2000_011_06info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS
ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31/12/98, correspondientes al “Programa de Atención a Menores en Circunstancias
Especialmente Difíciles” (PROAME), parcialmente financiado con recursos provenientes del
Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable Nº ATN/SF-4862-AR, suscripto el
05/06/95 entre el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y la Nación Argentina, y sus
modificaciones.
El programa es llevado a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la
Nación, a través de una Unidad Ejecutora (UEP) creada al efecto, con la participación de
Organizaciones no Gubernamentales y Organizaciones Comunitarias en las provincias
participantes.
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Situación al 31 de diciembre de 1998, comparativo con el acumulado al
cierre del ejercicio anterior, expresado en pesos, y notas anexas N° 1 a 3 que forman
parte del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio comprendido
entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos.
c)
Estado de Inversión al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos.
d) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31 de diciembre de 1998,
expresado en pesos.
Los estados fueron preparados por la UEP sobre la base de planillas auxiliares elaboradas
en pesos al tipo de cambio $1 = USD 1 y son de su responsabilidad. Los estados
definitivos fueron presentados oficialmente a esta auditoría con fecha 23/06/99 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/04/99 y el 11/06/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
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III- ACLARACIONES PREVIAS
En el rubro Aportes del Estado de Situación al 31/12/98, la cuenta “Aporte Local
Proyectos” ($ 4.038.538,80) incluye aportes en especie por un monto de $ 1.441.807,07
que deberían haber sido expuestos en la cuenta “Aporte Complementario Proyectos”, como
surge de la nota 3 correspondiente.
Idéntica situación se produce en el estado expuesto en I- b) precedente.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera
del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles” al 31 de
diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con
los requisitos establecidos en el Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N°
ATN/SF-4862-AR BID del 05/06/95 y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN
CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
(Ejercicio 1998)
Al señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría sobre los estados financieros del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias
Especialmente Difíciles”, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre
de 1998, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Cooperación
Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR, suscripto el 05/06/95 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y sus modificaciones.
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, se formulan las siguientes
consideraciones:
1) Sección 1.01: Finalidad de la Contribución.
Al 31/12/98 el Programa ha suscripto Convenios de Cooperación con 71 entidades
participantes, de los cuales 69 continúan en ejecución.
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2) Sección 1.04: Monto de la contribución por USD 19.720.000.-.
Al 31/12/98 el BID había desembolsado un total de USD 12.630.024,18.
3) Sección 1.05: Aporte de contrapartida por USD 7.420.000.-.
La información requerida obra en nota 3 al Estado de Situación al 31/12/98 adjunto al
presente informe ($ 2.596.731,73).
4) Sección 2.01: Servicios de consultoría.
Cumplida. Al respecto cabe tener en cuenta lo señalado en B- 2) de nuestro Memorando a la
Dirección adjunto al presente.
5) Sección 2.03: Adquisición o alquiler de bienes.
Cumplida.
6) Sección 2.04: Estados financieros.
La UEP elevó a esta auditoría los estados financieros definitivos del Programa,
correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, con fecha 23/06/99.
Del análisis realizado sobre las registraciones del Programa surgieron discrepancias en
cuanto a los criterios de imputación adoptados por la UEP que fueron subsanados al cierre
del ejercicio. Al respecto, durante 1998 el Programa continuó registrando los cargos al rubro
Inversiones en el momento de producirse los giros de anticipos de fondos a los distintos
proyectos y no en el momento de efectuarse la respectiva rendición. Esta situación es
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corregida al cierre de cada ejercicio (en este caso al 31/12/98) cuando se procede a efectuar
los ajustes pertinentes.
7) Sección 2.05: Otros compromisos.
La UEP celebró cartas convenio con cada una de las entidades ejecutoras, las que incluyen
disposiciones y lineamientos iguales a los acordados con el BID.
8) Sección 2.07 (b): Seguimiento del Programa.
Se tuvieron a la vista los ayuda memoria preparados por la UEP (Reuniones anuales de
evaluación) en los que se analiza el estado de situación de los Proyectos.
9) Sección 2.07 (d): Informes de Progreso.
Cumplida. Mediante notas CAR-4044/98 y CAR-1640/99 del 25/08/98 y 07/04/99,
respectivamente, el BID informa que ha dado por cumplida la presentación de los informes
de Progreso correspondientes al primer y segundo semestres de 1998.
BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES
EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Programa
de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”, Convenio de Cooperación
Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID, una serie de observaciones y
recomendaciones relativas a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno del mismo surgidas como consecuencia del examen de auditoría practicado por esta
Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros correspondientes al ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1998.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, realizadas sobre la base de
muestras selectivas, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia.
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/98.
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1) INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
Observación: Se mantiene la observación efectuada en ejercicios anteriores respecto a que
la descripción de procedimientos y funciones puestos a nuestra disposición no constituyen
un manual de procedimientos y funciones.
Comentario de la UEP: Entre las condiciones de implementación del Programa no
figuraba la existencia de un Manual Operativo. No obstante ello, se han implementado
distintas normas y procedimientos administrativos que, si bien no conforman un manual
propiamente dicho, fijan criterios operativos de administración.
Recomendación: Formalizar y mantener normas de procedimientos y funciones que
definan las responsabilidades y obligaciones de cada uno de los sectores que integran el
Proyecto.
2) CONTABILIDAD
1. SISTEMA CONTABLE
Observación: Se mantiene el sistema de información contable-financiera implementado
en el ejercicio precedente, conformado en una base de datos que no constituye un
sistema integrado de información.
