Reporte de Seguimiento CdC 2014 - Salesianos Impresores S.A.

Bureau Veritas Certification
Certificación de Cadena de Custodia CdC
Informe Auditoría de Segundo Seguimiento
SALESIANOS IMPRESORES S.A.
REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CDC
1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA
Detalles de la organización gerente/propietario:
Nombre de la
SALESIANOS IMPRESORES S.A.
organización:
Teléfono:
Persona de contacto:
e-mail:
(02)25307954
Ámbito del certificado
Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el
certificado:
Región:
Metropolitana
Comuna:
Santiago
Ricardo Sáez
[email protected]
Planta ubicada en General Gana N°1486 – Santiago
Provincia(s):
Santiago
El certificado cubre los siguientes productos: Couche, bond y cartulinas.
Fecha de emisión del certificado: 12.04.12
Fecha de expiración del certificado:12.04.17
Código de registro del certificado: E-52
2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN
Fechas de evaluación: 27 y 28 de febrero de 2014
Equipo de evaluación:
El grupo evaluador estuvo compuesto por:
1) Auditor Internacional Líder:
2) Experto Ambiental y Social:
3) Experto en Procesos Forestales y Derivados:
Andrés Donoso Díaz
Andrés Donoso Díaz
Andrés Donoso Díaz
Decisión de Certificación:
La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification
Proceso de Evaluación:
La auditoría de Segundo Seguimiento realizada a la empresa SALESIANOS IMPRESORES S.A. Se llevó a cabo los días 27 y 28 de febrero de
2014, en las instalaciones de la empresa ubicadas en General Gana N°1486 - Santiago. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias
de la empresa y en ella participó el Sr. Ricardo Sáez, Analista de Costos y el Sr. Mario Castro, Gerente de Producción. En la reunión se siguió el
protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos
a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a:
“CADENA DE CUSTODIA PARA LA IMPRESIÓN DE PAPELES BOND, COUCHE Y CARTULINAS”
La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado se levantaron 04 No
Conformidades, siendo 02 de ellas de la auditoria anterior (No Conformidades de carácter menor) que al no ser resuelta, fueron elevadas como
No Conformidades de carácter mayor, más 02 No Conformidades de carácter menor detectas en ésta auditoría, por lo cual, no se recomienda
la mantención de la certificación de la empresa SALESIANOS IMPRESORES S.A., bajo el estándar CERTFOR/PEFC de
Cadena de Custodia, hasta que sean solucionadas las no conformidades levantadas para lo cual se establece como plazo
máximo el 29 de mayo de 2014.
Debido a lo anterior, SALESIANOS IMPRESORES S.A. deberá enviar formulario SF02 completo, con la acción inmediata, el análisis de causa y la
acción correctiva definida, más las evidencias de implementación de ellas, para el cierre de las No Conformidades al correo electrónico
[email protected] antes del 29 de mayo de 2014. Una vez cerradas las No Conformidades se procederá a la
mantención/certificación bajo los requisitos de la norma CERTFOR/PEFC para cadena de custodia.
Con Fecha 27.06.2014 se declaran cerradas las No Conformidades
Adicionalmente se detectaron 02 hallazgos clasificados como Observaciones, las cuales serán revisadas en su tratamiento en la próxima auditoría
de vigilancia por parte de Bureau Veritas Certification.
Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados:
Por contrato con Bureau Veritas Certification se debe anualmente revisar todos los principios del estandar en sus instalaciones de General Gana 1486, Santiago.
Estándar:
Estándar vigente de cadena de custodia, versión 2007
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Antecedentes generales de la Cadena de Custodia:
Salesianos Impresores S.A., es una Sociedad Anónima Cerrada, constituida por escritura pública de 10 de marzo de 1995. Tiene como objeto la
explotación del rubro gráfico en lo relativo a la imprenta, serigrafía, litografía y/o edición periódica u ocasional de toda clase de libros, folletos,
revistas, diarios, periódicos, catálogos impresos, memorias, enciclopedias, anuarios, afiches y de todo tipo de papeles, cartones y otros
materiales.
