PROCEDIMIENTO DE TALENTO HUMANO PROCESO DE CAPACITACIÓN Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Página 1 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Idioma: Español FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN Nombre / Cargo Elaborado por: Firma Fecha Ing. Ginger Moncayo Coordinador de OYM Revisado por: Aprobado por: Aprobado por: Aprobado por: Aprobado por: Ing. Brestón Ramírez Gerente General CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Página 2 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Idioma: Español 1.- OBJETIVO: Desarrollar los conocimientos, habilidades y actitudes de los funcionarios de la Institución para asegurar su desarrollo a través de la capacitación continua que esté en sintonía con los objetivos y expectativas de la Institución. 2.- ALCANCE: El proceso de Capacitación precisa considerar los siguientes puntos: Establecer los objetivos a cumplir y las competencias que se requiere que el funcionario desarrolle en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades. Ejecutar las capacitaciones requeridas, verificando que se encuentren dentro del presupuesto anual. Realizar evaluaciones de las ofertas de capacitación en cuanto a costo y contenido. 3.- RESPONSABILIDADES: Es responsabilidad de la Dirección de Talento Humano: Velar por la actualización de los conocimientos de los trabajadores, en cuanto a las áreas de desempeño de cada uno, con el objetivo de desarrollar sus conocimientos, habilidades y actitudes. Coordinar la actualización de los conocimientos de los trabajadores, en cuanto a las áreas de desempeño de cada uno, con el objetivo de desarrollar sus conocimientos, habilidades, actitudes. Gestionar el Plan de Capacitación de la Institución, así como aquellas capacitaciones no contempladas en el Plan. 4.- DEFINICIONES: Distributivo: Estructura Institucional de Personal. Código de Trabajo: El Código de Trabajo del Ecuador es un documento creado por el H. Congreso Nacional de conformidad con la Constitución Política de la República con la finalidad de mantener actualizada la legislación laboral, observando las disposiciones de la Constitución Política de la República; convenios con la Organización Internacional del Trabajo, OIT, ratificados por el Ecuador; leyes reformatorias a éste Código ATM: Autoridad de Tránsito Municipal. Competencia: Es el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes para el desarrollo de las funciones asignadas. Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Página 3 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Idioma: Español Plan Anual de Capacitación: Es el documento maestro que describe las necesidades de capacitación de las diferentes Unidades de la Institución orientada a la formación de las competencias que contribuyan efectivamente al desarrollo de sus funciones. DNC (Diagnóstico de necesidades de capacitación): Diagnóstico preliminar para estructurar y desarrollar el plan de capacitación con el fin de fortalecer los conocimientos, habilidades y actitudes en los funcionarios. Para realizar este proceso se deben utilizar herramientas como: o o o o Evaluación de desempeño. Entrevistas. Plan Estratégico de la Institución. Manuales de Funciones descriptivos del cargo. 5.- NORMAS INTERNAS: MARCO LEGAL o LEY ORGÁNICA DE CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 595, del 29/mayo/2002 o REGLAMENTO INTERNO DE LA INSTITUCIÓN. o LEY DE SEGURIDAD SOCIAL Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 465, del 30/nov/2001. Reforma 6-abril-2018 o Última CÓDIGO DE TRABAJO Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 167, del 16/dic./2005 o LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 48 de 16-oct.-2009 o CÓDIGO ORGANICO DE LAS ENTIDADES DE SEGURIDAD CIUDADANA Y ORDEN PÚBLICÓ Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 19 del 21-junio-2017 GENERALIDADES DEL PROCESO El proceso de Capacitación tiene 5 etapas que son: A. Diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC). B. Elaboración del Plan de Capacitación de la Institución. C. Ejecución de la Capacitación. Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Página 4 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Idioma: Español D. Evaluación de la Capacitación. E. Gestión de Pago. El Director de Talento Humano delegará al Analista de Talento Humano para que se ejecute este proceso. A. Detección de necesidades de capacitación (DNC) En el mes de julio, el Analista de Talento Humano deberá: o Enviar un Memorando sumillado por el Director de Talento Humano, a cada Dirección, solicitando se inicie el proceso de detección de necesidades en base a: o Las brechas identificadas en la “Evaluación de desempeño” del año en curso y entregada a Talento Humano. o Las estrategias institucionales aplicables a la competencia de cada