Manual de inducción actividad gestion del talento humano por competencias

Distribuidora Luis Alberto Preciado (LAP)
Correo electrónico:
[email protected]
Sitio web:
www.lapsas.com.co
Tel.: 8 34 90 00
Angelica María Sacristán Bohorquez1
Daisy Tatiana Casallas Rodríguez 1
Miguel Andrés Gómez García 1
Hilda Veloza Sosa 2
1Estudiantes de la Especialización Técnica en Gestión de Talento Humano por Competencias
– Metodología, 2Intructora de la Especialización Técnica en Gestión de Talento Humano por
Competencias – Metodología, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
Contenido
Introducción .....................................................................................................................................3
Objetivo general ...............................................................................................................................3
Objetivos específicos ........................................................................................................................3
Alcance ..............................................................................................................................................3
Aplicabilidad del manual .................................................................................................................4
Políticas .............................................................................................................................................4
Niveles de responsabilidad a la hora de implementar el proceso. .................................................5
Roles y responsables .........................................................................................................................5
Niveles de responsabilidad para la actualización permanente del manual. .................................5
Propósito ...........................................................................................................................................6
Inducción general a la empresa.........................................................................................................6
Estrategia del negocio: ..................................................................................................................6
Visión: ............................................................................................................................................6
Misión: ...........................................................................................................................................7
Valores: ..........................................................................................................................................7
Indicadores: ...................................................................................................................................8
Competencias organizacionales: ...................................................................................................9
Estructura organizacional: ............................................................................................................11
Beneficios socioeconómicos: ..........................................................................................................12
Normas generales ...........................................................................................................................14
Misión, objetivos y estructura orgánica del área .........................................................................19
Misión, objetivos y resultados esperados del cargo para el cual fue seleccionado .....................19
Forma de trabajo............................................................................................................................20
Expectativas en cuanto: Área personal, área laboral y área social.............................................21
Ubicación física ...............................................................................................................................21
Descripción y asignación de equipos y herramientas para desarrollar su trabajo ....................21
Cierre ..............................................................................................................................................21
Documentos de evaluación .............................................................................................................22
Introducción
Los programas de inducción y reinducción en las empresas son una herramienta que facilitan
y ayudan al nuevo empleador a su adaptación y socialización dentro de la organización. Estos
procesos disminuyen la tensión e inseguridad que lleva consigo el nuevo empleador. Por lo
tanto, el objetivo principal de la inducción y reinducción es brindar al trabajador una
orientación general sobre las funciones que va a desempeñar, los fines y la estructura de ésta,
es decir, orientar y estimular al nuevo trabajador para que pueda integrarse a los diferentes
grupos de trabajo de la organización.
El programa de inducción se debe desarrollar cada vez que se vinculen funcionarios nuevos
a la planta de personal de la entidad y deberá responder a un cronograma que se establezca
para tal fin. El cual tiene como propósito optimizar los tiempos de familiarización de los
funcionarios integrándolos a la cultura organizacional, garantizando la efectividad
administrativa y el fortalecimiento de aquellos conocimientos y competencias requeridas por
el funcionario para el desempeño de su cargo (Decreto 1567 de 1998).
Objetivo general
Diseñar un manual de inducción y reinducción para la Distribuidora LAP, para facilitar la
adaptación de los empleados a la organización.
Objetivos específicos
Disponer de un proceso de inducción para los empleados nuevos y reinducción como refuerzo
para los empleados antiguos.
Efectuar instrumentos de control, que analicen el impacto de la inducción.
Ajustar la formación de los empleados de la empresa, con el fin de ir mejorando la prestación
del servicio a los clientes.
Alcance
El manual de inducción debe ser actualizado anualmente por parte del área de gestión
humana, garantizando que cumpla con las políticas implementadas por la Distribuidora LAP.
Este proceso de inducción se dará en circunstancias requeridas, es decir, cuando llega una
nueva persona a un cargo, del cual necesita de una inducción para integración del empleado
al lugar de trabajo y de esta manera contribuya en la efectividad y eficacia de la prestación
de servicios que la empresa ofrece. Una vez el personal ejerza sus funciones de manera
autónoma e independiente se dará por finalizado el proceso de inducción o reinducción
Aplicabilidad del manual
Este documento será aplicado a todos los cargos de la Distribuidora LAP, ya sea por la
contratación de una persona nueva, por la apertura de una nueva vacante, por una promoción
o cambio de cargo, o simplemente para informar a los empleados antiguos de los cambios
que surgen en estructura o procedimiento con la actualización de normativas empresariales
dentro del marco legal. Estos procesos de inducción y reinducción se proporcionan con el
propósito de mejorar la estructura de la Distribuidora LAP para seguir brindando un adecuado
servicio a nuestros clientes internos (empleados) como externo.
