Principales teorías administrativas Por: Ma. Concepción Alonso Ortega. La administración existe desde que el hombre pobló la Tierra y se dieron diferentes maneras de organización; sin embargo, fue hasta finales del siglo XVIII cuando se inició con el estudio de esta disciplina. En esta lectura se hará una breve descripción de las principales escuelas administrativas que han dado origen a las tendencias actuales de la administración. Administración científica En el enfoque científico fue impulsado por ingenieros industriales que analizaron la manera en que se llevaba el trabajo dentro de las empresas, con la finalidad de identificar la forma más eficiente de realizar una tarea. Figura 1. Frederick Winslow Taylor crop (Beyond My Ken, 2008). La teoría de la administración científica nació en Estados Unidos, buscando aumentar la productividad de las empresas. El principal representante de esta escuela es Taylor. En 1911, Frederick W. Taylor trabajaba en la empresa siderúrgica Midvale y Bethlehem Steel en Pensilvania. Allí observó e identificó que el principal problema de las empresas era la ineficiencia de los empleados puesto que éstos no se organizaban para trabajar, utilizaban diferentes técnicas para llevar a cabo una misma actividad, no había estándares de trabajo, no se capacitaba al empleado antes de ocupar su puesto y no se tomaban en cuenta sus habilidades ni sus aptitudes (Daft, 2004). La búsqueda de una solución a estos problemas inclinó a este teórico a establecer lo que hoy conocemos como la administración científica. Taylor (citado por Montana y Charnov, 2004) fundamentó su teoría en cuatro principios: • • • • División del trabajo Selección del personal Capacitación o especialización La cooperación estrecha y amistosa entre obreros y patrones 1 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. Apoyando la teoría de Taylor, sus colegas, los esposos Gilbreth, desarrollaron un estudio de tiempos y movimientos de un grupo de albañiles y se dieron cuenta que realizaban movimientos manuales y físicos inútiles. Propusieron el uso de herramientas y equipo adecuado para aumentar la utilidad laboral. Mostraron que eliminando movimientos innecesarios y proporcionando equipo de trabajo adecuado, ahorrarían cansancio al trabajador, esto mejoraría el ánimo del empleado y de esta manera la empresa demostraría interés por el mismo. (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996). Taylor y los Gilbreth concentraron su investigación en la naturaleza y la eficiencia del trabajo. La Escuela del Proceso Administrativo o Enfoque del Proceso Administrativo debe su nombre a la aportación de Henry Fayol al dividir el proceso de administración en cinco etapas: planeación, organización, dirección, coordinación y control. A dichas etapas les llamó procesos administrativos. Figura 2. Henry Fayol (s.f.) Además, este autor (Fayol) estableció los principios de la administración, mismos que se enuncian a continuación (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996): • • • • • • • • • • • • División de trabajo: entre más especializado esté el empleado, mayor será su eficiencia. Autoridad: la autoridad formal dicta el derecho del gerente a mandar. Disciplina: deben existir reglas y acuerdos en la organización. Unidad de mando: el empleado debe recibir órdenes de una sola persona para evitar conflictos de instrucciones. Unidad de dirección: todos los objetivos de las gerencias funcionales deben partir del objetivo general de la organización. Subordinación del interés individual al bien común: los intereses de los empleados no deben ser más importantes que los intereses de la organización. Por ejemplo, una empresa no debe cambiar su horario de servicio por las necesidades de los empleados. Remuneración: retribución económica del patrón al empleado que le permita vivir dignamente. Centralización: sólo los gerentes deben tomar decisiones. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización sigue un orden de rangos de la alta gerencia al nivel más bajo. Orden: los materiales y personas deben estar en el lugar adecuado. Equidad: los gerentes deben ser amables y justos con los empleados. Estabilidad de personal: un alto índice de rotación de personal aumenta los costos de producción. 2 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. • • Iniciativa: el empleado debe tener libertad para concebir y realizar planes, muchas veces, a pesar de los errores cometidos. Espíritu de grupo: fomentar la unión entre empleados y patrones. Estos principios de Fayol pueden considerarse como las reglas que deben aplicarse en todas las organizaciones. Posteriormente surgiría la teoría de la administración burocrática con Max Weber. En la escuela de la Administración Burocrática o Enfoque Burocrático se definieron jerarquías, reglas y procesos aplicados a toda la organización. Figura 3. Max Weber (s.f.) Weber, sociólogo de profesión, argumentó que toda organización tiene metas y está compuesta por muchos trabajadores, por lo que requiere de un estrecho control de sus actividades. Así pues, desarrolló la teoría de las estructuras o teoría burocrática en donde: • • • • Ve la necesidad de jerarquías definidas y de líneas de autoridad claras en las empresas. Promueve la creación de reglas estrictas, las cuales se deben aplicar de igual manera a todos los empleados. Propuso una división de trabajo. Sugirió una selección formal y orientación profesional. Por su parte, Mary Parker Follet fue pionera del Enfoque Humanístico, también conocido como Escuela de las Relaciones Humanas el cual basa su teoría en el comportamiento del ser humano dentro de la empresa. Figura 4. Mary Parker Follett (1868-1933) American psychologist (Márta, 2010). La aportación de esta autora a la administración fue el enfoque de colaboración para la solución de problemas, ya que consideraba que los directivos de su época resolvían los problemas laborales de manera autoritaria y cuando reprimían a un empleado lo hacían de manera pública y altanera. Por esta razón, Parker consideraba que los conflictos terminaban de manera destructiva y los problemas no se aprovechaban para generar algo constructivo (Montana y Charnov, 2004). 