Procedimiento SGI: No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

PROCEDIMIENTO NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS DEL SGI
Preparó
Carla Novoa
Fecha: Junio 2017
Revisó
SGI
Fecha: Junio 2017
Aprobó
Víctor Contreras
Fecha: Junio 2017
Código
P-SGI-05
Referencia
Todas las
Gerencias
Revisión
06
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PROCEDIMIENTO NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DEL SGI
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
8.0
9.0
ÍNDICE
OBJETIVO
ALCANCE
DOCUMENTOS APLICABLES
DEFINICIONES
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REGISTROS GENERADOS
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
CUADRO DE FIRMAS
PREPARÓ
REVISÓ
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
APROBÓ
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE NC, AACC Y AAPP. DEL SGI
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1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objetivo describir el sistema que se aplica para el tratamiento de las
no conformidades y la notificación a las funciones a las que pueda afectar, y asegurar que se
toman y aplican las acciones adecuadas para eliminar las causas de las no conformidades
reales o potenciales, y que éstas son efectivas.
2. ALCANCES
Este procedimiento aplica a todos los productos y servicios (salidas no Conformes), procesos o
actividades no conformes con los requisitos especificados en materias de Calidad, Seguridad y
Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Por otra parte, una acción correctiva puede ser
establecida por una o varias no conformidades, reclamos de clientes, auditorías internas o
auditorías externas de clientes o de algún organismo certificador. La acción Preventiva solo será
aplicable en Materias de Seguridad y Salud Ocupacional. Esta Acción Preventiva busca prever la
posible aparición de una no conformidad nunca ocurrida hasta el momento.
3. DOCUMENTACIÓN APLICABLE




Manual Sistema de Gestión Integrado
Norma ISO 9001:2015
Norma ISO 14001:2015
Norma OHSAS 18001:2007
4. DEFINICIONES




No Conformidad (NC): es aquella desviación o incumplimiento respecto de los requisitos
especificados en el sistema de gestión integrado, requisitos para los productos/servicios
o legales y reglamentarios.
Acción Correctiva (AC): acción para eliminar la causa de una no conformidad
detectada.
Acción Preventiva AP): acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial.
Potencial No Conformidad (PNC): Acción que puede ser una eventual no conformidad
SGI: Sistema de Gestión Integrado
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
5.1
No Conformidades y Acciones Correctivas
NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
Emisor NC
Responsable NC
Responsable AI
Responsable AC
Encargados SIG
Responsable
Comprobación AC
Responsable
Verificación Eficacia
Asgina Punto de
la Norma
Nota 3
Detección NC
Nota 1
Crear NC y Asigna
Responsable
Nota 2
NO
Requiere
AI?
Nota
SI
Define y Ejecuta AI
Nota 3
Se Aplicó
AI?
Nota
Definición de Causas
Nota 4
NO
Requiere
AC?
SI
Define AC
Nota 5
Aplicación AC
Nota 6
Asigna
Responsable
Comprobación
AC
Nota 7
Comprobación
Realización AC
Nota 8
Asgina
Responsable
Comprobación
EFAC
Nota 9
Verficafión EFAC
Nota 10
NO
Cerrar NC
Nota 11
Es
efectivo?
SI
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE NC, AACC Y AAPP. DEL SGI
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5.2
No Conformidades Potenciales y acciones preventivas
POTENCIALES NO CONFORMIDADES Y ACCIONES PREVENTIVAS
Emisor PNC
Responsable PNC
Responsable AP
Responsable
Comprobación
Detección e
Informe PNC
Nota 1
Encargados SIG
Asgina Punto de la
Norma
Nota 1
Define AP
Nota 2
Asigna Responsable
Comprobación AP
Nota 4
Aplicación AP
Nota 3
NO
Es
efectivo?
Cerrar PNC
Nota 9
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
6.1
No conformidades y Acciones Correctivas
Nota 1, Detección NC
El Emisor de la No Conformidad (NC) es cualquier persona que detecte una No Conformidad
en cualquier actividad relacionada con:

el Proceso de realización del Producto; (Salidas de un proceso)

el Producto propiamente tal (se considera que el producto es el resultado de la
ejecución del proceso una vez que éste ha sido recibido por el Cliente); el Sistema de
Gestión de la Calidad o con los productos;

el Sistema de Gestión de Calidad;

las evaluaciones efectuadas por los Clientes que no cumplan con el respectivo Objetivo
de Calidad, o reclamos de los clientes
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
Otro, que debe ser especificado.