Políticas
•
El manual debe ser actualizado anualmente o en el momento que sea pertinente por
algún cambio en la normatividad que se presente dentro la empresa.
•
La inducción debe realizarse al momento después que ha sido contratada la persona,
la cual debe realizarse de igual manera que las anteriores, es decir, no debe haber
discriminación de ninguna índole al efectuar este proceso. Asimismo, los programas
de reinducción para los empleados antiguos de la empresa deben formalizar todas
aquellas nuevas normativas de la empresa.
•
Dentro del proceso de inducción deben especificarse las funciones que debe realizar,
entregarse las herramientas y equipos a utilizar, cuál es la rutina del puesto y manual
de reglamento de higiene y seguridad laboral (según el cargo).
•
Verificar que las normas legales de seguridad y protección de se estén cumpliendo
para que así los empleados desempeñen correctamente sus funciones dentro de la
empresa.
•
La inducción no debe pasar del primer mes, de la contratación de la persona.
•
Obviar los comentarios negativos hacia los empleados de la Distribuidora LAP, ya
que puede predisponer a la persona contratada en el desempeño de sus labores dentro
de la empresa.
•
Evitar saturar de información al nuevo integrante de la organización, la inducción
debe ser práctica de tal manera que la información que se brinde sea asimilada
adecuadamente.
Niveles de responsabilidad a la hora de implementar el proceso.
En un comienzo el área de gestión humana es la encargada de realizar todo el proceso de
inducción general, después pasara al departamento donde es requerido el recurso para que
esa área, sea la encargada de continuar y finalizar el proceso de inducción en la empresa. Se
le especificaran las funciones y responsabilidades del cargo, espacio donde trabajará, se
presentará los compañeros con lo que interactuará y se le dará una breve explicación de las
herramientas que utilizará.
Roles y responsables
Talento Humano: Es la encargada de la logística y desarrollo de los programas de inducción,
asimismo como de las evaluación y seguimiento del nuevo empleado en el cargo.
Directivos, Jefes de Oficina: son los encargados de realizar la parte de inducción específica
del nuevo empleado, darle a conocer las funciones y lugar de trabajo y darlo a conocer con
los compañeros del área.
Compañeros de trabajo: dar la bienvenida al nuevo empleado y brindar apoyo en las
funciones del nuevo compañero mientras se adapta a las tareas a desarrollar y a la dinámica
de la empresa.
Personal Nuevo: Debe asistir con la mejor disposición y estar atento a las instrucciones dada,
también podrá realizar una evaluación o realimentación del proceso que se ha brindado para
si inducción.
Niveles de responsabilidad para la actualización permanente del manual.
El departamento de gestión humana junto con los jefes de otras áreas serán los encargados
de tramitar e implementar la actualización del presente documento, teniendo en cuenta los
cambios estructurales que tenga la empresa. Esto se realizará contribuyendo al mejoramiento
continuo de la distribuidora LAP.
Propósito
La distribuidora LAP, realiza el proceso de inducción con respeto y responsabilidad para
integrar y orientar al empleado a la organización, en la cual se enfatizarán la misión, visión,
valores y políticas de la empresa para el nuevo empleado identifique como serán las
interacción internas y externas. Es primordial este proceso para que se desarrolle un ambiente
de comunicación y participación dirigida al cumplimiento de los propósitos que tiene la
empresa con sus clientes internos y externos.
Inducción general a la empresa
Estrategia del negocio:
Mediante el aprovechamiento del potencial que posee el capital humano de la organización,
la Distribuidora LAP logrará mantener un alto nivel de competitividad al desarrollar planes
de trabajo y estrategias que marquen la diferencia en cuanto a las demás organizaciones.
Mediante el aprovechamiento de dicho potencial la organización podrá identificar e
implementar todas las actividades que permitan la realización de procesos de mejor calidad
y a menores costos que hará a la organización LAP única frente a su competencia, se harán
estudios de mercado donde se identificarán demandas que no se encuentren satisfechas y que
no tengan un cubrimiento total y en general identificar todas aquellas necesidades que se
puedan satisfacer, la coordinación de actividades ya sea de forma individual o grupal siempre
en función del logro de objetivos y metas en común, la creación de un método de análisis que
permita realizar una comparación en cuanto al capital invertido frente a los costos que
generen la operación y de esta forma producir más y mejores productos y servicios para
satisfacer las expectativas de nuestros clientes, brindar soluciones oportunas y completas a
nuestros clientes proporcionando un seguimiento así como asistencia continua desde la
prestación del servicio o la venta de un producto , de esta manera ratificar que se ha cumplido
con los requerimientos de los mismos y que seguimos siendo competitivos, nuestros
productos y servicios serán distinguidos por la calidad, entrega oportuna y satisfacción de
nuestros clientes.
