2000_011_03info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA REFORMA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA REEMBOLSABLE N° 826/OC-AR BID
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Consolidación de la Reforma
Administrativa y Financiera del Sector Público Nacional”, parcialmente financiado con recursos
provenientes del Convenio de Cooperación Técnica Reembolsable N° 826/OC-AR, suscripto el
11 de enero de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 1º de
enero y el 31 de diciembre de 1998, expresado en dólares estadounidenses, y notas
explicativas N° 1 a 7 que forman parte del mismo.
1
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1- Estado de Origen y Aplicación de Fondos Consolidado 1995/1998, expresado en
dólares estadounidenses.
2- Estado de Inversiones al 31/12/98, por Categoría de Inversión, expresado en dólares
estadounidenses.
3- Estado de Inversiones al 31/12/98, por Subprograma, expresado en dólares
estadounidenses.
Los estados precedentes surgen de registros y planillas auxiliares elaboradas por la Unidad
Ejecutora del Programa (UEP) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por
esta Auditoría con fecha 01/02/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 07/01/99 y el 06/05/99, y
entre el 08/07/99 y el 16/07/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a
continuación se indica:
2
Nuestro examen sobre los estados financieros detallados en I- no incluyó los recursos y las
inversiones relacionados con el Componente Auditoría General de la Nación (AGN), cuyas
cifras representan el 4,44 % de los Ingresos y el 4,21 % de las Aplicaciones expuestas en el
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/98.
Los registros y cuentas del Componente AGN han sido examinados por el Dr. Roberto
Eduardo SAMBUCCETTI quién emitió su dictamen con fecha 23/04/99.
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
1) De la conciliación realizada entre los importes registrados por la UEP y los
informados por la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con sede
en Nueva York (UNOPS) correspondiente a la rendición de los fondos al 31/12/98, se
observó que quedan pendientes de contabilización por la UEP al cierre USD
925.176,78 según se detalla a continuación:
-
Intereses ganados
USD
347.826,00
-
Costo Apoyo UNOPS
USD (524.165,00)
-
Gastos de Ejecución
USD (748.837,78)
USD (925.176,78)
Se destaca que con posterioridad al cierre del ejercicio y durante el mes de abril de
1999 la UEP registró gastos por USD 682.563,30, quedando aún pendientes USD
66.274,48 por gastos a registrar una vez recibida la documentación de respaldo, los
intereses ganados expuestos en nota 7 a los estados financieros por USD 347.826.- y
USD 524.165.- correspondientes al costo apoyo UNOPS mencionados.
3
2) Por otra parte se observó que las cuentas “Firmas Consultoras Anticipo”, “Giros
UNOPS-Equipos a Recibir” y “Capacitación Anticipo” expuestas en el rubro Egresos Gastos Ejecutados- incluyen USD 597.149,59 que no corresponden a gastos
efectivamente realizados al 31/12/98, sino a anticipos efectuados a UNOPS durante el
ejercicio.
Asimismo, la cuenta “Equipos y Sistemas” fue disminuida en USD 460.832.incrementando en el ejercicio la cuenta “Giros UNOPS-Equipos a Recibir” a los fines
de regularizar lo observado en nuestro dictamen sobre los estados financieros del
Programa al 31/12/97.
La observación planteada representa una sobrevaluación del rubro Gastos Ejecutados
del ejercicio por USD 597.149,59 y una subvaluación del saldo expuesto en la cuenta
“Fondos Disponibles al 31/12/98-Disponible en Cta. de UNOPS” por USD
2.813.638,72 tal como se expone en el siguiente detalle:
CONCEPTO
USD
Anticipos a UNOPS al 31/12/97
USD
2.329.259,80
Menos Saldo Inicial Componente AGN
(112.770,77)
2.216.489,13
Movimiento 98
Anticipos según estado I- a)
1.237.152,35
Menos Componente AGN
(179.170,76)
Menos Reclasificación Cuentas
(460.832,00)
Saldo Final Anticipos al 31/12/98
597.149,59
2.813.638,72
4
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- precedente y
excepto por lo expuesto en III- anterior, los estados financieros detallados en I- exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Consolidación de la Reforma
Administrativa y Financiera del Sector Público Nacional” al 31 de diciembre de 1998, así
como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con
los requisitos establecidos en el Convenio de Cooperación Técnica Reembolsable Nº
826/OC-AR BID del 11/01/95.
