MA-BSI-AL-03 Apoyo a Logística de Eventos

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO APOYO A LOGÍSTICA DE
EVENTOS
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PROCEDIMIENTO APOYO A LOGÍSTICA DE EVENTOS
1. OBJETIVO
Ayudar en la logística de eventos institucionales de acuerdo a la programación de actos
establecido por las diferentes unidades del GAD-I de forma eficiente.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia desde una planificación de eventos o desde una petición del
cliente interno de apoyo logístico; hasta brindar los servicios necesarios para efectuarse
el evento.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
 Supervisa
servicios
generales
orientados
al
mantenimiento de edificios e infraestructura municipal
 Presenta informes de cumplimiento objetivos y metas
Supervisor de
estratégicas dentro de una política de rendición de
Servicios Generales
cuentas
 Las demás funciones asignadas por Ley, el Director
Administrativo y el Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
 Brinda el servicio de limpieza a las instalaciones del
municipio
Auxiliares de Varios
Servicios
 Informa las actividades realizadas al inmediato superior
 Las demás asignadas por la ley y su superior directo
 Brinda servicios de mantenimiento eléctrico, plomería o
carpintería a equipos e instalaciones Municipales.
Técnico en
 Informa las actividades realizadas al inmediato superior
Mantenimiento
 Las demás funciones asignadas por Ley y su
Responsable inmediato.
Rol
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EVENTOS
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4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1
GAD-I
2
COOTAD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1
Logística
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San
Miguel de Ibarra
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía
y Descentralización
DEFINICIÓN
Conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a
cabo la organización de una empresa, o de un servicio,
especialmente de distribución
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5. DIAGRAMA DE FLUJO:
Diagrama de Flujo: Apoyo a Logística de eventos
UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
CLIENTE INTERNO
Fase
Inicio
Cliente Interno
1. Solicitar apoyo
en logística de
eventos
S1
D1
Responsable
Desarrollo Institucional
Director
Administrativo
10. Revisar informe y
emitir informe general
11. Revisar y Archivar
informes
S1
D5
Fin
Supervisor de
Servicios Generales
2. Asistir a reuniones
para la planificación de
eventos de la institución
D2
Responsable de Desarrollo
Institucional/Supervisor de
Servicios Generales
6. Coordinar con personal
necesario para la ejecución
de los eventos
Supervisor de Servicios
Generales / Responsable
de Desarrollo Institucional
3. Analizar y solicitar
requerimientos necesarios
para el evento D3
Auxiliares de Servicios
Varios / Técnicos de
Mantenimiento
7. Realizar las actividades
asignadas
4. PROCEDIMIENTOS
DE ACUERDO A LA
NECESIDAD DEL
EVENTO
Supervisor de
Servicios Generales
8. Verificar el correcto
cumplimiento de
actividades
Supervisor de Servicios
Generales
5. Asignar y preparar
al personal de acuerdo
a la necesidad
Supervisor de
Servicios Generales
9. Realizar el informe
de actividades
D4
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EVENTOS
Documentos :
D1: Memorando de solicitud de petición de
apoyo a logística de eventos
D2: Planificación de eventos
D3: Memorando de solicitud de implementos o
recursos necesarios para el evento
D4: Informe de actividades
D5: Informe General de actividades
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Sistemas:
S1: Sistema de Gestión Documental
Quipux
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
ACTIVIDAD
SOLICITAR APOYO
EN LOGÍSTICA DE
EVENTOS
DESCRIPCIÓN
Solicita apoyo en logística de
eventos a través del sistema S1 y
un memorando D1.
Asiste a reuniones para la
planificación de eventos de la
institución, con el objetivo de
definir qué eventos requieren de
apoyo logístico, para elaborar la
respectiva planificación (D2)
RESPONSABLE
Cliente Interno
2
ASISTIR A
REUNIONES PARA LA
PLANIFICACIÓN DE
EVENTOS DE LA
INSTITUCIÓN
3
ANALIZAR Y
SOLICITAR
REQUERIMIENTOS
NECESARIOS PARA
EL EVENTO
Analizar y solicitar
requerimientos necesarios para el
evento(D3)
Supervisor de
Servicios
Generales /
Responsable de
Desarrollo
Institucional
4
PROCEDIMIENTOS
DE ACUERDO A LA
NECESIDAD DEL
EVENTO
Llamar a los Procedimientos de
acuerdo a la necesidad del evento
como puede ser:
 Mantenimiento de edificios y
dependencias institucionales.
 Contratación de bienes,
servicios, obras y consultoría.
 Egreso de bienes
 Desembolso de dinero en caja
chica
 Procedimientos externos.
 Etc.
Supervisor de
Servicios
Generales /
Responsable de
Desarrollo
Institucional
5
ASIGNAR Y
PREPARAR AL
Asigna y prepara al personal de
Servicios de acuerdo a la
Supervisor de
Servicios
Generales
Supervisor de
Servicios
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EVENTOS
PERSONAL DE
ACUERDO A LA
NECESIDAD
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
necesidad
6
COORDINAR CON
PERSONAL
NECESARIO PARA LA
EJECUCIÓN DE LOS
EVENTOS
Coordina con personal necesario
para la ejecución de los eventos
7
REALIZAR LAS
ACTIVIDADES
ASIGNADAS
Realizar las actividades asignadas
8
9
VERIFICAR EL
CORRECTO
CUMPLIMIENTO DE
ACTIVIDADES
REALIZAR EL
INFORME DE
ACTIVIDADES
10
REVISAR INFORME Y
EMITIR INFORME
GENERAL
11
REVISAR Y
ARCHIVAR
INFORMES
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Generales
Supervisor de
Servicios
Generales /
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Auxiliares de
Servicios Varios /
Técnicos de
Mantenimiento
Verifica el correcto cumplimiento
de actividades
Supervisor de
Servicios
Generales
Realiza el informe de actividades
(D4)
Supervisor de
Servicios
Generales
Revisa informe del Supervisor de
Servicios Generales y emite
informe general a través del
sistema S1 y un memorando D5.
Revisar y Archivar informe
emitido por el Responsable de
Desarrollo Institucional.
FIN
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Director
Administrativo
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por
Procesos de la ilustre municipalidad de San Miguel de Ibarra
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DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Normas de Control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Código
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Fecha:14/12/2012
Revisó: Ing. Edmundo Paredes – Responsable de
Desarrollo Institucional, Patricio Acosta –
Supervisor de Servicios Generales
Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
Elaboró:Nataly Culqui, Nataly Molina