MA-BSI-AB-05 Baja de Bienes de Larga Duración y Sujetos a

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-05
1
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
1. OBJETIVO
Informar a la Dirección Administrativa oportunamente sobre los bienes inservibles,
obsoletos y que se han dejado de usar para proceder a la baja en cumplimiento a lo
determinado en el Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de
bienes del sector público.
2. ALCANCE
Inicia con el informe del guardalmacén o quien haga sus veces y termina con la baja de los
bienes en el sistema OLYMPO.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ROLES Y RESPONSABILIDADES.
Rol.
Responsabilidad.
Responsable de la Unidad Dirigir y supervisar las labores de recepción,
de Bienes y Control de
almacenamiento y distribución de materiales, insumos y
Activos
repuestos; promover la optimización de los recursos y servicios
Control de Activos
Asistente de Activos
a usuarios internos y externos.
Implantar sistemas de control, constatación y verificación de los
bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad, así como la
legalización del traspaso dando cumplimiento con las normas
preestablecidas
Constatación, codificación, realizar traslados internos,
verificación permanente de bienes muebles de larga
duración y sujetos a control de los bienes de propiedad de
la Municipalidad.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES.
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
2 GAD-I
3 POA
4 BDD
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
Plan Operativo Anual
Base de Datos
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Bienes
2
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-05
1
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DEFINICIÓN
Objetos físicos sobre los que se pueden establecer derechos
de propiedad y cuya titularidad puede transferirse entre
sectores de actividad, mediante transacciones realizadas en
los mercados, para satisfacer necesidades de la comunidad,
y que pueden venderse o comprarse muchas veces; siendo
ésta una característica muy particular que los diferencia de
los servicios.
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SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: baja de bienes de larga duración y sujetos a control.
Fase
CLIENTES
INTERNOS
INICIO
Directores/Responsables
UNIDAD DE
ADMINISTRACI DIRECCIONES
ÓN DE BIENES
DIRECCIÓN FINANCIERA
ALCALDÍA
PROCURADUR
ÍA SINDICA
2.-MA-BSI-AB-04
Constatación Física
de Bienes Larga
Duración y Sujetos
a Control
1. Notificar y realizar un
Informe técnico sobre los
bienes inservibles, obsoletos
o que se han dejado de usar D1
Custodio
5. Firmar conforme
el cambio de
custodio del bien
D3
D2
Director administrativo
Responsable Unidad de
Bienes/Control Activos
8. Informar a Alcaldía y al
Director Financiero sobre
las condiciones del bien.
D4,
D1,D2
3.Transferencia de bienes
por parte de las
direcciones.
Encargado
Control de Activos
6. Constatar los bienes que ya
no son de utilidad y emitir el
informe a Responsable
D4,
Unidad de Bienes
D1,D2
Responsable Unidad de
Bienes/Control Activos
4. Receptar el bien que ya
no usan y transferir de
custodio.
Director/a Financiero
A
9. Designar a un servidor de
control previo la Inspección
de constatación de los bienes
inservibles u obsoletos.
Servidor de Control
Previo
10. Emitir un informe
técnico según resultados
de la inspección.
Director/a Financiero
D5
11. Determinar el estado de
los bienes técnicamente y
resolver si continua con el
proceso de baja
D5
Responsable
Unidad de Bienes
7. Poner en conocimiento
De los bienes obsoletos al
Director Administrativo y
D4,
Director financiero
D1,D2
12. ¿Se dispone
seguir con el
tramite de designar
el destino del bien?
No
Director administrativo
17. Conformar la comisión
de baja , remate, venta,
donación de bienes.
Director/a Financiero
13. Archivar trámite e
informar lo resuelto a la
máxima autoridad,
Director administrativo,
Si
Director/a Financiero
14. Emite el informe
técnico para continuar
el trámite a la máxima
autoridad.
