Unidad 3. Sistemas de producción Kanban y Gemba-Kaizen Sistemas de manufactura Kaizen: la mejora continua aplicada en la calidad, productividad y reducción de costos Abstract La presente lectura establece un recorrido por el método Kaizen, sus conceptos, sus valores, su proceso de aplicación, los círculos de calidad utilizados para llegar a su aplicación, así como el método de las “cinco eses” y las herramientas estadísticas para su análisis y aplicación. Introducción El mundo de los negocios se ha desarrollado de una manera importante en cada uno de los continentes, pero la aceleración del cambio en los gustos y preferencias del consumidor han generado un cambio constante, no tan solo en los productos, sino también en la organización, sus funciones y sus personas. En esa búsqueda de calidad y perfeccionamiento se han utilizado diferentes métodos de cambio. En algunas empresas con éxito moderado y otras con pésimos resultados. Es por eso que surge la técnica de Kaizen, este método intenta integrar una serie de técnicas y procesos de calidad que busca un mejor funcionamiento y perfeccionamiento. Las empresas que lo logran incrementan sus beneficios, pero aquéllas que no lo hacen, dejan que otras empresas o negocios locales o internacionales disfruten esta ventaja competitiva. Una de las variantes es la orientación al cliente pero también al trabajador o empleado. Para ello se han desarrollado la planeación y la planificación a futuro, que muchas veces llamamos planificación por escenarios. Entre las diferentes técnicas utilizadas para el logro de objetivos de calidad, se encuentran: benchmarking, seis sigma, reingeniería, administración total de la calidad, etcétera. Kaizen significa: El mejoramiento en un estilo de vida. Desarrollo La palabra Kaizen significa mejoramiento. En el mundo de los negocios es frecuente la búsqueda de un incremento de efectividad con un enfoque hacia los empleados o trabajadores. En otras palabras, a la mejora continua en la vida personal de cada trabajador, su hogar, sus relaciones interpersonales, social y laborales. Kaizen es una técnica basada en valores, sobre todo el valor de respeto y actitud hacia el trabajador. Valores Dentro del método Kaizen se manejan los siguientes valores: Orientación al cliente. Kanban. El enfoque de cualquier empresa está orientado a la satisfacción de necesidades, si lo logra obtiene la preferencia del cliente y por lógica, el retorno de la inversión. Pero, desgraciadamente, muchas empresas se orientan únicamente a sus objetivos organizacionales. Hoy en día es todo lo contrario, como se dijo, la prioridad es detectar necesidades y diseñar productos orientados al gusto del consumidor. Control total de la calidad. El control total implica a todos los departamentos y actividades, pero definitivamente es un proceso largo, ya que pasa por cultura de calidad, mejora de procesos, reingeniería y, en algunas ocasiones, benchmarking. Mejoramiento de la calidad. La filosofía de mejorar lo realizado es efectiva cuando los integrantes de la empresa están integrados a la cultura organizacional y sus objetivos personales empatan con los objetivos de la organización. 1 Unidad 3. Sistemas de producción Kanban y Gemba-Kaizen Sistemas de manufactura Círculos de calidad. Generalmente, los círculos de calidad es una técnica de mejora de procesos que diseñó Kaoru Ishikawa y fue perfeccionado por Deming. Consiste en reunir a un grupo de personas para revisar procesos e identificar fallas, mejorar actividades en un tiempo determinado. La diferencia de Ishikawa es que el grupo era del mismo departamento y para Deming el grupo deberá estar integrado por personas mezcladas, unos del departamento de revisión y unos de otros departamentos, con una visión ajena. Cero defectos. Es un valor fundamental para llegar a la optimización de los recursos. Y es el ideal de toda empresa o negocio. Disciplina. Las actividades dependen de nuestro personal, y si nuestra empresa está orienta hacia los trabajadores, se les deberán de implementar una serie de prestaciones, conducta organizacional y orientación al seguimiento de reglas o normas que generen una disciplina estable y permanente para el logro de objetivos. Actividades en grupos pequeños. La revisión y el trabajo en grupos pequeños siempre serán mejores, ya que la interdependencia y comunicación entre sus miembros es importante, ya que en grupos grandes se pierde la comunicación. Sistema de sugerencias. Un buen sistema de comunicación empresarial, basado en la retroalimentación informativa, sería excelente para ser competitivos. Esto consiste en que los directivos, adicionalmente a las instrucciones u órdenes de trabajo, deben de abrir un sistema de sugerencias u opiniones de las órdenes o instrucciones, ya que existen algunos empleados y trabajadores con una experiencia a