Incumplimientos de requitos del Sistema de gestión en materias de seguridad y medio
ambiente (Incumplimientos de tipo legal, Normativos, propios de la organización
detallada en los procedimientos etc.)
Nota 2, Crear NC y Asignar Responsable
Para informar la NC, deberá completar el registro que se encuentra en Intranet de
Pares&Alvarez, señalando el Tipo (Proceso, Producto, SGI, Cliente, u Otro), la descripción de
la No Conformidad, y a quién está dirigida. El sistema automáticamente considerará que la NC
debe ser cerrada antes de 2 semanas, y enviará un correo electrónico a la persona a la cual se
le asignó la NC y a los encargados del SGI, según corresponda. A su vez, el sistema
automáticamente le asignará un número correlativo al Informe de No Conformidad.
Como acción adicional, el Sistema les solicita de manera aleatoria a los Encargados del SGI que
establezcan el número de la Norma(s) ISO 9001, ISO 14001 u OSHAS 18001 que se estaría
incumpliendo, y la NC no se podrá cerrar hasta que esto se haya completado.
Las NC en materia de seguridad, medio ambiente y/o integrada se registran en digital de acuerdo al
registro R1-PSGI-05 y se conservan de acuerdo al punto 8 de este procedimiento.
Nota 3 Define y Ejecuta Acción Inmediata
El Responsable de la NC deberá establecer si se requieren Acciones Inmediatas (AI) para
resolver el origen de la NC, antes de investigar las causas. En el caso que sea así, deberá
asignar la AI al Responsable de AI, para que proceda a ejecutar las actividades que se
requieran para subsanar la situación. Una vez que ya haya realizado esto, informará vía
Intranet al Responsable de la NC, quién verificará que la AI efectivamente se aplicó.
Nota 4 Definición de las Causas
En forma paralela a la ejecución de las AI, el Responsable de la NC deberá investigar las
causas que originaron la NC. Esta investigación puede ser tanto interna como con los clientes.
El objetivo es buscar las razones que originaron la NC para que ésta no se vuelva a repetir.
Para ello se estudian y definen las posibles causas y, de entre ellas, se determina la causa real
o más importante. Para la determinación de estas causas se realizarán reuniones o
conversaciones informales con los profesionales de Pares&Alvarez y los entes que pudieron
estar involucrados en el proyecto o actividad en particular de donde se generó la no
conformidad.
Nota 5 Define AC
Una vez que se han investigado las causas de la NC, se definirá si se requiere la aplicación de
Acciones Correctivas (AC). Se deberán estudiar con detenimiento las posibles acciones a tomar
para eliminar las causas teniendo en cuenta: las repercusiones internas o externas y las
modificaciones a realizar. Las AC deberán ser detalladas y asignadas a uno o más
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responsables de su aplicación (Responsable de AC), con fechas máximas de ejecución
claramente definidas.
En el caso que la fecha de ejecución es superior a las 2 semanas inicialmente establecidas
cuando se creó la NC, el sistema actualizará la fecha con la AC que demande más tiempo, lo
cual en total no podrá ser superior a los 2 meses.
Nota 6 Aplicación AC
Los Responsables de las AC deberán ejecutar las acciones que les hayan sido asignadas, y
deberán notificar al Responsable de la NC vía Intranet una vez que éstas hayan sido
ejecutadas.
En el caso que no se cumplieran los plazos para el término de la aplicación de la AC, el
sistema enviará un correo de advertencia al Responsable de la NC, al Responsable de la AC,
a los encargados del SGI, según corresponda y al Jefe directo.
Nota 7 Asignar Responsable Comprobación AC
Cuando se hayan ejecutado todas las AC asignadas, el sistema enviará un correo a los
encargados del SGI, según corresponda para que éste defina quién será el responsable de
comprobar el resultado de la aplicación de las AC (Responsable de Comprobación AC).
Nota 8 Comprobación Realización AC
El responsable de la Comprobación de la AC es quién tendrá que verificar - la AC describiendo
la evidencia e informarlo a través de intranet.
Nota 9 Asigna Responsable Comprobación Eficacia de la Acción Correctiva
Una vez que se haya comprobado la AC, se deberá verificar la eficacia de esta. El sistema
enviará un correo a los encargados del SGI, según corresponda, avisando el cierre de la AC,
