En las décadas de 1950 y 1960, el biólogo Ludwig Von Bertalanffy dio a conocer las bases de la teoría general de los sistemas (TGS), un enfoque interdisciplinario que buscaba guiar la interacción y el desarrollo ordenado de las ciencias. No pasó mucho tiempo antes de que la TGS llegara a la administración. La teoría de los sistemas revolucionó la administración y cambió la perspectiva del estudio de las organizaciones: el entorno externo se convirtió en el elemento básico del formato y del comportamiento organizacional. DISCIPLINAS QUE SE APOYAN EN LA TS Concepto de Sistema La palabra Sistema proviene de la palabra «systêma», que a su vez procede de «synistanai»(reunir) y de «synistêmi»(mantenerse juntos). Un sistema es un conjunto de diversos elementos que se encuentran interrelacionados y que se afectan mutuamente para formar una unidad. El punto clave está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo; puede existir un conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen un sistema. La Teoría General de Sistemas se fundamenta en tres en tres premisas básicas: Los sistemas existen dentro de los sistemas. Los sistemas son abiertos Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Características de los sistemas 1.Propósito u objetivo.- Las unidades u elementos, así como las relaciones, definen un distribución que trata de alcanzar un objetivo. 2.Globalismo.- Todo sistema tiene naturaleza orgánica; cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. 3.Entropía.- Tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples. Es la perdida de energía 4.Sinergia: significa literalmente trabajo conjunto, existe sinergia cuando dos o mas causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de los efectos individuales 5.Homeostasis.- Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente. 6.Equifinalidad.- Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo . 1 2 • TIPOS DE SISTEMAS • En cuanto su constitución • Sistemas físicos o concretos: maquinas hardware • Sistemas abstractos o conceptuales: conceptos, filosofías, planes, hipótesis ideas, Software • En cuanto su naturaleza • Sistemas Cerrados: no tienen intercambio o es mínimo con el ambiente por ende no inciden en el, determinísticos, maquinas • Sistemas abiertos: Intercambian energía con el medio ambiente, se adaptan al mismo SISTEMAS ABIERTO -LIMITES PERMEABLES Y UN SISTEMA MAS AMPLIO SISTEMAS SOCIALES Y BIOLOGICOS CERRADO LIMITES -TIENE LIMITES RIGIDOS E IMPENETRABLES EN SISTEMA FISICO LOS LIMITES PUEDEN IDENTIFICARSE, EN LA ORG. SOCIAL NO SON DEFINIBLES Parámetros de los Sistemas Si bien, el sistema es la estructuración de un TODO abstracto o empírico, es también un proceso en desarrollo, el cual tiene las siguientes etapas o parámetros: 1.1. Entradas: Es aquello que da origen o impulso al proceso en primer lugar. 1.2. Transformación: Es la acción que produce cambios y que generara resultados por medio de la unificación de los elementos. 1.3. Salidas: Es el objetivo de las entradas y el proceso de transformación. 1.4. Retroalimentación: Es la confrontación de los resultados e impresiones de los procesos de transformación. 1.5. Ambiente: Son los sistemas paralelos que rodean al sistema y que intervienen directa o indirectamente, los sistemas – estructuras políticas, sociales, económicas, todo aquello que influye y/o modifica el sistema. Las raíces históricas del pensamiento de sistemas relacionado con la organización y la administración se remontan: Mary Parker Follet Herbert Simon y sus colaboradores Chester Barnard • considero los aspectos psicológicos de la administración, describió la administración como un proceso social, y considero la organización como un sistema social. • consideraban la organización como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones, y de hecho la gran coherencia tanto en su investigación como en sus escritos ha sido la utilización del enfoque de sistemas. • fue uno de los primeros escritores sobre administración en utilizar el enfoque de sistemas. George Homans • Una organización está formada por un sistema ambiental externo y un sistema interno de relaciones que son interdependientes. Hay tres elementos en un sistema social: 1) las actividades son las tareas que la gente desempeña. 