BUENOS AIRES, 3 de agosto de 1999.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA REEMBOLSABLE N° 826/OC-AR BID
“PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA REFORMA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL”
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al
“Programa de Consolidación de la Reforma Administrativa y Financiera del Sector Público
Nacional”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de
carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de
Cooperación Técnica Reembolsable N° 826/OC-AR suscripto el 11 de enero de 1995 entre la
Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del proyecto y la utilización de los recursos del financiamiento del Banco son
llevadas a cabo por la Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía y Obras y Servicios
Públicos a través de la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP) creada al efecto.
a) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 47.000.000.-.
El monto total desembolsado por el BID al 31/12/98 ascendió a USD 28.112.893,27
incluyendo el componente AGN por USD 537.729,77, el reembolso del PPF 807/OC-AR
6
por USD 536.000,68 y los recursos para inspección y vigilancia generales (FIV) por USD
220.100.-.
Por otra parte, al 31 de diciembre de 1998 se encontraban justificados al BID gastos por
USD 25.006.794,59; según el Loan Accounting Summary (LAS) a esa fecha, el BID
consideró como gastos justificados para las categorías 2, 3 y 5 los anticipos de fondos
efectuados directamente a la UNOPS; cabe aclarar que USD 2.813.638,72 se encontraban en
poder del agente financiero al 31/12/98.
Por último, conforme al LAS al 31/12/98, se observaron reasignaciones de fondos entre
categorías en la matriz de financiamiento original, según se expone a continuación:
CATEGORIA
MATRIZ
REASIGNADO REASIGNADO REASIGNADO REASIGNADO MATRIZ
SEGUN LIDAS
ORIGINAL
EN 1995
1- Consultores
22.400.000.-
0.-
0.-
(2.150.000.-)
2.703.847.-
22.953.847.-
12.200.000.-
0.-
0.-
0.-
(1.788.623.-)
10.411.377.-
6.700.000.-
0.-
0.-
2.160.000.-
2.159.360.-
11.019.360.-
5.700.000.-
(556.000,68)
(87.625.-)
(2.160.000.-)
(2.310.000.-)
760.000.-
86.000,68
87.625.-
0.-
0.(764.584.-)
EN 1996
EN 1997
EN 1998
AJUSTADA
Individuales
2- Firmas
Consultoras
3- Equipos y
Sistemas
4- Sin Asignación
Específica
85 Pay of PPF
5- Capacitación
0.-
0.-
0.-
2.150.000.-
87
0.-
470.000.-
0.-
0.-
47.000.000.-
0.-
0.-
0.-
Gastos
1.385.416.470.000.-
Financieros
TOTALES
0.-
47.000.000.-
Cabe aclarar que no se tuvo a la vista la correspondiente enmienda al contrato de préstamo
BID.
7
b) Cláusula 1.03: Recursos adicionales estimados en USD 12.000.000.-.
Al 31/12/98 los fondos de contrapartida local aportados ascendieron a la suma de USD
9.227.401,80 quedando pendiente de aporte USD 53.403,72 que fueron financiados a través
de fondos BID; según lo expuesto en nota 4 a los estados financieros al 31/12/98, esta cifra
será compensada con fondos locales durante 1999.
c) Cláusula 2.02 y 2.04: Intereses y comisión de crédito.
Cumplida.
d) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplida.
e) Cláusula 3.01(b): Origen de los bienes.
Sobre la base del análisis por muestreo realizado se ha podido verificar su cumplimiento.
f)
Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
Del LAS al 31/12/98 remitido por el BID, pudo verificarse que éste no retuvo aún de los
recursos del financiamiento el importe correspondiente al reembolso del préstamo PPF
762/OC-AR por USD 100.000.- para ser reintegrados a la Línea de Crédito PPF/003-AR.
g) Cláusula 4.01 y Anexo B: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Del análisis por muestreo sobre las adquisiciones de bienes y servicios, realizadas tanto por
la UEP como por UNOPS - Nueva York (Acuerdo de Servicios de Administración 95/R41),
8
se ha podido verificar un razonable cumplimiento; no obstante ello las observaciones
puntuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
h) Cláusula 4.02: Mantenimiento de equipos.
