Reporte certificación 2011 - Impresos Lahosa S.A.

Bureau Veritas Certification
Certificación de Cadena de Custodia CdC
Informe Auditoría de Certificación
Impresos Lahosa S.A.
REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CDC
1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA
Detalles de la organización gerente/propietario:
Nombre de la organización:
IMPRESOS LAHOSA S.A.
Teléfono:
Persona de contacto:
e-mail:
7267700
Ámbito del certificado
Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el certificado:
Región:
Metropolitana
Comuna:
Santiago
Marcela Lahosa
[email protected]
Planta Impresos Lahosa S. A.
Provincia(s):
Santiago
El certificado cubre los siguientes productos: Papeles Bond, Couché y Cartulinas
Fecha de emisión del certificado:28-06-2011
Fecha de expiración del certificado:27-06-2016
Código de registro del certificado: E-040
2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN
Fechas de evaluación: 20 y 21 de junio de 2011
Equipo de evaluación:
El grupo evaluador estuvo compuesto por:
1) Auditor Internacional Líder:
2) Experto Ambiental y Social:
3) Experto en Procesos Forestales y Derivados:
Felipe Campos R.
Decisión de Certificación:
La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification
Proceso de Evaluación:
La auditoría de Certificación realizada a la empresa IMPRESOS LAHOSA S.A., Se llevó a cabo los días 20 y 21 de junio de 2011, en las instalaciones de la
empresa ubicadas en calle Moneda 1901, comuna de Santiago. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la empresa y en ella participaron la Sra.
Marcela Lahosa, Gerente General, la Sra. Jimena Lahosa, Subgerente de Grandes Cuentas, Ximena Alegría, Jefe de Administración y Finanzas, Leonardo
Paciaroni, Gerente Comercial, Andrés Donoso, Coordinador . En la reunión se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el
objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se
revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a:
“CADENA DE CUSTODIA PARA LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN DE PAPELES BOND, COUCHÉ Y CARTULINAS”
La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se levantaron hallazgos catalogados como
No Conformidades, por lo cual, se procede a recomendar la certificación de la empresa IMPRESOS LAHOSA S.A., bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena
de Custodia.
Solamente se detectaron hallazgos clasificados como Observaciones y Oportunidades de Mejora, las cuales serán revisadas en su tratamiento en la próxima
auditoría de vigilancia por parte de Bureau Veritas Certification.
Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados:
Se auditó la instalación única perteneciente a Impresos Lahosa S. A.
Estándar:
Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia, Sept.2007
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Antecedentes generales de la Cadena de Custodia:
El alcance de la Cadena de Custodia se limita a las siguientes familias de productos, las cuales fueron seleccionadas de acuerdo a los Proveedores con
Certificados PEFC vigentes y porcentaje de materia prima certificada vendida a IMPRESOS LAHOSA S.A.:
•
•
•
Bond
Couché
Cartulinas
La responsabilidad de la Cadena de Custodia de IMPRESOS LAHOSA S.A. comienza cuando llega el papel a la empresa (Bodegas de Recepción) y hasta que
son entregados en la dirección de destino de cada uno de los clientes con los cuales se comercialicen los productos certificados (Instalaciones del Cliente), según
se convenga en cada una de sus compras. Sólo exceptúan esta condición aquellos clientes que retiran desde nuestras bodegas, en tal caso como el transporte es
un recurso dispuesto por cada uno de ellos, la responsabilidad de IMPRESOS LAHOSA S.A. es sólo hasta que el producto sale de la planta.
Productos:
Impresos publicitarios (Marketing y Comunicación Gráfica) en papeles Bond, Couché y Cartulinas.
4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa:
Impresos Lahosa S.A. cuenta con todos los antecedentes relevantes para asegurar que cumple con la Legislación Laboral y de Prevención, la cual es asesorada
en temas de Legislación Laboral por la abogada María Isabel Sessarego, que apoya en temas de actualización laboral y la ACHS en prevención de riesgos,
proporciona actualización de la normativa, informes y asiste una vez a la semana a la encargada área de Recursos Humanos.