2) Las interacciones ocurren entre la gente en el desempeño de estas tareas, y 3) los sentimientos que se desarrollan entre las personas. Phillip Selznick, • El líder institucional es el responsable de la adaptación de la organización a sus sistemas externos. La organización es un sistema dinámico, constantemente en cambio y en adaptación a las presiones internas y externas y está en un proceso continuo de evolución. APLICACIÓN DE LA TEORIA DE SISTEMAS EN LA ADMINISTACION Partiendo nuevamente de la premisa de que la teoría de sistemas tiene como objetivo organizar lógicamente las situaciones y conceptos del mundo empírico, la TS fue introducida y aplicada como pilar fundamental a la ciencia administrativa, pese a su origen en la ciencia biológica, ya que la Organización y/o Empresa como tal, cumple con las características de un SISTEMA. La organización se basa en un pensamiento sistémico (Estructura Jerárquica – Organigrama), la cual tiene un propósito (Lucrativo), cuya estructura es Global o total (Susceptible a los cambios y modificaciones en su estructura) y lo mas importante es un SISTEMA ABIERTO, ya que de desarrolla relaciones con el ambiente de manera reciproca y dinámica. La Organización como Sistema abierto, es una estructura creada por un objetivo lucrativo la cual por supervivencia se relaciona e interactúa de manera dinámica con su entorno de manera cíclica retroalimentándose para evolucionar, modificar y sostenerse. Por lo anterior, la organización se puede catalogar como Sistema Abierto correctamente, debido a que , en su esencia, es un CONJUNTO de PARTES (Áreas) que se relacionan y son interdependientes entres si, que forman parte lógica y ordenada del TODO (Empresa) orientado al objetivo en común (Lucrarse) que mantiene una relación con el ambiente externo retroalimentándose y fortaleciendo el ejercicio, generando crecimiento y complejidad a medida que se expande, sin embargo, personalidades como “Taylor, Fayol y Weber utilizaron el modelo racional, es decir, enfocaron las organizaciones dentro de una perspectiva de sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de las influencias de las variables externas y cuando son determinístico en vez de probabilísticos.” CARACTERISTICAS DE SISTEMAS ABIERTOS a) Comportamiento Probabilístico y no Determinístico: Es la estimación aproximada de un suceso, reacción, cambios del ambiente externo que influyen y afectan al sistema directamente, ya que parte del principio, de que no todo es igual y es de compresión compleja. b) Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por partes menores: Es una de las características importantes del sistema, debido a su percepción jerárquica y ordenada, y es el ejemplo claro de sistemas (Del Todo compuestos de Partes), donde la empresa es el TODO y las PARTES los departamentos, donde el trabajo conjunto de las partes generan la realización del Todo. c) Interdependencia de las Partes: Las partes aunque son las que conforman el Todo, tienen independencia para su desarrollo como tal, pero no son independientes del sistema, las partes se relacionan entre si para formar la unidad. d) Homeostasis o “estado de equilibrio”: Es el objetivo de regular la organización, por medio de la unidireccionalidad y progreso orientado a la necesidad de controlar y sobrevivir. e) Frontera o Límite: Es la demarcación del inicio y fin tangible o intangiblemente para determinar responsabilidades de las operaciones y/o de intercambio mayores o menores con el ambiente. f) Morfogénesis: Es la adaptación de los sistemas a las exigencias del ambiente o del ejercicio, es la modificación del modo de realización de los procesos (por ejemplo, de lo manual a lo cibernético) con el fin de optimizar los resultados. MODELOS – TIPOS DE ORGANIZACIÓN • En los origines de la administración, se plantearon diferentes tipos de organización de acuerdo con la asimilación de la TS en su momento, dentro del los mas representativos e importantes, se encuentra el modelo de Katz y Kahn, el cual se caracteriza por ser mas extenso y complejo y el modelo Sociotécnico de Tavistock. Katz y Kahn, crearon el modelo de las organizaciones con base en la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones, influenciada principalmente por corrientes psicológicas y sociológicas (el modelo tiene una fuerte implicación social), al igual que Tavistock, con el plus que se enfoca en el subsistema técnico como complemento importante para la organización. • Ambos modelos se basan en conceptos sociológicos, y se clasifican como sistemas abiertos y todo lo que conlleva, pero cada uno tiene diferentes enfoques. MODELO SOCIOTECNICO DE TAVISTOCK Sociólogos y psicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock concibieron la organización como un sistema socio técnico que interactúa continuamente con el entorno que lo rodea. Toda organización está formada por dos subsistemas: 1. El subsistema técnico, Abarca las tareas que serán desempeñadas, las instalaciones físicas, el equipo y los instrumentos utilizados, las exigencias de la tarea, las instalaciones y las técnicas de las operaciones, el entorno físico y la forma en que está dispuesto, así como la duración de operación de las tareas. El subsistema técnico abarca la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización. 