708 MODELO DE PROCESOS ACADEMICOS PARA LAS UNIVERSIDADES UN ESTUDIO DE CASO 2011

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Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA
Proceedings – Vol. 4, año 2011
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7.08 MODELO DE PROCESOS ACADÉMICOS PARA LAS UNIVERSIDADES: UN
ESTUDIO DE CASO
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AUTOR:
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PILAR MAJMUD VARGAS171
os
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Universidad Católica del Norte
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[email protected]
CO-AUTOR: MIRIAM ARIENZO SOTO172
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[email protected]
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Universidad Católica del Norte
Ingeniero de Ejecución en Computación e Informática, Universidad Católica del Norte, Magister Administración de Empresas,
de
171
os
Universidad Católica del Norte. Profesor de Cátedra de las asignatura Control de Gestión, Sistemas de Información Administrativos, Sistemas de
Información de Negocios, Sistemas de Información Contable, Electivos Seminarios en Tecnología de Información para la Carrera de Contador-Auditor e
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ch
Ingeniería Comercial , Electivo Seminarios en Control de Gestión para la Carrera de Contador-Auditor e Ingeniería Comercial. Jefe de la Carrera
Contador Auditor-Contador Público, Universidad Católica del Norte, Master en Ciencias Contables Fundación Getulio Vargas, Diplomado
s-
172
De
Ingeniería Comercial y la Carrera Ingeniería en Sistemas de Información Empresarial y Control de Gestión.
en Gestión de la Calidad (Instituto Nacional de Normalización) y Diplomado en IFRS, Universidad Católica del Norte y Empresa Auditora
ing
Deloitte. Académico de la Universidad Católica del Norte, Facultad de Economía y Administración desde el año 1983, Profesor de las
ed
carreras de Ingeniería Comercial; Contador Público – Contador Auditor; e Ingeniería en Sistemas de Información Empresarial y Control de
Gestión. Temas abordados en las diversas cátedras en las que ha participado como docente en los últimos tres años: Electivos de Seminario
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Superior y Electivos Profesionales en Control de Gestión Estratégico, Análisis de Estados Financieros, Presupuestos, herramientas de Control
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de Gestión. Cursos de Control Interno, Control de Gestión. Extensa experiencia en la dirección de Unidades Académicas: Jefe de Carrera,
Director de Departamento, Decano de Facultad. Experiencia en cargo de gestión administrativa a nivel de Universidad: Vicerrector de
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Asuntos Económicos y Administrativo. Participación en Directorios de Fundaciones de tipo Universitario.
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RESUMEN
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En la mayoría de la empresas, parece normal establecer procesos que ayuden a agilizar
la entrega optima de productos o servicios controlando la gestión en forma permanente, Sin
trabajo presenta una propuesta de modelamiento para los Procesos de Gestión
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este
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embargo, no siempre esto se ve tan nítido en las instituciones de educación superior. Por ello,
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Académica, basado en un estudio realizado para una Universidad del Sistema de Educación
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Chileno. El modelo facilita la asignación de responsabilidades, la asignación de recursos físicos y
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la definición de mecanismos de gestión, logrando implementar un Sistema de Información
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integrado que apoye la funcionalidad operativa, táctica y de gestión de la Unidad Académica
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respectiva. Por otra parte, contar con un modelo formal, constituye un aporte sustantivo a los
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procesos de aseguramiento de la calidad a los cuales están sometidas estas instituciones. Como
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resultado del estudio y para los efectos de poder proponer un Modelo de Procesos que
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permitiera resolver los problemas administrativos y de gestión, en primer lugar se determinó
rR
de forma explícita la misión, visión y objetivos de la unidad responsable de ejecutar los diversos
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procesos académicos, teniendo como parámetro el plan estratégico de la propia Universidad.
Au
Seguidamente se pasó a dar una estructura de operación en torno a procesos, generando con
de
ello un nuevo modelo de gestión que contiene las ventajas de la organización procesal y genera
os
las bases del rediseño. Conjuntamente, se explicitaron las políticas que acompañan el modelo
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de gestión propuesto, la estructura orgánica que sirva de manera eficiente a los nuevos flujos
De
de trabajo y toda la documentación necesaria; reglamentos, normas y procedimientos. Todo
esto para asegurar el normal funcionamiento de las operaciones y dar respaldo a la generación
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de los datos que administra el sistema, al asegurar que los flujos de información son únicos y
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conocidos por todos los que interactúan en los procesos.
