2012-08-14_Unidad 1 DISPONIBILIDADES_ Arqueo

Tema 3: Arqueo de valores
Fowler Newton señala que no es necesario mencionar el “atractivo que
el dinero suele ejercer en la gente”, siendo esta razón una de las causas
fundamentales de que la mayoría de los fraudes que se realizan en las
empresas están
á vinculados
i
l d
all movimiento
i i
de
d dinero
di
o cheques.
h
Entre las maniobras dolosas más comunes vinculadas a Caja y Bancos
encontramos:
ƒ Interceptar cheques emitidos para pagos y mediante endosos
depositarlos en la cuenta de la persona que efectúa la maniobra;
ƒ Interceptar cheques al portador y cobrarlos;
ƒ Adulterar comprobantes
p
de Fondo Fijo,
j , logrando
g
reembolsos
superiores a los efectivamente pagados, beneficiándose con la
diferencia.
ƒ
Incluir dos o más veces el mismo comprobante
p
de gasto
g
en los
reembolsos de Fondo Fijo apropiándose de las diferencias, etc.
1
Estos ejemplos de fraudes son algunos de los muchos que se
pueden producir en empresas que no instrumenten un eficiente
sistema de control interno que les permita minimizar los riesgos.
Por lo expuesto es conveniente poner énfasis en algunos
g
requisitos
generales de control interno a los que se le debe prestar atención
especialmente en el caso de las Disponibilidades.
ƒ En lo que tiene que ver con la estructura organizacional de la
empresa, debe existir una adecuada separación de funciones por
departamento, procurando que quienes manejan los fondos sean
personas diferentes a aquellas que deben efectuar su
contabilización.
ó
ƒ En cuanto a normas y procedimientos deben existir normas
expresadas por escrito referidas a:
9 políticas y manejos de fondos: Toda decisión al respecto deberá
estar debidamente autorizada, y la preparación de los pagos y su
realización deberán ser efectuadas por personas diferentes
diferentes.
2
9 Procedimientos referidos a las cobranzas y a los pagos:
Es aconsejable controlar las cobranzas (utilizando la cuenta
Cobranzas a Depositar), y depositarlas íntegramente en el Banco.
Los pagos deberían hacerse con cheques, excepto los
pagos menores para los cuales se puede crear un Fondo Fijo
o una Caja Chica.
9 Procedimientos de control del dinero en poder de la empresa o
d
depositado
it d en Bancos.
B
El dinero no constituye un bien por si mismo sino que es un
medio de pago. No obstante, se lo considera susceptible de un
recuento físico y se trata de controlar los fondos en p
poder de la
empresa por medio de su examen ocular mediante la aplicación
de un procedimiento de Auditoría que se denomina Arqueo de
Caja. En cambio, la existencia de dinero depositado en bancos
se verifica a través de otro mecanismo como es la confirmación
de terceros (en este caso el propio Banco donde se depositó el
dinero), el examen de registros contables y comprobantes, etc.
p
otro procedimiento
p
de Auditoría conocido como
Para ello se aplica
conciliación bancaria.
3
PLANIFICACION FINANCIERA
Una actividad más que hay que considerar en el procesamiento de
las Disponibilidades, es la planificación de los recursos que deben
mantenerse p
para que
q la empresa
p
no se vea enfrentada a
dificultades financieras.
Para ello es conveniente la preparación de presupuestos de caja
donde se proyectarán tanto los ingresos que se esperan
obtener (provenientes de clientes y otras fuentes), como las
erogaciones a las que deberá hacer frente (pago a proveedores,
compras contado, etc.).
D esta
De
t manera se pueden
d prever tanto
t t llas futuras
f t
necesidades
id d
de fondos y buscar fuentes de financiamiento adecuadas, como
los posibles excedentes y planificar sus colocaciones. Este
presupuesto de caja sirve también como herramienta de control
control,
ya que permite comparar las cifras presupuestadas con las reales
a fin de determinar las desviaciones, detectar sus causa y corregir
las previsiones de los meses siguientes.
