Presentación revisión por la Alta Dirección

REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN – SIGEPRE
2012
Justificación Revisión por la
Dirección
NTCGP: 1000: 2009 – ISO 9000:2008, Numeral 5.6
“La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el
sistema de gestión de la calidad de la entidad, para asegurarse
de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y
efectividad continuas. La revisión debe realizarse por lo menos
una vez al año, e incluir la evaluación de las oportunidades de
mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de
gestión de la calidad, incluidos la política de la calidad y los
objetivos de la calidad.”
Objetivo
Dar a conocer a la Alta Dirección del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República el estado del
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
República – SIGEPRE para asegurar su mantenimiento y
mejora en procura de la eficiencia, eficacia y efectividad de
la gestión de la entidad.
Estado actual del SIGEPRE
•
El SIGEPRE renovó el Certificado de Calidad bajo las Normas: NTCGP
1000:2009 e ISO 9001:2008, otorgado por el ICONTEC el 29 de Octubre
de 2011.
• Vigencia del Certificado: 3 años, hasta el 2014, sujeta a seguimientos
anuales por parte del Ente Certificador.
• Se realizó el primer seguimiento: Octubre 24 - 26 de 2012
Información de entrada
Informes con los resultados derivados de:
• Las Auditorías Internas de Calidad.
• La Auditoría Externa - ICONTEC.
• El desempeño de los procesos (indicadores).
• Producto y/o Servicio No Conforme.
• El estado de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
• El estado de los planes de mejoramiento.
• La gestión adelantada en términos de Gestión del Riesgo.
• Revisiones por la Dirección anteriores.
• Los cambios identificados que pueden afectar la integridad del SIGEPRE.
• Recomendaciones para la mejora.
Auditorías Internas de
Calidad
Auditorias Internas de Calidad
Resultados Ciclo de Auditorias Internas de Calidad
50
47
45
Reducción del 48%
40
35
30
Reducción 55%
42
40
27
25
21
20
15
2011
2012
12
10
5
0
NCR
NCP
OM
Auditorias Internas de Calidad
ASPECTOS NO CONFORMES REALES Y POTENCIALES
1
Acompañar y asesorar a los procesos en la utilización de la herramienta para
efectuar la evaluación de los Riesgos
Direccionamiento Estratégico
2
Se deben fortalecer los controles para garantizar que los documentos
utilizados en cada uno de los procesos corresponden a las últimas versiones.
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
3
Asegurar el cumplimiento del Manual del Sistema de Correspondencia y
Archivos Oficiales SIGOB.
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
4
Se requiere utilizar los resultados arrojados por las encuestas de satisfacción
del cliente, para determinar el cumplimiento de los requisitos de los servicios
y la toma de decisiones para la mejora continua.
Procesos de Dirección y Misionales
5
6
7
8
9
Se requiere fortalecer el análisis de datos de los indicadores que miden las
estrategias de los planes operativos y realizar el registro correspondiente en el
aplicativo SIGEPRE
Se debe fortalecer el control en cuanto al seguimiento y cumplimiento de los
compromisos, que permitan asegurar el logro de los objetivos propuestos por
los procesos.
Fortalecer los aplicativos que presentan fallas recurrentes como el de Solicitud
de Elementos, con el fin de que no se interrumpa la prestación de los servicios
internos en la Entidad.
Establecer el Plan de Contratación de la Entidad, garantizará que se adquieran
oportunamente los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la
gestión.
Mejorar los procedimientos sobre la calidad en las respuestas de atención a
los ciudadanos, con el fin de presentarlas de acuerdo a los requisitos de ley.
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
Procesos de Soporte y Misionales
Procesos de Soporte
Procesos de Soporte
Procesos de Dirección y Misionales
Auditorias Internas de Calidad
OPORTUNIDADES DE MEJORA
1
2
3
4
5
6
Definir acciones de mejora que eliminen las causas de las no conformidades, e
implementarlas en los tiempos programados garantizará el mejoramiento continuo de los
procesos en la Entidad
El rediseño y puesta en marcha de la encuesta para el cliente Entidades Estatales
posibilitará elementos más objetivos para la revisión de las características del servicio y la
toma de decisiones para la mejora de los mismos y para la conveniencia y adecuación
Sistema.
Mantener el esquema de control sobre la oportunidad de advertir cambios que se
requieran en la planificación y que puedan afectar especialmente las metas de los
proyectos de inversión, dejando trazabilidad sobre la gestión realizada.
