Solicitud de Compras

Solicitud de
Compras
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Solicitud de Compras | 1
Tabla de Contenido
Solicitud de Compra ........................................................................................................................... 3
Modelo de Datos ............................................................................................................................. 4
Elementos del proceso ............................................................................................................. 5
Crear Solicitud de Compra ............................................................................................... 5
Autorizar Solicitud ................................................................................................................. 6
¿Solicitud Aprobada? ........................................................................................................... 7
Notificar Aprobación ............................................................................................................ 8
Notificar Rechazo ................................................................................................................... 8
Notificar Requerimiento de Cambio .............................................................................. 9
Cotizaciones ............................................................................................................................. 9
Generar Orden de Compra ...............................................................................................10
Cotizaciones .......................................................................................................................................... 11
Modelo de Datos ............................................................................................................................13
Elementos del proceso ............................................................................................................13
Solicitar Cotizaciones...........................................................................................................13
Recibir Cotizaciones...............................................................................................................15
Seleccionar Proveedor ........................................................................................................16
Generar Orden de Compra .............................................................................................................18
Modelo de Datos ........................................................................................................................... 20
Elementos del proceso ........................................................................................................... 20
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Crear Orden de Compra ................................................................................................... 20
¿Requiere Aprobación? ..................................................................................................... 22
Aprobar Orden...................................................................................................................... 22
¿Orden Aprobada?.............................................................................................................24
Enviar Orden de Compra a Proveedor ........................................................................24
Generar Orden y enviarla al ERP.................................................................................... 25
Actualizar ERP........................................................................................................................ 25
Participantes ......................................................................................................................................... 27
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Solicitud de Compra
Versión: 1.0
Autor: Bizagi
Descripción
El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de
bienes y servicios.
El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que requiere
un usuario. Éste los selecciona de una lista de productos ya existente. Si el producto
no está en la lista se puede agregar como uno nuevo. Si la solicitud excede cierto
valor necesita de la aprobación del jefe del solicitante o de otra persona con mayor
nivel de autoridad.
Además se puede indicar si se necesita la aprobación de los
productos solicitados.
Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se piden cotizaciones a un número
apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un solo proveedor
para la compra de todos los productos o servicios solicitados.
El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de
entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada
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al proveedor que ha sido seleccionado y por último se guarda una copia de la en
el ERP de la compañía.
Modelo de Datos
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Elementos del proceso
Crear Solicitud de Compra
Descripción
Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de
una lista de productos ya existentes, si no se encuentran en ella, se ingresan a la
solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto.
Además el solicitante debe ingresar la información de la entrega, fecha, dirección,
ciudad, y especificaciones de o de los productos, incluyendo si es necesaria la
inspección de ellos.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
1 hora
A la entrada

Asignar la fecha del día y datos del usuario solicitante.
Al Salir

Validar la cantidad de productos en la solicitud (mínimo uno)

Asignar el nivel de autoridad necesario para aprobar la solicitud

Asignar el usuario creador del caso

Calcular el costo estimado de la compra.
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Formas
Autorizar Solicitud
Descripción
El jefe del solicitante realiza la aprobación de la solicitud de compra.
Ejecutantes
Jefe
Duración
3 horas
A la entrada

Adicionar un registro con los comentarios hechos durante la aprobación.
Al Salir

Actualizar el o los registros de la aprobación.
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Formas
¿Solicitud Aprobada?
Descripción
De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la
aprobación de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que
aprobó la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para
aprobar el monto de ésta, su jefe inmediato deberá aprobar la solicitud, y así
sucesivamente.
Condiciones de la Compuerta

No: La solicitud de compra fue rechazada
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
Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios

Requiere Aprobación Adicional: La solicitud fue aprobada Y el jefe no tiene
el nivel de autoridad necesario

Si: La solicitud fue aprobada Y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario.
Notificar Aprobación
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>
Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido aprobada.
Usted solicito los siguientes productos:
(Tabla de productos solicitados)
Además se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de
aprobación de la solicitud.
(Tabla de Aprobaciones)
Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.
Notificar Rechazo
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>
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Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido rechazada.
Usted solicitó los siguientes productos:
(Tabla de productos solicitados)
Además se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de
aprobación de la solicitud.
(Tabla de aprobaciones)
Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.
Notificar Requerimiento de Cambio
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>
Su solicitud de compra con número <RadNumber> necesita algunos cambios.
Usted solicitó los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados)
Además se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de
aprobación de la solicitud.
(Tabla de Aprobaciones)
Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.
Cotizaciones
Descripción
Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso
de Cotizar.
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En éste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para
realizar la compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Proceso
Cotizaciones
Generar Orden de Compra
Descripción
El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al
proveedor. En éste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de
Compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Diagrama
Generar Orden de Compra
Proceso
Orden de Compra
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Cotizaciones
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Xpress
Descripción
En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones
de diferentes proveedores.
Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido será el encargado de
suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.
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Formas
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Modelo de Datos
Elementos del proceso
Solicitar Cotizaciones
Descripción
En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o
servicios requeridos.
Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en
ella, éste debe ser agregado por un Administrador en la sesión de Admón.
Ejecutantes
Solicitar Cotizaciones
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Duración
2 días
A la entrada

Asignar al atributo CostoTotal
el valor estimado del costo total de la
cotización.
Al Salir

Política: Estimar el número de cotizaciones necesarias para el proceso de
compra.