veces aun mayor a la de los directivos, cuyas aportaciones son sumamente valiosas, ya que pueden enriquecer el trabajo y sirven de capacitación y adiestramiento para los demás empleados. Mejoramiento de la productividad. Un valor adicional en una empresa aproximándose a la calidad. Se realiza bien el trabajo y su perfección reduce costos y aumenta la efectividad de producción. Desarrollo del producto nuevo. El ofrecer una gama de productos exitosos en su segmento de mercado, obedece al éxito y prestigio de la empresa, y por lógica, al desarrollo de productos nuevos para cubrir nuevas necesidades o nuevos clientes. Para su aplicación es necesario de ciertos requisitos y el esfuerzo de todo el personal de la organización. Las características específicas del método Kaizen son: a) Se debe integrar en las actividades a los empleados y personal de la organización. b) En cada una de las áreas funcionales existen personas con un cierto nivel de conocimiento y experiencia laboral probada en cada puesto de trabajo. Y a cada uno hay que aprovecharlo al máximo. c) Pese a que cada empleado posee un conocimiento propio, la organización exige una sinergia básica para integrar un conjunto de conocimientos elementales, con el objetivo de crear un producto o servicio que satisfaga las necesidades de los consumidores. d) Cada proceso implementado debe de garantizar un logro de objetivos de acuerdo con las necesidades del mercado y de la empresa. e) Kaizen es una técnica fácil de entender y de implementar. Entre las formas de aplicación se utilizan las siete herramientas del control de calidad. f) Para solucionar un problema es necesario identificar el origen del mismo y sus posibles causas. Esa revisión garantiza una efectiva búsqueda del origen y efecto. g) Es necesario garantizar la calidad de los productos y servicios que se ofrecen. 2 Unidad 3. Sistemas de producción Kanban y Gemba-Kaizen Sistemas de manufactura Proceso de implementación del Kaizen 1. Selección del tema El tema es seleccionado por la alta dirección, y de acuerdo a los objetivos, algunos temas posibles son: • Seguridad. Reducción de accidentes, revisión perimetral de vulnerabilidad, secuestros, detección de robo interno. • Finanzas. Presupuestos, proyectos de inversión, fuentes de financiamiento. • Mercadotecnia. Sistemas de distribución, lanzamiento de producto. • Calidad. Normatividad, certificación, requerimientos del cliente, control total de calidad. • Productividad. Aumento de número de productos por capacidad instalada, efectividad de procesos, etc. • Medio ambiente. Permacultura, manejo eficiente de residuos, reciclaje. En su aplicación puede ser por área a través de métodos integrales para el logro de objetivos. Para hacer llegar en forma efectiva un producto al mercado, se aplica en el área de mercadotecnia; por ejemplo, para vender un alimento como una galleta, las empresas tienen que realizar un estudio de mercado con los consumidores para detectar sus necesidades del tipo de galleta, sabor, textura, relleno, condimentos, etc. Por otro lado, deben de realizar un censo del número de canales de distribución en una zona determinada, con la finalidad de comparar las estrategias de la mercadotecnia y calcular la penetración en el mercado (pronóstico de ventas). Una vez obtenido esto, se realiza el cálculo de punto de equilibrio y unidades adicionales para obtener una utilidad. Cuando se ha calculado esta cantidad, se enlista el número de canales de distribución que en sumatoria generen el nivel óptimo de ventas y se fija el territorio de ventas. Y, finalmente, se garantiza la efectiva asignación de clientes a vender por camión repartidor, se justifica la compra de un vehículo y la contratación del vendedor. 2. Formación del equipo de trabajo El número de trabajadores o empleados dependerá de las necesidades naturales de cada departamento. Como se dijo en el ejemplo anterior, dependiendo de la venta proyectada en la zona se contrata el número de vendedores igual al número de vehículos necesarios para distribuir el producto. 3. Recolección y análisis de información La recolección implica un excelente método de investigación, en el caso de información interna se utiliza el intranet, o la entrevista directa y los controles diarios por actividad o departamento. En el caso de solución de problemas se utiliza la “espina de pescado” de Ishikawa para identificar los orígenes del posible problema. Para determinar estas causas se pueden seguir estos pasos. Ejemplo: Figura 1. Diagrama de Ishikawa. 3 Unidad 3. Sistemas de producción Kanban y Gemba-Kaizen Sistemas de manufactura Para una investigación interna se utilizan formatos de registro. Ejemplo: Figura 2. Formato de registro. 4. Genbutsu gemba Genbutsu: significa el producto que se analiza. Gemba: significa el área donde ocurre o el área de trabajo donde se analiza el problema. 