4
ARQUEO DE VALORES
¿Cuáles
C ál son llos objetivos
bj ti
del
d l arqueo?
?
ƒ Determinar la efectiva existencia física de los valores en poder
del cajero mediante el recuento.
ƒ Comparar el importe total de esos valores con el saldo de las
cuentas contables.
ƒ Verificar el cumplimiento de las normas de control interno
instrumentadas para el manejo de las disponibilidades.
ƒ Detectar errores y omisiones contables así como posibles
fraudes cometidos.
¿Cuándo debe practicarse este procedimiento de control?
Es un procedimiento que sirve para la preparación de los Estados
Contables (arqueo de cierre de ejercicio), a fin de dejar los saldos
finales ajustados a la realidad.
Pero también puede ser un control a aplicar en cualquier momento
de la vida de la empresa.
5
Se caracterizan por ser periódicos (es conveniente realizarlos en
forma diaria al finalizar la jjornada),
), o ser sorpresivos
p
((en cualquier
q
momento dentro de la jornada), siendo estos los más eficaces
desde el punto de vista del control.
¿Quién debe realizar el arqueo?
Este procedimiento debe ser realizado por una persona diferente a
quien: a) custodia los fondos y valores (cajero), b) registra los
movimientos
i i t de
d los
l fondos
f d y valores
l
(sector
(
t contable).
t bl )
La persona que lo realice puede ser por ej. : el Contador Auditor, el
dueño de la empresa, etc.
¿Cómo se formaliza el trabajo realizado en el arqueo?
Se materializa en un papel de trabajo llamado “Acta de Arqueo” que
deberá estar firmada conjuntamente por quien sea el custodio de
los valores y por quien realice el control.
6
¿Qué podemos encontrar en poder del custodio (cajero), al
momento de practicar el arqueo?
Será necesario distinguir entre los valores y los
comprobantes en su poder
poder.
¿Qué valores podemos encontrar en poder del cajero?
• efectivo en moneda nacional y en moneda extranjera;
• cheques comunes de terceros;
• cheques diferidos de terceros ya vencidos y a vencer;
• cheques emitidos por la empresa para efectuar pagos
(operaciones que aún no han sido registradas);
• conformes.
conformes
7
¿Qué comprobantes podemos encontrar en poder del cajero?
– Comprobantes ya contabilizados;
– Comprobantes sin contabilizar
Respecto a los comprobantes en poder del cajero, es importante
destacar lo que se llama “el corte de operaciones”. Se deben
identificar aquellos comprobantes que “no están contabilizados”
ya que los
l que síí lo
l han
h sido,
id deberían
d b í estar
t archivados.
hi d
Se
S debe
d b
indagar, en este caso, la razón por la cual el cajero los tiene en su
poder. Estos comprobantes ya contabilizados forman parte del
saldo contable informado por Contaduría.
Contaduría
¿Qué se debería cumplir al momento de realizar un arqueo?
Valores en p
poder del cajero
j
= saldos informados por
p
(1)
Contaduría +/comprobantes en poder
del cajero (2)
8
¿Qué estamos queriendo señalar con esta ecuación?
Si al momento de efectuarse el arqueo, el sector contable pudiera
registrar
i t
los
l comprobantes
b t que se encuentran
t
en poder
d del
d l cajero
j
y se hiciera a su vez el recuento de los valores que este
funcionario mantiene en custodia, la suma de los mismos debería
coincidir con el saldo de las cuentas involucradas.
¿Cómo vamos a conocer a partir de ahora a (2) y a (1)?
A (2) lo vamos a llamar “fondos sujetos a arqueo” (FSA), que son aquellos
por los cuales el responsable o custodio o cajero, debe rendir cuenta
(saldo contable antes del arqueo +/- comprobantes que figuran en poder
del cajero).
A (1) lo vamos a llamar “fondos arqueados” (FA), que son aquellos en su
poder y con los cuales rinde cuenta por los primeros.
¿Qué se debería cumplir al comparar los FA con los FSA?
FA = FSA, entonces no surgieron diferencias en el arqueo. Esto es lo que se
espera se cumpla.
¿qué sucede si no se cumple?
•
•
Si los FA > FSA entonces se genera un sobrante.
Si los FA < FSA entonces se genera un faltante.
9
¿Qué arqueos aprenderemos a hacer en esta asignatura?
De valores que mantiene el cajero podemos concluir
que podremos realizar los siguientes arqueos:
• Arqueo de Caja moneda nacional;
• Arqueo de Caja moneda extranjera;
• Arqueo de cheques diferidos a cobrar;
• Arqueo de conformes a cobrar.
ARQUEO DE CAJA MONEDA NACIONAL
¿Qué podríamos encontrar en poder del cajero referente a la Caja
moneda nacional?
1) Lo que determinamos como Fondos Arqueados son:
– Efectivo moneda nacional;
– Cheques de terceros en moneda nacional;
– Cheques diferidos vencidos en moneda nacional (con fecha
anterior o igual a la del arqueo).
10
2) Lo que determinamos como Fondos Sujetos a Arqueo son:
– Comprobantes
C
b t d
de cobranzas
b
por los
l cuales
l ell cajero
j
recibe
ib
efectivo m/n o cheques de terceros m/n:
9 Boletas de ventas
9 Recibos
R ib de
d cobranzas
b
9 Notas de devolución de compras al contado
9 Comprobantes internos por vencimiento de cheques diferidos
o cobranzas de conformes.
conformes
– Comprobantes de pagos por los cuales el cajero entrega
efectivo m/n.
9 Boletas de compras
9 Notas de devolución de ventas contado
9 Recibos de pagos
9 Boletas
B l t de
d depósito
d ó it bancario
b
i
9 Comprobante interno por pago de conformes
9 Recibos de proveedores, etc.
11
NOTA: Al iniciarse la jornada es común que se entreguen al
cajero “cheques emitidos” para realizar pagos. Al momento del
arqueo algunos de esos cheques pueden haberse entregado a
terceros habiéndose obtenido el correspondiente comprobante
terceros,
comprobante,
pero no originarán un movimiento de “Caja “ sino de
la cuenta corriente Bancaria, por lo tanto no van a ser tenidos en
cuenta en el arqueo sino en la “conciliación
conciliación bancaria”
bancaria .
Los restantes “cheques emitidos” que no han sido entregados
por no haberse presentado aún sus destinatarios,
destinatarios no son tenidos
en cuenta en el arqueo.
En este curso no usaremos la cuenta “Cheques emitidos”,
emitidos” como
cuenta de control que se verá en próximas asignaturas.
12
a) ¿Cómo confeccionamos el “Acta de Arqueo de
C j ”?
Caja”?
En las “Actas de Arqueo” enfrentamos dos elementos:
• Bajo
j el título de “Fondos Arqueados”
q
ponemos los valores
p
existentes en poder del cajero que forman parte de la cuenta
“Caja”: monedas y billetes y cheques comunes de terceros.
• Bajo
j el título de “Fondos sujetos
j
a Arqueo”
q
se p
pondrá el saldo
que figura en el mayor de “Caja” (por ejemplo del día anterior),
que es informado por el Sector Contable. A este saldo se le
agregarán,
g g
, sumados,, todos los comprobantes
p
en poder
p
del
cajero que impliquen ingresos de caja y, restados, los que
impliquen egresos de caja. Esos comprobantes por
encontrarse en poder del cajero no han sido registrados y por
lo tanto no se encuentran aún en el saldo de caja.
• Los Fondos Arqueados y los Fondos Sujetos a Arqueo deben
ser sumados y se obtienen sus respectivos totales.
13
Modelo de Acta de Arqueo de Caja
Fondos sujetos a arqueo
Fondos Arqueados
Saldo contable de la cuenta “Caja” a
primera hora
(-) comprobantes (no contabilizados) de
pagos en efectivo
+ comprobantes (no contabilizados) de
ingresos en efectivo o en cheques
comunes de 3os.