2. El subsistema social, Incluye las personas, sus características físicas y psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos encargados de ejecutar la tarea, así como las exigencias de su organización, tanto formal como informal, en la situación de trabajo. El subsistema social transforma la eficiencia potencial en eficiencia real. Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características: • Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. • Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. • Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente. • Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación. • Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. • Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relación con éste. • Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos. • Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna. • Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. • Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación al ambiente MODELO DE ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA KATZ Y KAHN Las organizaciones como clase de sistemas sociales • Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. • La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. • Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía. CARACTERISTICAS DE PRIMER ORDEN CULTURA ORGANIZACIONAL Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo. DINAMICA DE SISTEMA Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y hombres (entropía negativa). CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA DE PAPELES Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles. VISUALIZAR LA ORGANIZACIÓN CON SU AMBIENTE ORGANIZADO COMPUESTO DE UNA O MAS PARTES TODO CAMPO PASA POR FASE DE ANALISIS Y OBTENCION DE DATOS LOS CAMPOS CIENTIFICOS ESTAN CADA VEZ MAS DIFERENCIADOS Y ESPECIALIZADOS RELACION DINAMICA CON EL MEDIO AMBIENTE SISTEMA CERRADO MAXIMA ENTROPIA SISTEMAS ABIERTOS CERRADOS AUMENTA LA FUERZA DE ENTROPIA HASTA QUE DESMORONO CAMBIOS EN EL PROCESO DE TRANSFORMACION Y PRODUCTOS FUTUROS SISTEMA INTEGRADO POR VARIOS SUBSISTEMAS SISTEMAS CERRADOS HACIA LA ENTROPIA Y ABIERTOS HACIA LA ORGANIZACION ORGANIZACIONES SOCIALES OBJETIVOS MULTIPLES RESULTADOS ALCANZADOS CON DIFERENTES CONDICIONES Enfoque de sistemas y teoría de organización Evaluación crítica de la Teoría de Sistemas. • Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado. Se 1. 2. 3 refiere a los conflictos que se crean debido a la naturaleza de cada sistema. La organización como sistema abierto implica el constante conflicto de adaptación a su medio, debido a su naturaleza de perpetuidad con la que fue creada. • Características básicas del análisis sistémico. La concepción del todo universal, como una sucesión de sistemas y subsistemas. El dinamismo creado al haber interacción entre los sistemas y su interior. La teoría sistémica considera todos los niveles y reconoce la importancia de sus partes. Reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos o razones. Emplea la probabilidad para explicar los fenómenos en términos hipotéticos. Es multidisciplinaria y multicausal. Incorpora la adaptabilidad a las organizaciones. • Carácter integrador y abstracto. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración que aporta nuevas variables. Evaluación crítica de la Teoría de Sistemas. 4. 5. • Efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos. Una organización puede diferir, en cantidad o en calidad, en la suma de los insumos. • El "hombre funcional". El individuo desempeña un rol dentro de las organizaciones y se interrelaciona con los demás individuos como un sistema abierto. Las organizaciones son sistemas de roles en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y como protagonistas de estos.