Productos:
Libros, folletos, revistas, diarios, periódicos, catálogos, memorias, enciclopedias, anuarios, afiches impresos en papeles couché, bond y cartulinas.
4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa:
Salesianos Impresores S.A., realiza todas sus actividades ajustada a las normas legales que regulan sus Procesos y las Relaciones Laborales de
la República de Chile.
Además, se está en constante actualización respecto de las nuevas normas, modificaciones y requerimientos que sean publicados, ya sea en el
Diario Oficial o por medio de Resoluciones de los respectivos Servicios o Municipalidades. La empresa cuenta con la asesoría legal de un servicio
externo de asesores a cargo de los abogados Aldo Cavalli, RUT: 4.322.296-1, Teléfono 6989070, domiciliado en Moneda 1479 Of. 83, Santiago, y
Sebastián Mandiola, RUT 12.183.847-8, Teléfono 6974002, domiciliado en Agustinas 1291Of. E 4º piso, Santiago.
Además, Salesianos Impresores S.A., recluta a todo su personal, especificando en 18 años la edad mínima permitida para formalizar una relación
laboral y rigiéndose por la Legislación Laboral Chilena, lo cual está claramente establecido en el Código del Trabajo. Salvo aquellos casos en que
la ley permite tener menores de edad entre 16 y 18 años que están realizando prácticas técnico-profesionales, contando con toda la
documentación requerida o también en el caso de requerir suplentes o mayor cantidad de mano de obra disponible, se respetarán las condiciones
establecidas por la legislación vigente en este tema.
La empresa cuenta con la asesoría de la Asociación Chilena de Seguridad, quienes apoyan a la empresa en temas laborales de salud y seguridad
ocupacional.
Salesianos Impresores S.A., realiza todas sus actividades ajustada a las normas legales que regulan sus Procesos Industriales y Ambientales de
la República de Chile y además, de los acuerdos internacionales y compromisos voluntarios suscritos. Se está en constante actualización y
revisión de las nuevas leyes, modificaciones, requerimientos y acuerdos internacionales que sean publicados en el Diario Oficial. El
Prevencionista de riesgo será el encargado de revisar y mantener al día la legislación ambiental y de salud y seguridad ocupacional vigente que
aplica a la empresa.
La empresa se encuentra adscrita al Acuerdo Nacional de Producción Limpia a través de ASIMPRES (Asociación Gremial de Industriales Gráficos
de Chile).
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA
5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima:
SALESIANOS IMPRESORES S.A., llevará el control de la cadena de custodia mediante la metodología de control de inventario y flujos de materia
prima, según se establece en el procedimiento de control de inventario de la empresa.
5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima:
Se utiliza la presente metodología ante la complejidad de realizar separación física por infraestructura.
6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS
Principio 1
La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y tratando de asegurar la integridad y validez de ésta y de los
productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios
para la implementación y control de la cadena de custodia.
Fortalezas:
Existe una documentación adecuada para sustentar el estándar de cadena de custodia, se realiza capacitación para introducir los requisitos del
estándar al interior de la organización, el diagrama de flujo es preciso en identificar los procesos relacionados y adecuado nivel de compromiso
de parte del Analista de Costos en la implementación progresiva de los requisitos normativos.
Debilidades:
La mayor debilidad es haber estructurado el sistema con alcance sólo en los clientes que requieren papel certificado.
No Conformidades:
No se reportan.
Observaciones:
OBS/01 ADD
Principio 1.3. V3
Se observa que los responsables del principio 1 (Mario Castro G de producción) y principio 2 (Yasna Paredes
prevencionista de riesgos) no hay registro de capacitación sobre el estándar.
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
Principio 2
Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC.