FIN
D4,
D5,D1,D2
Alcalde
15.Dispones la emisión de
la resolución administrativa
respecto al egreso de los
D4,
bienes por motivo de baja D5,D1,D2
Procurador Sindico
16. Emitir resolución
administrativa respecto
al egreso de los bienes
por motivo de baja
D6
A
1
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
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Diagrama de flujo: Baja de los Bienes _Destino de los bienes
Fase
1
Venta
20 MA-BSI-AB-06
Venta de Bienes a
sobre cerrado, a
martillo y/o venta
directa.
Transferencia
21. MA-BSI-AB-07
Transferencia
Gratuita de Bienes
CLIENTES INTERNOS
Comisión de baja
18. Determinar el
destino de los bienes y
legalizar acta de
constancia
D7
19. ¿Cuál es
el destino de
los bienes ?
FIN
Comisión de baja
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
DE BIENES
DIRECCCIÓN
ADMINISTRATIVA
Baja
22.Emitir la resolución
de baja del bien al
Director Administrativo
D8
Director Administrativo
Director Administrativo
23. Disponer se actúe
para la baja del bien de
acuerdo a la resolución de
la comisión al responsable
de la unidad de bienes
D8
34. Conocer y Sumillar
informes a Director
Financiero
D11
Responsable
Administración de Bienes
24. Emitir resolución a
Control de Activos para que
proceda de acuerdo a la
disposición de la comisión
D8
Responsable
Administración de Bienes
26. Revisar cumplimiento
de la resolución de la
comisión y emitir las actas
de entrega- recepción.
Encargado de
Control de Activos
25. Clasificar los Bienes
según la resolución de
la comisión.
Encargado de
Control de Activos
27.Registrar el en
sistema OLYMPO la
baja del bien
S6.1
Encargado de
Control de Activos
28. Entregar los bienes
dados de baja a quine
corresponda y firmar el
acta entrega recepción.
Encargado de
Control de Activos
29. Actualizar el registro
de bienes para la exclusión
de la aseguradora o para
asegurar.
D9
Encargado de control
de activos/Bodegas
31. Emitir informe mensual
de los ingresos, egresos,
inclusión exclusión del
seguro, etc.De los bien(es)
D10
30. MA-BSI-AB-09
Reclamos a empresas
aseguradoras por
sustracción o robo de
bienes municipales
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
32. Conciliar los datos del
sistema Olympo y el informe,
emitir informe general a
Director Administrativo y
Unidad de auditoria interna.
D11
FIN
33 UNIDAD DE
AUDITORIA
INTERNA
35.MA-GF-C-09
Conciliación de
inventarios de
bienes de
consumo interno
FIN
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
Documentos diagrama 1
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-05
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Sistemas:
D1: Informe Técnico de bienes inservibles
D2. Informe técnico y de contratación física de los
bienes
D3: Acta entrega de cambio de custodio.
D4: Informe de recepción del bien.
D5: Informe Técnico del servidor de control previo
D6: Resolución administrativa de naja de bienes
Documentos diagrama 2
D1: Informe Técnico de bienes inservibles
Sistemas diagrama 2
S6.1 Sistema Olympo módulo para
dar de baja a los bienes.
D2. Informe técnico y de contratación física de los
bienes
D3: Acta entrega de cambio de custodio.
D4: Informe de recepción del bien.
D5: Informe Técnico del servidor de control previo
D6: Resolución administrativa de naja de bienes
D7: Resolución del destino de los bienes, Acta de
constancia
D8: Resolución de la baja del bien y su destino
final
D9: Listado de bienes para excluir del seguro.
D10: Informe mensual de exclusión de bienes del
seguro.
D11: Informe General.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOS PREVIOS A LA BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN Y SUJETOS A CONTROL.
N°
1
2
3
ACTIVIDAD
NOTIFICAR Y REALIZAR UN
INFORME TÉCNICO SOBRE
LOS BIENES INSERVIBLES,
OBSOLETOS O QUE SE HAN
DEJADO DE USAR
P-MA-BSI-AB-04
CONSTATACIÓN FÍSICA DE
BIENES LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
TRANSFERENCIA DE BIENES
POR PARTE DE LAS
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Cada Unidad determina los bienes obsoletos, Directores/Responsables
inservibles que ya no usa y solicita informe
técnico.