Coordinar con el Proceso de Gestión Documental, capacitaciones para fortalecer el
manejo del archivo y la correspondencia así como la actualización de las Tablas de
Retención Documental.
Realizar el respectivo registro de las acciones preventivas y/o correctivas que se tomen en
el ejercicio de la verificación interna por Autocontrol, conforme al Procedimiento P-EM-06,
con el fin de garantizar la trazabilidad de la mejora continua de los procesos.
Declarar a otros clientes que estén ejerciendo la función de medición de los servicios
prestados por los procesos misionales, específicamente los relacionados con los
programas presidenciales.
Procesos de Soporte
Procesos de Dirección y Misionales
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
Procesos de Dirección y Misionales
7
Mejorar los controles sobre el conocimiento y uso de documentos y formatos, garantizará
que la entidad cumpla con los requisitos establecidos para el Sistema de Gestión.
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
8
Definir y aplicar canales de comunicación con los procesos, garantizará que
oportunamente se conozcan los lineamientos, los procedimientos y resultados de
encuestas de satisfacción sobre servicios aplicados a los diferentes clientes y permita que
dichos insumos sirvan para la revisión del Sistema de Gestión.
Procesos de Dirección y Misionales
9
Mejorar los canales de comunicación y definir los niveles de responsabilidad al interior de
los equipos de trabajo, con el propósito de garantizar eficacia en el seguimiento y
verificación de la información de competencia de cada área/dependencia.
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
Auditorias Internas de Calidad
ASPECTOS CONFORMES
1
Actitud y compromiso de los equipos de trabajo con los lineamientos establecidos en el Procesos de Dirección, Misionales
SIGEPRE y el ejercicio auditor.
y de Soporte
2
El Sistema muestra un avance importante en la planificación de sus procesos acorde con las Procesos de Dirección, Misionales
directrices y lineamientos tanto de Política como Administrativas.
y de Soporte
3
Mejora en el uso, registro y control de los documentos asociados al Sistema de Gestión.
4
Uso de la herramienta SIGEPRE, para la planificación, registro, seguimiento y control del Procesos de Dirección, Misionales
plan operativo.
y de Soporte
5
Fortalecimiento del Principio de Autocontrol, como elemento clave para el logro de los
Procesos de Dirección y de Soporte
resultados planificados y de la mejora.
6
En casos particulares, se pudo evidenciar la funcionalidad de páginas web que facilitan la
consulta y seguimiento a los compromisos establecidos por parte de los clientes como de
los grupos de interés.
7
Mejoramiento en la identificación y aplicación de puntos claves de control en desarrollo de Procesos de Dirección, Misionales
la gestión.
y de Soporte
Procesos de Dirección, Misionales
y de Soporte
Procesos Misionales
Auditoría Externa
ICONTEC
Resultados auditoria
externa - ICONTEC
Como resultado del proceso de Auditoría
Externa la firma ICONTEC recomienda mantener
el certificado del Sistema de Gestión de Calidad
de la Presidencia de la Republica.
Resumen de “No Conformidades”
Hallazgos
Cant.
No Conformidades Mayores
0
No Conformidades Menores
1
No Conformidades abiertas de la
auditoria realizada en 2011
3
Total
4
Resultados auditoria
externa - ICONTEC
No Conformidad Menor Identificada:
“La entidad no da cumplimiento a todos los requisitos establecidos para mantener la
infraestructura necesaria encaminada a lograr la conformidad con los requisitos del
servicio. (En el registro de control del vehículo OBF 663, se evidencia que el certificado de
Revisión Tecno Mecánica se venció el día 29 de septiembre. La solicitud de reexpedición
se efectuó el 25 de octubre de 2012)”
•
Código SIGEPRE: NCR-0194
•
Proceso: Gestión Administrativa
•
Estado: En ejecución
Resultados auditoria
externa - ICONTEC
No Conformidades abiertas de la auditoria realizada en 2011
De las 6 No Conformidades Menores detectadas en 2011 se cerraron 3 y se mantienen
abiertas 3:
1. AU - Alcance Hallazgo PSQR’s ICONTEC
2. DE - Alcance Hallazgo Seguimiento y medición ICONTEC
3. AU - Alcance Hallazgo Percepción del Cliente ICONTEC
Como resultado de la auditoría externa se reviso el alcance de las acciones vigentes, los
plazos de ejecución y se generaron acciones complementarias.