No hubo objeciones por parte del BID respecto a lo informado por la UEP en el Informe de
Evaluación al 31/12/98.
i)
Cláusula 4.04 y Anexo C: Contratación de consultores.
Nos remitimos a las observaciones expuestas en el Memorando a la Dirección adjunto al
presente informe. Se destaca que en el Ayuda Memoria de la Misión de Supervisión
realizada en octubre de 1998 se reiteran las observaciones realizadas durante la supervisión
de junio 1997, referente al elevado número de consultores individuales contratados por el
proyecto.
j)
Cláusula 4.05: Seguimiento del Programa.
Cumplida.
k) Cláusula 5.01: Registros, Inspecciones e Informes.
Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora del Programa mantiene una
organización contable con cuentas separadas e identificadas, basada en planillas
computarizadas que, si bien los datos surgen de exportar la información registrada en el
sistema de registro de datos que está desarrollando el Proyecto, no revisten las condiciones
de un sistema contable orgánico, integrado y confiable; sólo incluye el registro de gastos, no
así de los ingresos y/o transferencias a otras agencias de ejecución (UNOPS).
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De esto puede deducirse también que los registros no brindan la totalidad de la información
del Proyecto. Se remite al punto A- 1) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
BUENOS AIRES, 3 de agosto de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA REFORMA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA REEMBOLSABLE N° 826/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como resultado de nuestra revisión del Estado de Origen y Aplicación de Fondos, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31/12/98, correspondientes
al “Programa de Consolidación de la Reforma Administrativa y Financiera del Sector Público
Nacional”, han surgido observaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario
informar, para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos sobre la base de muestras
selectivas, de acuerdo a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas aplicables en la materia.
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/98
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1) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observación: Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora del Programa
(UEP) mantiene una organización contable con cuentas separadas e identificadas,
basada en planillas computarizadas que, si bien los datos surgen de exportar la
información registrada en el sistema de registro de datos que está desarrollando el
Proyecto, no revisten las condiciones de un sistema contable orgánico, integrado y
confiable; sólo incluye el registro de gastos, no así de los ingresos y/o transferencias a
otras agencias de ejecución (UNOPS). De esto puede deducirse también que los
registros no brindan la totalidad de la información del Proyecto.
Comentario de la UEP:
Habida cuenta de la inexistencia en el mercado de sistemas informáticos que reúnan las
características apropiadas para generar información oportuna y confiable destinada a las
autoridades nacionales y a los bancos (OFI) en su carácter de prestamistas, esta unidad
–como fuera puesto de manifiesto en anteriores oportunidades- viene desarrollando y
aplicando desde el año 1997 un sistema de gestión y registro (SISUEP). La gestión sólo
abarca la contratación de consultores, pero el registro incluye no sólo los gastos sino
también los recursos desembolsados por los organismos financiadores (por
transferencias a la unidad ejecutora, agencias o proveedores) y el aporte local (por los
pagos directos y por depósitos en cuenta corriente en concepto de recupero de gastos no
elegibles).
En el entendimiento que el desarrollo de cualquier sistema integral informatizado de tal
complejidad requiere de etapas para su implementación definitiva, se han
complementado las prestaciones previstas por el sistema en cada etapa con procesos
manuales de administración.
Si bien es cierto que los informes de ejecución de gastos se presentan en planillas
computarizadas la integración de la información se realiza estableciendo adecuados
controles en el proceso de armado de las mismas y a partir de la documentación de
respaldo correspondiente.
12
En ese contexto debe ser comprendido el proceso de exportación de la información
disponible en el sistema, a las planillas computarizadas mencionadas.
La mayor cantidad de registros operados por la unidad, se deriva de la ejecución de
gastos. Es por ello que en esta primera etapa se dio prioridad al desarrollo e
implementación del sistema de registro para el seguimiento de la ejecución
presupuestaria de los mismos.
El procesamiento se realizó a través del sistema informático garantizando la unicidad
del registro y actualizando adicionalmente y en tiempo real, la ejecución presupuestaria
del Programa en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) central. De
esta forma la consistencia de los montos justificados se fundamenta en la imposibilidad
de duplicar el registro del compromiso y pago de un mismo requerimiento.