Verifica, analiza y determina si el bien es de
utilidad para la Municipalidad
Si los bienes ya no son de utilidad para el
departamento/unidad transfiere a Control de
Responsable
Administración de
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
DIRECCIONES.
4
RECEPTAR EL BIEN QUE YA
NO USAN Y TRANSFERIR DE
CUSTODIO.
FIRMAR CONFORME EL
CAMBIO DE CUSTODIO DEL
BIEN
CONSTATAR LOS BIENES QUE
YA NO SON DE UTILIDAD Y
EMITIR EL INFORME A
RESPONSABLE DE LA UNIDAD
DE BIENES
Activos
técnico.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
conjuntamente
con
el
P-MA-BSI-AB-05
1
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informe
Recibe los bienes, registra y legaliza
transferencia de bienes, archivo de
documentos y almacena los bienes.
Unidad de
Bienes/Control Activos
Responsable
Administración de
Unidad de
Bienes/Control Activos
Firmar conforme el cambio de custodio del
bien.
Custodio
Realiza la constatación de los bienes
obsoletos, que ya no son de utilidad para la
Municipalidad y remite al Responsable de la
Unidad de Bienes, al inicio de cada año.
Encargado de Control
de Activos
7
PONER EN CONOCIMIENTO DE
LOS BIENES OBSOLETOS AL
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Y DIRECTOR FINANCIERO
El Guardalmacén o quien haga sus veces,
informará por escrito al Sr. Alcalde y al
Director Financiero sobre los bienes que se
hubieren vuelto inservibles, obsoletos y
dejado de usarse.
Responsable
Administración de
Bienes
8
INFORMAR A ALCALDÍA Y AL
DIRECTOR FINANCIERO
SOBRE LAS CONDICIONES DEL
BIEN.
Informar a alcaldía y al director financiero
sobre las condiciones del bien.
Director administrativo
9
DESIGNAR A UN SERVIDOR DE
CONTROL PREVIO LA
INSPECCIÓN DE
CONSTATACIÓN DE LOS
BIENES INSERVIBLES U
OBSOLETOS.
10
EMITIR UN INFORME
TÉCNICO SEGÚN RESULTADOS
DE LA INSPECCIÓN.
11
DETERMINAR EL ESTADO DE
LOS BIENES TÉCNICAMENTE
RESOLVER SI CONTINUA EL
PROCESO DE BAJA
5
6
Con el informe del Guardalmacén, el Director
Financiero, designará a unos de los servidores
de control previo, distinto del encargado de la
custodia de los bienes, para que realice la
inspección de los mismos y constante el
estado de los bienes considerandos inservibles
u obsoletos.
El Delegado de la Dirección Financiera,
emitirá un informe en el que dejará constancia
de los bienes inspeccionados, y sugerir la
baja, venta, remate, donación, y si es el caso
la modalidad de la enajenación según
corresponda
Dependiendo del tipo de bien solicitará, si
considera
pertinente
informe
técnico
adicional.
Según los resultados del informe del
delegado, la Dirección Financiera presenta
informe y decide si continua o no con este
Director/a Financiero
Servidor de Control
Previo
Director/a Financiero
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
12
¿SE DISPONE SEGUIR CON EL
TRÁMITE DE DESIGNAR EL
DESTINO DEL BIEN?
13
ARCHIVAR EL TRÁMITE E
INFORMAR LO RESUELTO A
LA MÁXIMA AUTORIDAD,
DIRECTOR ADMINISTRATIVO,
RESPONSABLE DE LA UNIDAD
DE BIENES.
14
EMITE EL INFORME TÉCNICO
PARA CONTINUAR EL
TRÁMITE A LA MÁXIMA
AUTORIDAD.
15.