Resultados auditoria
externa - ICONTEC
Observaciones
• Analizar y evaluar la pertinencia de aplicar el numeral 7.3 “Diseño y Desarrollo” de la Norma
Técnica NTCGP 1000 para los servicios de “Asistencia en el desarrollo de Políticas de
Gobierno” y “Asistencia en Desarrollo de Proyectos”.
• Fortalecer el esquema de medición (Indicadores) reconstruyendo datos históricos,
mejorando el análisis de datos y realizando el análisis de su tendencia.
• Mejorar los criterios de evaluación y cierre de acciones preventivas, correctivas y de mejora
originadas por las diferentes fuentes que permitan revisar la eficacia de las mismas.
• Fortalecer la identificación, análisis y valoración de los riesgos de los procesos y en especial
los riesgos de los procesos misionales y su alineación con los servicios No conformes.
Resultados auditoria
externa - ICONTEC
Fortalezas del SIGEPRE
• Aplicativo SIGEPRE por su implementación en un lapso de tiempo corto y el conocimiento de
sus funcionalidades por las diferentes dependencias.
• El equipo de enlaces y el administrador del SIGEPRE por su conocimiento, acompañamiento y
liderazgo para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión.
• El proceso de Seguridad y Apoyo Logístico Presidencial en especial la Secretaría para la
Seguridad Presidencial en su labor de garantizar la seguridad integral del Señor Presidente.
• El Programa Presidencial para la Acción Integral Contra Minas Antipersonal con su estrategia
de comunicación de la información del SIGEPRE.
• El método de seguimiento empleado en el proceso de Direccionamiento Estratégico (Comités,
reuniones de la Alta Dirección, seguimiento a planes).
• El proyecto que se adelanta para fortalecer el proceso de Atención al Usuario.
Resultados auditoria
externa - ICONTEC
Fortalezas del SIGEPRE
• Los auditores internos de calidad por su capacidad en la identificación y redacción de hallazgos
en el proceso de auditoria interna de calidad.
• La Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales en el proceso de implementación de
la estrategia nacional de cero a siempre, con el fin de mejorar la calidad de vida de la primera
infancia, a través de un conjunto de acciones planificadas orientadas a promover y garantizar el
desarrollo infantil, con el apoyo y alianzas público privadas.
• El Área Financiera por su conocimiento y aplicación del aplicativo Sistema Integrado de
Información Financiera - SIIF como herramienta para controlar y gestionar los recursos
financieros asignados a la entidad.
Desempeño de los
procesos - Indicadores
Desempeño de los procesos
(indicadores)
Evolución del SIGEPRE: Comparativo 2011 - 2012
Año
Desempeño
98%
96,60%
96%
2011
90%
94%
2012
96,60%
92%
90%
90%
88%
86%
Desempeño del SIGEPRE 2011
Desempeño del SIGEPRE 2012
El desempeño promedio de los procesos tuvo un incremento del 6,60% , respecto al resultado obtenido en 2011.
Desempeño de los procesos
(indicadores)
98,48%
Tecnologías de Información y Comunicaciones
99,90%
Talento Humano
100%
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico…
88,15%
Gestión de Asuntos Políticos
Gestión Jurídica
100%
Gestión Financiera
98,15%
Gestión Documental
100%
Gestión Administrativa
100%
Evaluación, Control y Mejoramiento
100%
95,54%
Direccionamiento Estratégico
100%
Atencion al Usuario
Adquisición de Bienes y Servicios
70,00%
• Adquisición de bienes y servicios:
79,48%
Se evidencia un incremento en mas de 3
puntos porcentuales de todos los indicadores
asociados a los procesos, los incrementos
mas representativos se identifican en los
siguientes procesos:
• Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico
Presidencial y Comunicación y Prensa: 15%.
• Gestión Financiera: 8,15%.
• Gestión Jurídica: 8,00% .
• Gestión de Asuntos Políticos: 7,15%.
• Talento Humano: 9,90%.
100,00%
- Eficacia en la liquidación de contratos (58,96% versus 85% meta).
- Eficacia en los Contratos perfeccionados y legalizados (100% versus 85% meta).
• Gestión de Asuntos Políticos:
- Eficacia en el cumplimiento de planes de trabajo proceso (88,15 versus 100% meta).
Producto y/o Servicio No
Conforme
Producto y/o Servicio No
Conforme
¿Qué se ha hecho?