Visión:
Ser posicionada para el año 2021 como una de las empresas líderes en distribución y
comercialización de productos de aseo y alimenticios reconocidos por su excelencia y
calidad, soluciones oportunas e integrales mediante procesos sistematizados y el trabajo de
personal idóneo y capacitado promoviendo y aumentando el nivel de competitividad y
crecimiento sostenible a nivel general de la organización.
Misión:
Somos una compañía líder en la distribución de productos de consumo masivo cuyo propósito
es satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes, colaboradores, accionistas y
sociedad en general.
Garantizar el mejor tratamiento de los productos que distribuimos y comercializamos de
principio a fin en nuestra cadena de distribución respondiendo satisfactoriamente a las
exigencias de nuestro mercado y lograr un crecimiento sostenido en el tiempo.
A través de nuestra responsabilidad social contribuimos al impacto positivo que generan unas
buenas prácticas y a su vez traduce mayor nivel de competitividad para la organización y
mejor calidad de vida de la comunidad en general.
Valores:
Responsabilidad
Compromiso y disposición para pensar y actuar de forma correcta frente a las circunstancias,
toma de decisiones y situaciones en general que definen el futuro de la organización, así
como el de cada uno de sus integrantes; esta responsabilidad se refleja en la satisfacción de
nuestros clientes.
Confianza
Es el vínculo que se establece tanto a nivel interno como externo de la organización que es
generado gracias al desarrollo y elaboración de procesos y actividades éticos que buscan
brindar satisfacción plena y con los cuales damos cumplimiento de los objetivos y metas
establecidos.
Integridad
Actuar de forma honesta, honrada, responsable, leal, respetuosa con nosotros mismos y con
las demás personas de acuerdo con nuestros principios de manera que el resultado de nuestras
acciones únicamente represente un impacto positivo cualquiera que sea el ámbito donde se
encuentre inmerso.
Transparencia
Es la forma clara y honesta de actuar en cada una de las actividades que desarrolla la
organización; tanto clientes como socios y colaboradores deben conocer la información más
relevante en cuanto a los datos de interés mutuo y que generen un impacto ya sea positivo o
negativo.
Excelencia
Lograda a través del desarrollo de procesos y resultados de calidad de los productos y
servicios que serán entregados al cliente final, así como la calidad en la atención de personal
competente y capacitado en diversas áreas y aspectos.
Pasión
La satisfacción y el gusto que se proyecta al realizar cada una de las actividades que se
desarrollan por y para la organización, esta pasión es transmitida a los demás miembros de
la organización la cual se traduce en procesos productivos y de calidad.
Lealtad
Profundo compromiso por la honestidad, respeto, fidelidad principios y valores para con la
organización.
Indicadores:
Indicadores de evaluación
Para identificar el grado de rendimiento y efectividad en el desarrollo de actividades y
procesos.
Indicadores de cumplimiento
Se determina el grado de satisfacción en la ejecución de los objetivos establecidos entregando
de forma oportuna y completa cada actividad realizada.
Indicadores para determinar la satisfacción del cliente
Métodos que serán utilizados para medir en qué grado se encuentran satisfechos nuestros
clientes y para identificar y determinar los aspectos a mejorar en busca de la excelencia.
Indicadores de calidad
Es la medición de los resultados de productos y servicios que produce la organización y los
cuales deben tener las características que cumplan las exigencias del cliente
satisfactoriamente.}
Indicadores de rentabilidad
Además de buscar y mantener un alto nivel de ventas es necesario tener un conocimiento
claro de la realidad de la organización en cuanto a gastos y costos y en general todas sus
obligaciones financieras; sólo de esta forma se tendrá un amplio conocimiento y manejo de
las operaciones de la organización.
Indicadores de ventas
Expresa el comportamiento en cuanto a la venta de productos y servicios teniendo un punto
de referencia desde el cual se evaluarán por ejemplo puntos de venta, regionales, vendedores
cuyos resultados definirán si se ha cumplido con los objetivos y metas establecidos.
Indicador de capacidad de producción de productos o servicios
Se mide de acuerdo con la demanda y el tiempo necesario para su producción; de esta forma
la organización tiene conocimiento claro en cuanto a los recursos que tiene, y los que requiere
para cumplir con dicha demanda, se identifica si se está aprovechando el potencial de la
organización y también si se deben optimizar los procesos que así lo requieran.
Indicadores de competitividad
Evalúa el comportamiento de la participación de la organización en el mercado frente a sus
competidores; de acuerdo con sus resultados se implementarán nuevas estrategias de negocio
y los cambios necesarios para ser una organización altamente competitiva.
Competencias organizacionales:
Emprendimiento
Es la actitud que permite asumir e iniciar nuevos retos, planificar nuevos proyectos, nuevas estrategias
y permite el avance continuo en función del cumplimiento de metas y objetivos y aun superar las
expectativas planteadas y establecidas desde un inicio.
