Proceso Transaccional – Solicitud de Viajes

Proceso
Transaccional
Bizagi Suite
Copyright © 2014 | Bizagi
Proceso Transaccional | 1
Tabla de Contenido
Proceso Transaccional – Solicitud de Viajes .............................................................................. 3
Elementos del proceso .................................................................................................................. 5
Registrar Solicitud de Viajes ............................................................................................... 5
Aprobar Solicitud de Viajes................................................................................................. 6
¿Solicitud Aprobada? ........................................................................................................... 7
Enviar Mensaje de Rechazo ................................................................................................ 7
Reservar ...................................................................................................................................... 7
Evento de Error ........................................................................................................................ 8
Manejar Error Inesperado .................................................................................................... 8
Notificar Error Inesperado.................................................................................................. 9
Evento de Cancelación ........................................................................................................10
Reserva Fallida.........................................................................................................................10
Notificar Reserva Fallida ...................................................................................................... 11
¿Anticipo Requerido? ...........................................................................................................12
Desembolsar Anticipo de Viaje ........................................................................................12
Reportar Gastos (regreso) ..................................................................................................13
Reservas ................................................................................................................................................. 14
Elementos del proceso ................................................................................................................ 14
Reservar Hotel ........................................................................................................................ 14
Reservar Automóvil ..............................................................................................................15
Reservar Vuelo ........................................................................................................................17
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 2
Notificar Empleado................................................................................................................18
Evento de Compensación...................................................................................................19
Cancelar Hotel .........................................................................................................................19
Cancelar Vuelo ....................................................................................................................... 20
Cancelar Automóvil .............................................................................................................. 20
Reporte de Gastos ............................................................................................................................. 22
Elementos del proceso ................................................................................................................ 22
Ingresar Gastos ...................................................................................................................... 22
Aprobar Reporte de Gastos ..............................................................................................24
¿Aprobado? ............................................................................................................................. 25
Revisar Políticas ..................................................................................................................... 25
¿Políticas Correctas? ............................................................................................................ 26
Registrar Gastos..................................................................................................................... 27
Participantes ......................................................................................................................................... 28
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 3
Proceso Transaccional – Solicitud de Viajes
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler
Descripción
Bizagi es una poderosa herramienta fácil de utilizar. Con Bizagi se puede modelar
desde procesos pequeños y sencillos hasta grandes y complejos.
El proceso Solicitud de Viajes es un ejemplo de un proceso que es bastante
complejo, pero con la ayuda de Bizagi se logra modelar de forma fácil. El proceso
comienza cuando un empleado realiza una solicitud de viajes, el empleado debe
indicar los requerimientos de su viaje, por ejemplo, si es necesario realizar reserva
de hotel, de vuelos o si necesita un adelanto. El jefe del empleado puede aceptar,
rechazar o pedir cambios en la solicitud.
Si la solicitud es aprobada, el proceso continúa con el sub proceso Reservar. Si toda
las reservas que el empleado solicitó son exitosas, el sub proceso termina y se
continúa con la siguiente actividad, Desembolsar Anticipo de Viaje. Finalmente, al
regreso del viaje, el empleado debe registrar todos los gastos realizados.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 4
El sub-proceso de reservas necesita una ejecución especial, ya que para continuar
con el resto del proceso, es necesario que todas las actividades dentro del subprocesos sean terminadas de forma exitosa. Si una de ellas falla, todas las
actividades que ya fueron terminadas necesitan una compensación, en otras
palabras, si una reserva falla, aquellas reservas que ya fueron realizadas necesitan
ser canceladas.
Por esto, es conveniente modelar el sub-proceso como una transacción. Las
transacciones están soportadas por un protocolo especial que asegura que todas
las partes involucradas tengan acuerdo completo: la actividad (en este caso el subproceso) es completada o cancelada.
Una transacción o subproceso transaccional es realizado satisfactoriamente cuando
las tareas que se deben ejecutar dentro del subproceso terminan de forma exitosa.
El sub-proceso termina y se dice que la transacción ha terminado, en ese momento
los resultados de las tareas ejecutadas son salvados en la base de datos. Los
eventos de excepciones o cancelaciones son lanzadas sin afectar la información o
integración de la base de datos cuando la transacción no se completó
satisfactoriamente.
Alcance
La plantilla Transaccional ejemplifica el manejo de una sub-proceso transaccional
dentro de un proceso más grande.
Objetivos

