Contratación e Integración de Personal

Contratación e
Integración de
Personal
Bizagi Suite
Copyright © 2014 | Bizagi
Contratación e Integración de Personal | 1
Tabla de Contenido
Contratación e Integración .............................................................................................................. 2
Elementos del proceso .................................................................................................................. 5
¿Viene de Selección y Reclutamiento? ........................................................................... 5
Ingreso Información Nuevo Empleado .......................................................................... 5
Documentos y Acciones de Contratación..................................................................... 7
Enviar Documentos y Acciones ......................................................................................... 9
Esperar Fecha Firma Contrato ......................................................................................... 11
Firmar Contrato ...................................................................................................................... 11
Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida .........................................12
Gestionar Creación de Usuarios y Permisos ...............................................................17
Enviar Plan de Actividades .................................................................................................18
Alistar Puesto de Trabajo ....................................................................................................19
Esperar Ingreso Nuevo Empleado .................................................................................21
Completar Actividades Primera Semana ......................................................................21
Participantes ......................................................................................................................................... 23
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 2
Contratación e Integración
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler
Descripción
El ingreso de un nuevo empleado a la compañía es un proceso que generalmente
consume mucho tiempo, ya que requiere de bastante trabajo manual y la
coordinación de diferentes personas a lo largo del proceso. Por esta razón es
común tener retrasos en la fecha de ingreso del empleado o en la asignación del
puesto de trabajo.
Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal. El
proceso ayuda a la integración de los nuevos empleados dentro de la compañía,
preparándolos de forma tal que puedan realizar sus funciones de forma apropiada
desde el primer día.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 3
El proceso de Contratación e Integración de Personal reduce el tiempo de proceso
en actividades como: informar al nuevo empleado sobre la documentación
requerida para la firma del contrato, solicitar accesos, creación de usuarios y
elementos del puesto de trabajo, también agiliza la creación un plan de actividades
para la primera semana del empleado, entre otras cosas.
Un proceso exitoso de Contratación e Integración de Personal trae muchos
beneficios a la organización y a los empleados.

El proceso suministra la información necesaria sobre la compañía y sus
políticas de tal forma que el empleado puede saber cómo comportarse en
su nuevo ambiente.

El proceso permite realiza el proceso de inducción del empleado a la
empresa y al área de forma que pueda contribuir a la compañía desde el
primer día.
Objetivos
El nuevo proceso de Contratación e Integración de personal busca facilitar el
ingreso de un nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso se centra en
ayudar a las diferentes áreas involucradas durante el proceso a realizar
sus
actividades en el tiempo apropiado. Además, ayuda a gestionar la creación de
usuarios y asignación de accesos dentro del sistema de información de la compañía
para que el empleado pueda empezar con sus funciones desde el primer día.
Alcance
El proceso de Contratación e Integración de Personal fue diseñado para ayudar en
el ingreso de un nuevo empleado dentro de la organización. El proceso comienza
cuando el área de Recursos Humanos es informada sobre el ingreso de un nuevo
empleado hasta el final de la primera semana del nuevo empleado dentro de la
compañía.
El proceso cubre:

Solicitar los documentos necesarios para la firma del contrato.

Solicitar al administrador del área de tecnología la creación de cuentas y
permiso de accesos para el nuevo empleado

Programar con Recursos Humanos reuniones para realizar la inducción
sobre la compañía y sus políticas.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 4
Duración
15 días aproximadamente.
Dueño del Proceso
Recursos Humanos
Forma Global
1. Nombre: Global_Form
Descripción: Forma global y resumen del proceso
Prototipo:
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 5
Elementos del proceso
¿Viene de Selección y Reclutamiento?
Descripción
En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a
Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted
ha descargado Reclutamiento y Selección, este abrirá un nuevo caso de
Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos
escogidos durante el proceso.
Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de
Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se
complementan no es necesario instalar los dos.
La compuerta evalúa si el proceso de Contratación e Integración de personal ha
empezado por sí solo, o ha sido lanzado desde Reclutamiento y Selección de
Personal.
Condiciones de la Compuerta

SI: Si es un sub-proceso del proceso de Selección y Reclutamiento, la
información básica del Nuevo empleado se encuentra disponible, como es,
su nombre, hoja de vida, etc. En este caso la siguiente actividad será la de
Ingresar Información nuevo Empleado.