Responsabilidad
Hacerse cargo de cada una de las funciones que sean encomendadas de manera que seremos
responsables de los impactos negativos o positivos que generen nuestros actos, nuestras decisiones,
y en general nuestra actuación para con la organización.
Perseverancia
A pesar de las diferentes crisis y circunstancias difíciles mantenerse firme y constante en la
consecución de los objetivos y metas.
Liderazgo
Capacidad de influenciar, generar y promover en otras personas motivación y en general todas
aquellas posiciones y actitudes que permitan el alcance de un logro en común.
Innovación
Capacidad de modificar o crear un producto o servicio que mejore sus características ya existentes y
que lo hagan único sobre los demás.
Excelencia
Es lo que se obtiene al producir productos y servicios cuyas características de calidad son
incomparables y sobresalientes respecto a los productos y servicios de otros competidores.
Motivación
Impulso que se genera sobre las personas para llevar a cabo sus funciones y actividades de forma
proactiva y voluntaria logrando obtener un mayor esfuerzo en la búsqueda del logro de los objetivos.
Habilidades comunicativas
La forma de transmitir información hacia las demás personas ya sea de forma verbal y no verbal; es
la facilidad de expresar exactamente lo que se desea trasmitir de forma respetuosa, clara y concisa
cuidando que no haya lugar para supuestos o dudas; la habilidad para comunicarse es de vital
importancia en cualquier ámbito ya que debemos ser congruentes con lo que decimos, pensamos y
hacemos.
Organización
Diseño y estructuración de actividades, funciones, proyectos y en general todo acto que tenga que ver
con la operación de la organización; una adecuada organización permite tener claridad de la situación
real de la empresa ya que todo está debidamente controlado.
Trabajo en equipo
La unión de esfuerzos de varias personas para la realización de diversas actividades y funciones; es
la forma coordinada y organizada de aportar nuestros esfuerzos para lograr alcanzar los objetivos
propuestos.
Aprendizaje continuo
Capacidad, disposición y motivación para aprender continuamente; las personas buscan adquirir
conocimientos aprovechando la asesoría de otros, investigando por sí mismos o profundizan aún más
en el ejercicio de sus actividades.
Orientación al cliente
La habilidad de detectar las necesidades y expectativas del cliente y trabajar de forma íntegra para
lograr la satisfacción de estos teniendo la idea permanente de que nuestros clientes son nuestra razón
de ser.
Estructura organizacional:
Gerente general
Dpto. Comercial
Dpto. Administrativo
Dpto. De
operaciones
Contabilidad
Compras
Ventas
Bodega
Cartera
Sede
principal
Despachos
Recursos Humanos
Sucursales
Bienestar
Beneficios socioeconómicos:
Seguros de vida
Con el fin de brindar la seguridad al trabajador de permanecer amparado junto con su familia
en caso de pasar por circunstancias adversas.
Seguro médico
Necesario y conveniente para la empresa y el trabajador ya que el este goza de la atención
adecuada y oportuna.
Plan de pensiones
Método de ahorro que las empresas junto con el trabajador realizan a través de determinado
tiempo con el fin de brindar una estabilidad económica que permita al trabajador vivir
dignamente cuando sea el tiempo de culminar sus actividades laborales que es justo cuando
este se encuentra jubilado o por alguna razón sufre invalidez laboral total o permanente.
Bono alimentario
Con el fin de mejorar la calidad de vida de los colaboradores y optimizar de alguna manera
sus gastos; esto impacta de forma positiva en la relación del trabajador con la empresa.
Cursos y seminarios
Que promuevan el desarrollo profesional de los colaboradores aumentando su grado de
competitividad y por ende el de la organización en general.
Aguinaldo navideño
Gratificación económica que se otorga a mediados del mes de diciembre como muestra de
agradecimiento por entregar sus esfuerzos en función del logro de los objetivos durante todo
el año.
Gimnasio para colaboradores
Motiva y anima a los trabajadores a mantener un estilo de vida saludable; el costo será sumido
por a la empresa.
Casino
Esto con el fin de brindar comodidad y economía a los trabajadores en cuanto al tema de su
alimentación.
La empresa hará un descuento mínimo en la liquidación de la nómina mensualmente; para
hacer efecto de este beneficio al trabajador le serán entregados unos tiquetes que podrá usar
de forma adecuada y en el tiempo establecido.
Descuentos para trabajadores
Se otorgará un 40% de descuento en el valor de cada producto que el trabajador desee
adquirir.
Facilidad de préstamos o créditos para estudio
Con el fin de promover la capacitación a nivel general de la organización y de esa manera
aumentar el nivel de competitividad tanto a nivel individual como organizacional.
Celebración de días especiales
Se realizarán actividades que promuevan la integración y el esparcimiento de los
colaboradores con el fin de crear ambientes de trabajo más saludables y motivadores.