Por lo expuesto entendemos que los procesos permiten garantizar la confiabilidad,
integridad y oportunidad de los registros efectuados por la unidad.
Del mismo modo la unidad ha verificado la aplicación y el registro de los recursos
desembolsados en el Sistema de Gestión y Administración de la Deuda Pública
(SIGADE) y en el SIDIF central. Esto ha permitido el monitoreo constante por parte de
las autoridades nacionales de la evolución financiera del programa.
Además cabe aclarar que las diferencias de ciertas operatorias propias de los
procedimientos acordados con el OFI ocasionan ajustes de exposición que están
debidamente conciliados con los registros mencionados.”
Recomendación: Implementar un sistema contable orgánico e integrado del cual se
pueda obtener la totalidad de la información correspondiente al Proyecto, reuniendo las
características de confiable, oportuna y consistente que permiten validar la integridad de
los registros contables del mismo.
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2) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLES
Observación: La UEP no tiene implementado un Manual de Procedimientos
Administrativo-Contables que brinde los lineamientos básicos necesarios para lograr
una administración fluida y coordinada de las operaciones de cada uno de los
subprogramas.
Comentario de la UEP: El Manual de Procedimientos Preliminar se encuentra en
proceso de aprobación final.
Recomendación: Es necesario que el Manual que se está implementando incluya
criterios y procedimientos homogéneos a utilizar por el Programa para un mejor
seguimiento y control de las inversiones realizadas, en especial en lo que respecta a
contratación de consultores.
3) INTERESES GANADOS Y COSTO DE APOYO UNOPS
Observación: La UEP no contabiliza estos conceptos. Se destaca que al 31/12/98
únicamente contabilizó USD 146.092.- correspondientes a la Comisión de
Administración UNOPS por el ejercicio 1995.
Comentario de la UEP: Los intereses ganados no se registran en el Proyecto, quedan
disponibles para que las autoridades, en este caso el Secretario de Hacienda o el
Subsecretario de Presupuesto decidan su destino, ya sea su regreso al Tesoro Nacional o
al mismo Proyecto.
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias a fin de registrar oportunamente las
operaciones del Proyecto.
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4) EQUIPAMIENTO
Observaciones:
a) El Registro de Inventario del Proyecto no se encuentra debidamente confeccionado;
no incluye todos los datos necesarios para el control e identificación de los bienes
(entre otros, número de serie, ubicación, responsable, saldo inicial, subtotales por
pagina, foliatura de hojas).
b) Con respecto a las IAC’s (Invitaciones a Cotizar) se observó que no se encontraban
foliadas conformando un expediente único que permitiera asegurar la integridad de la
información y el archivo cronológico de las mismas.
c) Se verificaron atrasos significativos en la entrega de los bienes con respecto a lo
previsto en los pliegos de especificaciones técnicas; en algunos casos no se tuvieron
a la vista los remitos por la entrega de los bienes.
d) Con respecto a la licitación pública internacional analizada se observó que no se
encontraba foliada conformando un expediente único que permitiera asegurar la
integridad de la información y el archivo cronológico de la misma.
e) Algunas ofertas no se encontraban firmadas por el proveedor ni estaban foliadas.
Comentarios de la UEP:
a) La codificación de los bienes está a cargo de la Dirección de Patrimonio de la
contraparte. En cuanto a los números de serie faltantes, se está procediendo a su
incorporación.
b) Se han comenzado a foliar las IAC´s a partir de mediados del año 1998.
c) Las demoras verificadas en las entregas responden en su gran mayoría a las
Licitaciones Públicas Internacionales donde la responsabilidad es de los proveedores
de los equipos.No obstante lo antedicho, se efectuaron reiterados reclamos a UNOPS
para que la agencia tomara las medidas pertinentes.Sin embargo, en más de una
ocasión, esto podría haber significado la cancelación de Órdenes de Compra, con un
perjuicio aún mayor, porque hubiera significado el reinicio del trámite.Por tal motivo
se analizó cada cuestión en forma conjunta (proyecto UNOPS) y se optó por aceptar
15
el equipamiento aún más allá de los plazos estipulados. Se toma nota de la
observación y en la actualidad se está efectuando un seguimiento más estricto de las
entregas.
d) Se toma nota de la observación.
e) No se acostumbra en esta Unidad a foliar las ofertas. Lo que si se exige es la firma de
la oferta por parte del proveedor, para ser considerada en la evaluación de ofertas.