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Palabras Claves: Gestión por Proceso – Procesos Académicos – Aseguramiento de la Calidad
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1. Introducción
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Los fenómenos de globalización, reformas económicas y la evolución que ha venido
sucediendo en las sociedades y el aumento en el acceso a las instituciones de educación
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superior hace que las universidades, se vean en la necesidad de adaptar e innovar sus procesos
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para adecuarse a las nuevas y siempre cambiantes condiciones del contexto, cumplir con sus
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misiones, y convertirse a su vez en organizaciones que aprenden de su propio desempeño. Las
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instituciones de Educación Superior, han manifestado su preocupación por la calidad del
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cumplimiento de sus funciones, ya que de su manejo dependen las dimensiones de la calidad
os
del recurso humano que se forma en ellas. Estos aspectos así como los mecanismos para
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garantizar la calidad de sus productos están siendo estudiados y se están discutiendo, tanto
desde la perspectiva de los propios actores en las instituciones educativas como de los
es
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utilizadores y beneficiarios de la labor universitaria y en la sociedad en general. La calidad se
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convierte en un factor estratégico de primera magnitud.
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Las organizaciones son tan eficientes y eficaces como lo sean sus procesos (Hammer,
M., Champy, J & Cárdenas, J., 1994). En términos generales, los procesos proporcionan un
de
marco estructurado y disciplinado para que las personas con el apoyo de la tecnología puedan
os
realizar el trabajo de una forma más eficaz y eficiente. La mayoría de las organizaciones,
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incluidas las de educación, han tomado conciencia de esto y se plantean cómo mejorar los
De
procesos y evitar algunos males habituales como: poco enfoque al cliente (usuario), bajo
rendimiento de los procesos, barreras departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta
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de visión global del proceso o excesivas inspecciones. (Johansson, HJ., et al., 2000). Tener una
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claridad de los procesos que se requieren realizar es una condición base para asignar los
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propietarios o responsables de los mismos y así asegurar el correcto funcionamiento de los
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mismos. Este, es el primer paso hacia una gestión de calidad.
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2. Antecedentes teóricos
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Educación Superior en Chile
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La Educación Superior y en particular las Universidades desempeñan un rol significativo
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en la formación de recursos humanos del más alto nivel y en la creación, desarrollo,
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transferencia y adaptación de tecnología de manera que lo que ellas hacen para responder
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adecuadamente a los requerimientos de la sociedad moderna se constituye en un imperativo
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estratégico para el desarrollo nacional. El desafío para estas instituciones es el de enfrentar un
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mundo en el cual los sistemas productivos están en permanente transformación (Alarcón &
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Méndez, 2007).
La preocupación por la calidad, eficiencia, productividad y competitividad, que existe hoy
es
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en día al interior de las universidades, se produce por algunos elementos que caracterizan el
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nuevo entorno que deben enfrentar: a) Diferenciación Institucional; b) Masificación de la
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matrícula y c) Restricción de Recursos. Esto ha repercutido de manera directa en los sistemas
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de gestión, dirección y organización de las instituciones de educación superior.
de
Competitividad y eficiencia son hoy en día fundamentales para realizar una adecuada
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gestión. Las instituciones de educación superior no sólo deben ser eficaces sino que deben
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buscar y alcanzar la eficiencia. Existe la creencia de que no es posible incrementar la calidad sin
De
afectar de manera significativa la productividad y la eficiencia de la organización. Lo anterior,
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es de especial relevancia al interior de las universidades donde el paradigma convencional es
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que sólo las universidades dotadas de mayores recursos pueden proporcionar una educación
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de calidad en comparación con universidades de menores recursos que pueden sólo aspirar a
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un desempeño mediocre en esta área.
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Con todo, se ha hecho cada vez más prioritario el perfeccionamiento del sistema
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universitario, con nuevas normativas, implementación de agencias de acreditación, desarrollo
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de nuevas metodologías pedagógicas y desafíos como la investigación aplicada e
internacionalización de las universidades. Todo, implica una fuerte responsabilidad de quienes
desarrollan las tareas de dirección en dichos centros educativos. Además, se hace necesario un
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cambio en las instituciones para desarrollar sistemas de organización eficientes, especializados,
complejos y capaces de lidiar con nuevos y más demandantes sistemas de costos y
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financiamiento.