Comentario de la UEP: Anualmente se revisan los mecanismos de seguridad a fin de
chequear la consistencia y la confiabilidad de la información contable y financiera
obtenida.
Recomendación: Implementar un sistema integrado de información.
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2. REGISTRACION CONTABLE
Observación: Reiteramos nuestra observación sobre el criterio utilizado por el
Programa para la registración de las erogaciones, en cuanto a que se continúan
registrando los cargos a la cuenta de Inversión en el momento de producirse los giros de
anticipos de fondos a los distintos Proyectos y no al momento de efectuarse la
respectiva rendición, corrigiéndolo todo al cierre del ejercicio, a fin de reflejar
correctamente las cuentas de inversión.
Comentario de la UEP: Si bien la contabilidad carga a la cuenta de inversión los
montos desembolsados a los distintos proyectos, se llevan extracontablemente los
saldos a rendir de cada uno de los proyectos discriminados por categoría de inversión,
de modo tal de tener a cada instante el estado completo de información financiera
necesaria para el control y la toma de decisiones. Al cierre de cada ejercicio, se efectúa
un ajuste global para registrar en la contabilidad los montos a rendir y la inversión real
realizada. Este criterio ha sido adoptado en virtud de las posibilidades que ofrece el
sistema contable vigente. El sistema correspondiente al PROAME II contemplará la
posibilidad de imputar directamente a cuentas de crédito los desembolsos a proyectos.
Recomendación: Registrar los hechos económicos del Programa en el momento que se
producen conforme las prácticas contables usuales, a fin de contar con la información
financiera correcta en cualquier momento.
3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS (CONTROLES DE LA UEP)
Observaciones: Del análisis realizado sobre las erogaciones del Programa hemos
observado que persisten las siguientes falencias:
1. En algunos casos la fecha de emisión de los comprobantes respaldatorios es posterior a
la orden de pago que emite la UEP.
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2. Se continúa registrando en una sola cuenta el equipamiento y los distintos materiales
que adquieren los proyectos; no se discriminan aquellos bienes inventariables de los que
por su carácter no lo son (incluyen dentro de este rubro gastos varios -materiales de
librería, folletería, etc.-).
Comentarios de la UEP:
1. A fin de corregir el procedimiento que da lugar a la presente observación, hemos
orientado las compras a proveedores que contemplen la posibilidad de efectuar pagos
previa presentación de su facturación.
2. Sin comentarios.
Recomendación: Intensificar los controles que efectúa la UEP,
a fin de evitar las
falencias administrativas detectadas.
4) CONSTRUCCIONES
Observación: Se reitera lo señalado en el período anterior respecto a que la UEP no
cuenta con ningún elemento que acredite o exponga el grado o estado de avance de las
obras por las cuales el Programa anticipó fondos. En casi todos los casos examinados no se
tuvo evidencia del estado de evolución de las obras a través de algún certificado
respaldatorio del estado de avance; solamente se agrega a cada rendición efectuada por los
proyectos los comprobantes de las erogaciones realizadas (facturas por compra de
materiales y por locación de obra de albañilería).
Recomendación: Dejar documentadas todas aquellas tareas desarrolladas, tanto por los
coordinadores locales como así también por los integrantes de la UEP, respecto al análisis
sobre el avance de las obras financiadas con recursos del Programa.
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B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) INVENTARIO
Observación: El registro de inventario puesto a disposición de esta auditoría no detalla la
ubicación física de los bienes y al responsable de su custodia. Además, tal como se expone
en A- 3) 2., se incluyen los insumos no inventariables como gastos de folletería, insumos
de computación, fotocopias, materiales de librería, etc..
Comentarios de la UEP: A partir del ejercicio 1999 se mostrarán separadamente del
inventario de equipamiento, los bienes inventariables y los no inventariables.
Recomendación: Mantener un registro de inventario de bienes y equipos conforme las
prácticas contables usuales.
2) LEGAJOS DE CONSULTORES
Observación: No se deja constancia de la recepción de los currículos por parte de la
Unidad Ejecutora (sello y fecha).
Comentarios de la UEP: Será tenido en consideración.
Recomendación: Dejar constancia sobre toda la documentación recibida por la UEP.
BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES
EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE
N° ATN/SF-4862-AR BID
(Ejercicio 1998)
Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con
las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Verificaciones matemáticas.
- Comparación de las cifras de los estados financieros con los registros del Programa.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen.
- Tests o pruebas de transacciones.
- Confirmaciones bancarias.
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación y análisis de los
informes que deben presentar los mismos conforme sus respectivos términos de referencia.
- Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y equipos.
- Cotejo de orígenes con información de terceros -BID-.
- Visitas a proyectos.
- Visitas a obras.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de las cuentas “Aporte BID” y “Aporte Secretaría de Desarrollo Social” por el
ejercicio 1998;
-
el 30,98 % de “Honorarios UEP”; el 37,87 % de los gastos en concepto de “Viajes y Viáticos
UEP”; el 51,86 % de la cuenta “Equipamiento UEP” y el 48,40 % de la cuenta “Capacitación
Global”, que integran el Capítulo Aplicación de Fondos del Estado de Origen y Aplicación
de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/98; y
-
las erogaciones (rendiciones) de 10 proyectos formalizados con entidades participantes
correspondientes al ejercicio 1998.
Asimismo, debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la
detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999.
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