Además, en los procesos internacionales no se consideran ofertas que no estén
firmadas. Es requisito imprescindible para la presentación. Es posible que en
nuestros archivos contemos con una copia sin firma, pero los originales que
respaldan el proceso licitatorio y bajo responsabilidad y custodia de UNOPS, debe
estar firmado.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto (o encomendadas a terceros- UNOPS-) adjuntando en los archivos toda la
documentación de respaldo correspondiente.
5) SERVICIOS DE CONSULTORÍA
a) Emisión de contratos retroactivos
Observación: Se ha comprobado, en una gran parte de los casos, que las tareas de
consultoría comenzaron a ejecutarse sin que los consultores hayan firmado los
respectivos contratos y/o enmiendas.
Comentario de la UEP: De acuerdo a las normas de contratación vigentes, definidas
por la Secretaría de Hacienda y por Jefatura de Gabinete a través de la Decisión
Administrativa N°60 del 8 de marzo de 1996, la UEP efectúa las gestiones necesarias
para la autorización oficial de las contrataciones a realizar,con suficiente
anticipación. No obstante ello, dada la cantidad de instancias (11) y asesorías legales
16
que revisan toda la documentación, la demora promedio hasta la firma de la
resolución por el Ministro es de alrededor de 60 días.
Por otro lado, la UEP debe garantizar la ejecución de las acciones programadas y las
metas previstas en los períodos de ejecución acordados en el Convenio de Préstamo,
por lo que la solución a este problema está fuera del alcance de la UEP.
Aunque la SIGEN tramite la Disposición para las contrataciones en fecha, los
contratos no pueden ser emitidos hasta la resolución de planta según resolución 4/96
la cual no puede ser elevada hasta la aprobación del decreto distributivo (Decisión
Administrativa N° 6/98 de fecha 06/01/98). Por tal motivo las fechas de los contratos
son posteriores al inicio efectivo de las actividades.
Recomendación: Sería conveniente que las actividades no se efectuaran con
anterioridad a la firma del respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas, agilizándose las tratativas de contratación.
b) Contratación de consultores
Observaciones: Se ha verificado en la mayoría de los legajos de consultores
analizados que:
1. No existe copia autenticada de los títulos profesionales respectivos.
2. Los currículos (CV) presentados no especifican a que terna pertenecen, ni poseen
fecha de emisión.
3. Las declaraciones juradas de incompatibilidad, que se presentaron de acuerdo a
las normas del BID, en algunos casos fueron suscriptas por el consultor con
posterioridad al inicio de la relación contractual con el Proyecto.
4. No existe copia firmada en original de la constancia de inscripción en la Clave
Única de Identificación Tributaria (CUIT).
Comentarios de la UEP: A partir de la observación de la AGN emitida en la
auditoría del año 1997, la documentación de las nuevas contrataciones cumplen con
17
los requisitos. Con respecto a lo observado con referencia a los consultores
recontratados a fin de actualizar los legajos de los consultores se está solicitando la
actualización de los CV firmados y fechados y copia de la constancia de inscripción
de la CUIT debidamente firmados.
Recomendación: La UEP debe documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, teniendo en cuenta las normas del BID en la materia.
c) Escalas de honorarios e impuestos
Observación: Se ha observado que no existe uniformidad en la aplicación de las
escalas salariales para la contratación de los consultores del Programa, utilizándose
en algunos casos la escala BID y en otros la del Ministerio de Economía y Obras y
Servicios Públicos.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Aplicar la escala de honorarios correspondiente a la categorización
del consultor, de manera de homogeneizar los importes abonados por la realización
de similares tareas.
6) PAGO DE HONORARIOS
Observación: No existe constancia en la UEP del control de la recepción del pago de
los honorarios por transferencia bancaria que efectúa directamente el MEyOSP, a fin de
confirmar la efectivización de los mismos.