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Sea como sea, es innegable que el gobierno universitario se encuentra bajo un apremio
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importante para desarrollar eficiencia e innovación en la organización. El directivo
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universitario, requiere una capacidad de abordaje estratégico para que cada unidad o equipo
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se constituya en sí misma en una organización productiva que integra el sistema institucional.
os
Las universidades innovadoras deben repensar y redefinir sus roles y una cuestión crucial en
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este cambio es el análisis de sus formas de administración y gestión. Esto implica generar una
estrategia de autorregulación en la que los diferentes componentes y niveles de la universidad
es
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estén capacitados para accionar y reaccionar ante los cambios ambientales.
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Importante resulta construir Universidades Adaptativas, es decir instituciones que
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incrementen la eficiencia y efectividad de la estructura y los procesos de organización
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académica. Es decir universidades cuyas estructuras de gobierno, administración y liderazgo
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de
logren confrontar el cambiante contexto y respondan con flexibilidad.
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Planificación y Control de Gestión
De
Todas las organizaciones públicas o privadas con o sin fines de lucro necesitan diseñar y
ejecutar un plan estratégico para conducir las acciones inherentes al cumplimiento de su
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misión, las universidades no son una excepción. Esto, cobra más relevancia al considerar la
competencia del sector de la educación superior hoy en día, en Chile. No planificar con la
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debida preocupación del entorno que las rodea y los desafíos a los que están enfrentadas las
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organizaciones actualmente, como es el continuo cambio, el avance tecnológico y la
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globalización, podría constituir una amenaza para su crecimiento y desarrollo.
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Hitt, Black y Porter (2006) indican que el cambio, la tecnología y la globalización, se
combinan para crear un escenario increíblemente complejo, dinámico y competitivo, en el cual
debe operar la mayoría de los administradores. Para sobrevivir y funcionar bien en un
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ambiente como éste, es necesario que todos los gerentes de la organización administren de
manera estratégica.
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Evidentemente los directivos del más alto nivel en la organización son quienes
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establecen las metas y formulan las estrategias para alcanzarlas. Sin embargo, para que se
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cumplan las metas, la estrategia debe aplicarse de manera eficaz, lo cual exige que los
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responsables de todos los niveles de la organización establezcan y cumplan las metas que
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contribuyan con el máximo desempeño de la organización.
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Los objetivos son las condiciones o metas finales que los directivos de las
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organizaciones se esfuerzan por conseguir. Así se determinan objetivos de nivel estratégico,
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tácticos y operacionales, pero es sólo a través de la planificación y ejecución de los planes el
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es
medio para llegar a los objetivos deseados.
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Así Hitt et al. (2006) plantea por una parte, que los planes estratégicos centran su
Au
atención en el futuro de la organización, e integran las demandas del ambiente externo y los
de
recursos internos con las acciones que los administradores necesitan realizar para alcanzar los
os
objetivos que la organización se propone a largo plazo, que por otra parte, los planes tácticos
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traducen los planes estratégicos en metas especificas para áreas particulares de la
organización. Por consiguiente, sus marcos temporales tienden a ser más breves y su alcance
De
de alguna forma es más reducido y si bien el planteamiento de los planes tácticos debería ser
s-
complementario al plan estratégico integral, suelen ser un tanto independientes de los otros
ing
planes tácticos, y que los planes operativos centran su atención en el corto plazo y traducen los
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planes tácticos en metas y acciones específicas para unidades pequeñas de la organización.
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Además de los planes para dirigir las cuestiones estratégicas, tácticas y operativas de
las organizaciones, los administradores de los distintos niveles de la organización enfrentan
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diferentes retos de planificación. Tanto en el nivel corporativo, como en el de negocios o
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estratégica de negocios como en el nivel de las funciones básicas, los administradores intentan
resolver problemas un tanto diferentes (Amat, 1992).