3 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. En cambio, sus teorías propusieron aplicar un estilo de liderazgo eficaz y democrático en donde las órdenes que se daban a los empleados debían ser concisas y enfocadas a resolver los problemas de la empresa; el liderazgo debía aplicarse con ética y responsabilidad; nunca se debía abusar del poder; y cuando se amonestara a un empleado debía ser en privado y siempre de manera asertiva. Elton Mayo: Escuela de las Relaciones Humanas La Escuela Humanista tuvo su originen en el estudio que el psicólogo Elton Mayo realizó en una empresa eléctrica de Chicago. A este trabajo se le conoce hoy en día como el experimento de Hawthorne (Montana & Charnov, 2004). Sus resultados repercutieron enormemente en la administración, pues cambiaron el enfoque que se tenía del trabajador. Este estudio consistió en separar un grupo de empleados y dividirlo en dos. El primer equipo se denominó grupo de control y conservó las mismas condiciones de trabajo con las que se desempeñaban. El segundo equipo fue denominado grupo selecto. A estos trabajadores se les proporcionaron mejores condiciones de trabajo en cuanto a la iluminación del área laboral. Estos grupos fueron estudiados durante un tiempo determinado, y al final se compararon los resultados de ambos. Se observó que el grupo selecto aumentó en el nivel de la productividad y Mayo vio que al bajar la intensidad de la luz en forma intencional la productividad también aumentó. Lo que más sorpresa le causó a Mayo fue que el grupo de control también elevó su productividad, lo que hizo que la investigación se extendiera. En una segunda etapa los empleados del grupo selecto y los empleados del grupo de control fueron enviados a habitaciones independientes. A los primeros se les aumentó el salario, se implementaron períodos de descanso y se acortó la jornada laboral -todo esto a elección de ellos mismos-, mientras que los del segundo grupo quedaron con las condiciones idénticas a como habían estado trabajando. Los resultados de productividad mejoraron con el tiempo ¡en los dos grupos!, lo que hizo suponer que ambos habían desarrollado lo que llamaron orgullo de grupo. Esta condición los llevó a aumentar los resultados laborales. Así pues, se concluyó que “los empleados aumentan su productividad con el sólo hecho de ser tomados en cuenta” (Montana y Charnov, 2004, p. 26). En la vida laboral posiblemente te habrás enfrentado a una situación similar. Estarás de acuerdo en que cuando tu jefe te comparte los objetivos de la empresa, toma en cuenta tu opinión, valora tu trabajo y reconoce tu esfuerzo, te sientes comprometido con la organización y dispuesto a dar tu mayor esfuerzo. Siguiendo con este Enfoque Humanista, el psicólogo Abraham Maslow propone la jerarquía de las necesidades. De hecho, una de las principales teorías de motivación fue precisamente la de este teórico, el cual identificó que los principales problemas de los trabajadores se deben a las necesidades insatisfechas, por lo que las dividió en cinco categorías que deben ser satisfechas en un orden específico. 4 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. Teoría de la jerarquía de las necesidades Maslow afirma que “el ser humano está motivado por múltiples necesidades, las cuales presentan un orden jerárquico representado en una pirámide” (Daft, 2004, p. 550). En la figura 6 observa cómo la pirámide se relaciona con la vida personal y el trabajo. Figura 6. Recreación de la pirámide de las necesidades de Maslow (retomada por Daft, 2004, p. 550). Teoría X y Y de McGregor El economista Douglas McGregor presentó la teoría X y Y, la cual se refiere al comportamiento de los directivos en la empresa. Identificó como teoría X a los líderes que ejercen la autocracia y ven al empleado como una persona incapaz de pensar por sí misma. En cambio, la teoría Y considera que el ser humano en la empresa puede 5 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. ser productivo sin necesidad de constante vigilancia, que trabaja con esmero y que tiene iniciativa y responsabilidad. La tabla 1 muestra los principales rasgos de esta teoría. Tabla 1. Rasgos de la teoría X y Y de McGregor (basada en la información proporcionada por Daft, 2004, p. 48). El enfoque de las ciencias administrativas o de los modelos matemáticos Tras el fin de la Segunda Guerra Mundial surgió la necesidad de hacer cambios en la administración, principalmente en la toma de decisiones y la solución de problemas. Nació así la administración de operaciones, especializada en el área de producción y servicios. Aquí se aplican modelos cuantitativos para resolver problemas de logística, manufactura y distribución de planta. Teoría de las contingencias Según esta teoría, los directivos tienen la obligación de investigar todas las posibles soluciones del medio ambiente externo e interno de la empresa y aplicarlas de manera situacional, es decir, de acuerdo a las circunstancias, apoyados por las tecnologías de la información y los diferentes programas de cómputo. Teoría de sistemas Katz y Kahan detectaron que las empresas estaban siendo analizadas como sistemas cerrados (es decir, independientes del entorno externo) y cada área de la empresa estudiada como una unidad autónoma, por lo que desarrollaron la teoría de sistemas. Ésta analiza cada área funcional como parte integradora de la empresa con objetivos propios pero también buscando lograr las metas generales de la empresa. 