apropiación de
procesos y algunas veces
limitan el sentido de
pertenencia
a
la
institución.
Centralización
de
los
recursos, que limitan los
procesos
en
las
localidades.
No
se
fortalecen
acciones que cualifiquen,
incentiven y fortalezcan el
talento humano de la
entidad, que contribuyan
a mantener un adecuado
clima organizacional.
Deficiencia
en
la
implementación
y
actualización
de
estándares documentales.
 No
existe
buena
colaboración de las áreas
BOSA
LOPEZ
DUARTE
Hospitalaria del distrito capital
por ser una entidad que presta
servicios con calidad, esta
última es muy importante que
exista en el proceso de
direccionamiento pues le da un
norte a la entidad
 Para que todos sus procesos se
orienten día a día en la
consecución de esta. Además
por ser una entidad acreditada
debe mantener estos
estándares de calidad en su
máxima grado de cumplimiento.
 Los procesos de apoyo a
constituyen la columna vertebral
de la entidad pues estos apoyan
la buena gestión de la entidad
en cuanto a prestación de
servicios asistenciales,
información y el grado de
colaboración que se maneja
entre estas debe fluir para que
todo sea ese engranaje que
ayude a funcionar el gran reloj
que representa el acto
asistencial.
 procesos Misionales, la razón
de ser y la esencia del Hospital,
pero para que este fluya debe
ser correctamente sincronizado
con los procesos anteriormente
descritos para obtener el mejor
resultado la satisfacción del
usuario que asiste a la
prestación de servicios
asistenciales.
Mapa de procesos ideal
ocasionando inconvenientes
entre ellas.
 Falta de oportunidad en la
comunicación entre áreas
para realización de tareas.
PARTICIPACION DEL GRUPO
No
1
2
Entidad
Secretaria Distrital de Salud
Secretaria de Integración Social
3
Hospital San Blas
4
Hospital Pablo Vi Bosa
Nombre
Rafael López
María del Pilar López
Gómez
CLAUDIA LILIANA LOPEZ
DIAZ
DIANA MARCELA LOPEZ
DUARTE