La interacción entre los tipos de planes y los niveles establece las responsabilidades de
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la planificación por nivel organizacional, es así como se podría afirmar que siendo la
planificación estratégica la responsabilidad clave de la planificación para los administradores
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corporativos, éstos no suelen intervenir en el desarrollo de planes tácticos u operativos. Los
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administradores del nivel de negocios intervienen en la elaboración de los planes estratégicos
FA
para sus propias unidades, y en forma habitual participan en el desarrollo de los planes táctico
NE
para su negocio. En contraste, los administradores en el nivel de las funciones básicas no
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suelen participar en el desarrollo de los planes estratégicos ni tácticos, más bien sus
os
responsabilidades de planificación tienden a enfocarse en la elaboración de los planes
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operativos.
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En la etapa de la implementación de la estrategia para conseguir los planes, una
es
organización también debe ser controlada. Deben establecerse indicaciones para asegurarse de
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que se consiguen los propósitos estratégicos. Para Hill & Jones (1996) Los sistemas de control
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estratégicos permiten que los altos gerentes apliquen monitoreo y evalúen el desempeño de
Au
las divisiones, funciones y empleados, y tomen medidas correctivas para mejorarlo. Estos
de
sistemas proporcionan información acerca de la forma cómo funcionan la estrategia y la
os
estructura de la organización. El control estratégico es el proceso de establecer los tipos
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apropiados de sistemas de control en los niveles corporativo, de negocios y funcional en una
De
empresa, lo cual posibilita que los gerentes estratégicos evalúen si se está logrando niveles
superiores de eficiencia, calidad, innovación y capacidad de satisfacer al cliente, e
ing
s-
implementando su estrategia en forma exitosa.
ed
Otro de los elementos importantes en el proceso de planificación y que permiten
ce
controlar mejor los resultados, es el desarrollo de los planes de acción específicos, los cuales
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son en esencia las órdenes de puesta en marcha que todos utilizan para lograr los objetivos
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establecidos. La eficacia de los planes de acción radica en primer lugar en establecer paso a
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paso su secuencia y los tiempos de las acciones específicas que se deben realizar y en segundo
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lugar, la especificación de quién es responsable de qué acciones concretas. Una vez creados los
planes, su puesta en práctica es la etapa de implementación de la estrategia.
Considerar al Control de Gestión con un enfoque de administración que lleva implícito
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la adopción de una serie de decisiones que orientan la acción de los individuos que están
ubicados en los diversos niveles de la empresa y cuyas funciones persiguen el logro de
oc
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objetivos predeterminados, resulta muy adecuado para conocer regularmente los avances de
Pr
la estrategia en aras de la consecución de los objetivos organizacionales. La aplicación concreta
FA
del control de gestión en las organizaciones se refleja en la utilización de diversas herramientas
NE
de control, las cuales interactuando ayudan a mejorar la calidad de la gestión empresarial.
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-E
Reingeniería (de Procesos)
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La reingeniería es una revisión fundamental y rediseño de procesos para alcanzar reales
mejoras en las medidas críticas de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio y rapidez. Se
es
er
le denomina “reingeniería de procesos” (Hammer y Champ 1994, 34) y es una iniciativa
rR
multifuncional que incluye el rediseño radical de los procesos de negocios, a través de la cual
to
se pueden producir mejoramientos radicales en el desempeño.
Au
La palabra reingeniería, se define como “empezar de nuevo”. No consiste en solo
de
“retocar” lo ya existente, ni hacer cambios incrementales que dejan intactas las estructuras
os
básicas. Lo que significa es replantear los procedimientos establecidos y examinar otra vez el
re
ch
trabajo que se requiere para crear el producto o servicio que se requiere. Muchas veces implica
De
volver a empezar e inventar una mejor manera de hacer el trabajo.
s-
La definición formal hecha por Michael Hammer en su libro The Reeingineering
ing
Revolution, contiene cuatro palabras claves: fundamental, radical, espectacular y procesos.
ce
ed
Comprender cada una de ellas, es un elemento crucial para la aplicación de este enfoque.
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Palabra clave fundamental: Al emprender la reingeniería (rediseño) de una organización,
cualquiera sea ésta, se deben hacerse las preguntas más básicas sobre la institución y sobre
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cómo funciona. ¿Por qué hacemos lo que estamos haciendo? ¿Y por qué lo hacemos en esa
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forma? Hacerse estas preguntas obliga a examinar las reglas tácitas de los supuestos en que
descansa la administración de la institución. La reingeniería determina primero qué se debe
hacer, y luego, cómo debe hacerse.