Actividades de integración
Realización de actividades que permitan al trabajador disfrutar de la compañía de su familia
y a la vez compartir su entrono con los demás integrantes de la organización.
Premiación a los trabajadores destacados
Se hará de acuerdo con las evaluaciones y resultados obtenidos y consiste en un
reconocimiento económico.
Normas generales
Normas de higiene y seguridad
•
El adecuado manejo de residuos.
•
Las áreas de trabajo despejadas y limpias.
•
El uso de los elementos de protección personal adecuados según la actividad y lugares
de la empresa que deben ser frecuentados o visitados.
•
Estructuras e instalaciones en buen estado.
•
Vehículos de transporte (de ser necesarios), con documentación correspondiente y un
óptimo funcionamiento para el desarrollo de las funciones.
•
Procurar el desplazamiento seguro de un lugar a otro tanto dentro como fuera de la
organización.
•
Evitar el contacto con sustancias o materiales de tipo peligroso.
Normas de convivencia
•
No gritar en ambientes de trabajo, esto puede causar desconcentración en los
demás miembros que se encentren en el mismo lugar.
•
No consumir alimentos en las áreas y tiempos de trabajo
•
Dirigirse con respeto a todas las personas,
•
Promover y practicar buenos hábitos de limpieza y orden en el lugar de trabajo.
•
Solicitar el favor y dar las gracias.
•
Transmitir mensajes claros y bien estructurados.
•
Mantener una buena actitud frente a situaciones que generen algún tipo de tensión.
•
Mirar a los ojos a la persona que se dirige a nosotros y escuchar con atención.
•
No crear o generar discrepancias o diferencias entre compañeros de trabajo.
•
Manifestar de forma clara y respetuosa inquietudes o inconvenientes.
•
Promover y practicar el buen uso de cada elemento área que haga parte de la
organización.
•
Manejar un vocabulario y tono de voz adecuado, aunque la situación sea tensa.
•
Saludar al llegar y despedirse.
•
Las diferencias personales deben tratarse de forma discreta y sin herir la
sensibilidad de otras personas.
Normas de cuidado ambiental
•
Uso adecuado y uso responsable de elementos y recursos ejemplo: papelería
servicio de energía, agua.
•
Adecuado manejo de residuos y elementos que deben ser clasificados.
•
Abstenerse de realizar todo tipo de práctica tanto dentro como fuera de la
organización que genere un impacto negativo en el medio ambiente.
Normas para manejo de documentación e información
•
Recepción de documentos; función que realizará el personal estrictamente
autorizado
•
Clasificación de documentos; función que realizará el personal preparado para
esta actividad
•
Asignación de un código o numero consecutivo de acuerdo a la naturaleza del
documento.
•
Distribución de documentos, esta distribución se hará de forma que exista la
certeza de que cada documento es entregado a la persona o área directamente
interesada.
•
Almacenamiento de acuerdo a la naturaleza del comunicado, para esto es
necesario contar con un archivo ordenado por áreas, conceptos o la mejor forma
para la ubicación de documentos.
•
Almacenamiento o archivo en lugares seguros ya sean documentos físicos o
electrónicos, es necesario mantener copias de seguridad que permitan recuperar
la información en caso de perderla de sus archivos iniciales.
•
Protección de la privacidad.
•
Para todos aquellos documentos que contengan información que sólo puede ser
consultada, manipulada y procesada por las personas directamente interesadas y
autorizadas se creará una contraseña de acceso con el fin de que la información
contenida no sea divulgada ni alterada.
Normas para la realización de procesos
•
La comunicación adecuada con los clientes será el factor más importante al
momento de ofrecer ´productos y servicios y al momento de realizar las ventas;
esta comunicación debe ser ininterrumpida ya que después de la venta es
necesario hacer el debido seguimiento para saber si hubo satisfacción de parte del
cliente y a la vez es posible identificar los aspectos que se puedan mejorar.
•
Cada participante del proceso debe capacitarse para enfrentar eventualidades que
exijan una reacción en determinado momento.
•
Las actividades deberán estar debidamente establecidas y asignadas de acuerdo al
nivel de responsabilidad participación en el proceso
•
Cada miembro deberá tener y manejar un amplio conocimiento de los productos
y servicios que ofrece la empresa,
•
El personal del área de ventas deberá contar con las habilidades, competencias y
el ser como persona que le permita llegar al cliente de una forma asertiva.
•
Las bonificaciones por alcance de metas u objetivos deberán ser asignadas de
forma equitativa y justa sin que haya lugar a inconformidades que generen un
impacto negativo a nivel de grupo.