Fortalezas:
La compañía privilegia la adquisición de papeles con certificación a través de proveedores certificados y se tienen planillas de control y registros
que permiten gestionar la entrada de papel certificado y no certificado.
Debilidades:
Llevar control sólo del papel certificado cuando el cliente lo solicita certificado, teniendo todas las herramientas y metodologías para llevar control
completo del papel certificado, como su alcance lo establece.
No Conformidades:
NC MY/01 ADD
Se evidencia el NO tratamiento de la No conformidad NC Mn/01 CDM de la auditoria de primer seguimiento realizado los
días 10 y 11 de enero de 2013, encontrándose con la misma desviación al estándar.
Principio 2.2 V1
No se asigna a cada ingreso de materia prima certificada una unidad de lote asociada a la cadena de custodia. Solo se
hace seguimiento a las OT donde el cliente solicita explícitamente que se use materia prima certificada y el logo de cadena
de custodia. Ejemplo OT20263 y OT20727.
Observaciones:
No se reportan
Oportunidades de Mejora:
No se reportan.
Principio 3 B
Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales,
y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado.
Fortalezas:
Es posible vincular los ingresos de materia prima certificada con los productos finales ya que el sistema utilizado es altamente trazable.
Debilidades:
No hacerlo extensivo a todas la OT con papel certificado.
No Conformidades:
NC Mn/02 ADD
Principio 3b.1 y 3b. 4
Al auditar al Analista de Costos y solicitarle un balance entre el stock inicial, los volúmenes comprados, pérdidas por
procesamiento, stock no procesado, stock procesado y ventas, indica que no se realiza, por ende tampoco se conoce el
rendimiento de la organización.
Observaciones:
No se reportan
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
Principio 4
Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y
es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado.
Fortalezas:
En general el sistema utilizado permite asegurar una adecuada documentación del material certificado despachado.
Debilidades:
No hacerlo extensivo a todas la OT con papel certificado.
No Conformidades:
NC Mn/03 ADD
Principio 4.6. V1
No se ha elaborado el registro requerido por CERTFOR, según el procedimiento "PS-02-08 Registro de Materia Prima
Certificada", donde se especifica el volumen de ingreso de materia prima (Certificada y no certificada), volumen de
producción, (certificada y no certificada) y el volumen de producto certificado vendido, de los años 2012.
No se reportan
Observaciones:
No se reportan
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
Principio 5
La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el
estándar.
Fortalezas:
Existe un buen nivel de compromiso en la implementación progresiva de los requisitos normativos.
Debilidades:
De acuerdo a los hallazgos detectados.
No Conformidades:
NC MY/04 ADD
Se evidencia el NO tratamiento de la No conformidad NC Mn/02 CDM de la auditoria de primer seguimiento realizado los
días 10 y 11 de enero de 2013, encontrándose con la misma desviación al estándar.
Principio 5.1 V1
A pesar de que la empresa tiene identificado cuerpos legales aplicables, se detecta lo siguiente:
DS 594 (Condiciones Sanitarias en los lugares de trabajo) botellas de bebidas con y sin contenido, recipientes con
comestibles, tazas y platos sucios, calentador eléctrico de agua, en los lugares de trabajo.
DS 78 (Manejo de Sustancias Peligrosas) envase con diluyente y bidón con aceite lubricante sin identificar, en las áreas de
trabajo.
DS 148 (Manejo de Residuos Peligrosos) recipientes de basura en todas las áreas, sin criterio de separación de basura
domiciliaria, industrial y peligrosa, en varios de ellos se tiene el residuo peligroso mezclado (trapos de limpieza, papel y
plástico).
Observaciones:
Principio 5.3 V1
Se observa que el responsables del principio 1 (Mario Castro, G de producción) no evidencia capacitación sobre los
cuerpos legales DS 594 (Condiciones Sanitarias en los lugares de trabajo), DS 78 (Manejo de Sustancias Peligrosas) y DS
148 (Manejo de Residuos Peligrosos).