Comentario de la UEP: No se pudo brindar documentación original y en algunos casos
ni siquiera copia de las constancias de pago ni del depósito de las retenciones
impositivas por corresponder a pagos efectuados por la Secretaría de Hacienda quien es
18
responsable de su custodia. En reiteradas ocasiones se solicitó para registro interno de la
UEP, a fin de cerrar los circuitos con la información de lo pagado con fondos de
contrapartida local, pero nunca fue suministrado.
Recomendación: Realizar los controles necesarios para validar la información contable
referida al Proyecto.
7) CAPACITACIÓN
Observación: No se tuvieron a la vista los términos de referencia de los conferencistas
contratados.
Comentario de la UEP: En el caso de los consultores que dictan horas cátedra, el
programa del curso reemplaza a los TOR´s.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actividades realizadas por el
Proyecto, adjuntando en los archivos toda la documentación de respaldo
correspondiente.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1) SERVICIOS DE CONSULTORÍA
a) Informes
Observaciones: Se ha verificado en la mayoría de los informes de consultores
analizados que:
1. No poseen fecha de aprobación del evaluador, ni sello de recepción de la UEP.
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2. No se tuvieron a la vista, en algunos casos, las notas de aprobación de los
productos presentados.
3. En un caso, no se tuvieron a la vista los informes que debía presentar el consultor.
4. En dos casos no se tuvieron a la vista los informes de avance.
Comentarios de la UEP:
1. El sello con la fecha de recepción de la UEP se pone en la nota de elevación y no
en el informe propiamente dicho. Hasta julio de 1998 dicha nota se archivaba en
el legajo del consultor pero a partir de la misma se archiva junto con el informe.
Asimismo esta unidad registra en el sistema la fecha de recepción. Se toma nota
de la observación para aplicar la modalidad en adelante.
2. Los informes tienen la firma del coordinador general del proyecto en la portada de
los mismos.
3. Por ser de la Unidad de Coordinación no presenta el informe final pues se
considera como informe los informes semestrales que se mandan al BID.
4. Los informes de avance fueron presentados por los consultores junto con los
informes finales.
Recomendación: Documentar adecuadamente los controles efectuados por la UEP.
b) Escala de honorarios
Observaciones:
1. En los contratos de obra no se establece la categoría salarial del consultor.
2. En un caso se observó que el honorario establecido en la contratación de un
consultor ($9.090,91 más IVA= $11.000.- mensuales), supera lo establecido en la
escala salarial del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos para la
categoría más alta (coordinador IV $ 7.500.-).
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Comentarios de la UEP:
1. Esto sucede en los términos de referencia (TOR´s) de locaciones de obra donde se
indica período, perfil y monto total de la obra. La asimilación del monto mensual
a percibir a una categoría es una solicitud de la Dirección Nacional de
Cooperación y Salarios que no siempre se puede lograr.
2. En el caso de la consultora, el honorario fue asimilado a una categoría escala BID,
contando con la conformidad del Banco. Para la recontratación de octubre a
diciembre de 1998 se gestionó y obtuvo la conformidad de Jefatura de Gabinete y
de la Secretaría de Programación Económica y Regional del Ministerio de
Economía y Obras y Servicios Públicos.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto y establecer claramente los criterios para la aplicación de las escalas
salariales utilizadas.
c) Declaración Jurada
Observaciones:
1. No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas de incompatibilidades de los
consultores contratados por el componente SIGEN.
2. En algunos casos no consta la fecha en las declaraciones juradas tenidas a la vista.
Comentarios de la UEP:
1. Si bien no se solicitaron las declaraciones juradas a consultores de SIGEN, por no
ser requisito del organismo, se toma nota de la observación y se dispone que en
adelante se acompañe la misma a las contrataciones, aunque el organismo no lo
contemple como requisito.
2. Dada la gran cantidad de documentación recibida para las nuevas contrataciones
se han pasado por alto algunas fechas de las declaraciones juradas. Se toma nota.
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2) VIAJES Y VIÁTICOS
Observación: En la mayoría de los casos existe un promedio de 10 días entre la
finalización de cada viaje y la rendición por parte del consultor.
Comentario de la UEP: Tomamos nota de su observación e incorporaremos en los
procedimientos para viáticos un plazo para la rendición de los mismos.