Implementar un sub proceso transaccional para Reservas de viaje

Mostrar la implementación en Bizagi de un proceso transaccional

Mostrar la facilidad en el manejo de información y de actividades que se
logra al usar transacciones dentro de los procesos.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 5
Elementos del proceso
Registrar Solicitud de Viajes
Descripción
La primera actividad es Registrar Solicitud de Viajes, donde un empleado ingresa
toda la información del viaje solicitado, es necesario que el empleado incluya sus
requerimientos, como hotel, vuelos, adelantos.
Acciones
Tipo
Descripción
Al Entrar
Ingresar la fecha, y la ciudad de partida
basada en la información del empleado
Al Salir
Calcular el monto total del avance
solicitado
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 6
Aprobar Solicitud de Viajes
Descripción
El jefe del empleado puede aprobar, rechazar o pedir cambios en la solicitud, si el
empleado solicito por adelanto para el viaje, el jefe ingresa la cantidad aprobada.
Acciones
Tipo
Descripción
Al Salir
Monto total de Adelanto aprobado
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 7
¿Solicitud Aprobada?
Descripción
El jefe del empleado puede aprobar, rechazar o pedir cambios en la solicitud.
Condiciones de la Compuerta

Cambios Requeridos: El proceso regresa a la primera actividad, Registrar
Solicitud de Viajes

Si: Si la solicitud es aprobada el proceso continua con el sub proceso
Reservar

No: Si la solicitud fue rechazada, el empleado es notificado respecto al
rechazo.
Enviar Mensaje de Rechazo
Descripción
Enviar el mensaje de rechazo al empleado.
Script
Dear <TransactionProcess.Applicant.fullName> <TransactionProcess.Applicant.
Your travel request has been rejected. Travel Request <RadNumber>
Your boss <TransactionProcess.Applicant.idBossUser.fullName> has rejected your
travel request departing from <TransactionProcess.DepartureCity.Name> on the
<TransactionProcess.DepartureDate>
Best regards, Administrative Team
Reservar
Descripción
En el sub-proceso Reservar, el asistente de viajes realiza la reservas solicitadas por
el empleado (Automóvil, Vuelo, Hotel). Ya que el proceso está modelado como una
transacción, éste puede tener tres posibles salidas.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 8
La primera es cuando todas las actividades son realizadas de forma exitosa. Es decir
cuando el asistente logra realizar todas las reservas sin problemas. El proceso
continua con el flujo normal.
Si no es posible realizar alguna de las reservas, es necesario cancelar aquellas que
ya fueron realizadas (compensación). Si este es el caso, luego de realizar las
compensaciones el proceso continúa por el flujo del evento de cancelación.
La última salida del sub proceso se presenta cuando ocurre un error inesperado.
Bajo este escenario es necesario interrumpir las actividades sin realizar ninguna
compensación y terminar el subproceso saliendo por el flujo del evento de error.
Evento de Error
Descripción
La reserva del vuelo se realiza a través de una interfaz, esto puede ocasionar un
error inesperado para lo que no se esté preparado., Si se presenta, es necesario
terminar el proceso. Las actividades son interrumpidas sin compensación, el
proceso continúa por el flujo del evento intermedio de error.
Manejar Error Inesperado
Descripción
Si durante la reserva del vuelo ocurre un error (la reserva se realiza a través de una
interfaz) el sub-proceso transaccional no puede continuar. Las actividades son
interrumpidas sin compensación, la información en la base de datos queda como
estaba antes de empezar el sub proceso y el proceso continúa por el flujo del evento
de error intermedio.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 9
Forma
Notificar Error Inesperado
Descripción
Después de la actividad Manejo de Error Inesperado es necesario informar al
empleado acerca del error.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 10
Script
Dear<TransactionProcess.Applicant.fullName>,
During the flight booking an unexpected error occurred and therefore we were
unable to complete your request.
<TransactionProcess.HandleErrorComments>
Best regards, Administrative Team
Evento de Cancelación
Descripción
Si durante el proceso Reservar alguna de las actividades falla (porque no hay
disponibilidad para las fechas deseadas) se lanza un evento de cancelación. El sub
proceso transaccional no puede continuar. Además requiere realizar la cancelación
de las reservas que ya fueron hechas (Compensación).
Reserva Fallida
Descripción
Si el proceso de reservas termina por que una de ella falló, el proceso continúa por
el flujo del evento intermedio de cancelación. Es necesario realizar los comentarios
respecto a la falla.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 11
Forma
Notificar Reserva Fallida
Descripción
Si el sub proceso Reservas termina porque no se encontró disponibilidad en alguna
de las reservas, el proceso continua con la actividad Reserva Fallida, luego es
necesario informar al empleado acerca de la falla.
Script
Dear <TransactionProcess.Applicant.fullName>,
Your travel request was canceled because the hotel or the car booking were not
available.
Best regards, Administrative Team
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 12
¿Anticipo Requerido?
Descripción
Si el empleado solicitó un adelanto para el viaje, el proceso continúa con la actividad
Desembolsar Anticipo de Viajes.
Condiciones de la Compuerta