En el 2012 se adelantaron las siguientes actividades dirigidas a mejorar el procedimiento
establecido:
• Actualización del Procedimiento (agosto 2012)
• Capacitación a Procesos Misionales. (septiembre 2012)
• Elaboración e implementación de formatos para Control y Tratamiento del producto y/o
servicio no conforme (julio 2012)
• Solicitud de aplicación de formatos F-AU-01 y F-AU-02
Producto y/o Servicio No
Conforme
Dependencia
ALTA CONSEJERÍA PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
ALTA CONSEJERÍA PARA LAS COMUNICACIONES
PROGRAMA DE DERECHOS HUMANOS Y DIH (Desarrollo de Proyectos)
PROGRAMA DE DERECHOS HUMANOS Y DIH (Desarrollo de Políticas)
Formato: F-AU-01
Plan de Control de P/S No Conforme
Código Registro
SIGEPRE
ok
ok
PSNC-01
PSNC-02
ok
PSNC-03
PSNC-18
SECRETARÍA DE PRENSA
OFICINA ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ
SECRETARÍA JURÍDICA
ALTA CONSEJERÍA PARA LA GESTIÓN PÚBLICA Y PRIVADA
SECRETARÍA PRIVADA
PROGRAMA POBLACIÓN INDÍGENA
PROGRAMA POBLACIÓN AFROCOLOMBIANA
PROGRAMA COLOMBIA JOVEN
PROGRAMA DE MINAS
SECRETARÍA PARA LA SEGURIDAD DEL PRESIDENTE
ALTA CONSEJERÍA PARA PROGRAMAS ESPECIALES
ok
ok
ok
ok
ok
ok
ok
ok
ok
ok
ok
PSNC-04
PSNC-05
PSNC-06
PSNC-07
PSNC-09
PSNC-10
PSNC-11
PSNC-12
PSNC-13
PSNC-14
PSNC-15
ALTA CONSEJERÍA PARA LAS REGIONES Y LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA
ok
PSNC-17
ALTA CONSEJERÍA PARA EL BUEN GOBIERNO Y LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
ok
PSNC-21
ALTA CONSEJERÍA PARA LA CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
ALTA CONSEJERÍA PARA ASUNTOS POLÍTICOS
SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA
El Formato F-AU-01 correspondiente al Plan de Control del Producto y/o Servicio No Conforme, fue cargado en el SIGEPRE de acuerdo con los lineamientos definidos y el
procedimiento establecido, por un total de 16 oficinas de las 19 que debían tramitarlo. A las oficinas que se encuentran pendientes por cargar dicho formato, se les ha
comunicado para que realicen esta actividad. (La aplicación y/o actualización de este formato, se debe realizar anualmente)
Producto y/o Servicio No
Conforme
La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, establece que la
entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio que no sea conforme con los
requisitos establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no
intencionados.
Dependencia
A la fecha las dependencias
relacionadas en la tabla, han
documentado Planes de tratamiento,
que una vez revisados por la Oficina
de Planeación deben ser mejorados
teniendo
en
cuenta
existen
deficiencias en la información
registrada en cuanto la identificación
de productos No Conformes.
N°
Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa
1
Alta Consejería Para la Gestión Pública y Privada
2
Programa Presidencial de DDHH y DIH
4
Programa Presidencial para la Acción Integral contra Minas Antipersonal
18
Secretaría Jurídica
2
Secretaría Privada
1
Total
28
Producto y/o Servicio No
Conforme
Considerando que un producto y/o servicio No Conforme es aquel que incumple
cualquiera de los requisitos establecidos (Normativos, del cliente, de la Entidad,
intrínsecos), se deben adelantar acciones que contribuyan a facilitar su identificación en
las áreas misionales.
Ejemplo de un producto No Conforme.
Como tal se podría considerar que
en el proceso Gestión Jurídica, se
generó un producto No Conforme
debido a que se emitió un concepto
que llevo a sancionar una ley que
contenía un yerro no identificado
oportunamente.
Producto y/o Servicio No
Conforme
Producto No Conforme Mal identificado
Producto No Conforme bien identificado
Peticiones, Quejas,
Reclamos y Sugerencias
Peticiones, Quejas, Reclamos Y
Sugerencias
Resultados de encuestas de percepción
Teniendo en cuenta los ajustes realizados por la oficina de Planeación en el mes de agosto al Manual de Servicios
Misionales, frente a los mecanismos de evaluación de cumplimiento en el servicio y a la metodología de
aplicación, relacionados con las Encuestas de Percepción, asimismo, a la actualización de los formatos de las
encuestas, éstas se aplicarán en el primer trimestre de 2013.