Dirección. o Entrevistas realizadas por el Jefe inmediato a los Funcionarios de su Dirección. o Funciones descritas en los Manuales de Función de cada cargo. o Recibir hasta el 30 de julio de cada año, el formato “DNC” las necesidades de cada Dirección. o El formato “DNC” (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación) deberá contemplar: o Objetivo detallado del curso (especificar que conocimientos o habilidades se desea actualizar o adquirir), Dirección solicitante, Nombre del curso o tema, Prioridad, Cuatrimestre a ejecutarse el curso aproximadamente, Nombre de los participantes, Total de participantes, Duración en horas, Lugar (Dentro o Fuera del país), Proveedor sugerido, Modalidad (Presencial, semipresencial, virtual), Valor aproximado por persona, Costo Total aproximado del curso. Definir un responsable delegado de cada Dirección con quien se coordinará la ejecución del Plan de Capacitación. Analizar y ajustar las necesidades de capacitación detectadas en cada Dirección, en base a los parámetros mencionados. B. Elaboración del Plan de Capacitación de la Institución A partir del mes de agosto, el Analista de Talento Humano deberá: o Revisar, consolidar y analizar las necesidades de capacitación recibidas por cada dirección Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Idioma: Español A partir del mes de octubre, el Analista de Talento Humano deberá: o Página 5 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Llenar el formato de “Plan anual de capacitaciones” con las capacitaciones seleccionadas para ejecutarse en el año” A partir del mes de noviembre, el Analista de Talento Humano deberá: o Solicitar la revisión y aprobación por parte de Gerencia General del “Plan Anual de capacitaciones. o Socializar con cada Dirección, la matriz “Plan Anual de capacitaciones” aprobado. o Ejecutar el proceso de contratación de las capacitaciones aprobadas. C. Ejecución de la Capacitación Conforme a la Planificación de capacitación, el Analista de Talento Humano, contactará al Proveedor, que brindará el servicio de capacitación para iniciar el proceso respectivo. Si el curso solicitado, está fuera del Plan de Capacitación, el Analista de Talento Humano recibirá la solicitud de capacitación de la Dirección requirente con la sumilla de Gerencia General y procederá a: o Analizar la viabilidad financiera para verificar si existe saldo en la partida presupuestaria y solicitará la disponibilidad presupuestaria a la Dirección Financiera. De no existir saldo en la partida, se podría solicitar un traspaso presupuestario. o Gestionar la certificación presupuestaria, adjuntando al expediente la factura y enviar a la Dirección Administrativa para que se inicie el proceso de contratación. o Enviar al Proveedor de la capacitación el correo electrónico de aceptación y el listado de los participantes o llenar el formulario de inscripción proporcionado por el proveedor. Previo a la ejecución del curso, se notificará a los Funcionarios que participarán en la capacitación. En el caso de que la capacitación sea "in house" es decir, dentro de las instalaciones, coordinar la logística junto a la Dirección administrativa y facilitar los materiales necesarios para la ejecución del evento. Además, brindar el apoyo logístico y/o administrativo durante el evento. Solicitar al proveedor de la capacitación el formato “Registro de Asistencia” de los inscritos, y el formato “Evaluación de Reacción”, documentos enviados por el Analista de Talento Humano al Proveedor. Solicitar al proveedor de la capacitación: los certificados de participación (original y copia), el reporte de la capacitación (incluyendo una foto del cierre del curso) y el Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Página 6 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Idioma: Español cuadro de calificaciones (si se trata de una capacitación con pruebas de conocimiento). Los diplomas o certificados de participación originales deben ser entregados a los participantes al cierre del curso. Entregar a los funcionarios inscritos para el evento el formato de “Convenio de devengación” para que sea llenado y firmado. Para ello, se deberá citar al colaborador y determinar junto con él cómo se ejecutará el descuento de los valores. Si el curso no es aprobado o completado por asistencia, se procederá a descontar en el rol de pago al Funcionario el valor del mismo. En el caso de programas de formación dentro y fuera del país y cursos en el exterior el funcionario tendrá que entregar a la Dirección de Talento Humano el formato de “Informe de transferencia de conocimientos” dentro de los primeros 15 días después de culminado el evento. D. Evaluación de la Capacitación El Analista de Talento Humano deberá: o Solicitar al Proveedor el formato “Evaluación de Reacción”, el “Reporte de la capacitación” incluyendo una foto del evento y “Pruebas de conocimientos” (de ser aplicable). o Realizar el “Análisis de la evaluación del entrenamiento” y mantener una copia en el archivo de la capacitación junto con los demás documentos de soporte. o Reportar a cada Dirección los indicadores de Evaluación, Feedback e indicadores de asistencia al curso de capacitación. E. Gestión de Pago El Analista de Talento Humano deberá: o Gestionar todos los documentos soportes del proceso y entregarlos a la Dirección Administrativa para que se ejecute el pago al proveedor de la capacitación. 