3) CAPACITACIÓN
a) Horas Adiestramiento
Observaciones:
1. No se tuvieron a la vista los antecedentes de la evaluación realizada por la UEP
que respalden la categorización salarial de los conferencistas contratados.
2. No se tuvieron a la vista los antecedentes de selección de los conferencistas
internacionales y nacionales contratados.
Comentarios de la UEP:
1. Conforme al procedimiento aprobado por el BID para conferencista de alto nivel
el valor hora es a convenir. Si el conferencista es internacional el monto pagado
incluye gastos de traslado y estadía.
2. El nivel de especialización y la experiencia del conferencista internacional lo
exime de la terna.
Recomendación: Documentar adecuadamente el proceso de evaluación y
contratación aplicado.
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b) Publicaciones
Observación: Se observó en un caso que el proveedor no cumplió con los plazos de
entrega establecidos en la orden de compra (OC: 02/06/98 - REMITO: 19/10/98).
Comentario de la UEP: Dadas las características del material a publicar, el mismo
sufre reiteradas correcciones hasta que se logra la versión definitiva. Por tal motivo
no se podría responsabilizar al proveedor de dichos atrasos, sino responsabilizar a la
Secretaría de Hacienda que debe proveer el material.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actividades realizadas por el
Proyecto, adjuntando en los archivos toda la documentación de respaldo
correspondiente.
c) Seminarios y Cursos
Observación: En un caso de la muestra analizada se verificó que no se realizaron las
retenciones correspondientes al impuesto a las ganancias.
Comentario de la UEP: Por error fueron omitidas las correspondientes retenciones
del impuesto a las ganancias; se toma debida nota a efectos de evitar la reiteración de
dicho error.
4) FIRMAS CONSULTORAS
Observación: Los informes que se tuvieron a la vista no están firmados por el
responsable de la firma consultora.
Comentario de la UEP: El responsable de la firma consultora suscribe la nota de
elevación de los informes y no el informe propiamente dicho.
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Recomendación: Los informes deben presentarse firmados o inicialados por el
representante de la firma a modo de responsabilizarse por la autoría intelectual de los
mismos.
5) EQUIPAMIENTO
Observaciones:
a) La UEP no posee pólizas de seguro de los bienes adquiridos por el Proyecto.
b) No se tuvieron evidencias de los controles realizados durante el año o recuentos
físicos de los bienes por la UEP.
c) La Unidad de Coordinación, en lo que respecta a la registración de las adquisiciones,
utiliza una única cuenta contable para la imputación de distintos conceptos (anticipos
y gastos), a pesar de que en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos son
expuestas por separado.
d) Del análisis de las compras a través de IAC´s (Invitaciones a Cotizar) se observó lo
siguiente:
ƒ
No se tuvieron a la vista las garantías de cumplimiento solicitadas en los pliegos
adjuntos a cada IAC y en las órdenes de compras respectivas.
ƒ
Las ofertas presentadas por las firmas no poseen fecha, ni sello de recepción de la
UEP.
ƒ
En algunos casos no se tuvo a la vista documentación relativa a la cancelación de
los pagos realizados a los proveedores.
e) De la licitación pública internacional analizada (LPI-OPS-97-93-60072-OC:60157)
se observó lo siguiente:
ƒ
El pliego de especificaciones no se encuentra inicialado por algún responsable de
la UEP validando que el mismo sea el original.
ƒ
Se verificaron diferencias entre lo estipulado como plazo solicitado de entrega en
el pliego (09/03/98) y el de la orden de compra (06/01/98).
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ƒ
No se tuvo a la vista el packing list o documentación equivalente con el detalle
de los bienes recibidos, especificando los números de serie.
ƒ
No se tuvo a la vista documentación que respalde la recepción de los fondos por
parte del proveedor internacional.
Comentarios de la UEP:
a) La salvaguarda de los equipos respecto de seguros contra incendio corresponde a la
contraparte. Los seguros técnicos cuentan con las garantías del proveedor.
b) La UEP no realiza controles o recuentos físicos de bienes de uso ya que sólo registra
altas y transferencias (a través de comodatos) a organismos que no están incluidos
como componentes del Proyecto. En los casos de los componentes y/o subprogramas
que se encuentran dentro del Ministerio de Economía el inventario es llevado a cabo
por el Departamento de Patrimonio y en los casos de AGN, INDEC y SIGEN son
llevados a cabo en los respectivos organismos, y los movimientos de bienes son
informados por el área de patrimonio de cada componente; de todas manera a la
fecha no se han detectado bajas o destrucción de bienes.
c) En el Estado de Origen y Aplicación de Fondos se expone por separado para
identificar:
- Equipos y sistemas recibidos y pagados.
