MG-GMC-GP-03 Actualización y Mejora de Procedimientos

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN Y
MEJORAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
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P-MG-GMC-GP-03
1
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PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Mantener procedimientos actualizados al entorno real y con un flujo de trabajo eficiente,
mediante el monitoreo y medición de sus actividades, para mejorar la calidad de los
servicios prestados al usuario interno y externo del GAD-I.
2. ALCANCE
Tiene como alcance aplicar el modelo de gestión para beneficio de la colectividad y
mantener actualizadas las diferentes actividades enunciadas en los procedimientos.
 Inicia con la detección de la necesidad de mejoramiento del procedimiento.
 Finaliza con la difusión de las mejoras realizadas al procedimiento a las áreas
involucradas.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad
Responsable de Desarrollo
 Estudiar los procedimientos e identificar opciones de
Institucional y Servicios
mejora.
Director Departamental
 Aprobar las opciones de mejora.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 FLUJO DE
TRABAJO
2
3
IN SITU
CONSENSO
DEFINICIÓN
Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de
trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es
su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la
información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento
al cumplimiento de las tareas.
En el lugar, en el sitio.
Consentimiento o acuerdo, especialmente el de todas las personas
que componen una corporación, dos o más partidos políticos, un
grupo social, etc., en torno a un tema de interés general.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Actualización y Mejoramiento de Procedimientos
UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SERVICIOS
Inicio
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
1. Identificar procedimientos
de alto tráfico a través de la
consulta Atención al Cliente
2. Estudiar las actividades de
cada procedimiento para
determinar problemas en las
mismas
3. Proponer opciones de
mejora para el procedimiento
en coordinación con los
involucrados
D1
7. Actualizar el Manual de
Procedimientos con los
cambios aprobados
D2
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
8. Difundir los nuevos
procedimientos a las
Unidades involucradas a
través de Memorando
S1
No
Fin
4. ¿Los
funcionarios
aceptan las
mejoras?
Si
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
5. Elaborar flujo y descripción
del procedimiento mejorado
y presentar para aprobación
D1, D3
S1
DIRECCIONES GAD-I
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Director
6. Aprobar los cambios a
realizar en el/los
procedimiento/s
S1
D1
D3, D2
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Documentos:
D1: Propuestas de Mejora
D2: Manual de Procedimientos
D3: Memorando
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Sistemas:
S1: Sistema de gestión documental Quipux
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
IDENTIFICAR
PROCEDIMIENTOS DE
ALTO TRÁFICO A
TRAVÉS DE LA
CONSULTA EN
ATENCIÓN AL
CLIENTE
Iniciar
estudio
de
los
procedimientos que la ciudadanía
los solicita con mayor frecuencia,
solicitando esta información a la
Unidad de Atención al Cliente.
Responsable
de Desarrollo
Institucional y
Servicios
2
ESTUDIAR LAS
ACTIVIDADES DE
CADA
PROCEDIMIENTO
PARA DETERMINAR
PROBLEMAS EN LAS
MISMAS
Estudiar las actividades de cada
procedimiento
crítico
para
determinar cuellos de botella,
actividades que no aportan valor,
entre otros.
Responsable
de Desarrollo
Institucional y
Servicios
3
PROPONER OPCIONES
DE MEJORA PARA EL
PROCEDIMIENTO EN
COORDINACIÓN CON
LOS INVOLUCRADOS
Realizada la investigación in situ,
con los servidores que realizan el
proceso proponer mejoras en los
diversos pasos o actividades que se
realizan.
Responsable
de Desarrollo
Institucional y
Servicios
4
¿LOS FUNCIONARIOS
ACEPTAN LAS
MEJORAS?
Si los funcionarios aceptan las
mejoras ir a la actividad Nº 5.
Si no aceptan ir a la actividad Nº 3.
Responsable
de Desarrollo
Institucional y
Servicios
Elaborar flujo y descripción del
procedimiento de acuerdo a los
trabajos
que
realizan
los
involucrados y solicitar al Director
de la Unidad su visto, sugerencias y
aprobación a través de Memorando.
Responsable
de Desarrollo
Institucional y
Servicios
5
6
ELABORAR FLUJO Y
DESCRIPCIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
MEJORADO Y
PRESENTAR PARA
APROBACIÓN
APROBAR LOS
CAMBIOS A REALIZAR
El Director del área de estudio
Director
involucrado
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EN EL/LOS
PROCEDIMIENTO/S
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mediante el consenso de sus
colaboradores emite su visto bueno
a los cambios a realizar a través de
un Memorando.
7
ACTUALIZAR EL
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CON LOS CAMBIOS
APROBADOS
Aprobados los cambios o mejoras,
actualizar los manuales en los que
consta el procedimiento.
Responsable
de Desarrollo
Institucional y
Servicios
8
DIFUNDIR LOS
NUEVOS
PROCEDIMIENTOS A
LAS UNIDADES
INVOLUCRADAS A
TRAVÉS DE
MEMORANDO
Informar, entregar en digital e
impreso e instruir a las Unidades
involucradas los cambios realizados
a través de Memorando.
Responsable
de Desarrollo
Institucional y
Servicios
9
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Manual de Funciones (Noviembre del 2010)
2
Manual de Procedimientos (Noviembre del 2010)
3
Reglamento Orgánico Funcional (Noviembre del 2010)
4
Resolución Administrativa No 44 sobre la Estructura y Gestión Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de San Miguel de Ibarra (Noviembre del 2010)
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
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8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D1: Propuestas de mejora de procedimientos
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea
Fecha: 14-12-2012
Revisó: Edmundo Paredes
Fecha: 14-12-2012
Firma
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