6.- ANEXOS Código Tipo de documento FO.TAH.001 Formato Controlado Matriz de Diagnóstico de necesidades de capacitación. FO.TAH.002 Formato Controlado Plan Anual de Capacitación Nombre del Documento Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Página 7 de 9 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos FO.TAH.003 Formato Controlado Registro de Asistencia FO.TAH.004 Formato Controlado Evaluación de Reacción FO.TAH.005 Formato Controlado Análisis de la evaluación del entrenamiento Sin código Formato Libre Convenio de Devengación Sin código Formato Libre Informe de Transferencia de conocimientos Sin código Formato Libre Reporte de la Capacitación Sin código Formato Libre Pruebas de conocimientos Sin código Formato Libre Orden de Trabajo Sin código Formato Libre Orden de Requerimiento Sin código Formato Libre Anexos 1 y 2 Idioma: Español 7.- PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN Responsable: Analista de Talento Humano 1. Enviar un Memorando sumillado por el Director de Talento Humano, a cada Dirección, solicitando se inicie el proceso de detección de necesidades, considerando los parámetros establecidos en el proceso. Responsable: Analista de Talento Humano 2. Recibir hasta el 30 de julio de cada año, el formato “DNC” las necesidades de cada Dirección. Responsable: Analista de Talento Humano 3. Analizar y ajustar las necesidades de capacitación detectadas en cada Dirección, en base a los parámetros mencionados Responsable: Analista de Talento Humano 4. Elaborar y Consolidar las capacitaciones solicitadas e incluirlas en el formato “Plan Anual de Capacitaciones”. Responsable: Analista de 5. Solicitar la revisión y aprobación por parte del Gerente General del “Plan Anual de capacitaciones. Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Página 8 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Idioma: Español Talento Humano Responsable: Analista de Talento Humano 6. Socializar con cada Dirección, la matriz “Plan Anual de capacitaciones” aprobado. Responsable: Analista de Talento Humano 7. Realizar el proceso de contratación de las capacitaciones aprobadas. Responsable: Dirección Requirente 8. Si el curso está fuera del Plan de Capacitación, enviar a la Gerencia General para su aprobación, un Memorando solicitando la capacitación respectiva, adjuntando la proforma con toda la información establecida para este proceso. Responsable: Analista de Talento Humano 9. Recibe la solicitud de capacitación aprobada por la Máxima Autoridad y procederá a analizar la viabilidad financiera para verificar si existe saldo en la partida presupuestaria y solicitará la disponibilidad presupuestaria a la Dirección Financiera. Responsable: Analista de Talento Humano 10. Gestionar la certificación presupuestaria, adjuntando al expediente la factura y enviar a la Dirección Administrativa para que se inicie el proceso de contratación. Responsable: Analista de Talento Humano 11. Enviar al Proveedor de la capacitación el correo electrónico de aceptación y el listado de los participantes o llenar el formulario de inscripción proporcionado por el proveedor. Responsable: Analista de Talento Humano 12. Notificar previo a la ejecución del curso a los Funcionarios que participarán en la capacitación. Responsable: Analista de Talento Humano 13. Solicitar al proveedor de la capacitación el formato “Registro de Asistencia”, certificados digitalizados, formato “Evaluación de reacción”, Reporte de la capacitación y evaluación de conocimientos (de ser aplicable). Responsable: Analista de Talento Humano 14. Realizar el análisis de los indicadores de evaluación del curso. Responsable: Analista de 15. Reportar a cada Dirección los indicadores de Evaluación e indicadores de asistencia al curso de capacitación y feedback del curso. Código: PR.TAH.003 PROCESO DE CAPACITACIÓN Fecha: 27-Ene-2020 No. Versión: 01 Formato: Diseño según necesidades de registro Medio de Comunicación: Copia Digital Página 9 de 9 Formato elaborado por: Unidad de Organización y Métodos Idioma: Español Talento Humano Responsable: Analista de Talento Humano 16. Gestionar todos los documentos soportes del proceso y entregarlos a la Dirección Administrativa para que se ejecute el pago al proveedor de la capacitación.