Validar si el número de cotizaciones solicitadas coincide con el número de
cotizaciones necesarias para el proceso de compra.
Forma
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Recibir Cotizaciones
Descripción
Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo el costo
unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la
aplicación de descuentos.
El número mínimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de
Negocio que estima el número de cotizaciones requeridas a partir del costo total
de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo
más cotizaciones de las necesarias.
Al Entrar

Adicionar en todas las cotizaciones todos los productos que se han
solicitado.
Al Salir

Evaluar si el número de cotizaciones recibidas es igual al número de
cotizaciones requeridas.
Forma
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Seleccionar Proveedor
Descripción
El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de
ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización.
Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada
proveedor una calificación basada en la calidad de éste. La calificación puede ser
excelente, buena o mala.
Ejecutantes
Seleccionar Proveedor
Duración
4 horas
A la entrada

Fijar todos los proveedores como “No seleccionado”
Al Salir

Calcular el Costo Total de la compra.
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Forma
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Generar Orden de Compra
Descripción
El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor,
indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.
Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se
envía a él.
Después de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el
ERP de la compañía, además el archivo debe ser enviado a través de correo
electrónico al proveedor.
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Forma
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Solicitud de Compras | 20
Modelo de Datos
Elementos del proceso
Crear Orden de Compra
Descripción
Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, Número de
Orden, Fecha de la Orden, Opción de pago, otra información como los datos del
Proveedor y los Productos que se van a comprar se carga automáticamente.
Ejecutantes
Orden de Compra
Duración
1 día
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Solicitud de Compras | 21
A la entrada

Asignar a la orden de compra los datos de la cotización y del proveedor
seleccionado.
Al Salir

Determinar si la orden requiere aprobación.

Marcar la orden como no facturada.
Formas
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¿Requiere Aprobación?
Descripción
Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido
al costo total.
Condiciones de la Compuerta

Si: La orden de Compra requiere Aprobación.

No: Por defecto.
Aprobar Orden
Descripción
El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Ejecutantes
Jefe Administrativo
Duración
4 horas
A la entrada

Crear un registro con los comentarios de aprobación.
Al Salir

Actualizar los registros de aprobación.

Fijar el usuario que realiza la aprobación.
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Solicitud de Compras | 23
Formas
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Solicitud de Compras | 24
¿Orden Aprobada?
Descripción
Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si ésta necesita cambios. Si
se debe realizar alguna modificación, el caso debe retornar a la persona encargada
de la actividad “Crear Orden de Compra”.
Condiciones de la Compuerta

Modificar Orden: La Orden de Compra necesita cambios.

Si: Por defecto.
Enviar Orden de Compra a Proveedor
Descripción
Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de Compras con el
archivo PDF de la Orden de Compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <Quotations.Supplier.Supplier>
Hemos recibido su cotización debido a que estamos satisfechos con las
condiciones, ésta ha sido seleccionada.
Como archivo adjunto se encuentra la Orden de Compra.
Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos.
Los mejores deseos
Departamento de Compras Bizagi
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Generar Orden y enviarla al ERP
Descripción
Una interfaz conectada con el ERP de la compañía genera la Orden de Compra en
el sistema.
Para más información acerca de interfaces visitar:
http://wiki.Bizagi.com/es/index.php?title=Interface_SOA
Ejecutantes
Automático
Al Salir
La tarea ejecuta una interfaz que actualiza el ERP de la compañía con la información
de la Orden de Compra.
El número del archivo es regresado por el sistema y es guardado en el atributo
ERPNumeroOrdenCompra.
Implementación
Servicio Web
Actualizar ERP
Descripción
Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compañía se debe
realizar ésta tarea.
El usuario debe actualizar el ERP manualmente.
Ejecutantes
Asistente de Compras
Duración
4 horas
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Solicitud de Compras | 26
Formas
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Solicitud de Compras | 27
Participantes

Solicitante (Entidad)

Jefe (Entidad)

Automático (Rol)

Departamento de Compras (Entidad)

Solicitar Cotizaciones (Rol)

Recibir Cotizaciones (Rol)

Seleccionar Proveedor (Rol)

Orden de Compra (Rol)

Jefe Administrativo (Entidad)

Asistente de Compras (Rol)
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