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Palabra clave radical: La segunda palabra proviene del latín “radix”, que significa raíz.
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superficiales, no tratar de arreglar lo que ya está instalado sino abandonar lo viejo.
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Rediseñar radicalmente significa llegar hasta la raíz de las cosas: no efectuar cambios
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Palabra clave espectacular: La reingeniería no es cuestión de hacer mejoras marginales
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o incrementales sino de dar grandes saltos en rendimiento.
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Y por último la cuarta y más importante palabra clave procesos: “Un proceso es un
os
conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el
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cliente”. Bajo la influencia de la idea de dividir el trabajo en sus tareas más simples y asignar
cada una de éstas áreas a especialistas, las organizaciones se concentran en las tareas
es
er
individuales de cada proceso. La característica distintiva de la reingeniería de procesos, está en
rR
el repensar aspectos de la organización en lo referente a su estructura, formas de trabajo,
to
procedimientos, etc. Esto se logra analizando los procesos, que cruzan las barreras
Au
organizacionales de la institución. Esto no quiere decir que la reingeniería cambie todo lo
de
existente, sino que exige cuestionar, lo existente.
os
Este estilo de generación del cambio permite a la reingeniería realizar cambios
re
ch
conceptuales en la forma de trabajar, logrando con ello mejoras substanciales.
s-
De
3. Metodología
ing
La metodología utilizada para desarrollar el Modelo consistió en la aplicación de una
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técnica basada en la reingeniería de negocios, conformada por cinco etapas: Etapa Estratégica,
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Etapa Procesal, Etapa de Rediseño, Etapa de Implantación y Etapa de Evaluación. En el
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presente caso se desarrollaron las tres primeras.
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En la etapa estratégica se analizaron documentos institucionales como el Plan
Estratégico, Proyecto Educativo y
se sostuvieron entrevistas con directivos superiores e
intermedios de la organización y a partir de un análisis cualitativo de la información recopilada
din
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se explicitaron y formalizaron los objetivos de la unidad permitiendo con ello orientar el
rediseño de procesos y comunicar dicha visión al resto de la organización.
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En la etapa procesal se procedió a efectuar un levantamiento general de los
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procedimientos existentes en la Universidad, mediante entrevistas estructuradas y abiertas a
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los actores clave, tales como, directivos de la Universidad y Facultades, Directores de Carrera y
NE
académicos involucrados en procesos de rediseño y profesionales de las unidades de apoyo a
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los procesos, obteniendo como resultados la estructuración del área de estudio en torno a
os
procesos, generando con ello un nuevo modelo de gestión que contiene las ventajas de la
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organización procesal y genera las bases del rediseño.
er
En la etapa de rediseño se identificaron los “clientes” externos e internos, la cadena de
es
procesos, se reformularon cada uno de ellos identificando los puntos de control para generar
rR
un Sistema de Control de Gestión y con ello la definición de indicadores y mecanismos de
to
medición, seguimiento y evaluación de los mismos. Esta etapa se focalizó en el diseño y
Au
reestructuración de las actividades a realizar por las distintas unidades organizacionales para
os
de
asegurar la implementación de los objetivos de la Unidad responsable de la gestión académica.
re
ch
Un aspecto crucial de los proyectos de reingeniería es internalizar la idea del cambio,
en el trabajo, en los procedimientos y en los reglamentos. Esto, obliga a desarrollar una
De
campaña educativa y de comunicación que debe acompañar al proyecto desde su inicio hasta
s-
su fin. El presente trabajo se clasifica como un estudio de caso y obteniéndose la información
ing
de la propia Universidad, a través de entrevistas, revisión de material escrito y bibliografía
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asociada a los temas de gestión por procesos, control de gestión y gestión de calidad.
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4. Resultados y análisis
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Como resultado del estudio y para los efectos de poder proponer un Modelo de
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Procesos que permitiera resolver los problemas administrativos y de gestión, en primer lugar
Pr
se determinó de forma explícita la misión y objetivos de la unidad responsable de ejecutar los
FA
diversos procesos académicos, teniendo como parámetro el plan estratégico de la propia
-E
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Universidad.
Entendiendo que la Unidad de gestión responsable es una Vicerrectoría, Dirección o
va
d
os
Unidad Académica se puede definir en términos genéricos la siguiente misión y objetivos:
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Misión
rR
es
Liderar y gestionar, bajo parámetros de calidad, los procesos de docencia, investigación
Au
para el desarrollo económico-social del país.
to
y vinculación con el entorno, para la formación integral de profesionales y graduados así como
os
de
Objetivos
Proponer e implementar políticas, estrategias, normas, procedimientos y planes que
re
ch
•
permitan gestionar, regular y supervisar una administración de calidad de los procesos de
De
docencia, investigación y vinculación de la Institución.
Planificar, dirigir y supervisar las actividades docentes de pre-grado, posgrado,
s-
•
ing
educación continua y a distancia asegurando una formación de excelencia para sus
Coordinar, promover y supervisar las actividades de investigación científica y
Pr
o
•
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estudiantes, bajo el sello definido en el proyecto educativo de la Universidad.
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tecnológica para para el desarrollo de investigación básica y aplicada orientada a la solución de
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problemáticas regionales, nacionales e internacionales.
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•
Articular, fortalecer y supervisar el desarrollo de vínculos, regionales, nacionales e
internacionales, universidad-empresa-estado, a través de la generación espacios y actividades
que permitan el intercambio de experiencia y transferencias de conocimientos y tecnologías,
din
gs
para contribuir a la solución de problemas críticos de la sociedad.
•
Coordinar, promover la vinculación con los stakeholders; ex alumnos, instituciones de
los programas académicos y
Pr
una retroalimentación, cooperación, pertinencia de
oc
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Educación Superior Nacional e Internacional, organizaciones Públicas y Privadas; para lograr
FA
fortalecimiento del sistema de educación chileno.
NE
Seguidamente se pasó a dar una estructura de operación en torno a procesos,
-E
generando con ello un nuevo modelo de gestión que contiene las ventajas de la organización
os
procesal y genera las bases del rediseño. Conjuntamente, se explicitaron las políticas que
va
d
acompañan el modelo de gestión propuesto, la estructura orgánica que sirva de manera
er
eficiente a los nuevos flujos de trabajo y toda la documentación necesaria; reglamentos,
es
normas y procedimientos. Todo esto para asegurar el normal funcionamiento de las
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operaciones y dar respaldo a la generación de los datos que administra el sistema, al asegurar
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que los flujos de información son únicos y conocidos por todos los que interactúan en los
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De
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procesos.
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Figura 1: Inventario de procesos de Vicerrectoría Académica.
Au
Fuente: Elaboración propia, 2007
de
Se definen dos grupos de grandes procesos nominados como Procesos del Negocio,
y Procesos Transversales, que apoyan los procesos anteriores: Análisis
re
ch
Vinculación
os
directamente relacionados con la ejecución de la Academia: Docencia – Investigación -
De
Institucional - Desarrollo de Personal Coordinación de Proyectos con Fondos del Estado. El
s-
detalle de estos procesos sería:
ed
ing
Procesos de Docencia (pre y pos grado, educación continua y a distancia):
EF
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2.1.
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Gestión Docente
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2.
Gestión de la Admisión
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1.
Fortalecimiento de la permanencia del Alumno Pre-Grado
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2.2.
Rediseño Curricular de Carreras/programas
Seguimiento y Control Operativo de Carreras/Programas
2.4.
Aseguramiento de la Calidad Carreras/Programas
2.5.
Creación/Cierre de Carrera o Programa
3.
Gestión Curricular
3.1.
Creación Guía Docente
3.2.
Inscripción de Asignatura
3.3.
Tramitación Solicitudes
3.4.
Cierre de Semestre
3.5.
Gestión de titulación y graduación
4.
Gestión de Calidad
4.1.
Acreditación de Programa
5.
Apoyo Integral al Alumno
FA
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Au
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Procesos de Investigación
Pr
oc
ee
din
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2.3.
Gestión de la Innovación (Gestión de Transferencia Tecnológica)
2.
Gestión de Publicaciones
3.
Gestión de Proyectos
4.
Gestión Asistencia Técnica
ed
ce
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5.
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De
1.
EN
EF
6.
Gestión Capacitación
Gestión de Estadías y Asistencia a Congresos
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7.
Gestión de Donaciones
Procesos de Vinculación
Movilidad e Intercambio Estudiantil
2.
Gestión de Redes de Cooperación e Investigación
3.
Gestión de Ex Alumnos
4.
Gestión de Difusión en el ámbito de la investigación, ciencia, tecnología y la docencia
FA
Pr
oc
ee
din
gs
1.
-E
NE
Procesos de Análisis Institucional
Análisis Externo
2.
Análisis Interno
3.
Análisis de Consistencia
4.
Definición de Métricas
5.
Análisis de Rendimiento y Resultado
6.
Respuesta a requerimientos de información
os
de
Au
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1.
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ch
Procesos de Desarrollo Personal
Selección
2.
Contratación Académica
3.
Evaluación de Desempeño
4.
Inducción Académica e Inducción Administrativa para Cargos de Gestión Académica
ed
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5.
ing
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De
1.
EN
EF
6.
Perfeccionamiento
Promoción Académica
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Proceedings – Vol. 4, año 2011
ASFAE
Para realizar una Gestión Académica de calidad se considera que sus procesos deben
cumplir con determinados parámetros de calidad, que para el caso de estudio, se definieron
cinco parámetros. Éstos medirán los servicios que se entregan y contribuirán a poder diseñar
de
apariencia
moderna,
instalaciones
físicas
FA
Equipos
oc
Definición
Pr
Parámetros de Calidad
ee
Tabla 1: Parámetros de Calidad definidos para Vicerrectoría Académica
din
gs
los indicadores necesarios para medir la gestión.
NE
visualmente atractivas y apariencia atractiva de los elementos
Tangibilidad
-E
materiales.
os
Habilidad para prestar el servicio prometido de forma precisa,
va
d
garantía de efectuar lo que se promete en el tiempo que se
del
servicio
es
conclusión
er
promete, realización correcta de un servicio a la primera,
Fiabilidad
en
el
tiempo
prometido
y
to
rR
mantenimiento de registros exentos de errores.
Au
Ayudar a los clientes y servirles de forma rápida, comunicar a
de
los clientes cuando concluirá la realización del servicio, ofrecer
un servicio rápido a sus clientes, disposición para ayudar a sus
os
Capacidad de Respuesta
re
ch
clientes, no mostrar se ocupados para responder a las
ing
s-
De
preguntas de sus clientes.
empleados, así como habilidad para transmitir confianza al
cliente,
seguridad
en
sus
transacciones,
amabilidad,
conocimientos suficientes para responder a las preguntas de
los clientes.
Pr
o
ce
ed
Seguridad - Conocimiento
Conocimiento del servicio prestado y cortesía de los
EN
EF
A
Empatía
Atención individualizada y personalizada, horarios de trabajo
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convenientes para todos los clientes, preocupación por
atender los intereses de los clientes, comprensión de las
necesidades específicas.
toda la primera fase descrita, se determinó una secuencia de
ee
Una vez terminada
din
gs
Fuente: Elaboración propia, 2008.
oc
actividades o tareas que se realizan para lograr un mejor resultado, implicando que todas las
Pr
unidades orgánicas participaran para conseguir el logro de dichos resultados, entendiendo la
FA
transversabilidad del modelo de gestión por procesos. Las nuevas formas de ejecutar los
NE
procesos de la institución, se determinar a través de un rediseño de cada proceso y definición
apoyados por tecnología de información. La metodología utilizada
-E
de cuáles deben ser
os
conlleva a la elaboración de diagramas por cada proceso identificado. El rediseño fue realizado
va
d
haciendo uso de la notación BPMN, Bussiness Process Modeling Notation. En total se
er
definieron 131 procesos. Como ejemplo se muestran algunos de los procesos rediseñados:
Pr
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ing
s-
De
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ch
os
de
Au
to
rR
es
Figura 2: Proceso de Seguimiento y Control Operativo Carrera/Programa
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EF
A
Fuente: Elaboración propia, 2008.
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A
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de
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es
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Figura 3: Proceso de Titulación
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EF
Fuente: Elaboración Propia, 2008
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Por cada proceso se define un conjunto de consideraciones para su implementación y
medidas de gestión si correspondiere. Se muestra como ejemplo, el proceso de Control y
din
gs
Seguimiento Operativo de Carrera/Programa:
Gestión Docente
Nombre del Subproceso:
Seguimiento y control Operativo de Carrera/Programas
-E
NE
FA
Pr
oc
ee
Nombre del Proceso:
va
d
os
Consideraciones del Proceso:
Este proceso se desarrolla con el fin de medir los resultados operativos de los
es
er
compromisos establecidos en lo que respecta al cumplimento de las labores que se han
rR
definido en el calendario docente.