NO:
Si el proceso no proviene del de Reclutamiento y Selección, es
necesario incluir la información del nuevo empleado.
Ingreso Información Nuevo Empleado
Descripción
Si el proceso es un subproceso de Reclutamiento y Selección, la información
personal del nuevo empelado ya ha sido ingresada y está disponible dentro del
proceso Contratación e Integración. Alguna de la información disponible es
nombre, apellido, hoja de vida, el cargo y salario acordado, por nombrar algunas.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 6
En este caso la siguiente actividad a ejecutar es Documentos y Acciones de
contratación.
Asignación
Condición
Descripción
Analista de Recursos Humanos
Formas
1. Nombre: Forma de ingreso de Nuevo empleado
Descripción: Forma principal de la actividad
Prototipo:
Acciones
Tipo
Descripción
Al Guardar
La información de la descripción del
trabajo es cargada desde una tabla
paramétrica.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 7
Documentos y Acciones de Contratación
Descripción
En esta actividad un analista de Recursos Humanos debe preparar los documentos
requeridos para la firma del contrato. Estos documentos pueden ser por ley o
pueden ser requisitos de la compañía.
La forma incluye cuatro tablas:

Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes del
primer día de trabajo.

Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el empleado,
dependiendo del cargo o del empleado.

Políticas de la compañía para leer.

Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos para
que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar una
reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada en los
primeros días del empleado dentro de la compañía)
Asignación
Condición
Descripción
Analista de Recursos Humanos
Formas
1. Nombre: form_NewHireActionsandDocuments
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 8
Prototipo:
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 9
Comportamiento de las Formas
Descripción
Los documentos y actividades incluidas en las
tablas
son
cargados
automáticamente desde tablas paramétricas. Si desea cambiar la información de
acuerdo a sus necesidades por favor remítase al documento de construcción.
Las tablas relacionadas con los documentos para la firma del contrato están
filtradas de acuerdo a si son obligatorios o no.
Las políticas de la compañía están filtradas dependiendo si estas necesitan o no
un reunión con Recursos Humano.
Acciones
Tipo
Descripción
Al Entrar
Incluir las políticas de la compañía y los
documentos para la firma del contrato.
Al Salir
Remover las políticas de la compañía y
los documentos para el contrato que no
son
necesarios para el ingreso del
empleado
Enviar Documentos y Acciones
Descripción
En esta actividad un email es enviado al nuevo empleado informándolo sobre los
documentos necesarios para la firma del contrato, además de los links con las
políticas de la compañía que el empleado debe leer.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 10
Notificaciones
Descripción
Para
Asunto
Cuerpo del Correo
Informar
Nuevo
Documentos
Dear
sobre
los Empleado
Documentos
Mr/Ms
y Acciones de <Onboarding.Candidates.Name>
contratación
<Onboarding.Candidates.LastName>
y Acciones de
contratación.
Welcome to our Team!
It is a pleasure to welcome you to the
staff. We are excited to have you join
our team, and we hope that you will
enjoy working with our company.
In order to begin with the onboarding
process it is necessary to sign some
legal documents.
Please
presented
on
<Onboarding.ContractSigningDate>
at
<Onboarding.ContractSigningPlace>,
it is necessary to bring all information
and documents requested to process
each of them.
Employment Forms Table
The following information is designed
to serve as an introduction to the
company and provide resources that
will
help
you
make
a
smooth
transition into your new role.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 11
Please read all attachments carefully
as they contain valuable information
to perform of their work.
For some of the policies a meeting has
been
scheduled
with
a
Human
Resources Analyst.
Company Policies Table
Yours sincerely
Human Resources Team
Esperar Fecha Firma Contrato
Descripción
Es necesario esperar a la fecha del contrato para ejecutar la siguiente actividad,
Firmar Contrato.
Firmar Contrato
Descripción
Es esta actividad el Analista de Recursos Humanos debe controlar que todos los
documentos que fueron requeridos al empleado para la firma del contrato estén
completos.
El analista debe completar una lista de chequeo, la cual contiene los documentos
escogidos en la actividad anterior, una vez estos has sido leídos y firmados por el
empleado.
Asignación
Condición
Descripción
Analista de Recursos Humanos
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 12
Formas
1. Nombre: frm_Signing_Contract
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Prototipo:
Comportamiento de las Formas
Descripción
Es necesario validar que todos los documentos que fueron seleccionados han sido
firmados por el empleado.
Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida
Descripción
La actividad ayuda al jefe del nuevo empleado a solicitar los elementos y permisos
de acceso para el nuevo empleado.
La forma incluye cuatro tablas.

Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 13

Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de
información de la compañía

Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del trabajo
del nuevo empleado.

Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera
semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado es
informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de
desempeño, etc.
Asignación
Condición
Descripción
Jefe del nuevo empleado
La actividad es ejecutada por la persona
que realizó la solicitud de personal o el
jefe del nuevo empleado.
Formas
1. Nombre: frm_Set_employee_requirements_welcome_plan
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Prototipo:
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 14
Comportamiento de las Formas
Descripción
Es necesario incluir un rol para el empleado
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 15
Las tablas de Requerimientos y de Actividades permiten agregar y eliminar
registros.
Acciones
Tipo
Descripción
Al Entrar
Incluir
Permisos
de
Acceso,
Requerimientos del Empleado y Plan de
Actividades.
Al Salir
Remover
los
Permisos
de
Acceso,
Requerimientos del Empleado y Plan de
Actividades
que
no
fueron
seleccionados.
Notificaciones
Descripción
Para
Informar
Analista de Documentos
sobre
los Recursos
Documentos
y Acciones de
contratación.
Humanos
Nuevo
Empleado
Asunto
Cuerpo del Correo
Dear
Mr/Ms
y Acciones de <Onboarding.Candidates.Name>
la
Nueva <Onboarding.Candidates.LastName>
Contratación
Welcome to our Team!
It is a pleasure to welcome you to the
staff. We are excited to have you join
our team, and we hope that you will
enjoy working with our company.
In order to begin with the onboarding
process it is necessary to sign some
legal documents.
Please
presented
on
<Onboarding.ContractSigningDate>
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 16
at
<Onboarding.ContractSigningPlace>,
it is necessary to bring all information
and docuements needed to process
each of them.
Employment Forms Table
The following information is designed
to serve as an introduction to the
company and provide resources that
will
help
you
make
a
smooth
transition into your new role.
For some of the policies a meeting has
been
scheduled
with
a
Human
Resources Analyst.
Company Policies Table
Please read all attachments carefully
as they contain valuable information
to perform of their work.
Yours sincerely
Human Resources Team
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 17
Gestionar Creación de Usuarios y Permisos
Descripción
La actividad ayuda al Administrador del área de Tecnología a crear y asignar el
nuevo usuario en el sistema de información de la compañía. La forma incluye
información sobre los permisos de acceso que deben ser creados y/o asignados.
El administrador debe incluir los nombres de usuarios y las contraseñas asignadas
en cada caso.
Asignación
Condición
Descripción
Administrador del área de Tecnología
Formas
1. Nombre: frm_Grant_IT_Acces_rights
Descripción: Forma Principal
Prototipo:
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 18
Comportamiento de las Formas
Descripción
Todas las solicitudes hechas por el jefe deben ser completadas
Enviar Plan de Actividades
Descripción
Un email es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto y la
información sobre usuarios y permisos asignados.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 19
Notificaciones
Descripción
Para
Informar
Nuev Plan
sobre el plan o
de
Asunto
Cuerpo del Correo
de Dear <Onboarding.Candidates.LastName>
Actividad
Empl es
actividades e eado Usuarios
información
Jefe
y
Welcome to our Team!
y
de usuarios y del
Permisos
accesos.
Nuev
It is a pleasure to welcome you to the staff. We
o
hope that you will enjoy working with our
Empl
company.
eado
The following activities are designed to serve as
are excited to have you join our team, and we
an
introduction
to
<Onboarding.JobDescription.Department.area
Name> and provide resources that will help you
make a smooth transition into your new role.
Activities Table
Best Reguards
Human Resources Team
Alistar Puesto de Trabajo
Descripción
Antes del ingreso del nuevo empleado, es necesario preparar el puesto de trabajo
con todos los implementos solicitados por el jefe.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 20
Asignación
Condición
Descripción
Asistende de Compras
Formas
1. Nombre: frm_Set_up_worksation
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Prototipo:
Comportamiento de las Formas
Descripción
Todos los ítems solicitados debe estar listos antes de que el nuevo empleado antes
de la fecha de ingreso del empleado.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 21
Esperar Ingreso Nuevo Empleado
Descripción
Es necesario esperar por la fecha de ingreso para realizar la siguiente actividad
Completar Actividades Primera Semana
Descripción
Durante la primera semana, el empleado debe completar las actividades que se le
han sido programadas, ya sea por Recursos Humanos o por su nuevo jefe. La forma
de la actividad incluye una lista de chequeo la cual debe ser actualizada cada vez
que el empleado ha terminado una actividad.
Asignación
Condición
Descripción
Nuevo Empleado
Formas
1. Nombre: frm_first_week_activities_checklist
Descripción: Forma principal
Prototipo:
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 22
Comportamiento de las Formas
Descripción
Los atributos “Ready” y “I have been read and acknowledge” son requeridos.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Contratación e Integración de Personal | 23
Participantes
Jefe del Nuevo Empleado (Rol)
El jefe del nuevo empleado (La persona que hace la solicitud de personal)
Analista de Recursos Humanos (Rol)
La persona que pertenece al área de Recursos Humanos y que debe liderar el
proceso de selección.
Nuevo Empleado (Rol)
Persona elegida para llenar una vacante
Administrador de IT (Rol)
El administrador del área de IT (Tecnología)
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential