MG-GMC-GP-07 Control de Registros

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS
1. OBJETIVO
Definir los controles necesarios para la correcta Alta, Baja o Modificación de los registros
del Sistema de Gestión de Calidad, garantizando su almacenamiento, identificación,
protección y disposición de cada uno de ellos.
2. ALCANCE
Aplica a la documentación del Modelo de Gestión de Calidad implementado para el
levantamiento de procesos, tales como:
 Registros de Asistencias
 Actas
 Oficios
 Contratos
 Registro de Solicitud de Alta, Baja o Modificación de Documentos
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
 Revisar y actualizar los registros.
 Asegurar el uso de las versiones pertinentes.
Funcionario responsable  Prevenir el uso no intencionado de registros obsoletos.
de la Documentación
 Elaborar, controlar, mantener y actualizar la Matriz de
Control de Registros en todos los niveles.
 Determinar la normativa legal aplicable a cada registro.
Directores, Responsables  Comunicar o solicitar registros nuevos o su modificación.
y Coordinadores de Área
Rol
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 DOCUMENTO
2 REGISTRO
3
DOCUMENTO
OBSOLETO
4
VERSIÓN
DEFINICIÓN
Información y su medio de soporte.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
Documento que no se adecua a las necesidades para las que fue
creado y se encuentra reemplazado por una versión actualizada o
mejorada.
Señala el número de veces que se han efectuado
modificaciones al documento.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
CLIENTE INTERNO
Diagrama de flujo: Control de Registros
Inicio
Director Departamental
Director Departamental
10. Aprobar y firmar el
registro
1. Solicitar el alta, baja o
modificación de un registro
D3
D1, D2
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
11. Determinar la normativa
legal con respecto al
registro: identificación,
almacenamiento, protección
y disposición.
2. Verificar la adecuación y
conveniencia del alta, baja o
modificación del registro en
coordinación con el solicitante
3. ¿El registro
es adecuado y
conveniente?
Si
5. ¿Cuál es el
tipo de
acción a
seguir?
Alta o
Modificación
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
9. Codificar y versionar el
registro
12. Actualizar la Matriz de
Control de Registros
13. Recolectar, destruir
(registros en blanco),
solicitar cambios en sistemas
e identificar versiones
anteriores del registro
14. Difundir el nuevo
registro en los puntos de
uso
D5
D3, D6
D4
No
Baja
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
4. Cerrar el pedido
colocando las
observaciones realizadas
6. Actualizar la Matriz de
Control de Registros
7. Recolectar, destruir o
identificar como obsoleto
los registros en blanco
8. Comunicar la
obsolescencia del registro
en los puntos de uso
D2
Fin
D4
Fin
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Documentos:
Sistemas:
D1: Memorando
D2: Formato Solicitud de Cambios en Documentos (En caso de
elaboración o modificación debe adjuntar el anexo del documento)
D3: Registro Aprobado
D4: Matriz de Control de Registros
D5: Acta de Recepción de Registros
D6: Instructivo de Trabajo para Elaborar Documentos y Registros
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
3
4
5
6
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Solicitar a través de un Memorando el
Alta, Baja o Modificación de un
registro. Adjunta la SOLICITUD DE
CAMBIOS EN DOCUMENTOS.
SOLICITAR EL
ALTA, BAJA O
MODIFICACIÓN
En caso de ser alta o modificación de
DE UN REGISTRO
registro, además deberá adjuntar el
registro
propuesto
en
forma
digital/física.
Verificar la adecuación y conveniencia
VERIFICAR LA
ADECUACIÓN Y del alta, baja o modificación del
CONVENIENCIA registro en coordinación con el
solicitante.
DEL PEDIDO
Si el pedido es adecuado y conveniente
¿EL PEDIDO ES
ir a la actividad N° 5. Caso contrario ir
ADECUADO Y
CONVENIENTE? a la actividad N° 4.
CERRAR EL
Llenar el documento de Solicitud de
PEDIDO
cambios en
documentos con las
COLOCANDO
observaciones
realizadas
para negar el
LAS
OBSERVACIONES pedido. Ir a FIN
REALIZADAS
Si es alta o modificación de un registro
¿ES ALTA/
ir a la actividad N° 9. Caso contrario
MODIFICACIÓN
quiere decir que es baja de registro,
DE REGISTRO?
para ello ir a la actividad N° 6.
ACTUALIZAR LA
Actualizar la Matriz de Control de
MATRIZ DE
Registros colocando BAJA en la
CONTROL DE
columna de VERSIÓN del registro.
REGISTROS
RESPONSABLE
Director
Departamental
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Responsable de
Desarrollo
Institucional
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REGISTROS
7
8
9
10
11
12
13
14
RECOLECTAR,
DESTRUIR O
IDENTIFICAR
COMO
OBSOLETOS LOS
REGISTROS EN
BLANCO
COMUNICAR LA
OBSOLESCENCIA
DEL REGISTRO
EN LOS PUNTOS
DE USO
CODIFICAR Y
VERSIONAR EL
REGISTRO
APROBAR Y
FIRMAR EL
REGISTRO
ACTUALIZAR LA
MATRIZ DE
CONTROL DE
REGISTROS
CÓDIGO:
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Recolectar, destruir o identificar como
obsoletos los registros en blanco en sus
copias físicas y digitales
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Comunicar la obsolescencia del
registro en los puntos de uso. Ir a FIN
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Codificar y versionar el documento
basándose en el Instructivo de Trabajo
para
Elaborar
Documentos,
garantizando que la estructura y
contenido respete las normas y
estándares establecidos.
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Aprobar y firmar el registro.
Director
Departamental
Actualizar la Matriz de Control de
Registros.
Responsable de
Desarrollo
Institucional
RECOLECTAR,
DESTRUIR E
IDENTIFICAR
VERSIONES
ANTERIORES
DEL REGISTRO
Recolectar, destruir o identificar como
versión obsoleta el registro en sus
copias físicas y digitales.
Solicitar a la Dirección de TIC realizar
los cambios en caso de que estos
afecten a los sistemas informáticos.
Responsable de
Desarrollo
Institucional
DIFUNDIR EL
NUEVO
REGISTRO EN
LOS PUNTOS DE
USO
Difundir el nuevo registro en forma
digital y física en cada uno de los
puntos de uso descritos en la Matriz de
Control de Registros. Registrar en el
Acta de Entrega Recepción de
Documentos.
FIN
Responsable de
Desarrollo
Institucional
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra
2
Instructivo de Trabajo para Elaborar Documentos y Registros
N°
1
Norma ISO 9001
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D2: Solicitud de cambios en documentos
D4: Matriz de control de registros
D5: Acta de entrega recepción de documentos y registros
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea
Fecha: 14 -12-2012
Revisó: Edmundo Paredes
Fecha:
Firma
Firma