Oportunidades de Mejora:
No se reportan
7. PERSONAL AUDITADO
Ricardo Sáez, Analista de Costos
Yasna Paredes, Prevencionista de Riesgo
Eladio Urra, Encargado de Despacho
Cristian Manríquez, Ayudante de Bodega
Roberto González, Ayudante de Servicios Generales
Cristian Guerra, Jefe de Pre-Prensa
Julio Ortiz, Contador General
Cristian Manriquez, Asistente de Análisis de Costos
8. DOCUMENTACIÓN
Procedimientos:
Manual de Cadena de Custodia versión Diciembre 2012
Procedimiento de Despacho de Productos en Proceso y Terminados ver.01
Procedimiento de Adquisición de Materias Primas ver.01
Procedimiento de Recepción y Almacenamiento de Materias Primas ver.01
Procedimiento de Control de Inventario ver.01
Muestra/Documentos:
Recorrido por las Instalaciones
Anexo 13, Metodología de Trabajo
Registro de disposiciones legales a cumplir por Salesianos Impresores versión 2013
Autorización de uso de logo PEFC/ 24-31-5000
Diploma de auditor interno CERTFOR/PEFC 2011 de Ricardo Saez
Diagrama de flujo Anexo 07
Registros OT22917, OT22561, OT22988, OT 22879, OT22650, OT22739, OT 22960, OT22558 y OT23045
Registro de Obligación de informar riesgos laborales a Estefania Aguilar 24/01/14, Carlos Becerra 24/01/14 y Diego Sanhueza 24/01/14
Charla de inducción preventiva DS 148 a Johnny Godoy, Hector Tobar y Patricio Cespedes (02/07/10)
Programa de actividades de prevención de riesgos 2014
Registro de Asistencia Cadena de Custodia 15-05-12 y 01-12-11 (Ventas y Administración)
Facturas de Proveedores: 775465, 775135, 774889, 780382 (DIPISA), 9032 (EDIPAC) y 1047546 (GMS)
Presupuestos 48894, Original del Cliente
Vale de Salida 44919 (OT 22917), 44906 (OT 22561), 45032 (OT22988) y 23045 (OT45526)
Planilla Declaración de Certificación 30/06/12 al 27/02/14
Certificado de empresa certificada CERTFOR/PEF de los proveedores EDIPAC y DIPISA
Orden de Compra a proveedor 6329
Históricos de articulo bond, couche y cartulinas 01.01.13 y 31.12.13
Reporte del Software Manager 01/01/13 al 31/12/13
Factura a Clientes Nº 32715 (100%), 32792 (95%), 32806 (94%) y 32807 (73%)
Autodeclaración para prestadores de servicio no certificados CERTFOR/PEFC de Teresa Martínez, Comercial Neholac, Grafetex y Lezana Arce
Declaración de Porcentaje Promedio de las OT Nº22879, 22650, 22739 y 22558
Reglamento interno (Borrador) Octubre del 2013 (En proceso de revisión gerencial)
Informe académico y certificado de asistencia: Prevención y control de incendios ejecutivo (22 al 24 del 05 del 13)
Acta de reunión de comité paritario de higiene y seguridad (08/01/2014)
9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
Sobre la base de la evidencia presentada se recomendará la mantención de la certificación, por parte de Bureau Veritas Certification, de
SALESIANOS IMPRESORES S.A., bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia.
Las no conformidades levantadas, deben ser tratadas y verificadas por la empresa y evidenciarlas adjunta a los formularios SF02
emitidos por el auditor con las acciones correctivas respectivas. Las evidencias serán revisadas en la próxima auditoria de seguimiento.
Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification:
Nombre:
SANDRA PINTO O.
Firma:
Auditor Líder:
Firma:
Fecha:
Andrés Donoso