quien deberá asignar un responsable para la verificación de la eficacia de la AC y el plazo para
su evaluación.
Nota 10, Verificación Eficacia de la Acción Correctiva
El responsable de la verificación deberá describir la evidencia en intranet.
Esta evidencia de la eficacia de la AC no se podrá verificar de forma inmediata una vez
cerrada la AC, sino que se deberá esperar el tiempo que sea necesario para poder revisar si
con las acciones emprendidas se ha logrado que no se vuelva a presentar una NC del mismo
tipo.
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El plazo para la verificación de la eficacia de las AC no podrá superar los 2 meses; en el caso
que no se pueda cumplir con este plazo por la naturaleza de la AC o por razones justificadas,
los encargados del SGI podrá ampliar el plazo hasta que se pueda hacer la verificación.
Nota 11, Cerrar NC
En el caso que la NC no requiera acciones correctivas, o bien, ya se haya comprobado la
efectividad de éstas, el sistema envía un correo electrónico al a los encargados del SGI, según
corresponda, quien deberá cerrar en Intranet la No Conformidad.
El resultado es la completación de manera automática, Informe de No Conformidades y
Acciones Correctivas, y su incorporación en el listado de No Conformidades generadas, a la
cual tiene acceso todo el personal de la empresa.
Sólo los encargados del SGI podrá intervenir o modificar alguna NC, cambiando a los
responsables, las acciones correctivas y cualquier otra información de la NC, mientras esta se
encuentre abierta.
El Responsable SGI emitirá un informe con las No Conformidades y Acciones Correctivas para las
Reuniones del SGI.
6.2
Acciones Preventivas (Aplicable solo a Seguridad y Salud Ocupacional)
Las Acciones Preventivas (AP) se establecen ante posibles problemas potenciales que puedan
afectar a la Seguridad y Salud Ocupacional de las personas y/o su desempeño, previniendo la
ocurrencia de estos.
Nota 1, Detección PNC e Informe PNC
Cuando se detecte un problema que requiera la aplicación de una acción preventiva, el emisor
deberá completar el registro que se encuentra en Intranet de Pares&Alvarez, describiendo la
potencial no Conformidad, las causas y a quién está dirigida. (Proceso y responsable) El sistema
automáticamente enviará un correo electrónico a la persona a la cual se le asignó la Potencial NC y
a - los encargados del SGI, según corresponda. A su vez, el sistema automáticamente le asignará
un número correlativo al Informe de Potencial No Conformidad (PNC).
Como acción adicional, el Sistema les solicita de manera aleatoria a los encargados del SGI que
establezcan el número de la Norma OHSAS 18001 que se estaría incumpliendo, y la Potencial NC
no se podrá cerrar hasta que esto se haya completado.
Nota 2, Define Acción Preventiva
El o los responsables de la PNC, deberá estudiar con detenimiento las posibles acciones a
tomar para eliminar las causas teniendo en cuenta: las repercusiones internas o externas en
materia de seguridad y salud ocupacional y las modificaciones a realizar. Las AP deberán ser
detalladas y asignadas a uno o más responsables de su aplicación (Responsable de AP), con
fechas máximas de ejecución claramente definidas.
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Nota 3, Aplicación AP
Los Responsables de las AP deberán ejecutar las acciones que les hayan sido asignadas y
notificarán al Responsable de la PNC vía Intranet una vez que éstas hayan sido ejecutadas.
En el caso que no se cumplieran los plazos para el término de la aplicación de la AP, el
sistema enviará un correo de advertencia al Responsable de la PNC, al Responsable de la AP,
al a los encargados del SGI, según corresponda y al Jefe directo.
Nota 4, Asignar Responsable Comprobación AP
Cuando se hayan ejecutado todas las AP asignadas, el sistema enviará un correo a los
encargados del SGI, según corresponda, para que éste defina quién será el Responsable de
comprobar el resultado de la aplicación de las AP (Responsable de Comprobación AP), quién
tendrá que verificar la eficacia de la AP, describiendo la evidencia y/o registro e informarlo en
intranet.
Nota 5, Cerrar Potencial No Conformidad
Una vez que se ha comprobado la efectividad de todas las AP asociadas a una PNC, el