+ C.int. Por vencimiento de ch, diferidos
de
3os. (fecha de vto. Igual o anterior al
arqueo)
q
)
Efectivo en moneda nacional
Total de F.S.A.
- Faltantes
+ Sobrantes
Total de F.A.
SUMAS IGUALES
SUMAS IGUALES
Cheques
q
comunes de terceros
Ch. diferidos de terceros con
fecha de vencimiento igual o
anterior a la fecha del arqueo.
14
b) ¿Qué pasa si la suma de los FA no es igual a la de
los FSA?
•
Si el total FA es > que el total FSA, quiere decir que los fondos
existentes tienen un valor mayor que el que surge de la
contabilidad
t bilid d y por lo
l tanto
t t existirá
i ti á un sobrante
b
t que deberá
d b á ser
debitado en la cuenta Caja y acreditado en una cuenta de
ganancia: “Sobrante de Caja” o “Diferencia de Caja ganada ”
--------------
--------------
Caja
Sobrante de Caja o Dif.Caja ganada
----------------------------
•
Si el total FA es < que el total FSA, quiere decir que los fondos
existentes tienen un valor menor que el que surge de la
contabilidad y por lo tanto existirá un faltante que deberá ser
debitado en una cuenta de pérdida “Faltante de Caja” o
Diferencia de Caja perdida”
perdida y acreditado en la cuenta Caja.
“Diferencia
--------------
-------------
Faltante de Caja o Dif.Caja perdida
Caja
---------------
------------15
c) ¿Qué ajustes surgen del Acta de Arqueo de Caja?
• Se debe registrar la diferencia de arqueo, en caso de que
exista.
• Si nos encontramos a fecha de balance se deben registrar:
9 todos los comprobantes que fueron incluidos en los FSA,
ya que están sin contabilizar.
9 todos aquellos comprobantes que se encontraron en poder
del cajero que están sin contabilizar y que no pertenecen a
los FSA por no mover Caja (recibos de pago con cheques,
boletas de compra pagadas con cheque, facturas, etc.)
¿Cómo
Có
determinamos
d t
i
la
l composición
i ió final
fi l de
d caja?
j ?
Una vez obtenido el saldo final de caja hay que determinar cuales
son los elementos en poder de la empresa que lo componen.
Estos elementos son los Fondos Arqueados: efectivo,
efectivo cheques de
terceros y cheques diferidos a cobrar que al vencimiento se
transformaron en cheques comunes.
16
ARQUEO DE MONEDA EXTRANJERA
¿Podemos encontrar moneda extranjera en poder del cajero?
Sí, es común que un cajero maneje moneda extranjera.
¿Por qué la moneda extranjera no se tuvo en cuenta en los FA del
arqueo en moneda nacional?
Porque la moneda extranjera, a menos que la empresa decida otra
cosa, integra
i t
otra
t cuenta
t de
d Activo
A ti llamada
ll
d “Moneda
“M
d Extranjera”
E t
j
”
para todas las monedas extranjeras o “Moneda extranjera
dólares” , “Moneda extranjera euros” o “Caja dólares” “Caja
euros” etc.
euros”,
etc que son parte de las Disponibilidades de la empresa
empresa.
Cuando se compra moneda extranjera se realiza el siguiente asiento:
----------------- -------------------“Moneda Extranjera”
Caja
------------------ --------------------
(supongamos que la empresa utiliza esta cuenta genérica)
(este importe si va en el arqueo de Caja)
17
¿Cómo se realiza el arqueo de cada moneda extranjera?
Si la empresa tiene movimientos en diversas monedas extranjeras
es aconsejable utilizar la opción de abrir una cuenta por cada moneda,
pues facilita el control. Cada una de estas cuentas se contabiliza en el
equivalente en moneda nacional pero es muy útil llevar un mayor auxiliar
en la propia moneda de origen (dólares, etc.). Para cada cuenta en
moneda extranjera se formulará un acta de arqueo.