16
DECIDIR Y DISPONES LA
EMISIÓN DE LA RESOLUCIÓN
ADMINISTRATIVA RESPECTO
AL EGRESO DE LOS BIENES
POR MOTIVO DE BAJA
EMITIR RESOLUCIÓN
ADMINISTRATIVA RESPECTO
AL EGRESO DE LOS BIENES
POR MOTIVO DE BAJA
17
CONFORMAR LA COMISIÓN
DE BAJA, REMATE, VENTA,
DONACIÓN DE BIENES
18
DETERMINAR EL DESTINO DE
LOS BIENES Y LEGALIZAR
ACTA DE CONSTANCIA
19
¿CUAL ES EL DESTINO DE LOS
BIENES?
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-05
1
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proceso e informa a la Alcaldía
Si dispone seguir con el proceso de egreso de
bienes, sugiere en la forma venta, remate,
donación, baja.
Continuar con la actividad 14.
Dispone NO seguir con el proceso
Continuar con la actividad 13.
Archiva el expediente e informa su resolución
a la Máxima Autoridad, Dirección
Administrativa, Unidad de Bienes.
Fin del proceso.
La dirección Financiera analiza los informes
y emite informe indicando que es procedente
continuar con el proceso, y sugiere la forma
del egreso. (remate, venta, donación, baja)
Emitirá una resolución con sustento de los
informes presentados, autorizando o negando
este proceso de egreso de bienes obsoletos y
solicita a Asesoría Jurídica prepare resolución
administrativa.
Prepara resolución administrativa de la
Máxima Autoridad, autorizando la Venta,
remate, donación, baja, legaliza e informa a la
Dirección Administrativa
De considerar pertinente, conforma una
comisión integrada por delegados de la
Dirección
Financiera,
Dirección
Administrativa, Asesoría Jurídica, Dirección
de Medio Ambiente y Auditoría Interna en
calidad de observador.
Verifica, analiza y decide destino de los
bienes obsoletos, inservibles que ya no son de
utilidad para la Municipalidad.
Firma Actas de constancia de lo actuado.
Remate
Continuar con la actividad 20
Venta Directa
Continuar con la actividad 20.
Donación
Continuar con la actividad 21
Baja
Continuar con la actividad 22.
Director/a Financiero
Director/a Financiero
Director/a Financiero
Alcalde
Procurador Sindico
Director Administrativo
Comisión de baja
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
20
21
P-MA-BSI-AB-06
VENTA DE BIENES _A SOBRE
CERRADO, A MARTILLO Y/O
VENTA DIRECTA
P-MA-BSI-AB-07
TRANSFERENCIA GRATUITA
DE BIENES
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-05
1
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20. P-MA-BSI-AB-06
Venta de bienes _a sobre cerrado, a martillo
y/o venta directa
21. P-MA-BSI-AB-07 transferencia gratuita
de bienes
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE ACTIVOS.
Si se decide la Baja de los bienes, la comisión
determina su destino final, destrucción, o
EMITIR LA RESOLUCIÓN DE
22
BAJA DEL BIEN AL DIRECTOR paso a la Unidad de Reciclaje del IMI, u otro
ADMINISTRATIVO
gestor calificado, particular que informa a la
Dirección Administrativa
23
24
25
26
27
28
29
30
DISPONER SE ACTÚE PARA LA
BAJA DEL BIEN DE ACUERDO
A LA RESOLUCIÓN DE LA
COMISIÓN AL RESPONSABLE
DE LA UNIDAD DE BIENES
EMITIR RESOLUCIÓN A
CONTROL DE ACTIVOS PARA
QUE PROCEDA DE ACUERDO A
LA DISPOSICIÓN DE LA
COMISIÓN
CLASIFICACIÓN DE LOS
BIENES DE ACUERDO A
RESOLUCIÓN DE LA
COMISIÓN DE BAJA
REVISAR CUMPLIMIENTO DE
RESOLUCIÓN DE LA
COMISIÓN DE BAJA
LEGALIZAR ENTREGA DE
BIENES
Comisión de baja
En base a la resolución de la comisión
dispone a la Unidad de Bienes y Activos
proceder con lo resuelto.