De acuerdo con el Plan de Mejoramiento “Análisis de resultados – Encuestas Clientes”, se programó presentar los
resultados de las encuestas de percepción de clientes a la Alta Dirección , en el mes de junio de 2013.
Peticiones, Quejas, Reclamos Y
Sugerencias
Periodo reportado: 1 de enero a 15 de diciembre de 2012
Canales de comunicación habilitados para la recepción de PSQR’s:
- Página web: Link Escríbale al Presidente (Secretaría Privada)
- Página web: Link PSQR’s (Grupo de Atención al Usuario)
- Línea Nacional 01 8000 (Grupo de Atención al Usuario)
- Correspondencia SIGOB (Grupo de Gestión Documental)
Peticiones, Quejas, Reclamos Y
Sugerencias
Periodo reportado: 1 de enero a 15 de diciembre de 2012
- Página web: Link Escríbale al Presidente (Secretaría Privada)
Recibidas
Atendidas
Oportunamente
Atendidas
Fuera de Términos
Sin Respuesta
% de
cumplimiento
46593
46342
0
251
99%
- Página web: Aplicativo PSQR’s (Grupo de Atención al Usuario)
Recibidas
Atendidas
Oportunamente
Atendidas
Fuera de Términos
Sin Respuesta
% de
cumplimiento
3332
2902
430
0
87%
- El aplicativo web se deshabilitó en el mes de septiembre, teniendo en cuenta que las actualizaciones al Sigob, permitieron integrar las PSQR’s recibidas desde la
página web de la Presidencia, directamente al Sigob.
- Línea 01 8000 (Grupo de Atención al Usuario)
Recibidas
Atendidas
Oportunamente
Atendidas
Fuera de Términos
Sin Respuesta
% de
cumplimiento
1880
1880
0
0
100%
- Desde el 1 de octubre de 2012, se registran todas las llamadas recibidas en el SIGOB.
Peticiones, Quejas, Reclamos Y
Sugerencias
Periodo reportado: 1 de enero a 15 de diciembre de 2012
- Correspondencia SIGOB (Todas las dependencias)
Recibidas
Atendidas
Oportunamente
Atendidas
Fuera de Términos (1)
Sin Respuesta (2)
Pendientes
dentro de
términos
% de
cumplimiento
32192
13309
6293
11673
917
41%
- En el seguimiento que viene realizando el Grupo de Atención al Usuario, se han identificado errores en la clasificación de las PSQR’s al momento de su
radicación por parte del Grupo de Correspondencia y en el direccionamiento de las mismas. Igualmente, el mal manejo del SIGOB por parte de los funcionarios de
las dependencias, no permite conocer oportunamente el trámite de las peticiones.
- Por tipo de petición
Derecho de
Petición
Queja
Reclamo
Solicitud de
documentos
Solicitud de
información
Sugerencias
32134
1
2
6
34
10
Planes de mejoramiento
Planes de Mejoramiento
ESTADO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento
ESTADO DE LAS NO CONFORMIDADES REALES
ESTADO DE LAS NO CONFORMIDADES POTENCIALES
ESTADO DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORAS
Gestión del riesgo
Gestión del Riesgo
1.
Planificación, se ajusto la metodología, con base en la Norma
Técnica Colombiana ISO 31000 “Gestión del riesgo, el aplicativo
SIGEPRE y la guía de administración de riesgo del DAFP.
2.
Implementación, se dio capacitación sobre el manejo del aplicativo
SIGEPRE a los responsables de los riesgos de los 12 procesos, como
resultado de la capacitación se actualizaron los 39 riesgos y se
consolido el mapa de riesgos institucional. Estas acciones se
adelantaron de acuerdo con la mejora NCR-0167.
3.
Seguimiento o monitoreo, el primer monitoreo de los riesgos en el
aplicativo esta previsto para el 31 de diciembre de 2012.
4.
Mejora, actualmente se han implementado 15 mejoras por fuente
mapa de riesgos, de las cuales ya se encuentran finalizadas 8.
Gestión del Riesgo
Como producto de la documentación de los riesgos, se obtuvo el siguiente resultado,
que incluye los riesgos identificados con su valoración antes y después de controles y la
ubicación de los mismos en las diferentes zonas de riesgo establecidas.
Riesgos Zona Extrema
1. Decisiones erróneas en el momento de definir las prioridades que se
incluyen en el plan de compras.
