Reporte seguimiento 2013 - Impresos Lahosa S.A.

Bureau Veritas Certification
Certificación de Cadena de Custodia CdC
Informe 2da Auditoría de Seguimiento
Impresos Lahosa S.A.
18 de junio de 2013
REPORTE DE SEGUIMIENTO DE CDC
1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA
Detalles de la organización gerente/propietario:
Nombre de la
IMPRESOS LAHOSA S.A.
organización:
Teléfono:
Persona de contacto:
e-mail:
7267700
Ámbito del certificado
Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el
certificado:
Región:
Metropolitana
Comuna:
Santiago
Marcela Lahosa
[email protected]
Planta Impresos Lahosa S. A.
Provincia(s):
Santiago
El certificado cubre los siguientes productos: Papeles Bond, Couché y Cartulinas
Fecha de emisión del certificado:
Fecha de expiración del certificado:
Código de registro del certificado:
2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN
Fechas de evaluación: 18 de junio de 2013
Equipo de evaluación:
El grupo evaluador estuvo compuesto por:
1) Auditor Internacional Líder:
2) Experto Ambiental y Social:
3) Experto en Procesos Forestales y Derivados:
A1: Felipe Campos R.
A2: Sylvia Bustos
A1: Felipe Campos R.
Decisión de Certificación:
La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification
Proceso de Evaluación:
La 2da auditoría de seguimiento realizada a la empresa IMPRESOS LAHOSA S.A., Se llevó a cabo el día 18 de junio de 2013, en las
instalaciones de la empresa ubicadas en calle Moneda 1901, comuna de Santiago. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la
empresa y en ella se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología
empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la
auditoría el cual corresponde a:
“CADENA DE CUSTODIA PARA LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN DE PAPELES BOND, COUCHÉ Y CARTULINAS”
La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se levantaron hallazgos
catalogados como No Conformidades, por lo cual, se procede a recomendar la certificación de la empresa IMPRESOS LAHOSA S.A., bajo el
estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia.
Solamente se detectaron hallazgos clasificados como Observaciones, las cuales serán revisadas en su tratamiento en la próxima auditoría de
vigilancia por parte de Bureau Veritas Certification.
Se verificó la implementación de las observaciones detectadas en anterior auditoría de seguimiento.
Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados:
Se auditó la instalación única perteneciente a Impresos Lahosa S. A.
Estándar:
Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia, Sept.2007
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Antecedentes generales de la Cadena de Custodia:
El alcance de la Cadena de Custodia se limita a las siguientes familias de productos, las cuales fueron seleccionadas de acuerdo a los
Proveedores con Certificados PEFC vigentes y porcentaje de materia prima certificada vendida a IMPRESOS LAHOSA S.A.:



Bond
Couché
Cartulinas
La responsabilidad de la Cadena de Custodia de IMPRESOS LAHOSA S.A. comienza cuando llega el papel a la empresa (Bodegas de
Recepción) y hasta que son entregados en la dirección de destino de cada uno de los clientes con los cuales se comercialicen los productos
certificados (Instalaciones del Cliente), según se convenga en cada una de sus compras. Sólo exceptúan esta condición aquellos clientes que
retiran desde nuestras bodegas, en tal caso como el transporte es un recurso dispuesto por cada uno de ellos, la responsabilidad de IMPRESOS
LAHOSA S.A. es sólo hasta que el producto sale de la planta.
Productos:
Impresos publicitarios (Marketing y Comunicación Gráfica) en papeles Bond, Couché y Cartulinas.
4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa:
Impresos Lahosa S.A. cuenta con todos los antecedentes relevantes para asegurar que cumple con la Legislación Laboral y de Prevención, la
cual es asesorada en temas de Legislación Laboral por la abogada María Isabel Sessarego, que apoya en temas de actualización laboral y la
ACHS en prevención de riesgos, proporciona actualización de la normativa, informes y asiste una vez a la semana a la encargada área de
Recursos Humanos.
Impresos Lahosa S.A. cuenta con un procedimiento para identificar, mantener actualizados y accesibles los requisitos legales aplicables que
tengan relación con temas del trabajo, salud, seguridad y medio ambiente. Además posee un procedimiento que establece la metodología para
cumplir con los requisitos legales o reglamentarios en el manejo y disposición de residuos.
Toda la documentación y registros referentes a los aspectos legales, ambientales y contractuales son almacenados por la Jefa de Administración
y Finanzas.
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA
5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima:
Impresos Lahosa utiliza la modalidad de Control de Inventarios.
5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima:
Se utiliza la modalidad elegida dado la operatividad del sistema para la organización.
6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS
Principio 1
La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos
certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la
implementación y control de la cadena de custodia.
Fortalezas:
Existe un alto nivel de compromiso de la organización por implementar y mantener un sistema de cadena de custodia, el cual además se sostiene
sobre la base del sistema certificado ISO9001 que posee la empresa.
Debilidades:
N/A
No Conformidades: No se reportan
Observaciones: No se reportan
Principio 2
Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC.
Fortalezas:
Existe un registro de todas las materias primas que ingresan a la cadena de custodia. El soporte documental es adecuado y el personal conoce
sus procesos, documentos y registros.
Debilidades:
N/A
No Conformidades: No se reportan
Observaciones: No se reportan
Principio 3 B
Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y
es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado.
Fortalezas:
Se verifican los registros declarados y el personal auditado conoce sus procesos y documentación asociada.
Debilidades:
N/A
No Conformidades: No se reportan
Observaciones: No se reportan
Principio 4
Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y es
posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado.
Fortalezas:
El personal entrevistado conoce cabalmente los procesos involucrados en la cadena de custodia, así como la documentación asociada.