Director Administrativo
Solicita a Control de Activos proceder de
acuerdo a sumilla del proceso de Baja,
entrega de los bienes y registro en el sistema.
Responsable
administración de
bienes
Clasifica los bienes de acuerdo
a la
resolución de la Comisión e informa al
responsable Unidad de Bienes.
Encargado de control de
activos
Coordina para cumplimiento de resolución
de la comisión.
Se realizan Actas de Entrega Recepción
Responsable
administración de
bienes
Procede a la Baja en el Sistema OLYMPO en
el módulo de bajas detallando los motivos de
la misma.
Encargado de control de
activos
ENTREGAR LOS BIENES
DADOS DE BAJA A QUINE
CORRESPONDA Y FIRMAR EL
ACTA ENTREGA RECEPCIÓN
ACTUALIZAR EL REGISTRO
DE BIENES PARA LA
EXCLUSIÓN DE LA
ASEGURADORA O PARA
ASEGURAR Y ARCHIVAR LA
DOCUMENTACIÓN.
Se procede a la entrega de bienes a la
instancia que corresponda.
De acuerdo a la resolución de la comisión.
Encargado de control de
activos
Incorpora al listado de bienes para exclusión
del seguro.
Archivo de Documentación.
Encargado de control de
activos
P-MA-BSI-AB-09 RECLAMOS A
EMPRESAS ASEGURADORAS
P-MA-BSI-AB-09 reclamos a empresas
aseguradoras por sustracción o robo de bienes
REGISTRAR EL EN SISTEMA
OLYMPO LA BAJA DEL BIEN
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
POR SUSTRACCIÓN O ROBO
DE BIENES MUNICIPALES
31
32
33
34
35
36
EMITIR INFORME MENSUAL
DE LOS INGRESOS, EGRESOS,
INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL
SEGURO, ETC.DE LOS BIEN(ES)
CONCILIAR LOS DATOS DEL
SISTEMA OLYMPO Y EL
INFORME, EMITIR INFORME
GENERAL A DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y UNIDAD
DE AUDITORIA INTERNA.
UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA
CONOCER Y SUMILLAR
INFORMES A DIRECTOR
FINANCIERO
P-MA-GF-C-09 CONCILIACIÓN
DE INVENTARIOS DE BIENES
DE CONSUMO INTERNO
(DIRECCIÓN FINANCIERA)
FIN
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-05
1
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municipales
Emitir informe mensual de los ingresos,
egresos, inclusión exclusión del seguro, etc.de
los bien(es)
Encargado de control de
activos/Bodegas
Presenta informes General para el respectivo
registro contable, e informar a Auditoría
Interna del IMI.
Responsable
administración de
bienes
Unidad de auditoría interna
Conocer y Sumillar informes a director
financiero
Director Administrativo
Presenta
informes generales para el
respectivo registro contable, e informar a
Auditoría Interna del IMI.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N°
1
2
3
4
5
6
7
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica de la contraloría general del estado.
Ley orgánica del sistema de contratación pública.
Normas técnicas de control interno.
Reglamento para el control de bienes no considerados activos fijos.
Manual de administración y control de los activos fijos del sector público.
Reglamento general sustitutivo de administración de bienes del sector público.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-05
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DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
N°
1
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código
Título del Documento
D1: Informe Técnico de bienes inservibles
D2. Informe técnico y de contratación física de los bienes
D3: Acta entrega de cambio de custodio.
D4: Informe de recepción del bien.
D5: Informe Técnico del servidor de control previo
D6: resolución de la comisión de baja del destino de los bienes.
D7: autorización para dar de baja al bien en el sistema.
D8: Listado de bienes para excluir del seguro.
D9: Informe mensual de exclusión de bienes del seguro.
D10: Informe General
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Nataly Molina-Nataly Culqui
Fecha: 14/12/2012
Revisó: Ing. Sandra Paredes
Fecha:
Firma
Firma