sistema envía un correo electrónico a los encargados del SGI, según corresponda, quién
deberá cerrar en Intranet la Potencial No Conformidad.
El resultado es la completación de manera automática del formato, Informe de Potenciales No
Conformidades y Acciones Preventivas, y su incorporación en el listado de Potenciales No
Conformidades generadas, a la cual tiene acceso todo el personal de la empresa.
Sólo los encargados del SGI podrá intervenir o modificar alguna PNC, cambiando a los
responsables, las acciones preventivas y cualquier otra información de la PNC, mientras ésta
se encuentre abierta.
El Responsable del SGI emitirá un informe con las acciones preventivas para presentarla en las
reuniones del SGI.
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7. REGISTROS GENERADOS
Identificación
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Retención
Disposición
Informe de No
Conformidad y
Acciones
Correctivas
Calidad
Digital
Intranet
Año
Permanente
Permanente
Listado de no
Digital
conformidades
Calidad
Intranet
Año
Permanente
Permanente
R1-PSGI-05
Digital
Control de no
conformidades
detectadas,
acciones
correctivas y
preventivas
SSO y MA
Listado de
Digital
NC, AC, AP
en SSO y MA
Meridian
Año
Permanente
Permanente
Meridian
Año
Permanente
Permanente
8. ANEXOS
Anexo 1: R1-PSGI-05, Control de no conformidades detectadas, acciones correctivas y preventivas
SSO y MA
Anexo 2: R2-PSGI-05 Listado de NC, AC, AP en SSO y MA
9. CONTROL DE CAMBIOS
Rev.
0
Párrafo
Modificación realizada
Borrador inicial.
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE NC, AACC Y AAPP. DEL SGI
Pág. 10 de 10
__________________________________________________________________________________________
1
Pág. 4-5-6
Pág.1 pto. 3
Pág. 2, pto 5.1
Pág. 5, pto
6.1, (Nota 3)
Cargo de Subgerente se reemplaza por Gerente.
Cambio nombre del procedimiento PC-08-04, “Producto no
Conforme” por “Control y no Conformidades”.
Se modifica Diagrama de Flujo del Procedimiento.
Se agrega Jefe de Departamento.
Pág. 5, pto
6.1, (Nota 6)
Se modifica Responsable de Control de Gestión por
Responsable SGI
2
Todo el
Documento
Se fusionó el tratamiento de No Conformidades con las
Acciones Correctivas y Preventivas, modificándose flujos,
responsabilidades, y forma de solución.
3
Pág. 4 y
sección 6.2
Se modifica tratamiento de Potenciales No Conformidades,
vía intranet.
4
Pág. 9 Nota 4
Se agrega en el formulario de Intranet la de la eficacia de las
AC y AP, describiendo la evidencia.
Pág 7 Nota 6
5
Pág 7 Nota 7
Se agrega nota sobre evidencia de evaluación de la eficacia
de la AC
6
Junio 2017
Se adapta el procedimiento para integrar los sistemas de
gestión de calidad, Seguridad y salud ocupacional y Medio
Ambiente (cambio de Códigos, Formato, estructura etc.)
REVISION
CONTROL DE NO CONFORMIDADES DETECTADAS, ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS DE SSO Y MA
´00
CODIGO
R1-PSGI-05
FECHA
´ Enero-2018
Nº Correlativo
Gerencia o área
Departamento
Emisor
Fuente
Auditoría externa
Auditoría interna
Pre auditoría
Revisión gerencial
Incidente ambiental
Incidente seguridad
Otros
Afecto a:
Producto o servicio no conforme
Leyes y reglamentos
Reclamo cliente
Desviaciones de SSO
Desviaciones de MA
Desviaciones de SGI
Otros
Real
Potencial
SECCIÓN I (Descripción de la no conformidad)
Requisito
Normativo
No
conformidad
Evidencia
encontrada
Fecha de
emisión
Firma o nombre
del emisor
SECCIÓN II (Análisis de la causa y acción correctiva o preventiva)
Correctiva
Preventiva
Corrección
inmediata
(fecha)
Análisis de la
causa Raíz
´- AC N°1:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
´- AC N°2:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
´- AC N°3:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
´- AC N°1:
Verificación
Acción
´ - AC N°2:
Correctiva
´ - AC N°3:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
´ - AC N°1:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
Evaluación de
´ - AC N°2:
la Eficacia
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
´ - AC N°3:
Responsable:
Fecha realización:
Fecha Max. Ejecución:
Acción
correctiva
Acción
preventiva
LISTADO DE NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES
PREVENTIVAS DE SSO Y MA
N° CORRELATIVO
GERENCIA
DEPARTAMENTO
EMISOR
REVISION
REVISION
FECHA
´00
R2-PSGI-05
ene-18
ESTATUS