MODELO DE ACTA DE ARQUEO DE MON. EXTRANJERA
(los importes están expresados en la moneda de origen)
Fondos sujetos a arqueo
Fondos arqueados
Saldo contable de la cuenta M. Extranjera
-Comprobantes (no contabilizados) de
pagos en efectivo
+ comprobantes (no contabilizados) de ingresos en efectivo o cheq.comunes
g
q
de 3os.
Efectivo en moneda
t
j
extranjera
Cheques comunes de
terceros
Total de FSA
Total de F.A.
-Faltante
+Sobrante
SUMAS IGUALES
SUMAS IGUALES
18
Qué pasa si estamos haciendo arqueos al cierre de un ejercicio económico?
Si se trata de un arqueo a cierre de ejercicio hay que determinar, para cada
moneda las diferencias de cambio que
moneda,
q e se hayan
ha an producido.
prod cido
Esto implicará realizar un ajuste a fecha de balance de las cuentas equivalentes
en moneda nacional.
¿
•
Si el saldo de la cuenta en pesos “Moneda extranjera” fuera menor que el saldo de la
misma cuenta expresada en la moneda de origen que se trate, multiplicado por el TC
al cierre, se producirá una ganancia.
El asiento a formular implica un débito en la cuenta de Activo “Moneda extranjera”,
expresada en pesos uruguayos y un crédito a la cuenta de ganancias “Diferencia de
cambio ganada (en pesos)
Moneda extranjera
Diferencia de cambio ganada
•
En caso contrario, se producirá una pérdida.
El asiento a formular implica un débito en la cuenta de pérdida “Diferencia de cambio
perdida”(en
did ”( pesos)) y un crédito
édit en la
l cuenta
t de
d Activo:
A ti
“Moneda
“M
d extranjera”,
t
j
” expresada
d
también en pesos uruguayos.
Diferencia de cambio perdida
Moneda extranjera
¿Cómo se determinará la composición final del saldo de la cuenta
“Moneda Extranjera?
El total de la moneda extranjera en poder del cajero debe ser igual al total
d l Mayor
del
M
de
d la
l cuenta
t auxiliar,
ili
por ejemplo:
j
l Caja
C j U$S
19
ARQUEO DE CHEQUES DIFERIDOS A COBRAR
¿Cuáles pueden ser los vencimientos de los cheques diferidos
que puede tener en su poder el cajero?
•
Cheques cuya fecha de vencimiento es anterior al arqueo o coincide con la
fecha de este. En este caso deberán ser tratados como cheques comunes y no
se incluirán en el arqueo de los cheques diferidos sino en el arqueo de caja,
como parte de los Fondos Arqueados. No obstante es necesario verificar que
esa transformación en cheque
q común se materializó en un asiento:
--------------
----------------
Caja
Ch. diferidos a cobrar
-------------------Y si no se hubiera realizado esa registración, aparecerá el cheque en FA y el
comprobante interno por el vencimiento entre los FSA.
------------------
•
Cheques cuya fecha de vencimiento es posterior a la fecha de cierre, y que
fforman parte
t d
de la
l cuenta
t “Cheques
“Ch
diferidos
dif id a cobrar”.
b ”
Estos cheques no vencidos están en custodia del cajero y deben ser objeto de
arqueo.
20
MODELO ACTA DE ARQUEO DE CHEQUES DIFERIDOS A
COBRAR
Fondos sujetos a arqueo
Fondos arqueados
Saldo contable de la cuenta Cheques
Diferidos a cobrar
-Compr, Internos (no contabilizados) por
vencimiento de ch, dif. A cobrar (fecha de
vto. Igual o anterior al arqueo.
+ Recibos de ch. diferidos a cobrar (no
contabilizados) por el ingreso de dichos
cheques
- Saldos de cuentas “Doc.
Doc. Descontados”
Descontados
y/o”Doc. Endosados”
Cheques diferidos de 3os. con
vencimiento posterior a la fecha
del arqueo
TOTAL DE F.S.A.
-Faltantes
+Sobrantes
TOTAL DE F.A.
SUMAS IGUALES
SUMAS IGUALES
21
¿
¿Cuáles
pueden
p
ser los vencimientos de los
conformes que tiene en su poder el cajero?
