SEMANA 16 SEGUND AUNIDAD PPT SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

GESTIÓN Y SUMINISTRO DE
MEDICAMENTOS
Semana 16
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS
José Alfonso Apesteguia Infantes
Doctor en Farmacia y Bioquímica
Esp. Toxicología y Química Legal - RNE 0240
Esp. Farmacia Clínica RNE – En tramite
Magister en Farmacología
Químico Farmacéutico- CQFP 06538
Licenciado en Educación( Ingles-Castellano)-CPPe 0109359857
SUMINISTRO DE PF, DM Y PS
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS
El Sistema de Información, entendido como un conjunto
articulado de procesos, cubre todo el espacio de
posibilidades en el que se encuentren o generen los datos
necesarios, que permite mejorar la toma de decisiones
para la previsión, provisión y control del uso de
medicamentos e insumos.
Este sistema debe basarse en las necesidades de
información de los usuarios en cada nivel prestacional
(puestos, centros, hospitales, almacenes) o niveles
ejecutivos (directores, coordinadores, gerentes, etc.) y
debe construirse a partir de formatos, informes y
procedimientos ya existentes. Todo formato que se diseñe
de nuevo deberá someterse a validación (prueba de
campo) por el personal que lo va a utilizar.
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La información en cada proceso del sistema de suministro se
recoge mediante:
• Documentos de registro, una combinación de registros de
datos en formatos previamente establecidos y un sistema de
archivo de documentos oficiales (recetas, historias clínicas,
etc.).
• Formatos de comunicación de datos, como informes de
disponibilidad de medicamentos, informes de conteos físicos,
inventarios, etc., que transmiten datos a otras áreas o niveles
para su utilización en la toma de decisiones de gestión.
• Informes de retroalimentación, también denominados
informes
analíticos que, por lo general, se remiten a las áreas que
han recogido los datos.
Para que un Sistema de Información tenga éxito debe
hacer uso eficaz de los datos generados, esto incluye:
• La consolidación de los datos, a fin de reducir
grandes cantidades de ellos a una magnitud
manejable, traducidos en indicadores clave.
• La presentación de la información en forma gráfica
para simplificar su interpretación.
• El análisis y la interpretación de la información para
identificar tendencias y posibles problemas.
• La toma de decisiones en respuesta a los resultados.
Otros aspectos que deben considerarse en el
establecimiento de un Sistema de Información son:
• La integración de todos los sistemas existentes de
recojo de información en uno solo.
• La selección de indicadores de evaluación.
• La informatización en los niveles adecuados
(almacenes, subalmacenes, redes, microredes,
establecimientos de salud).
Un Sistema de Información se define como un sistema de
registros de datos organizados a través de formatos,
utilizados para comunicar las necesidades de
abastecimiento, los datos de consumo y stock, así como
otras informaciones sobre el sistema de suministro de
medicamentos e insumos.
El personal involucrado en el Sistema de Información
debe poseer
conocimientos y técnicas básicas que contribuyan a
mejorar la calidad y oportunidad de la información que
registran y procesan, a fin de proporcionar una
información de calidad que permita el análisis y la toma
de decisiones. En razón de ello, en este módulo se
desarrollan aspectos fundamentales vinculados al Sistema
de Información.
I.
CONSIDERACIONES GENERALES DEL SISTEMA
DE INFORMACIÓN
El desarrollo de un Sistema de Información eficiente permite
evaluar los resultados para la toma oportuna de decisiones. En tal
sentido, se desarrollan
a continuación diferentes temas
relacionados con la información dentro de un sistema de suministro
de medicamentos e insumos.
1.1 Importancia de un Sistema de Información para la gestión del
Suministro de Medicamentos e Insumos:
El Sistema de Información de medicamentos e insumos es
importante porque, sirve para la toma de decisiones en la gestión
del sistema de suministro; son muchos los factores que afectan el
grado de utilidad de los datos, entre ellos su calidad, cantidad y
oportunidad (por ejemplo, datos ausentes o incompletos o
demasiados datos para analizarlos de forma eficaz).
De ahi que muchos directores toman decisiones no en función de la
información disponible sino basándose en su intuición.
Debido a que un sistema de suministro de medicamentos e
insumos utiliza numerosos formatos o documentos, los
responsables se sienten a menudo agobiados bajo “montañas” de
datos y tienen dificultades en el análisis y utilización de muchos
de ellos para mejorar el proceso de toma de decisiones.
