Reporte de recertificación CdC 2014 - Edipac S.A.

Bureau Veritas Certification
Certificación de Cadena de Custodia CdC
Informe Re Certificación
EDIPAC S.A.
09 y 10 de diciembre de 2013
REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CDC
1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA
Detalles de la organización gerente/propietario:
Nombre de la
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PAPELES Y
organización:
CARTONES S.A. - EDIPAC S.A.
Teléfono:
23752457
e-mail:
Ámbito del certificado
Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el
certificado:
Región:
Metropolitana
Comuna:
Quilicura
Persona de contacto:
Rodrigo Rivera
[email protected]
EDIPAC S.A. Las Esteras Sur N° 2501, Quilicura - Santiago
Provincia(s):
Santiago
El certificado cubre los siguientes productos: PAPELES BOND, COUCHÉ, CUT SIZE Y CARTULINAS
Fecha de emisión del certificado: 28-012009
Fecha de expiración del certificado: 27-012019
Código de registro del certificado: E-014
2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN
Fechas de evaluación: 09 y 10 de diciembre 2013
Equipo de evaluación:
El grupo evaluador estuvo compuesto por:
1) Auditor Internacional Líder:
2) Experto Ambiental y Social:
3) Experto en Procesos Forestales y Derivados:
Felipe Campos R.
Felipe Campos R.
Felipe Campos R.
Decisión de Certificación:
La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification
Proceso de Evaluación:
La auditoría de seguimiento realizada a la empresa EDIPAC S.A. Se llevó a cabo los días 09 y 10 de diciembre de 2013, en las instalaciones de
la empresa ubicadas en Las Esteras Sur 2501, comuna de Quilicura. La reunión inicial se desarrolló en las oficinas Casa Matriz y en ella
participaron el Gerente de Administración (Responsable de la C de C), el Jefe de Bodega, Encargado de Compras y Encargado de Despacho. En la
reunión se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la m etodología empleada,
los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría
el cual corresponde a:
“CADENA DE CUSTODIA PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE PAPELES BOND, COUCHÉ, CUT SIZE Y CARTULINAS, INCLUYENDO LOS
PROCESOS DE SALA DE CONVERSIÓN”
La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se le vantaron hallazgos
catalogados como No Conformidades, por lo cual, se procede a recomendar la re certificación de la empresa EDIPAC S.A., bajo el estándar
CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia DN-02-07 bajo su enmienda de noviembre de 2011.
Solamente se detectaron hallazgos clasificados como Observaciones y Oportunidades de Mejora, las cuales serán revisadas en su tratamiento
en la próxima auditoría de recertificación por parte de Bureau Veritas Certification.
Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados:
Por contrato con Bureau Veritas Certification se debe anualmente revisar todos los principios del estandar en su planta de Quilicura.
Estándar: CERTFOR/PEFC: DN 02-07 Septiembre 2007, Enmienda noviembre 2011.
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Antecedentes generales de la Cadena de Custodia:
Sociedad anónima cerrada, constituida por escritura pública del 24 de Diciembre de 1981. Distribuye y comercializa papeles, cartulinas y
productos de papel a través de todo el país, desde Arica a Punta Arenas, con sucursales establecidas en las ciudades de Viña del Mar,
Concepción y Temuco, y con vendedores residentes en Arica, Iquique, La Serena, Curicó, Chillán, Los Ángeles, Valdivia y Puert o Montt.
Para cumplir con su objetivo, se abastece en el mercado local de productos de Empresas CMPC y de grandes empresas pr oductoras de papel en
U.S.A., Brasil, Italia, Francia y Japón, principalmente.
La responsabilidad de la Cadena de Custodia de EDIPAC S.A. tanto en Casa Matriz como en todas sus Sucursales comienza cuando arriban los
materiales a la planta (Bodegas de Recepción) y como considera el transporte, hasta que son entregados en la dirección de destino de cada uno
de los clientes con los cuales se comercialicen los productos certificados (Instalaciones del Cliente), según se convenga en cada una de sus
compras. Sólo exceptúan esta condición aquellos clientes que retiran desde nuestras bodegas, en tal caso como el transporte es un recurso
dispuesto por cada uno de ellos, la responsabilidad de EDIPAC S.A. es sólo hasta que el producto sale de la planta. (Manual de CdC, Ver.04)
Productos: PAPELES BOND, COUCHÉ, CUT SIZE Y CARTULINAS.
4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa:
La Gerencia de Administración en forma rutinaria es informada por Asesorías Externas las nuevas regulaciones que le aplican a la empresa,
además, a través de Asesorías continuas de la Asociación de Seguridad en ámbitos laborales.