La situación
i
ió que se plantea
l
con los
l conformes
f
es
diferente a la de los cheques diferidos a cobrar,
como ya fuera mencionado
mencionado.
• Si se trata de un conforme vencido y cobrado, figura
en el arqueo de caja y en poder del cajero está el
comprobante interno por el cobro,
cobro éste va en FSA.
FSA
• Si se trata de un conforme vencido y no cobrado,
figura en el arqueo de conformes a cobrar.
• Si se trata de un conforme que no ha vencido
también figura en el arqueo de conformes a cobrar.
22
MODELO DE ACTA DE ARQUEO
Q
DE CONFORMES A
COBRAR
FONDOS SUJETOS A ARQUEO
FONDOS ARQUEADOS
Saldo contable de la cuenta Conformes
a Cobrar
-Compr. Internos (no contabilizados) por
cobranzas
b
de
d conformes
f
a cobrar
b
+ Recibos de conformes a cobrar (no
contabilizados por ingresos de los conformes
Conformes a cobrar (vencidos y
no cobrados y a vencer)
Total de FSA
Total de FA
-Faltantes
+Sobrantes
SUMAS IGUALES
SUMAS IGUALES
23
NOTA:
1) Tanto en el arqueo de Cheques diferidos como de Conformes, se
restaron, en los FSA,el saldo de las cuentas regularizadoras de
Documentos Descontados y Documentos endosados ya que de lo
contrario el saldo contable no coincidiría con los documentos en poder
p
del custodio.
2) Es importante efectuar una aclaración cuando se haga la registración
de los comprobantes en poder del cajero.
Cuando se realiza el detalle de los comprobantes que van en los
FSA, se puede ver que algunos de ellos se repiten en más de un ACTA.
Por ejemplo una boleta de compra de moneda extranjera va sumada,
en su moneda de origen, en el Acta de Moneda extranjera pero va
restada
t d en pesos en ell Acta
A t de
d Caja.
C j
Un comprobante interno por el vencimiento de un cheque diferido
a cobrar o por la cobranza de un conforme, va sumado en el Acta
de Caja
j , pero
p
va restado en la Acta de Cheques
q
diferidos y de
Conformes a cobrar respectivamente.
Hay que controlar en estos casos de no efectuar dos veces el asiento
de ajuste.
24
¿Qué más encontramos en poder del cajero que no fue
considerado en las actas de arqueo vistas?
Encontramos cheques emitidos por la empresa, en poder del cajero,
para pagar deudas que ya estaban registradas. Por ejemplo:
• La
L deuda
d d con un acreedor
d
fue
f registrada
i t d cuando
d se recibieron
ibi
las
l
mercaderías.
• La deuda con el BPS fue registrada cuando se liquidaron los
sueldos,, etc.
¿Qué debemos hacer con esos cheques?
Esos cheques
E
h
no tienen
ti
que registrarse
i t
en esta
t instancia
i t
i porque no
fueron entregados y por lo tanto no tenemos el recibo del proveedor,
ni la liquidación de BPS, etc.
Como se señaló con anterioridad en esta asignatura no realizamos el
“control de los cheques emitidos”.
25
¿ Pueden haber obligaciones que no fueron registradas y que
pertenecen a este ejercicio?
• Sí, pueden haber obligaciones que aún no fueron registradas y
que pertenecen al ejercicio.
Por ejemplo:
j p
• a fecha de balance pueden no haberse registrado el consumo
de luz, de teléfono, de agua, etc. correspondientes al último
mes del ejercicio.
• De estos gastos se conoce el importe (nos podemos informar
en los distintos Organismos Públicos), pero sus comprobantes
se reciben a mes vencido.
• Se devengaron en el ejercicio que cierra.
Conclusión: El trato a darles es distinto al que vimos en el caso anterior.
Hay que registrarlos señalando la pérdida y la obligación. Por ejemplo:
----------------------------------Gasto de UTE o Gtos.Grales.
---------------------
(pérdida devengada en el ejercicio)
Cuentas a pagar (reconocimiento de la obligación)
---------------------26