Por lo tanto, el contenido de los sistemas de información debe
limitarse a la cantidad mínima de información que pueda,
razonablemente, pedirse a los responsables en los
establecimientos, y que pueda analizarse en forma sistemática
para los fines de toma de decisiones y retroalimentación. La regla
a seguir es muy sencilla: “no reunir datos que no se vayan a
utilizar”.
Para entender la importancia de un Sistema de Información es
necesario
precisar la diferencia ente dato, data e información:
Los datos son una representación de las observaciones que
tienen lugar en el mundo real. En sí mismos, los datos pocas
veces son útiles y solamente adquieren significado después
de haber sido ordenados, tabulados y procesados en un
formato más utilizables.
La data la constituyen los datos que han sido ingresados a
un sistema informático para facilitar su ordenamiento,
tabulación y análisis.
La información es un conjunto ordenado y coherente de
datos que se puede evaluar para un uso concreto; es decir,
son datos procesados y suficientemente situados en un
contexto como para hacerla coherente.
Ejemplo:
El Centro de Salud San Juan, perteneciente a la DISA Loreto,
reporta
como dato de consumo en el último mes 9.000 tabletas del
medicamento Cloroquina 250 mg.
¿Es normal este consumo? Seria difícil contestar sin realizar
un análisis. Como se manifestó anteriormente, el dato en si
pocas veces es útil.
los datos se pueden convertir en información al comparar el
consumo
último mes con el consumo de los meses anteriores.
Para el ejemplo, supongamos que el consumo promedio
mensual de tres meses anteriores está por las 3.000 tabletas.
El análisis consiste en realizar la comparación de los
consumos y podría expresarse como un incremento de
consumo del 300%, el cual se puede deber:
Al incremento de casos, a que en los meses anteriores existió
desabastecimiento del producto, a un subregistro del
consumo en meses anteriores, entre otras múltiples causas
que se deberán investigar para la toma oportuna de
decisiones,sea del tipo correctivo o preventivo.
1.2 El Sistema de Información para el SISMED:
Está formado por documentos de movimientos físicos y económicos
(recetas, boletas de venta, guías de remisión, etc.), formatos de
comunicación de datos (formato ICI, IME, entre otros), informes
retroactivos (retroalimentación) y los procedimientos que rigen la
utilización y el flujo de información ascendente y descendente del
sistema (desde el establecimiento hasta el nivel central y viceversa).
La información permanente se centra en los ingresos y en las
salidas de medicamentos e insumos, movimiento económico,
control de calidad de la información, en el uso de los
medicamentos o en otros aspectos propios de la institución.
Los informes deben incluir información cuantitativa y
descripciones breves de procesos, problemas básicos y acciones
de seguimiento.
Para lograr la eficacia y utilidad del sistema se debe tener en
consideración lo siguiente:
• Presentación clara de la información.
• Retroalimentación
proporcionaron.
de
• Seguimiento permanente.
la
información
a
los
que
la
1.3. Funciones del Sistema de Información para la gestión
del Suministro de Medicamentos e Insumos:
Entre las principales funciones del Sistema de Información :
• Sintetizar el gran volumen de datos generados por las
actividades del sistema de suministro de medicamentos e
insumos. para después reducir estos datos a información que
se puede utilizar en la planificación de actividades. en la
estimación de la demanda. en la asignación de recursos y en
la supervisión y evaluación de las actividades.
• Mejorar la responsabilidad del personal. Gran parte de las
operaciones de registro de datos en documentos y
comunicación tiene como finalidad crear un rastro en papel
(archivo físico) que permita controlar los medicamentos e
insumos que entran o salen del sistema de gestión de
suministro de medicamentos e insumos.
1.4 Perfil del
Información:
responsable
del
Sistema
de
Se recomienda que quien vaya a asumir la
responsabilidad del Sistema de Información del
SISMED tenga conocimientos básicos en:
• Manejo de herramientas informáticas y conocimiento
de Word. Excell, Access, Power Point, entre otros.
• Habilidades para el tratamiento de información.
• Manejo de base de datos.
• Conocimiento básico sobre medicamentos e insumos
(qué son. Descripción correcta, diferencias entre
medicamentos e insumos).
• Conocimiento en hardware.
• Capacidad para relacionarse con otras personas.
FLUJOGRAMA DE LA INFORMACIÓN
EN EL SISTEMA DE SUMINISTRO DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS
II. COMPONENTES BASICOS DEL SISTEMA DE
INFORMACION PARA LA GESTION DE LOS
MEDICAMENTOS E INSUMOS
Los componentes básicos del Sistema de Información están
representados por los documentos que constituyen la base
de dicho sistema y se pueden agrupar en:
• Documentos de registro.
• Formatos para la comunicación de datos.
• Informe de retroalimentación .
2.1 Documentos de registro:
Para obtener los datos relacionados con las actividades de las
DISA, DIRESA. Institutos Especializados, Hospitales o
Establecimientos de salud, se utiliza una combinación de
documentos de registro, como las recetas, historias clínicas,
Pecosas, guías de remisión, entre otros.
Por regla general:
• Los documentos de registro se mantienen en un lugar único y
no circula a otros departamentos, niveles u oficinas.
• Un sistema de registro eficiente permite a los usuarios una
recuperación rápida de información sobre actividades.
• Simplifica el trabajo de reunir datos cuando se desea preparar
un informe.
2.2 Formato para la comunicación de datos:
El formato para la comunicación de datos se diferencia de
los documentos de registro, porque están diseñados para ser
transmitidos a otras instancias. Las copias de los formatos
archivados ayudan a crear una pista que permita controlar el flujo de
medicamentos e insumas y su movimiento económico.
Estos formatos documentan el movimiento de ingresos y salidas
(ICI, IME, FERG) y los informes periódicos mensuales y anuales
(por ejemplo, conteos físicos e inventario).
En las DISA y DIRESA cada establecimiento de salud individual
envía los formatos - de acuerdo con lo establecido por la directiva
del SISMED - a los puntos de digitación. Estos, a su vez, transmiten
la información digitada consolidada y los respectivos formatos de su
jurisdicción a las direcciones de salud.
Estas envían la información digitada y consolidada al nivel
central para hacer una proyección de las necesidades futuras
de medicamentos e insumos, revisar presupuestos y evaluar la
utilización de los medicamentos e insumos según el nivel de
responsabilidad.
Los institutos especializados remiten información a la DISA o
directamente al nivel central (Oficina General de Estadística e
Informática y DIGEMID).
2.3 Informe de retroalimentación:
A partir de los datos comunicados por los establecimientos de
salud y Almacenes Especializados y Subalmacenes se genera
información que es utilizada para los informes analíticos. Estos
informes de retroalimentación cumplen dos finalidades
principales:
• Abordar los problemas evidenciados por los informes de
situación.
• Analizar cuál ha sido el rendimiento de cada
establecimiento o almacén que ha informado, con
relación a otros similares.
Normalmente, los informes se devuelven a los
establecimientos y almacenes que inicialmente recogieron y
proporcionaron los datos. La experiencia ha demostrado que
una retroalimentación regular es una de las maneras más
provechosas de mejorar la calidad de los datos y de motivar
para el cumplimiento del envío de información. Cuando el
personal ve que se está haciendo uso de sus datos, se hace
más consciente de la importancia de su recogida.
Los niveles del Sistema de Información que están
informatizados deben contar con pautas claras para la
introducción, el mantenimiento y archivo de los datos, así
como para la preparación y distribución de informes
estándar de retroalimentación.
Además,
a
menudo
es
necesario
contar
con
procedimientos para la realización de análisis periódico y
para el intercambio de información entre distintos niveles
del sector.
III. ASPECTOS CLAVE DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
PARA LA GESTIÓN DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS
Para asegurar el éxito y la sostenibilidad del Sistema de Información para la
gestión del suministro de medicamentos e insumos deben tenerse en
consideración muchos aspectos, entre los cuales tenemos:
3.1 Método de recojo de datos:
El recojo rutinario de datos de todos los establecimientos de salud y
almacenes para la realización de los informes mensuales, trimestrales o
anuales es el método más común. Se basa en la construcción sobre los
registros y las informaciones existentes en los establecimientos de salud,
Subalmacenes y Almacenes. La información de rutina generalmente se
centrará en las actividades del sistema de suministro y los movimientos
económicos. Debe evitarse la recopilación de un número excesivo de datos
que muchas veces no se utilizan. que generan recarga de trabajo en el
personal de salud y que tornan deficientes los análisis de información. Los
datos se recogen en los formatos establecidos por la directiva del SISMED o
alguna directiva de nivel regional.
3.2 Técnicas de validación de los datos registrados:
La validación de datos consiste en asegurar la veracidad e
integridad de los datos que ingresan a un archivo.