Apoyo en prevención de riesgos con ACHS, contacto Sr. Esteban Leal, mail [email protected]. Además se han contratados los servicios de la empresa S.Q.
Ingeniería Ltda. Quien a través del Sr. Christopher Thomas Sepúlveda Chávez (Ingeniero en Prevención de Riesgos) nos apoya en la ejecución de nuestro
programa de Prevención de Riesgos.
Impresos Lahosa S.A. cuenta con un procedimiento para identificar, mantener actualizados y accesibles los requisitos legales aplicables que tengan relación con
temas del trabajo, salud, seguridad y medio ambiente. Además posee un procedimiento que establece la metodología para cumplir con los requisitos legales o
reglamentarios en el manejo y disposición de residuos.
Toda la documentación y registros referentes a los aspectos legales, ambientales y contractuales son almacenados por la Jefa de Administración y Finanzas.
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA
5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima:
Impresos Lahosa utiliza la modalidad de Control de Inventarios.
5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima:
Se utiliza la modalidad elegida dado la operatividad del sistema para la organización.
6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS
Principio 1
La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la
organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de
custodia.
Fortalezas:
Existe un alto nivel de compromiso de la organización por implementar y mantener un sistema de cadena de custodia, el cual además se sostiene sobre la base del
sistema certificado ISO9001 que posee la empresa.
Debilidades:
No se reportan.
No Conformidades: No se reportan
Observaciones: No se reportan
Oportunidades de Mejora: No se reportan
Principio 2
Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC.
Fortalezas:
Existe un registro de todas las materias primas que ingresan a la cadena de custodia. El soporte documental es adecuado y el personal conoce sus procesos,
documentos y registros.
Debilidades:
No se reportan.
No Conformidades: No se reportan
Observaciones: No se reportan
Oportunidades de Mejora:
Principio 3 B
Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de
determinar el porcentaje de producto certificado.
Fortalezas:
Se verifican los registros declarados y el personal auditado conoce sus procesos y documentación asociada.
Debilidades:
El diseño de las planillas declaradas para el control de inventarios, dado el ingreso manual de datos y la cantidad de información, es susceptible de contener
errores de digitación.
No Conformidades: No se reportan
Observaciones: No se reportan
Oportunidades de Mejora:
OM 01/FCR
Se recomienda automatizar el sistema de control de inventario, ya que el sistema actual es proclive a errores de digitación.
Principio 4
Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y es posible prevenir
la sustitución del material certificado por material no certificado.
Fortalezas:
El personal entrevistado conoce cabalmente los procesos involucrados en la cadena de custodia, así como la documentación asociada.
Debilidades:
No se reportan.
No Conformidades: No se reportan
Observaciones:
EL Procedimiento de Recepción indica en su punto 4.3.2 que los productos en proceso de talleres externos se recepcionan con la factura,
OBS 01/FCR
sin embargo en la mayoría de los casos dicha recepción se efectúa contra guía de despacho y en casos particulares con factura.
Oportunidades de Mejora: No se reportan
Principio 5
La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar.
Fortalezas:
La empresa ha identificado y registrado el cumplimiento de su marco legal aplicable, contando además con un procedimiento asociado.
Debilidades:
El procedimiento implementado no tiene alguna instancia de control del cumplimiento legal ni se asocia a acciones preventivas o correctivas según el gardo de
cumplimiento.
No Conformidades: No se reportan
Observaciones:
Se evidencian algunos incumplimientos de orden legal:
-Se evidenciaron elementos comestibles en áreas de trabajo
-en bodega de insumos, solamente se evidenció hoja de seguridad de transporte para el producto diluyente gráfico, no se evidenció hoja de
seguridad para producto Sustituto de Alcohol ARS-SV, no se evidenció hojas de seguridad para productos lubricantes (Aceites y grasas)
-No se evidenció separación de sustancias peligrosas de acuerdo a inflamabilidad. (No es posible evidenciar conocimiento respecto del
OBS 02/FCR
decreto DS78, sobre almacenamiento de sustancias peligrosas)
-El plan de manejo de residuos peligrosos de diciembre de 2006, actualmente vigente, se encuentra desactualizado respecto de las
cantidades actuales de residuos peligrosos generado.