5. Plan de contramedidas Es el registro de criterios de medición para tomar decisiones. En este caso pueden ser fechas, medidas o parámetros. 6. Seguimiento y evaluación de resultados Es necesario tener un sistema de seguimiento de mediciones. En cualquier empresa de comercialización, por ejemplo, se tiene en el área de almacén un control estadístico de inventarios permanentes, mermas, roturas, robos, etc., que diariamente se registran y se llevan gráficas para visualizar la incidencia. 4 Unidad 3. Sistemas de producción Kanban y Gemba-Kaizen Sistemas de manufactura 7. Estandarización y expansión: Una vez probados los cambios en la manufactura, muchas veces hay que estandarizar o garantizar una medida de proceso uniforme que garantice su calidad, con el objetivo de aumentar su efectividad y expansión. Ciclos de aplicación del Kaizen 1. Ciclo de Deming: el mejor ejemplo de mejora continua es el ciclo de Deming. 2. Ciclo de EHRA (estandarizar, hacer, revisar, actuar): un refinamiento del ciclo de PHRA en donde la administración decide establecer primero el estándar, antes de desempeñar la función regular de PHRA. 3. Ciclo de PHRA (planificar, hacer, revisar y actuar) adaptación del círculo de Deming. Para realizar comprobaciones de su aplicación, el autor Taiichi Ohno estableció áreas de mejoramiento para evitar los “7 desperdicios”, éstos son: 1. Sobreproducción: es decir, se produce por encima del nivel de pronóstico de ventas, lo que genera una pérdida de producto por caducidad en el caso de productos alimenticios. 2. Tiempo dedicado a la maquinaria: la utilización de la maquinaria, su mantenimiento y utilización depende de la demanda del mercado. 3. En el transporte de las unidades: el mantenimiento preventivo y correctivo es eficiente para la conservación de unidades. 4. En el procesamiento de manufactura: se debe garantizar un proceso continuo y eficiente. 5. En toma de inventarios: se lleva un control de entradas y salidas. 6. De movimientos: se refiere a la eficiencia de operación y actividades. 7. En forma de unidades defectuosas: se busca un control exitoso de reducciones en la falla de manufactura. Las siete herramientas estadísticas para el control analítico de la calidad 1. Diagramas de Pareto: clasifican los problemas de acuerdo con la causa y efecto. Formato de gráficas de barras, indicando la cantidad total del valor perdido. 2. Diagramas de causa y efecto: a los diagramas de causa-efecto, también se les conoce como gráficas de “espina de pescado”, o de Ishikawa. 3. Diagramas de dispersión: muestran la relación entre los datos correspondientes. 4. Histogramas: a la información presentada se le llama frecuencia y generalmente se le dice de distribución y se muestra como “histograma”. Las “cinco eses” Su nombre se integra por cinco letras “S”: Seri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Éstas son: 1. Seiri (enderezar): identificación de procesos o actividades innecesarias en la producción. 2. Seiton (poner las cosas en orden): el orden es importante en cualquier empresa. 3. Seiso (limpieza): mantener limpio el lugar de trabajo. 4. Seiketsu (aseo personal): la presencia física e higiénica es fundamental en todo trabajador. 5. Shitsuke (disciplina): seguir los procedimientos y las órdenes La utilización de Kaizen conduce a la calidad mejorada y a la mayor productividad. 5 Unidad 3. Sistemas de producción Kanban y Gemba-Kaizen Sistemas de manufactura Conclusiones La técnica Kaizen ayuda a mejorar los procesos de trabajo y el desarrollo sostenido de cualquier mejora de calidad. Su análisis ayuda a mejorar procesos y su interacción con otros métodos y procesos que garantizan su efectividad integral, pero hay que recordar que su enfoque es humanista donde se incorpora al trabajador a la toma de decisiones y la integración de la comunicación. El esfuerzo de cada uno de los trabajadores y directivos de las empresas, así como su integración genera un mejor desarrollo del proceso y de los resultados. La constancia y habilidades de cada trabajador darán los frutos esperados en el proceso de mejora continua. Cada vez que se quiera implementar el método Kaizen, deberá hacerse en todos los niveles de la organización, porque ésta pertenece y es necesaria en cada uno de las áreas, ya sea directiva, mandos medios, y operación. Algunos temas seleccionados para la aplicación o integración del método Kaizen son la filosofía orientada al cliente y el ciclo PHRA, entre otros. Bibliografía Imai Masaaki (1997). Gemba Kaizen, cómo implementar Kaizen en el lugar de trabajo. Kaizen Institute Consulting Group Ltd. Imai Masaaki. Kaizen, la clave de la ventaja competitiva japonesa. Kaizen Institute Consulting Group Ltd. Manufactura con mejora continua. Recuperado el 20 de octubre de 2012: www.manufacturainteligente.com 6