•
El personal deberá recibir capacitaciones periódicamente que permitan mantener
un nivel competente tanto dentro como fuera de la organización
•
Los procesos deberán ser supervisados con el fin de dar seguimiento para
implementar cambios y mejoras correspondientes
Normas para los horarios laborales
•
Deberán ir de acuerdo con el cargo, las funciones y los requerimientos necesarios
para el cumplimiento de los objetivos y metas
•
Deberán cumplirse dentro de los parámetros establecidos y en función del logro
de metas y objetivos.
•
No deberán superar el límite de horas establecidas por la normatividad vigente.
•
Las horas extras trabajadas, así como el trabajo nocturno, dominicales y festivos
deberán ser pagados de acuerdo a la normatividad vigente.
Normas para la calidad de productos y servicios
•
La alta dirección tendrá función y el reto de crear e implementar las herramientas
y formas de trabajo para aumentar el nivel de competitividad de la organización.
•
Los productos y servicios de LAP deberán llegar al cliente final con el único
objetivo de satisfacer sus necesidades y expectativas.
•
El área comercial en su totalidad deberá participar activa y dinámicamente en la
búsqueda de la, mejora continua.
•
El área comercial deberá buscar los métodos y estrategias que permitan identificar
las necesidades y expectativas de los clientes con el fin de mitigar el impacto que
pueda generar la competencia.
•
La calidad no solamente deberá considerarse en el aspecto de productos y
servicios sino en el tipo de relación que se maneje con nuestros clientes, es
necesario mantener un ambiente agradable y adecuado en el que han de ser parte
fundamental la buena comunicación, la empatía, el carisma, y el respeto en todos
los aspectos.
•
El diseño de métodos y formas de trabajo deberán ser de calidad de manera que
los resultados sean lo que se espera.
•
Cada proceso será llevado a cabo de forma sistemática y ordenada siempre en
función del logro de objetivos y metas.
Normas para la contratación de personal
•
Diseñar los perfiles de los puestos de trabajo de acuerdo a los requerimientos
necesarios para ocupar una vacante, nivel de preparación académica, experiencia
laboral, logros, habilidades y competencias. Es indispensable haber considerado
todos los aspectos necesarios para no omitir ningún detalle respecto de lo que quiere
la organización de sus colaboradores.
•
Reclutar al personal que por sus perfiles laborales se consideren como aptos para
desempeñar la función, para esto es necesario acudir a varios canales o herramientas
que permitan atraer de forma rápida las hojas de vida y hacer los respectivos filtros
que permitan tomar una decisión en cuanto a la elección de posibles candidatos.
•
Seleccionar los candidatos que por su perfil e información de la hoja de vida en
general cumplan con los aspectos, cualidades y requisitos requeridos para ocupar la(s)
vacante; los candidatos seleccionados presentarán la respectiva entrevista y pruebas
necesarias para comprobar su idoneidad para ocupar el cargo.
•
Contratar al o los candidatos que hayan demostrado durante todo el proceso las
capacidades, cualidades, habilidades y competencias requeridas. Estos candidatos
ingresarán bajo las normas y reglamentos establecidos por la normatividad vigente de
acuerdo con las condiciones y características del puesto.
•
Brindar la respectiva inducción a los nuevos colaboradores de acuerdo a la naturaleza
del cargo con el fin de establecer una adecuada relación entre ambas partes.
•
Capacitar al personal desde el momento de su ingreso y de forma periódica con el fin
de mantener actualizados los procesos y metodologías y así mismo ajustarse a la
forma cambiante del entorno competitivo.
•
Realizar seguimiento y evaluación de desempeño a cada miembro de la organización
desde el momento de su ingreso con el fin de identificar los aspectos a mejorar y
realizar la retroalimentación pertinente y necesaria para dar un proceso y solución
efectivas, identificar las habilidades, competencias, y aspectos en general de los
colaboradores que hayan permitido el cumplimiento de metas y objetivos; toda esta
información es fundamental para considerar la permanencia y planes de carrera y
crecimiento dentro de la organización de cada uno de los colaboradores.
Normas para asignación de permisos y licencias
•
Serán asignados únicamente por el personal autorizado, y previa solicitud de acuerdo
con la situación presentada; el formato de permisos y licencias deberá ir debidamente
diligenciado y firmado por el personal facultado para hacerlo.
•
Si se trata de permisos que deben ser soportados mediante comprobantes o
documentos se adjuntarán en su debido momento.
Estándares de recibimiento al nuevo personal
El recibimiento al nuevo empleado en nuestra empresa se realiza de la siguiente manera:
•
Se les indica los documentos necesarios para la legalización de su ingreso.
•
Se les comunica a los responsables de los temas, que aparecen en el formato de
inducción para que realicen la inducción correspondiente.
•
Se dirige al trabajador al sitio donde se dictara la inducción general.
•
Se informa la finalidad del proceso de inducción.
•
Se realiza la entrega del manual de funciones y el reglamento interno de trabajo.