Si: Si el empleado solicito un anticipo para el viaje, el proceso continúa con
la actividad Desembolsar Anticipo de Viaje

No: Si el empleado no solicito anticipo, el proceso continúa hasta que el
regreso del empleado con la actividad Reportar Gastos
Desembolsar Anticipo de Viaje
Descripción
Desembolsar el adelanto al empleado. La actividad solo es ejecutada si en la
solicitud de viajes el empleado pidió adelanto.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 13
Forma
Reportar Gastos (regreso)
Descripción
Para una compañía es importante tener control acerca de los gastos hechos por los
empleados durante los viajes de negocios. En el sub-proceso Reportar Gastos, el
empleado ingresa todos los gastos realizados durante el viaje. El jefe debe aprobar
o rechazar estos, además el departamento administrativo debe cotejar que los
gastos sean acordes a las políticas de la compañía.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 14
Reservas
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler
Elementos del proceso
Reservar Hotel
Descripción
El Asistente de viajes realiza la reserva del hotel, los datos del hotel deben ser
ingresados. Si no se encuentra ningún hotel disponible para realizar la reserva, el
asistente debe seleccionar la opción de Hotel no Disponible, para proceder a
realizar las cancelaciones de las reservas que si fueron exitosas.
Acciones
Tipo
Descripción
Al Salir
Lanzar Evento de Cancelación (Si no hay
hotel disponible)
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 15
Al Entrar
Incluir información de la solicitud
Forma
Reservar Automóvil
Descripción
El asistente de viajes realiza la reserva de un automóvil, los datos de la reserva deben
ser ingresados. Si no se encuentra ninguna agencia de renta de automóviles
disponible para las fechas requeridas, el asistente debe seleccionar la opción de
Automóvil no Disponible para proceder a realizar las cancelaciones de las reservas
que si fueron exitosas.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 16
Acciones
Tipo
Descripción
Al Entrar
Incluir información de la solicitud
Al Salir
Lanzar Evento de Cancelación (Si no hay
carro disponible)
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 17
Reservar Vuelo
Descripción
El asistente de viajes realiza la reserva de los tiquetes aéreos a través de una interfaz.
Si durante el proceso se produce algún error, un mensaje es mostrado en la pantalla
y además se muestra un mensaje de error.
Acciones
Tipo
Descripción
Al Entrar
Incluir información de la solicitud
Al Salir
Lanzar Evento de Error (Si se presenta
error en la reserva del vuelo)
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 18
Notificar Empleado
Descripción
Cuando el asistente de viajes termine todas las reservaciones de forma exitosa es
necesario notificar sobre la información de ellas al empleado.
Script
Good Day
Info about your trip.
Hotel:
Name: <TravelRequest.Hotel.HotelName>
Address: <TravelRequest.Hotel.Address>
Telephone: <TravelRequest.Hotel.Telephone>
City: <TravelRequest.Hotel.City.Name>
Flight:
Airline: <TravelRequest.DepartFlight.Airline.Airline>
Depart From: <TravelRequest.DepartFlight.DepartFrom.Name>
Depart on: <TravelRequest.DepartFlight.DepartingDateTime>
Arrive to: <TravelRequest.DepartFlight.ArriveTo.Name>
Arrive on: <TravelRequest.DepartFlight.ArrivingDateTime>
Car
Rental Car Company: <TravelRequest.Car.RentalCarCompany>
Book Confirmation: <TravelRequest.Car.CarConfirmation>
Pick up Date: <TravelRequest.Car.PickUpDate>
