Manual de Usuario INDICE ¿QUE ES INTELISIS? OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL OBJETIVO TERMINAL DEL MANUAL TEMA 1. GENERALES INTRODUCCIÓN 1.1. Acceso 1.2. Tablero de Control CONCLUSIÓN DEL TEMA TEMA 2 ICONOS CONCLUSIÓN DEL TEMA TEMA 3 CATÁLOGOS INTRODUCCIÓN 3.1. Clientes 3.2. Distribuidores 3.3. Artículos 3.4. Solicitudes de Crédito CONCLUSIÓN DEL TEMA TEMA 4 COMPRAS 4.1.-Requisición 4.2.-Requisición (Partidas) TEMA 5 OPERACIÓN PROYECTO LÁMPARAS GE-1 5.1.-Disposición al Contado 5.1.1-Cuentas por Cobrar 5.2.-Disposición a Crédito 5.2.1.-Cuentas por Cobrar 5.3.-Tesorería 5.4.-Promoción 5.4.1.-Cuentas por Cobrar 5.5.-Donación 5.5.1.-Cuentas por Cobrar TEMA 6 CONTABILIDAD AUTOMATICA 3 3 3 4 4 5 5 5 6 6 7 7 7 7 8 9 9 10 10 14 19 19 20 23 27 31 32 36 40 42 47 2 ¿QUE ES INTELISIS? Intelisis es un ERP (Enterprise Resource Planning) y significa Planeación de Recursos Empresariales por sus siglas en inglés, es una herramienta estratégica que ayuda a la compañía a obtener ventajas organizativas, integrando todos los procesos de negocios y optimizando los recursos disponibles. Los sistemas tradicionales tratan las transacciones separadamente, en cambio, para un ERP ellas están interrelacionadas de la misma forma en que lo están los procesos de negocios. Mientras que en las aplicaciones tradicionales, los datos son manipulados por cada aplicación sin enlaces entre los procesos. En un ambiente ERP los datos no están restringidos a una aplicación determinada o solución departamental. Ayuda a fijar la mirada en el pasado, el presente y el futuro de sus procesos; marca tendencias, ofrece información para la adecuada toma de decisiones además de señalar pautas y modelos con las mejores prácticas de negocio. Desde hace varios años, la automatización de negocios siguiendo el modelo de planeación de recursos empresariales, ha sido reconocida como un elemento clave en el mejoramiento de los procesos internos de los negocios. La aplicación de un ERP es una pieza fundamental para crear ecosistemas empresariales, dado que una vez que su negocio contacta a un cliente, inicia un proceso interno de operación que tiene como objetivo primordial brindarle los productos con la mejor eficiencia posible. Toda esta actividad se realiza internamente en la empresa, su aplicación permitirá el logró de objetivos de la misma. Derivado de estás ventajas es que el Fideicomiso para el ahorro de la Energía Eléctrica (FIDE) tomó la decisión de implementar el ERP Intelisis para optimizar el control de Inventarios de acuerdo a los créditos que otorga para abastecimiento de lámparas ahorradoras. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL Al terminar la revisión de este manual, el usuario aprenderá como se opera la disposición de créditos, para facilitar la adaptación de los procesos correspondiente a cada uno de los usuarios al nuevo sistema. OBJETIVO TERMINAL DEL MANUAL Mostrar la manera en la que se debe iniciar sesión en Intelisis, las funcionalidades de los tableros de control, los iconos más utilizados, como ingresar a los módulos, como emitir los reportes, entre algunos otros aspectos fundamentales para el uso de Intelisis en la operación diaria de Otorgamiento de créditos en el proyecto de lámparas del FIDE. 3 1. Generales Introducción Para poder iniciar sesión en Intelisis es necesario realizar el siguiente procedimiento: 1.1. Acceso A) Dar doble click en el icono del acceso directo a Intelisis. En ese momento aparecerá la siguiente pantalla, donde es necesario introducir el nombre del Usuario y el password correspondiente. Los datos de la Fecha, Empresa y Sucursal han sido definidos previamente en el perfil del Usuario, por lo tanto no es necesario modificar dicha información. B) Paso seguido aparecerá en la pantalla la siguiente barra que contiene todos y cada un de los módulos, exploradores, cubos, reportes, catálogos, herramientas contenida en Intelisis para la operación del FIDE. Intelisis cuenta con distintos módulos (Procesos) para poder eficientar el control de la cartera de Crédito, así como las operaciones y procesos Administrativos del FIDE. En cada uno de estos módulos se controlan los procesos de la operación del FIDE. 4 1.2. Tablero de Control Es una herramienta de Intelisis que aparece al momento de ingresar a cualquier módulo, catálogo, explorador entre otros, el cual permite visualizar la información general contenida en cada uno de los módulos y sus respectivos movimientos. En el tablero de control se mostrarán todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. El tablero permite solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista de acuerdo a los datos que se desea observar. La forma en que vamos a poder filtrar la información puede ser : Por Movimiento Por Estatus Por Situación Por Fecha Por Usuario Por Sucursal Por RPU En todos los tableros de control está disponible la opción de personalizar las vistas, es decir, se pueden seleccionar los campos o columnas que requiere cada usuario para consultar los movimientos que aparecen en esta pantalla. Como pueden ser RPU, Movimiento, Cliente, Nombre, entre otros, dependiendo del movimiento y módulo en cuestión. Así como también de puede Enviar a Excel para poder editar los datos de manera manual, directamente en está aplicación. Para ello es necesario posicionarse en la pantalla del tablero y dar clic con el botón derecho > Personalizar Vista (Como se muestra