Misión, objetivos y estructura orgánica del área
De acuerdo con cada área se define claramente los objetivos en términos de las habilidades
o destrezas que se espera, adquiera el trabajador al finalizar el periodo de entrenamiento, se
tendrá en cuenta el manual de funciones y perfil de cargos, con respecto a estas necesidades,
donde se determinaran las características principales de la persona a entrenar. Se especifican
las tareas que desempeñará el nuevo empleado, y el tiempo que se dispone para el
entrenamiento y como se desarrolla cada una de las sesiones de trabajo. Para las sesiones de
trabajo se incluye la preparación de medios y materiales para el entrenamiento.
Misión, objetivos y resultados esperados del cargo para el cual fue seleccionado
Lograr las cuotas de venta previstas en términos de cifra de ventas y volumen de negocio;
incluyendo aquí los objetivos de mantenimiento, incremento y renovación de la cartera de
clientes.
Forma de trabajo
Empleo estable
Al terminar su período de prueba (30 días) usted pasa a formar parte de manera permanente
del personal de la Organización.
Salario
El estipulado por la empresa con todas sus prestaciones de ley, en salud para el y su familia
menor de 18 años.
Capacitación
Se promueve la capacitación de su personal en forma permanente y obligatoria de forma
regular cada 6 meses para los antiguos y cuando lleguen cambios de la empresa cada vez que
sea necesario, esta es realizada a través de diferentes centros, el Dpto. Recursos Humanos es
quien coordina toda actividad relacionada con la capacitación.
Aumento de sueldo
El cual se hace atendiendo factores como: eficiencia, antigüedad, actitudes y
responsabilidades del empleado.
Permisos
Los Directores Generales, podrán autorizar permisos sin reducción de sueldos a su personal,
para asistir a clases de Universidad o cualquier centro de enseñanza, durante una hora diaria
de su jornada de trabajo. Siempre que con ello no menoscabe el normal desenvolvimiento de
las labores, comprobando que no existe otra hora para recibir dicha clase.
Sistema de viáticos
Se da a todo trabajador que sea asignado a realizar trabajos fuera de la sede en que
normalmente presta sus servicios, estos se regirán según tabla.
Equipo de trabajo
La empresa proporciona a sus empleados, los útiles, instrumentos y equipo necesario para el
buen funcionamiento de su trabajo.
Concesiones especiales
Todo empleado disfruta de un beneficio económico navideño (aguinaldo).
Seguro colectivo
La empresa ofrece un seguro de vida colectivo, con la Aseguradora Seguros suramericana
quedando a criterio de cada empleado el que desee suscribir.
Recreación y deportes
Los empleados de la empresa podrán formar parte de las distintas actividades: deportivas,
sociales y culturales como una forma de relación social.
Expectativas en cuanto: Área personal, área laboral y área social
Algunas expectativas de los colaboradores son:
•
Poder desarrollarse profesionalmente
•
Aprender más sobre la profesión que desempeña
•
Asumir responsabilidades
•
Trabajar en un buen ambiente
•
Desarrollar un trabajo interesante
•
Tener buena relación con los compañeros
•
Poder conciliar vida laboral y personal
•
Poder aportar sugerencias, propuestas, soluciones.
•
Conseguir un reconocimiento por el trabajo realizado
•
Conocer bien las funciones del cargo que ocupa
Ubicación física
Se le asigna al trabajador su puesto de trabajo para que lo conozca y se sienta cómodo en el
lugar.
Descripción y asignación de equipos y herramientas para desarrollar su trabajo
Después de que el colaborador este asignado en su puesto de trabajo se le entregan todos los
materiales competentes para cumplir sus funciones reglamentadas y así se empiece a
desarrollar al máximo y los materiales necesarios.
Cierre
Hemos llegado al término de este Manual y le recomendamos tenerlo a su alcance y leerlo
con frecuencia, esperando que este documento sea de gran utilidad ahora que está iniciando
sus actividades, y a lo largo de su permanencia en esta organización. Le invitamos a que
unamos esfuerzos, aportando nuestras mejores aptitudes, actitudes y conocimientos
previamente adquiridos, así como trabajar con responsabilidad, disposición disponibilidad,
preparándonos más día a día, mejorando nuestro desempeño.
Nuevamente bienvenido(a)
Documentos de evaluación
Formato listo de chequeo
FORMATO LISTA DE CHEQUEO INDUCCIÓN
Nombre
del
nuevo
colaborador
Cargo:
Fecha
de
ingreso
ACTIVIDAD
Su jefe inmediato le presento a sus compañeros que hacen parte del equipo.
Recibió información en cuanto a la descripción de las funciones de su
cargo.
Realiza la concertación de la gestión con su jefe inmediato.
Le suministraron los elementos necesarios para el desempeño de su cargo.
Recibió material impreso o virtual sobre la imagen corporativa.
Se le dio a conocer la estructura organizacional de la empresa y el ara donde
va a laborar.