La consistencia es la acción que permite detectar anomalías
en los datos de un registro que se procesa y que
generalmente se informa mediante impresión.
Los errores que comúnmente se producen en diferentes
momentos del proceso de recojo y comunicación de datos
se detallan en el cuadro siguiente. en el que también se
describe la fuente habitual del problema y sus posibles
soluciones.
TIPOS DE PROBLEMAS DE RECOJO DE DATOS
3.3 Validación informática :
Es la verificación que ejecuta un programa para comprobar
que la información procesada cumple ciertas condiciones.
Esta comprobación tiene por objeto asegurarse de que los
datos queden comprendidos dentro de ciertos límites
predefinidos prescritos. Asimismo, la validación se define
como cualquier operación que se realice para comprobar la
validez o la exactitud de un operando o de un resultado.
El procesamiento de datos requiere comprobación de la
máquina y la del personal de la oficina. Las
comprobaciones por medio de la máquina pueden
programarse
especialmente
o
ser
ejecutadas
automáticamente por los componentes físicos.
3.4 Análisis de Información:
Conducir el sistema de suministro con criterios técnicos basado en evidencias,
genera la necesidad de utilizar reportes y herramientas con el propósito de
tomar decisiones que mejoren el acceso a medicamentos, con racionalidad en
el uso de los mismos.
los reportes se obtienen a partir de los datos recogidos en los formatos de
comunicación de datos como el ICI, IME, FER-G, de los cuales podemos
obtener la siguiente información:
• Reporte de consumo (por demanda, seguros, intervenciones sanitarias,
donación, exonerados, entre otros).
• Reporte de stock.
• Reporte de precios.
• Reporte de ingreso económico.
• Reporte de gasto.
Para mejor entendimiento de la información contenida en los reportes, se
recomienda conocer herramientas, como las gráficas, que se empleen como
indicadores clave para ayudar al análisis y la interpretación de la información.
las hojas de cálculo pueden ayudar al personal a agrupar los datos y a calcular
manualmente los indicadores que hay en los registros existentes.
3.5 Seguridad de la información: Seguridad documentaria e
informática:
La seguridad es el conjunto de medidas de resguardo contra el
acceso no autorizado a los datos, se encuentren estos en
documentos o en sistemas informatizados.
Los programas y datos se pueden asegurar entregando números
de identificación y contraseñas a los usuarios autorizados de una
computadora. la protección es el mecanismo de control contra
posibles acciones no autorizadas que debe brindar un sistema
informático. Estos controles deben combinarse con seguridad
física, procedimientos administrativos y otros tipos de controles,
para proporcionar protección efectiva.
Cuando se habla de la seguridad documentaria, se recomienda
que esté bajo la responsabilidad expresa de una persona, la cual
debe mantener los archivos de documentos bajo llave y en un
ambiente físico seguro.
Desarrollar un sistema de seguridad significa: “planear,
organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades
relacionadas a mantener y garantizar la integridad física
de los recursos implicados en la función informática, así
como el resguardo de los activos de la institución”.
Un sistema integral de seguridad debe:
•
•
•
•
Definir elementos administrativos.
Definir políticas de seguridad en los diferentes niveles.
Organizar y dividir las responsabilidades.
Contemplar la seguridad fisica contra catástrofes
(incendios, terremotos, inundaciones, etc.).
• Definir prácticas de seguridad para el personal: Plan de
emergencia (plan de evacuación, uso de recursos de
emergencia como extintores).
• Disponer de números telefónicos de emergencia.
• Definir el tipo de pólizas de seguros.
• Definir elementos técnicos de procedimientos.
• Definir las necesidades de sistemas de seguridad para:
 Hardware y software.
 Flujo de energía.
 Cableados locales y externos.
• Aplicar los sistemas de seguridad incluyendo datos y archivos.
• Planificar los papeles de los auditores internos y externos.
• Planificar los programas de desastre y sus pruebas (simulación).
• Planificar equipos de contingencia con carácter periódico.
Es muy importante recordar que la información:
 Está almacenada físicamente o procesada en computadoras.
 Puede ser confidencial para algunas personas o a escala
institucional.
 Puede ser mal utilizada o divulgada.
 Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes.
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VIDEO
https://www.youtube.com/watch?v=rgx1ipsjEMU
“La educación es el
vestido de gala para
asistir a la fiesta de
la vida.”
Miguel Rojas
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ASIGNATURA DE GESTIÓN Y SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS
SEMANA 16
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
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