Contratación e Integración de Personal

Contratación e
Integración de
Personal
Documento de Construcción
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Tabla de Contenido
Modelo del Proceso ............................................................................................................................ 2
Modelo de Datos ................................................................................................................................. 4
Tablas Paramétricas ........................................................................................................................ 5
Parametrización de Políticas .................................................................................................. 5
Parametrización de Derechos de Acceso, Plan de Actividades de Bienvenida,
Requerimientos, Documentos para el Contrato y Políticas. ...................................... 7
Definir Formas ......................................................................................................................................10
Forma de la actividad “Documentos y Acciones de la Nueva Contratación” ........10
Requerimientos del Empleado y Plan de bienvenida ......................................................12
Reglas de Negocio .............................................................................................................................13
Definir Expresiones ........................................................................................................................13
Acciones de Actividades ..............................................................................................................13
Ejecutantes .............................................................................................................................................15
Configuración de Correos Electrónicos......................................................................................17
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Modelo del Proceso
El ingreso de un nuevo empleado a una compañía es un proceso que generalmente
consume bastante tiempo, ya que requiere mucho trabajo manual y la coordinación
de varias personas en las diferentes etapas del proceso. Por esta razón, muchas
veces se tienen retrasos en la fecha de inicio del empleado o en la preparación del
puesto de trabajo.
Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal
para ayudar a las compañías en éste proceso. Contratación e Integración se centra
en ayudar al ingreso del nuevo empleado a la compañía, busca convertir al nuevo
empleado en un miembro productivo de la organización, logrando que este realice
sus funciones de forma adecuada desde el primer día.
En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a
Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted
ha descargado Reclutamiento y Selección, éste abrirá un nuevo caso de
Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos
escogidos durante el proceso.
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Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de
Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se
complementan no es necesario instalar los dos.
El proceso comienza cuando un nuevo empleado ha sido seleccionado para llenar
una vacante dentro de la compañía.
Una compuerta valida si el proceso de Contratación e Integración ha empezado por
sí solo, o si ha sido lanzado desde el proceso de Reclutamiento y Selección
Si el proceso ha empezado por sí mismo, la siguiente tarea a realizar es Ingresar
Información Nuevo Empleado, donde se debe ingresar los datos del nuevo
empleado como el Nombre, Apellido, correo electrónico y la información de la
vacante que se va a ocupar.
El proceso abre dos caminos. El primero camino se relaciona con los documentos
que por ley o por disposición de la compañía se deben firmar. El segundo camino
se encarga de tramitar todos los elementos necesarios para la ejecución del trabajo
del nuevo empleado.
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Modelo de Datos
La entidad del proceso de negocio es Contratación, ésta contiene información sobre
los requerimientos de trabajo, documentos legales necesarios para la firma del
contrato, políticas de la compañía, fecha de inicio del empleado y otra información
relacionada al proceso. La entidad está relacionada a Derechos de Acceso,
Documentos de contratación, Plan de Actividades de Bienvenida y Políticas de la
Compañía. La relación entre ellas es uno a muchos.
La información de Derechos de Acceso, Documentos de Contratación, Plan de
Actividades de Bienvenida, y Políticas de la Compañía es cargada automáticamente
de la tabla paramétrica a la cual está relacionada. Sin embargo, es posible añadir
nuevos registros a las tablas de Derechos de Acceso del Empleado y Plan de
Actividades de Bienvenida durante el desarrollo del proceso.
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Tablas Paramétricas
El modelo incluye varias tablas paramétricas.
La entidad Documentos del Empleo contiene los documentos legales que el
empleado necesita para poder firmar su contrato. La entidad Declaraciones
contiene las políticas de la compañía necesarias para la inducción del nuevo
empleado a la empresa. La entidad Políticas posee solo un registro con el archivo
donde se encuentra los archivos de las políticas de la compañía. Es posible enviar
al empleado los enlaces o el archivo de dichas políticas.
La entidad Derechos de Acceso, Plan de Actividades de Bienvenida y
Requerimientos contienen algunos registros sugeridos para cada caso.
Es muy importante para el Administrador de bizagi, establecer la parametrización
de todas las entidades, ya que la información registrada en ellas depende de la
compañía y el país en donde se encuentra localizada.
Parametrización de Políticas
Para la parametrización de la entidad Políticas realice los siguientes pasos:
Diríjase a la opción Admin y dé clic en Entidades
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Haga clic en Políticas, luego en la opción Ver
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Incluya todos los archivos de las políticas de la compañía.
Parametrización de Derechos de Acceso, Plan de Actividades de
Bienvenida, Requerimientos, Documentos para el Contrato y
Políticas.
Es muy importante incluir en cada tabla, la información que la compañía considera
necesaria para el ingreso del empleado.
Por ejemplo, en la tabla de Documentos de Contratación es necesario incluir los
documentos requeridos para la firma del contrato y demás exigidos por ley o por
su compañía. En la tabla de Derechos de Acceso usted debería incluir las solicitudes
más comunes en cuanto a permisos y accesos dentro de los sistemas de
información de la compañía, por ejemplo, es común que el empleado necesite un
usuario en la red, una cuenta de correo electrónico y algunos permisos a servidores
o carpetas.
Para la tabla de Bienvenida, solicite al área de Recursos Humanos una
lista de actividades que comúnmente se realicen dentro de la primera semana de
trabajo del empleado, por ejemplo actividades donde el empleado es informado
acerca de su rol, equipo de trabajo, medidas de desempeño, entre otras.
Para la parametrización de entidades, realice los siguientes pasos:
Vaya a la opción Admin y haga clic en Entidades.
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Haga clic en Actividades de la primera semana, luego en Agregar actividades de la
primera semana
.
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Incluya una descripción sobre la actividad.
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Definir Formas
El proceso de Contratación en Integración de Personal incluye varias formas.
Forma de la actividad “Documentos y Acciones de la
Nueva Contratación”
La forma incluye cuatro tablas:

Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes del
primer día de trabajo.

Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el empleado,
dependiendo del cargo o del empleado.

Políticas de la compañía para leer.

Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos para
que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar una
reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada en los
primeros días del empleado dentro de la compañía).
Todos los documentos y actividades en las tablas son cargados automáticamente
de las tablas paramétricas.
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Requerimientos del Empleado y Plan de bienvenida
La forma incluye cuatro tablas.

Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.

Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de
información de la compañía

Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del
trabajo del nuevo empleado.

Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera
semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado
es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de
desempeño, etc.
Todos los documentos y actividades en las tablas son cargados automáticamente
de las tablas paramétricas. Las tablas de Requerimientos y Plan de Bienvenida
permiten adicionar y eliminar registros.
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Reglas de Negocio
Definir Expresiones
El proceso utiliza una compuerta exclusive para indicar sí el proceso has sido
lanzado
por el proceso
de
Reclutamiento
y selección o
ha
iniciado
independientemente.
Acciones de Actividades
En la entrada de las actividades de Acciones y Documentos de la Nueva
Contratación, Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida, se carga
información de forma automáticamente desde las tablas paramétricas.
El ejemplo mostrado a
continuación es una regla al ingreso de la actividad
Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida, donde se cargan los
requerimientos que se encuentran parametrizados.
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Ejecutantes
Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del
asistente, de clic en definir participantes.

Las actividades
de Información del Nuevo Empleado, Documentos y
Acciones de la Contratación y Firmar del Contrato, son ejecutadas por un
Analista de Recursos Humanos.
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
La actividad de Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida es
ejecutada por la persona que hizo la solicitud de personal o el jefe del Nuevo
empleado.

La actividad de Llenar Completar Actividades Primera Semana es ejecutada
por el nuevo empleado.
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Configuración de Correos Electrónicos
El proceso de Contratación e Integración de Personal incluye varios correos
electrónicos para proveer información acerca de los requerimientos para el ingreso
de un nuevo empleado.
Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es
necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El
envío de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuración
personalizada.
Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí haga clic sobre Entorno
y seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de
notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que
se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación.
Para más información referirse a los siguientes artículos:
Configuración
de
ambiente:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm
Servidor SMTP:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm
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
Enviar Documentos y Acciones de Contratación: Un correo electrónico es
enviado al nuevo empleado, para informarle acerca de los documentos
requeridos para la firma del contrato y los enlaces a las políticas de la
compañía que debe leer.

Enviar Plan de Bienvenida: Un correo electrónico es enviado al nuevo
empleado con el plan de actividades propuesto por el jefe y la información
de los Derechos de Acceso que le han sido otorgados.
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