El Prevencionista de Riesgos recibe la información de las nuevas regulaciones y compromisos o modificaciones a los existentes en función de las
conclusiones obtenidas del análisis, actualiza el registro del “Marco Regulatorio incorporando las nuevas regulaciones en el registro pertinente
Legislación Ambiental. Salud, Trabajo y Seguridad Laboral”.
Se ha recomendado realizar un mejor detalle en el Manual de Cadena de Custodia, de los diferentes aspectos que eventualmente pued en causar
un impacto ambiental, como por ejemplo, generación de residuos sólidos industriales no peligrosos, residuos peligrosos (t ubos fluorescentes,
paños contaminados, envases, materiales contaminados diversos, etc.), plásticos, maderas, entre otros.
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA
5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima:
Control de Inventarios: Esta modalidad consiste en la medición del flujo de productos certificados, por medio de un control de la documentación
que acompaña al producto durante la compra, venta y conversión.
Créditos de Volumen: El Método de Créditos de Volumen consiste en transferir el porc entaje conocido de material certificado que ingresa a un
proceso (lotes de entrada) a una parte del volumen de producción (lotes de salida), de tal forma que la proporción de product os certificados,
equivalentes al porcentaje de materia prima certificada, pueda salir con el atributo de 100% certificados o con un porcentaje menor que
satisfaga los requerimientos o umbrales de la empresa, es decir, el volumen de producción certificada (lotes de salida), mult iplicado por el
porcentaje establecido por la empresa, debe ser equivalente al volumen de materia prima certificada que ingresa al proceso (lotes de entrada).
5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima:
Se ha elegido la presente modalidad debido a que la empresa no ha considerado la posibilidad de realizar separación física de materias primas.
6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS
Principio 1
La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez d e ésta y de los productos
certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros neces arios para la
implementación y control de la cadena de custodia.
Fortalezas:
La empresa cuenta con un Manual de C de C versión 04/01.06.2013 que contiene cada aspecto del sistema, un responsable asignado por la
gerencia y un programa de capacitación que permite difundir el concepto al interior de la organización. Además, están bien definidos los
productos de considera el alcance del sistema.
Manejo de la información en sistema SAP para la contabilización de créditos de volumen.
Debilidades:
En algunos aspectos, el manual de cadena de custodia es genérico por ejemplo la explicación respecto de los reportes posibles de obtener sobre
los materiales comprados (Fecha, proveedor, cantidad, certificación, documentos asociados, etc.) o bien, respecto de cuáles s on los aspectos e
impactos ambientales que genera la operación de la empresa y las medidas de mitigación.
No Conformidades:
No se reportan
Observaciones:
OBS 01/FCR: El Procedimiento de Control de Inventarios no se ha actualizado respecto de las responsabilidades indicadas en Manual de
Cadena de Custodia para este principio normativo.
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
Principio 2
Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC.
Fortalezas:
El ingreso de la materia prima está claramente identificado, es posible asignar a cada ingreso de materia prima las categorías definidas y
asociarlas a un lote, conocer la modalidad de CdC con que proviene el material certificado y la modalidad de CdC de origen de l material
certificado es compatible con la CdC de destino. Al momento de generarse la compra se identifica claramente la necesidad o no de certificación
de la materia prima esto a raíz de requerimientos de venta. La información es trazable durante todo el proceso hasta el despa cho.
Debilidades:
No se detectan.
No Conformidades:
No se reportan
Observaciones:
OBS 02/FCR: es necesario detallar más claramente ya sea en Manual de Cadena de Custodia o en procedimiento correspondiente, sobre la
información referida a los productos comprados y a la forma o metodología de obtener los reportes a partir de la plataforma digital utilizada por la
compañía.
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
Principio 3 B
Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con l os productos finales,
y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado.
Fortalezas:
Se cuenta con registros que permiten conocer los productos comprados y vendidos para calcular el rendimiento. Esta claramente identificada la
transferencia de los productos certificados vendidos. El proceso de ingreso y contabilización de créditos se maneja de manera automática en el
sistema.
Debilidades:
No se detectan
No Conformidades:
No se reportan
Observaciones:
No se reportan
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
Principio 4
Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y
es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado.
Fortalezas:
Punto de salida del material certificado claramente identificado. El software de operaciones es altamente confiable para dete ctar que todo
producto que sale de la cadena de custodia como certificado es documentado y no es posible su sustitución.