Debilidades:
N/A
No Conformidades: No se reportan
Observaciones: No se reportan
Principio 5
La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el
estándar.
Fortalezas:
La empresa ha identificado y registrado el cumplimiento de su marco legal aplicable, contando además con un procedimiento asociado.
Debilidades:
N/A
No Conformidades: No se reportan
Observaciones:
Desde los meses de enero a junio de 2013, no se han registrado las inspecciones de seguridad, las cuales forman parte del
OBS 01/FCR
programa de trabajo del comité paritario.
7. PERSONAL AUDITADO
Jimena Lahosa, Gerente Comercial
Arturo Orozco, Encargado de Adquisiciones Papel
Claudia Acuña, Encargada de Bodega
José Rojas – Ayudante de Bodega
Luis Paredes, Cortador
Rodrigo Reyes, Asistente de Despacho
Guillermo González – Jefe de Encuadernación
Alfonso Pozo Urrejola - Ventas
Claudia Acuña, Encargada de Compras y Jefe de Bodega
Marisol Escobar, Jefe de Servicios Externos y Despacho
Mauricio Robé O, Gerente Comercial
Jimena Lahosa, Gerente General
8. DOCUMENTACIÓN
Procedimientos:
Manual de Cadena de Custodia Rev01
Procedimiento de Requisitos Legales Rev.03
Procedimiento Control de Inventarios Rev.02
P-LAHOSA-10 Procedimiento Adquisiciones Rev.06
P-LAHOSA- 20 Procedimiento de Recepción 30.05.2012
P-LAHOSA-09 Procedimiento de Ventas, 06.06.2012
P-LAHOSA-13 Procedimiento de Manejo de Residuos
G-LAHOSA-02 Guía Orden de Compra
P-LAHOSA-14 Procedimiento de Despacho Rev. 07 26.12.2012
Muestra/Documentos:
Matriz familias de productos certificados Pág. 08 Manual CoC Rev.01.
Solicitud Acción Correctiva #02 del 21-11-2012.
Plan de Capacitación 2013.
Capacitación Charla Seguridad 13-06-2013.
Registro Inducción Personal Nuevo 06-05-2013.
Asistencia a Formación sobre Cambios en estándar PEFC 20-03-2013.
Asistencia a Formación Inducción PEFC Uso del Logo y Cálculo Peso de un Producto 12-09-2012.
Registro Capacitación Auditores Internos CoC Sr. Andrés Donoso noviembre de 2012.
Asistencia a formación Enmiendas Estándar PEFC 2011 del 08-05-2013.
Asistencia a Formación Inducción sobre PEFC a Auditores Internos.
Organigrama Organizacional.
Carpetas Personal (Encargada de Despacho, Compras y Recepción, Jefe Servicios Digitales, Asistente Comercial)
Registros DAS, Comprobante Entrega Reglamento Interno.
Acta Elección Representantes de los Trabajadores de Comité Paritario del 25-04-2013
Certificado de constitución CPHS Inspección del Trabajo 24-05-2013.
Carta Comunicación Fuero 09-04-2013.
Actas de Reunión Comité mayo y junio de 2013
Planilla contabilización de Volúmenes.
Informe Mensual.
Registro Materia Prima Certificada
Planilla Control Salida Digital.
Documento de Recepción de Materias Primas Año 2012
Principio 2
Listado de Proveedores Evaluados Externos
L-LAHOSA-06 Registro de Proveedores Certificados
Certificados CdC revisados el 01.06.2013 – pág. Cerffor
Planilla de Control de Recepción Junio 2013
OT 33293 - OC 15629 – Factura 752055 11.06.2013 – 77% Certificado (Demostración de Fórmula de Cálculo).
OT 33810 - 74.3% Certificado – Solicitud de Papel 14.06.2013 – Timbre con “papel certificado PEFC % certificación 70%”
Solicitud de Orden de Compra N°15690 18.06.2013
F-lahosa-07 Solicitud de Papel
Planilla de Planificación
Formularios de Declaración de Residuos Peligrosos SIDREP Semanales.
Registros de Entrega de Residuos a Bodega 14.06.2013
Guía de Despacho 0136383 ECOTRANS JUNIO 2013.
OC 15691 18.06.2013 / OC 115657 guía 2838106 100% EDIPAC
Principio 4
Despacho:
OT 33470 24.04.2013 – 94%, 24.04.2013 Requerimiento del Cliente: Logo Impreso. / Guía de Despacho 0136435 18.06.2013
F-LAHOSA-12 Despacho - OT 33470 (Datos Cliente – Datos Despacho – Datos Producto).
Resumen de Despacho / Correos con Despacho Parciales
Planilla Encuadernación 18.06.2013 - Despachos del día
OT 33792 - Hoja de Ruta – F12
OT 33470 Requerimiento del Cliente: Cotización, Guía, Factura.
Servicios Externos:
OT 33795 12.06.2013 100% - Hoja de Ruta
Guía de Despacho 0136394 15.06.2013
Guía de Servicio Externo 06344 – para OT 33794 y 33795
Planilla de Control de Servicio de Proveedores Externos
OT 33795 15.06.2013 Guía Cliente 6694
Planilla de Contabilización de Volúmenes 2013
9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
Sobre la base de la evidencia presentada se decide la recomendación, por parte de Bureau Veritas Certification, para la mantención de la
certificación de IMPRESOS LAHOSA S. A. bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia
Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification:
Nombre:
SANDRA PINTO O.
Firma:
Auditor Líder:
Firma:
Felipe Campos R.(18 de junio de 2013)
Fecha:
18 de junio de 2013