Au
to
Las labores que serán fiscalizadas a través de este modulo son:
Cumplimento de Definición de Acta

Cumplimiento de Ingreso de Notas

Cumplimiento del Cierre de Acta
De
re
ch
os
de

ing
Habilitación del Calendario docente como entrada de control
EN
EF
A
Pr
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ce
ed

s-
Para lo anterior, se requiere que el sistema mantenga los siguientes requerimientos:
o Actividad
o Fecha de inicio
o Fecha de término

Análisis del cumplimento de las actividades (Creación/Cierre de Acta)
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mediante la comprobación de estados.

Análisis de cumplimiento del ingreso de notas comparando las fechas de
los controles definidos en el acta de la asignatura con las fechas

din
gs
establecidas
Generación de listado de académicos que No cumplen con lo

Envío de resúmenes por rol

Estadísticas del proceso
oc
Envío masivo de incumplimientos
os
-E
NE
FA
Pr

ee
establecido
va
d
Fuente: Elaboración Propia
es
er
Finalmente, una Universidad que pueda disponer de un modelo de este tipo, junto con
rR
permitirle medir su gestión de forma periódica, podrá originar una base operacional integrada
to
para estar en condiciones de instalar un sistema de gestión que dé respuesta a las necesidades
Au
de información y control tanto de los niveles operativos como de los niveles superiores y de
de
todos aquellos usuarios que necesitan conocer en qué etapa del proceso se encuentran sus
os
requerimientos de información para la toma de decisiones.
De
re
ch
5. Conclusiones
s-
El diseño de un Modelo de Procesos para la gestión académica no siempre se
ing
encuentra sistematizado ni formalizado en instituciones universitarias del sistema educacional
ed
chileno. Los modelos existentes asociados a la gestión académica, corresponden a los
ce
integrados en software de clase mundial que han sido diseñados basándose en las soluciones
Pr
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de negocios y prácticas de entidades de educación internacionales de gran envergadura, lo que
EN
EF
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los hace complejos de aplicar a la realidad chilena.
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Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA
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El Modelo de Procesos de Gestión Académica presentado, por las características
similares existentes entre las universidades del Sistema de Educación Chileno, puede
considerarse con alto nivel de replicabilidad y puede tomarse como una referencia que
din
gs
contribuya a mejorar los propios procesos de acreditación y aseguramiento de la calidad de
cada universidad en particular.
oc
ee
Por otra parte, la identificación y explicitación de los procesos necesarios para el logro
Pr
de los objetivos, permitió determinar la estructura organizacional adecuada para dar soporte al
FA
desarrollo de las actividades, siendo así la orgánica una herramienta que se ponga al servicio
NE
del plan de desarrollo del área.
-E
También se considera como una externalidad positiva, la internalización del concepto
os
“gestión” en los actores de los procesos, independiente del rol que ejerzan en la estructura
va
d
organizacional. Al configurar el mapa de procesos, se comprende que el logro del objetivo final,
er
la formación profesional, depende de una coordinación que trasciende a todas las unidades
es
organizativas y en donde debe existir claridad respecto de la importancia de planificar, medir,
rR
controlar y evaluar el desarrollo y desempeño de los procesos y el impacto que se produce en
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de
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los resultados finales cuando no se aplican herramientas de gestión.
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din
gs
6. Referencias
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Hammer, M. , Champy J., Cárdenas, J. (1994) Reingeniería, Norma S.A.
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Johansson, Henry J., McHugh, P., Pendlebury, A., Wheeler, W. (2000). Reingeniería de Procesos
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de Negocios. Mexico: Limusa S.A.
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Hill, Ch.E.L. & Jones, G. R. (1996), Administración Estratégica: Un Enfoque Integrado, (3ª. ed.)
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Colombia: McGraw-Hill.
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http://www.revistaakademeia.cl/2011/09/gestion-en-
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Villela
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Prentice Hall.
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De
re
ch
os
de
educacion-superior-funciones-capacidades-y-necesidades-directivas/
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