Debilidades:
No se detectan
No Conformidades:
No se reportan
Observaciones:
No se reportan
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
Principio 5
La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los p rocesos certificados bajo el
estándar.
Fortalezas:
La empresa tiene conocimiento de la legislación pertinente a sus operaciones, periódicamente se actualizan los principales r equerimientos
legales y regulaciones aplicables. Cuenta con un Prevencionista de Prevención de Riesgos permanente el que mantiene un programa de
prevención de riesgos. Es posible evidenciar abundante capacitación en materias de seguridad y salud ocupacional.
Debilidades:
No se detectan
No Conformidades:
No se reportan
Observaciones: 00
OBS 03/FCR: En sector utilizado por contratista arrimaq para mantenciones menores de grúas horquillas, se observa que no se realiza una
adecuada segregación de residuos. Fue posible observar tarro de basura con desechos domésticos mezclados con residuos peligrosos (filtros,
paños contaminados, tierra contaminada, etc.)
Oportunidades de Mejora: 00
OM 01/FCR: Se recomienda detallar en Manual de Cadena de Custodia sobre cuáles son exactamente los aspectos ambientales que tiene
EDIPAC y cuál es la gestión que realiza para minimizar los posibles impactos.
7. PERSONAL AUDITADO
Rodrigo Rivera - Gerente de Administración; Aldo Herreros, Jefe de Bodega; Sergio Guajardo, Prevención de Riesgos; Nicolás Cases, Jefe de
Compras; Pablo Cambiaso, Maestro; César Carrasco, Ayudante Máquina; Freddy Solís; Víctor Avendaño, encargado de Recepción; José Manual
Toral, Jefe de Distribución.
8. DOCUMENTACIÓN
Informe de Auditoría Interna 05 y 06 de diciembre de 2013. (Sin Hallazgos)
Registros de actividad de capacitación CdC CERTFOR enmienda 2011 del 07-08-2013 y 25-11-2013
Registro material capacitación Modificaciones Normativas. Enmienda 2011.
Procedimiento de Auditoría Interna Ver.01
Registro competencia auditor interno. Curso CERTFOR Auditores Internos.
Registro capacitación CERTFOR 17-12-2008
Flujo Diagrama de Proceso última modificación.
Inducción de seguridad para visitas.
Programa de Seguridad y Salud Ocupacional año 2013.
Informe de Prevención #201311020810 del 18-11-2013 Verificación y Control avance plan de acción ejecutado.
Programa capacitación seguridad año 2013
Registro actividades oficiales de brigada
Curso brigada incendio estructural 20 hrs. Del 14-08-2013. Certificado asistencia y diplomas.
Registro asistencia mejoramiento conductual en prevención riesgos laborales. Septiembre 2013.
Informe evaluación operadores de grúas de mordaza julio 2013.
Informe técnico 201305008922 de abril de 2013. Evaluación diagnóstico para exposición ocupacional al ruido.
Mapa de ruidos sala conversión
informe técnico 201306036522 junio 2013. Evaluación niveles iluminación.
Registro curso para comités paritarios de higiene y seguridad
Guía despacho #425600 06-12-2013. Retiro respel.
Procedimiento Procesos de Compras según Certificación CERTFOR Ver.03
OC # 4701194870; #pedido4701194870; solicitud pedido 11809956.
Pedido de Importación #4800088836; Guías #568220, #568221, #568222, Vale entrada mercadería 5038874517, traspaso de centro, packing list
guías indicando certificación PEFC y %.
Guía de despacho #615461, Packing List correspondiente.
Solicitud de Material a bodega 008404 del 09-12-2013
Listado documentos material.
Procedimiento de Recepción según Certificación Certfor Ver.02
Procedimiento de Contabilización de Cadena de Custodia Ver01
Registro de materia prima certificada según PS-02-08 período enero a diciembre de 2012.
Procedimiento de Despacho según Certificación CERTFOR Ver.03.
Factura # 2885414, Pedido 5637015.
Factura #2885283 del 27-11-2013.
Factura #2886089 del 03-12-2013.
Factura #2885856 del 02-12-2013
Guía de despacho #424945, Factura #2878757
Guía de Despacho #425187, Factura #2879890
Guía de Despacho #425136, Factura #2879646.
9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
Sobre la base de la evidencia presentada se decide recomendar por parte de Bureau Veritas Certification, la Re Certificación de EDIPAC
S.A., bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia en su enmienda de noviembre de 2011.
Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification:
Nombre:
Patricio Testa O
Firma:
Auditor Líder:
Felipe Campos Reyes.
Firma:
Fecha:
09 y 10 de diciembre de 2013.