Se dio a conocer el conducto regular de la empresa.
SI
NO
Se realizaron actividades de reconocimiento de las diferentes dependencias
de la empresa.
Se le dio a conocer el régimen interno y el sistema de estímulo e incentivos
de la empresa.
Fecha de finalización:
Nombre y firma del jefe inmediato
Nombre y firma del empleado
Evaluación del entrenamiento al puesto de trabajo por parte del colaborador
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
FORMATO DE EVALUACIÓN DEL ENTRENAMIENTO AL PUESTO DE
TRABAJO POR PARTE DEL COLABORADOR
Nombre del colaborador
Área
Fecha
Cargo
Instrucciones
1. Lea el cuestionario, es importante que responda con sinceridad, con el fin de
obtener información que sirva de mejoramiento al programa.
2. La evaluación corresponde de 5 ítems, no deje ninguno sin responder, marque con
una X la respuesta que usted considere correcta según la estala así:
4. Totalmente de acuerdo 3. De acuerdo 2. En desacuerdo 1. Totalmente en desacuerdo
Información general de la organización
Claridad en la información suministrada sobre la organización.
Identifico las competencias genéricas de la empresa
La información suministrada le da una información general de la
empresa.
El tiempo utilizado en la inducción fue suficiente y pertinente para
el desempeño de sus funciones
Los facilitadores que realizaron la inducción demostraron
dominio del tema.
Inducción al puesto de trabajo
La información suministrada del área de trabajo son suficientes y
pertinentes
La normativa suministrada es la adecuada con respecto al cargo y
el desarrollo de las funciones.
Tiene claridad con respecto a las actividades del proceso,
procedimientos, productos y servicios de su cargo.
El entrenamiento le brindo el conocimiento específico y manejo
de herramientas tecnológicas para su cargo.
Inducción frente al área
La información recibida le da una visión general de la misión del
área
Los funcionarios encargados de la socialización durante su
proceso de inducción permitieron atender sus inquietudes.
El programa de la inducción suministrada le ha permitido lograr
un mejor nivel de adaptación del área.
1
2
3
4
Las actividades programadas mediante la inducción le han
permitido sentir un adecuado recibimiento por parte del área
donde va a laborar.
Durante su programa de inducción se le suministro información
necesaria para tener claridad en las funciones de su cargo.
Firma del colaborador
Lineamientos de seguimiento
Hacer seguimiento y evaluación tanto del trabajador como del proceso. El jefe inmediato
deberá, así mismo, estar pendiente de que el proceso de inducción del nuevo empleado dentro
del área de trabajo avance de acuerdo con el plan establecido y de que logre un aprendizaje
práctico del desempeño de las funciones. Igualmente, retroalimentar a la oficina de Recursos
Humanos sobre la calidad del proceso y hacer las sugerencias que considere pertinentes.
Glosario
Misión: Representa la razón de ser de la organización. Se constituye en el fin o en el motivo
para el cual fue creada la empresa y su razón de ser para servir. Generalmente responde a 3
preguntas fundamentales: ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos? Y ¿Por qué lo hacemos?
Valores: Creencias básicas, compartidas por todos los miembros de la organización, sobre la
que se puede determinar el comportamiento individual.
Visión: Es la imagen que la organización tiene de sí misma en el futuro. Es el acto de verse
a si misma proyectada en el tiempo y en el espacio, a partir de un sueño que construyen
quienes la constituyen.
Capacitación: Conjunto de actividades encaminadas a proporcionar al trabajador los
conocimientos y destrezas necesarias para desempeñar su labor asegurando la prevención de
accidentes, protección de la salud e integridad física y emocional.
Competencias: El conjunto de conocimientos, habilidades y motivación necesarias para
desempeñar una función productiva a partir de requerimientos de calidad especificados
Divulgación: El proceso de interpretación y popularización de la información.
Entrenamiento: Preparación para perfeccionar el desarrollo de una actividad o tema que
requiera la práctica.
Inducción: Proceso que se llevará a cabo con todo trabajador que se vincula por primera vez
a la empresa.
Plan de Capacitación: Es una estrategia indispensable para alcanzar los objetivos de la salud
ocupacional, ya que habilita a los trabajadores para realizar elecciones acertadas en pro de su
salud, a los mandos medios para facilitar los procesos preventivos y a las directivas para
apoyar la ejecución de los mismos. La programación, por lo tanto, debe cobijar todos los
niveles de la empresa para asegurar que las actividades se realicen coordinadamente.
Re Inducción: Proceso que se llevará a cabo cada año con los trabajadores antiguos
vinculados a la empresa con permanencia mayor a un año, para recordar aspectos necesarios
del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y de la empresa en general.
Documentos de referencia
•
Formato de evaluación del entrenamiento al puesto de trabajo por parte del
colaborador
•
Formato lista de chequeo inducción