GRIVERAGT12_CORTE Y ARQUEO DE CAJA

CORTE DE CAJA
Es el procedimiento que siguen todas las cajas diariamente con el recuento o
verificación de las existencias en efectivo respectivas, el manejo de efectivo en la
empresa debe estar a cargo de un cajero o tesorero, quién diariamente hará el corte de
caja y entregará un reporte sobre las cantidades utilizadas.
Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar las funciones
recepción y desembolso. Este se puede manejar con un libro para controlar las
entradas y las salidas del mismo, es decir, de alguna forma tenemos que controlar los
cheques que se entregan para el pago de los egresos.
A continuación se presenta un Corte de Caja en formato electrónico
En las empresas grandes el departamento de tesorería es el que se encarga de emitir
los cheques y controlar los saldos de las cuentas corrientes bancarias, pero en las
compañías pequeñas es el departamento de contabilidad es el responsable y a diario
de egreso le presta una gran ayuda.
A continuación se presenta un formato de Diario Auxiliar de Caja
DIARIO AUXILIAR DE CAJA
Fecha
julio
Ingresos Ventas Gastos
diversos
administrativos
Concepto
10 Ch/n° 5 B. Ven
creación fondo
10
Reparación
12
maquinarias
12
Facturas restauran
13 vend F. García
1000
14 Gastos oficina
18.000
5.000
100.000 40.000
8.000
150.000
25.000
10.000
150.000
10.000
15 Luz eléctrica
17.900
Pago de sueldo
Cheque n° 10 B. Ven
reposición de fondo
A continuación se presenta un formato de Diario Auxiliar Cajas Bancos Salidas
DIARIO AUXILIAR CAJAS BANCOS SALIDAS
fech
a
Concepto
Caja
salida
Bco Vzla
1991
D
Ch/ n°5 Bco. Vzla
fondo caja chica
1
0 Ch/n°7 Bco
Union, fac 58
D
H
80.000
150.000
7.000
200.000
7.000
8.000
Planilla de
ingreso 35, Bco
280.00
1 Prov.
0
2
Cancelación de
5.000
efectivo, nominas
5 al 10
1
13.00
11
H
Bco Provincial Compra Efecto cuenta Ctas
s
s por s por varia
pagar pagar
s
125.000
5.000
125000
125.00
0
125.00
0
3 Ingreso cheque
0
Reposición de
fondos,
1
ch/n°5,compras f
4
ac. n°9 de Inés
1
total
5
155.00
0
1
6
ARQUEO DE CAJA
Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y la verificación del dinero
y valores que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que arroja los libros
están de acuerdo con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo se debe comparar con
el libro mayor de caja.
En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas si hay sobrante en caja,
pero en caso de existir un faltante, se buscará la razón que justifique el faltante, ( un
gasto, una consignación que no se registró) para hacer el ajuste correspondiente, y de
no haber una justificación del faltante este valor generalmente se registra en la cuenta
como una deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores;
ya que el dinero que entra y sale de la caja es responsabilidad del cajero.
Importancia del arqueo de caja
Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de
efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa
recibe por sus ventas y otros ingresos, así como por las salidas de éste con un
programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el propósito
de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, así como controlar
la adecuada contabilización de las partidas, verificar el cumplimiento de las políticas
de la empresa y el desempeño eficiente de los empleados.
Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a
clientes, Préstamos obtenidos, y Ventas de activos
Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona
encargada de su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de
acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos
breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se
elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado,
separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una
persona diferente a quien realiza la documentación
Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben
considerarse al momento de hacer el arqueo están; Vales de cajas, Cheques
posfechados y Cheques devueltos entre otros.
Esquema para realizar el arqueo de caja
A continuación se presenta un esquema sencillo para realizar el Arqueo de Caja en el
cual se especifica para cada uno de los cheques el No. De cheque, banco al que
pertenece el cheque, nombre el cliente y la cantidad. y se totaliza. Igual se hace con los
vales, aunque se debe procurar que los vales sean cubiertos en el menor tiempo
posible (dependiendo de las políticas de la empresa). Totalizando los valores
obtenidos
Finaliza haciendo Anotación de lo que se encontró en la caja luego de haber realizado
el arqueo comparando el saldo de la cuenta con el resultado obtenido especificando si
hubo sobrante, faltante o los valores concuerdan con los libros. Por Ultimo firma el
cajero y la persona que realizo el arqueo con fecha y hora de finalización. Los
resultados obtenidos son información confidencial de la empresa
Arqueo de caja menor
Efectuado el dia------ del mes ---------- del año------ hora
Movimiento del efectivo
Saldo del mes anterior
+ Ingreso durante el mes o periodo equivalente al reembolso
- Gastos del mismo mes o periodo
= Saldo en caja
La composición del saldo de caja
se expresa de la siguiente manera:
*En billetes: se puede colocar la cantidad de cada denominación y un total.
*En monedas: se puede colocar la cantidad de cada denominación y un total
*En documentos; especificando si son cheques vales etc
Total efectivo
Detalle de cheques
____________________
____________
Funcionario autorizado para hacer el arqueo
Cajero