6 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. Administración por objetivos En este modelo, Peter F. Drucker identificó la importancia que tiene para una organización el establecer los objetivos correctos para asegurar su éxito, y señaló ocho áreas en las que deben establecerse metas de desempeño: posición de mercado, innovación, productividad, rentabilidad de los recursos físicos y financieros, tasas de dividendos o índice de retorno del capital invertido, desempeño gerencial y responsabilidad social de la empresa (George y Álvarez, 2005). Desarrollo organizacional Richard Beckhard definió el desarrollo organizacional como un esfuerzo planeado dentro de la entidad y administrado desde la alta dirección buscando incrementar la efectividad y la salud de la organización, mediante la intervención deliberada en los procesos de la misma utilizando el conocimiento de las ciencias de la conducta. Downsizing Es la manera de organizar una empresa mediante el reacomodo de su personal de planta. No solamente se puede reestructurar la plantilla de personal, sino que también puede adaptarse a cambios físicos como la localización y el uso de espacio, instalaciones, inventarios, tecnología usada, red de distribución, red de proveedores y cambios organizacionales tales como: procedimientos y cultura organizacional. Comercio electrónico El uso de las tecnologías informáticas ha cambiado la administración y el comercio. Por ello surge el comercio electrónico, definido como la compra y venta de productos y servicios por medio de Internet. El pago de estos productos es generalmente con ‘dinero electrónico’ a través de tarjetas de crédito y débito. Marketing en redes sociales La Internet ha revolucionado la gestión de las empresas. A través de las redes sociales las empresas han realizado campañas de publicidad con grandes beneficios, para ello se requieren redes sociales actualizadas y administradas de manera profesional. La estructura de la Grid computing Generalmente los grandes corporativos y empresas multinacionales han desarrollado la Grid computing dado que requieren de un ambiente de intercambio de datos y una sólida base para la solución de problemas en ambientes computacionales colaborativos, donde diferentes empresas filiales aporten todos o 7 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. parte de los recursos sin perder su autonomía. Este proceso también es conocido como Intercambio Business to Business (B2B) y se enfoca a la distribución de la información en empresas filiares. El B2B se enfoca a la distribución de la información. La gestión eficaz de equipos virtuales El impulso de la tecnología ha creado un nuevo modelo económico que promueve alianzas y asociaciones que crean organizaciones virtuales. Un ejemplo de ello son las universidades en línea. Las nuevas plataformas basadas en Internet permiten el trabajo online de grandes corporativos. Para lograr un equipo virtual eficaz se debe contar con sistemas tecnológicos y administrativos eficientes, un elevado grado de confianza y un nivel de calidad y profesionalización excelente. Recreatividad de los Procesos de la Empresa La Recreatividad de los Procesos de la Empresa (RPE) tiene por objeto enriquecer y mejorar visiblemente los procesos y actividades de la empresa, enfocándose para ello en su simplificación, satisfaciendo plenamente los requerimientos y necesidades de los clientes y consumidores, mediante la generación de un valor agregado que le permita a la empresa una ventaja competitiva. Este nuevo modelo de reingeniería basa su metodología en los bajos costos y en dar mayor valor al comportamiento organizacional. Lo más importante es que se puede aplicar tanto en empresas pequeñas como en grandes corporaciones. Como te habrás dado cuenta la administración ha evolucionado a la par de la sociedad y del avance tecnológico. Hoy en día no existe ninguna empresa en la que no intervenga el uso de la tecnología aplicada en las áreas administrativas, de producción o de mercadotecnia. 8 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato. Referencias Daft, R. L. (2004). Administración. México: Thomson. Montana, P. y Charnov, B. (2004). Administración. México: Cecsa. Ortega J. A. (2004). Estrategia y organización ante las nuevas tecnologías de información y de telecomunicaciones. España: Deusto- Planeta de Agostini Profesional y Formación S.L. Stoner, J., Freeman, R. & Gilbert. J. (1996). Administración. México: Pearson Educación. Referencias de imágenes Beyond My Ken. (2008). Frederick Winslow Taylor crop. Recuperada de http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Frederick_Winslow_Taylor_crop.jpg#file (Imagen bajo licencia Dominio Público de acuerdo a https://creativecommons.org/publicdomain/mark/1.0/deed.en). Henry Mayol. (s.f.). Henry Mayol Recuperada de http://centre-histoire.sciencespo.fr/archives/fonds/henri_fayol.html (Imagen bajo licencia de Dominio Público de acuerdo a https://creativecommons.org/publicdomain/mark/1.0/deed.en). Max Weber. (s.f.). 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