-No se cuenta con resolución de autorización de bodega de residuos peligrosos ni plan de manejo actualizado (Se revisan registro de retiro
de residuos peligrosos desde enero a junio de 2011, a la fecha ya se evidencian aproximadamente 7000 Kg. De residuos peligrosos
generados)
-Los contenedores de residuos peligrosos no se encuentran rotulados conforme al artículo 8 del DS148.
-No se informa al auditor respecto de los riesgos presentes en planta de acuerdo a DS40.
Oportunidades de Mejora:
Se recomienda dotar al Procedimiento de Requisitos Legales Rev.01, de alguna instancia de control, o una forma de proceder, ante los
OM 02/FCR
incumplimientos legales detectados. Se hace mención en el registro de identificación de requisitos legales que hay reglamentaciones que
se cumplen “medianamente”, los requisitos legales se cumplen o no se cumplen.
7. PERSONAL
PERSONAL AUDITADO
Jimena Lahosa, Subgerente Grandes Cuentas
Ximena Alegría, Jefa Administración y Finanzas
Arturo Orozco, Encargado de Adquisiciones Papel
Claudia Acuña, Encargada de Bodega
Marisol Escobar, Jefe de Servicios Externos y Producto Terminado
8. DOCUMENTACIÓN
Procedimientos:
Manual de Cadena de Custodia, Rev.00
Procedimiento de Requisitos Legales Rev.01
Procedimiento Manejo de Residuos Rev.00
Procedimiento Adquisiciones Rev.04
Procedimiento de Recepción Rev.01
Procedimiento Producción Rev.03
Procedimiento de Despacho Rev.04
Muestra/Documentos:
Informe de auditoría N°10
Plan de capacitación 2011
Registro de asistencia a capacitación CdC, 21 de diciembre de 2010, 24 marzo de 2010.
Material capacitación CERTFOR PEFC
Identificación de requerimientos legales
Propuesta programa seguridad y salud ocupacional Lahosa 2011
Matriz de Aspectos Ambientales
Certificado SEREMI (Anexo 17)
Plan de manejo de residuos peligrosos diciembre de 2006
Reglamento interno de orden, higiene y seguridad.
Acta de reunión comité paritario de higiene y seguridad impresos Lahosa S. A. del 26 de mayo de 2011,
Registro solicitud de papel OT28212-213 del 20 de junio de 2011
OC10283 del 20/06/2011
OT28014 solicitando papel certificado, Solicitud de Papel asociada a OT 28014,
OC10080
Planilla de Control de Recepción
Guía orden de compra
Planilla Control de Despacho
Guia de despacho 117345, OT28186
OT28154 (incluye servicios externos)
Guía de Traslado 117249, Guía de despacho 44406 de servicios externos (DOBLE L)
Planilla servicios de proveedores externos
Orden de Compra a Servicios externos 10281, Factura 3748 Proveedor Serigrafía punto 4 Ltda. De OT 28109/OT28053
Planilla de Devoluciones mayo 2011
Formulario Despacho, Correo envío Despacho OT28167, Guía de despacho 117353
Planilla sobrantes,
OT28014, Registro de información para facturación, factura 50123, Guía de despacho 116755, 116820, 116848, 116896, 116897, 116899, OC 053/2011, Carta
Oferta N°11-05-130269
Planilla contabilización de volúmenes
9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
Sobre la base de la evidencia presentada se decide la recomendación, por parte de Bureau Veritas Certification, para la certificación de IMPRESOS
LAHOSA S. A. bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia
Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification:
Nombre:
SANDRA PINTO O.
Firma:
Auditor Líder:
Firma:
Felipe Campos R.(21 de junio de 2011)
Fecha:
21 de junio de 2011