- Anticipos para adquisición de equipos y sistemas (UNOPS), que el BID considera
como ya justificados en la categoría de inversión Equipos y Sistemas.
d) Se toma nota de las observaciones en general.
Respecto de los pagos a proveedores, la UEP hace firmar la recepción del cheque
que consta al pie de la Órden de Pago respectiva.
e) Se toma nota de las observaciones.
Recomendación: Documentar y registrar adecuadamente las operaciones realizadas por
el Proyecto, adjuntando en los archivos toda la documentación de respaldo
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correspondiente, y realizando los controles necesarios a los efectos de asegurar la
integridad de la información relacionada al Proyecto.
6) GASTOS VARIOS
Observación: Los vales por viáticos no se encuentran prenumerados.
Comentario de la UEP: Se toma nota de la recomendación de prenumerar los vales de
caja.
7) ACUERDO CON UNOPS ARG/95/R41
Observaciones:
a) Las conciliaciones preparadas por la UEP incluyen únicamente el rubro egresos; por
lo tanto no surgen de las mismas la totalidad de las diferencias a conciliar entre el
saldo expuesto en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por la UEP y los
importes informados por UNOPS en sus respectivas facturaciones al 31/12/98.
Además, las mismas fueron confeccionadas en base a un reporte preliminar de
UNOPS.
b) Se observó que la UEP no utiliza en forma uniforme el criterio de imputación de
gastos realizados por la UNOPS para las líneas presupuestarias 11.00, 21.00 y
42.00, tomando en algunos casos los importes en pesos y en otros directamente los
importes en dólares, no registrando las correspondientes diferencias de cambio.
Comentarios de la UEP:
a) Es responsabilidad de la UEP entregar a los auditores los estados financieros con la
suficiente anticipación para garantizar el cumplimiento del plazo fijado por el BID
(30 de abril). En ese contexto, y por la experiencia acumulada en los años anteriores,
donde se producían importantes atrasos por las demoras en recepcionar los reportes
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de UNOPS, este año se inicio la auditoría en el mes de enero con los registros que la
UEP tenía a esa fecha, según la documentación obrante y de esta manera poder
cumplir con el plazo expuesto. Es cierto que las conciliaciones fueron
confeccionadas en base al reporte GL 3013 N° 1, pero con las recepciones siguientes,
la UEP registró durante 1999 movimientos que estaban en conciliación, excepto
aquellos pagos de los cuales no se cuenta con la documentación correspondiente y
que fue reclamada.
b) La imputación de los gastos se realiza en la moneda en que fue realizado el pago.
Con respecto a las diferencias de cambio, tomamos nota de la observación para
solucionarlo a partir de 1999.
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias con el Organismo Administrador
(UNOPS) a los fines de contar oportunamente con la información y documentación de
respaldo necesarias para que los registros del Proyecto reflejen la totalidad de las
inversiones.
BUENOS AIRES, 3 de agosto de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA REFORMA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL”
CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA REEMBOLSABLE N° 826/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con las imputaciones
efectuadas en los registros y contra documentación respaldatoria;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria del proyecto,
abierta en el Banco de la Nación Argentina;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Inspección ocular de bienes;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias, excepto por lo que a continuación se señala:
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Nuestro examen sobre los estados financieros detallados en I- no incluyó los recursos y las
inversiones relacionados con el Componente Auditoría General de la Nación (AGN).
Los registros y cuentas del Componente AGN han sido examinados por el Dr. Roberto
Eduardo SAMBUCCETTI quién emitió su dictamen con fecha 23/04/99.
El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de Fondos del BID,
el 37 % de contrapartida local y el 28,32 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen
y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998 (los porcentajes se
calcularon excluyendo el componente AGN).
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Programa no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 3 de agosto de 1999.
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