2. Decisiones erróneas en la formulación o actualización de los proyectos
de inversión.
Zona de Riesgo
3. Incumplimientos legales en las obligaciones contractuales del
proveedor del bien, obra o servicio.
4. Decisiones erróneas durante el registro de la Correspondencia Oficial.
5. Decisiones erróneas durante la clasificación y organización de los
documentos en los archivos de gestión.
6. Incumplimiento de compromisos en el seguimiento a las metas de
gobierno.
Antes de
Controles
Después de
controles
Extrema
30
6
Alta
7
24
Moderada
2
9
Total
39
39
Gestión del Riesgo
En promedio existen 3 riesgos por proceso
Gestión del Riesgo
Tipo de riesgo
Fraude
Hurto
Daño de activos
Incumplimiento legal
Incumplimiento de compromisos
Decisiones erróneas
Total general
%
2,56%
5,13%
5,13%
25,64%
25,64%
35,90%
100,00%
Riesgo fraude:
Fraude electrónico, Fraude en la documentación soporte de gastos por Caja Menor.
Riesgos hurto:
Hurto de dinero en efectivo o cheques.
Hurto, Perdida, robo o fuga de Información Publica, Confidencial o reservada en las
actividades de gestión, soporte, mantenimiento, aseguramiento de la plataforma.
Gestión del Riesgo
Riesgos materializados
Hurto de dinero en efectivo o cheques
Indicador: Eficacia en el control de recursos asignados a las cajas menores
Observaciones: Se presentan sobrantes en las siguientes cajas menores los cuales obedecen al fraccionamiento de la moneda.
• Caja Menor del Área Administrativa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-27.66
• Caja menor de la Casa del Fuerte de San Juan de Manzanillo - Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena-0.22
• Caja menor del Despacho del señor Presidente de la República-5,00
De acuerdo con la información suministrada por la responsable de la Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje al Interior presenta “diferencias
bancarias” correspondiente a “devolución pendiente del banco Popular por doble cargue de un archivo” por valor de $3.599.120,oo
Sin embargo el día 28 de noviembre de 2012, el Área Financiera efectúo arqueo a la caja menor y se encontró una diferencia por valor de
$25.195.047. Por el mismo concepto.
Teniendo en cuenta que durante el presente mes de noviembre no se cumplió con la meta establecida para este indicador, por la diferencia
presentada en la caja menor de viáticos al interior, se solicitará al Área de Talento Humano que formule Plan de Mejoramiento para corregir la
situación, porque se materializó un riesgo
Daño de activos durante la custodia de la bienes entregados para el cumplimiento de sus funciones
Indicador: % de Daños de Activos Tramitados
Se presentaron 6 siniestros y se indemnizaron 6. Resultado 100% la meta era de 20%, se tiene previsto formular plan de mejoramiento por parte
del Área Administrativa.
Revisiones por la
Dirección Anteriores
Revisiones por la Dirección
Anteriores
Fecha de la ultima revisión por la dirección: 29 de Diciembre de 2011
Compromisos de la Revisión
Resultados de los Compromisos de la
Revisión
1. Puesta en marcha del sistema de información para el
seguimiento a la gestión Institucional, a través de los módulos
de Planeación y Calidad.
1. Se implemento el aplicativo SIGEPRE en los módulos de
planes, indicadores, SGC, mejoras y gestión del riesgo de
acuerdo con el plan de estabilización definido por el
Administrador del Sistema.
2. Impulsar la estrategia de atención al usuario a través de la
conformación del grupo interno de trabajo y de la
formalización e implementación del proceso.
2. Se conformo el Grupo de Atención al Usuario y Servicios
compartidos, el proceso de Atención al Usuario, el manual de
servicios misionales, el procedimiento de Atención de
Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias y el procedimiento
de control y tratamiento de productos y/o servicios no
conformes.
Cambios que pueden
afectar la Integridad del
SIGEPRE
Cambios que pueden afectar la
integridad del SIGEPRE.
 Ley 1474 de 2011, articulo 73. “Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano”.
 Decreto 2482 de 2012, Por la cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión.
 Implementación y certificación del Sistema de Seguridad de la Información
Recomendaciones para
la mejora
Recomendaciones para
la mejora
1. Identificación, análisis y valoración de los riesgos de corrupción.
2. Capacitar y acompañar a las dependencias en la Caracterización de os
productos y/o servicios y la implementación del Procedimiento para el
tratamiento de servicio no conforme.