en pantalla anterior) Conclusión del tema El usuario conoce la forma en la que debe acceder a Intelisis, a su vez ya identificará la primer pantalla (Tablero de Control) a la que accederá en cada módulo, así como la funcionalidad de la misma para hacer consultas, según lo requiera la operación de cada usuario tal y como lo revisaremos más adelante 5 2. Iconos |ICONO SIGNIFICADO DESCRIPCIÓN Afectar Movimiento Este botón permite afectar el movimiento en cuestión para poder cambiar su estatus (Sin Afectar, Pendiente, Concluido, etc.) y poder generar los movimientos en los módulos que estén involucrados. Eliminar Movimiento Este botón permite eliminar el movimiento definitivamente de la base de datos. Nota importante: Una vez afectado el movimiento NO se puede eliminar Cancelar Movimiento Este botón permite Cancelar el estatus del movimiento, sin borrarlo de la base de datos. No puede cancelarse un movimiento sin haber sido afectado. Este botón permite ver el movimiento previo a la impresión. Presentación Preliminar Nota: En el módulo de Crédito, aquí es donde se puede ver la Tabla de Amortización de los clientes. Abrir Este botón nos lleva de regreso al Tablero de control dentro de las pantallas de captura de información de cada uno de los movimientos. Estatus Pendiente Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que no ha sido afectado y por lo tanto no ha generado los movimientos en lo demás módulos. Estatus Concluido Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus porque fue afectado y generó los movimientos correspondientes en los módulos involucrados. Estatus Cancelado Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que fue cancelado debido a errores detectados por un usuario con los privilegios suficientes para cancelar el movimiento. Estatus por Confirmar Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que falta algún dato necesario para cambiar al siguiente estatus. Actualizar Este botón permite actualizar las búsquedas en el tablero de control y está ubicado en la esquina inferior izquierda. 6 CONCLUSIÓN.- El usuario identificará los iconos que aparecen de manera constante en las pantallas de Intélisis y que son consecuencia de la amistosa interfase con Windows que procura tener el sistema para facilitar la adaptación y manejo de los usuarios en sus procesos. 3. Catálogos INTRODUCCIÓN.- En los catálogos de Intelisis es donde se encuentra contenida la información necesaria para realizar, movimientos, consultas y modificaciones a datos como pueden ser: artículos, clientes, líneas de crédito, distribuidores, personal, tipos de amortización, proveedores, entre otros. 3.1. Clientes Ruta de Acceso: Catálogos > Clientes > Clientes Esta es la pantalla donde se encuentran los datos personales de los clientes, como son: *Nombre *Dirección 3.2. Proveedores *Teléfono Catálogos > Proveedores> Distribuidores o *RFC *Edad *Sexo *Régimen Fiscal *Estatus (Alta o Baja) *Entre Otros 3.2. Proveedores Ruta de acceso En este catálogo y en las distintas pestañas que la integran, se encuentran los datos de todos y cada uno de los Proveedores autorizados para vender los artículos con Sello FIDE, como son: *Nombre 3.3. Artículos *Dirección Catálogos > Artículos > Artículos *RFC *Cuenta Contable *Cuenta Bancaria *Zonas donde Operan. *Estatus (Alta o Baja) *Entre otros 7 3.3. Artículos El catálogo de Artículos nos muestra las características de cada uno de los artículos autorizados por el sello FIDE dentro del programa, como son: *Clave del Artículo. *Descripción. *Fabricante. *Código Fabricante. *Tamaño o capacidad. *Unidad. *Valor de Mercado (precio). *Estatus (Alta o Baja). Este catálogo será administrado de manera centralizada por la gerencia de la Coordinación de Operaciones del PFAEE, para poder controlar el alta de los mismos. 8 3.4. Líneas de Crédito. La línea de crédito es un catálogo que contiene los datos de las solicitudes de crédito de cada uno de los clientes. Conclusión del tema El usuario conoce ya donde se encuentran los datos del cliente, de los distribuidores, de los artículos y de las solicitudes de crédito necesarias para la operación del sistema en cuanto al control de cartera de créditos se refiere. 9 4.-Compras El módulo de compras en términos generales facilita la planeación, para realizar la adquisición de los artículos o productos y servicios con el propósito de satisfacer las necesidades de todas las áreas de la organización para su total funcionamiento y no entorpecer sus actividades normales de operación. Para efectuar un nuevo movimiento en el módulo de Compras hay que ir a la siguiente ruta: Ir al menú principal del sistema/Procesos/Compras, se desplegará el Tablero de Control de Compras donde se tiene que presionar el botón “Nuevo” para abrir la Ventana del proceso. 4.1.-Movimiento Requisición Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de los productos o servicios hacia jefes de áreas internas o solicitar los precios que ofrece cierto proveedor. En realidad la requisición no aplica una afectación en el inventario. Es importante señalar que la requisición generalmente es un mecanismo utilizado para pedir productos y/o servicios a proveedores. Para efectuar una requisición hay que generar un nuevo movimiento que se llame Requisición. Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura, se acepta y se procede a afectar dicho movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente 10