Return Date: <TravelRequest.Car.ReturnDate>
Best regards,
Administrative Team
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 19
Evento de Compensación
Descripción
Si el asistente de viajes no pudo realizar alguna de las reservas, es necesario
compensar (cancelar para el caso)
aquellas que fueron hechas. El evento de
cancelación es lanzado, y las cancelaciones son realizadas desde la última actividad
realizada hasta la primera.
Cancelar Hotel
Descripción
Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del hotel. La
cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Hotel ya fue
terminada y de forma exitosa.
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 20
Cancelar Vuelo
Descripción
Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del vuelo. La
cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Vuelo ya fue
terminada y de forma exitosa.
Forma
Cancelar Automóvil
Descripción
Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del automóvil.
La cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Automóvil
ya fue terminada y de forma exitosa.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 21
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 22
Reporte de Gastos
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler
Elementos del proceso
Ingresar Gastos
Descripción
Es esta actividad el empleado debe ingresar la información de todos los gastos
realizados durante el viaje
Acciones
Tipo
Descripción
Al Guardar
Calcular el monto de los gasto
Al Salir
Calcular el monto de los gasto
Validar si al menos un registro fue
incluido
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 23
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 24
Aprobar Reporte de Gastos
Descripción
El jefe del empleado puede aprobar, o rechazar el reporte de gastos
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 25
¿Aprobado?
Descripción
Si el reporte de gastos fue aprobado por el jefe, se continúa con la siguiente
actividad, si no el proceso regresa a Ingresar Gastos para que el empleado realice
los cambios necesarios.
Condiciones de la Compuerta

No: Si el registro no fue aprobado, el proceso debe regresar a la actividad
Ingresar Gastos

Si: Si el registro fue aprobado, se debe continuar con la actividad Revisar
Políticas.
Revisar Políticas
Descripción
Revisar la información que fue aprobada.
Es necesario que la información
concuerde con las políticas de gastos de viajes que tiene la compañía.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 26
Forma
¿Políticas Correctas?
Descripción
Si el reporte concuerda con las políticas, el proceso continúa con la última actividad.
Condiciones de la Compuerta

Si: Si el registro concuerda con las políticas de la empresa, el proceso
continúa con la actividad Registrar Gastos.

No: Si el registro no concuerda con las políticas de la compañía, el proceso
regresa a Ingresar Gastos, para que el empleado realice los ajustes
necesarios.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 27
Registrar Gastos
Descripción
Realizar el registro de los gastos.
Forma
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Proceso Transaccional | 28
Participantes
Asistente de Viajes (Rol)
Persona encargada de realizar los trámites para los viajes de una persona o de un
empleado para una compañía.
Empleado (Rol)
Persona que realiza una solicitud de viajes, debe trabajar para la compañía.
Jefe (Rol)
Jefe del empleado
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential