SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 GUÍA DE APRENDIZAJE GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 8 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Programa de Formación: Asistencia Administrativa Nombre del Proyecto: Implementación de un protocolo de apoyo a las actividades de gestión administrativa en las empresas del municipio de Villavicencio Código: Versión: Código: Fase del proyecto: Actividad (es) del Proyecto: Crear protocolo de actividades necesarias para mejorar el proceso de los resultados que arrojó el diagnóstico de gestión documental y servicio al cliente de la organización teniendo en cuenta los costos que afectan la contabilidad de la empresa. Resultados de Aprendizaje: Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.. Resultados de Aprendizaje: 122121 2 EJECUCION Actividad (es) de Aprendizaje: Operar los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos. Ambiente de formación aula de clase, buena iluminación y mobiliario adecuado MATERIALES DE FORMACIÓN DEVOLUTIVO CONSUMIBLE (Herramienta - Resma papel equipo) tamaño carta Computadores, x 500 TV, Impresión proyectores Fotocopia Cartulina Plumón Describir la importancia de implementar un PGD Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. Competencia: Duración de la guía ( en horas): 30 horas Página 1 de 7 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 2. INTRODUCCIÓN La Archivística a lo largo de los tiempos se ha mantenido controlada, para buscar maneras de almacenamiento, conservacion y restauración de documentos, pero con la llegada de las TICs(Tecnologías de Información y Comunicación), la Archivística pasó a nuevas formas de almacenar y gestionar información, sisitematizando los archivos a los medios digitales para brindar un mejor servicio y seguridad, usando bases de datos para una rapidez cada vez mejor ya que con sólo colocar un dato necesario se podrá hallar toda la información necesitada. Nuevas tecnologías al servicio de la Archivística: La informática es una herramienta muy útil para la realización de muchos procesos archivísticos.Una aplicación nueva de la informática para la Archivística son las bases de datos,las cuales por medio de las redes electrónicas pueden conseguir sistematizar la información de la Archivística para lograr que todos los procesos administrativos se realicen por medio de los medios informáticos. 3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1 Actividades de Reflexión inicial. Presentar ensayo sobre el video: https://www.youtube.com/watch?v=HrpMX4hSs7k ¿Qué son las tecnologías de la información? Página 2 de 7 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) Lea y comprenda los elementos informativos que contiene la cartilla gestión documental ( PGD) introducción, propósito, gestión documental. Objetivos, alcance, archivos, total y sistema de información. Conteste las siguientes preguntas y anéxela a su carpeta de evidencias. (puede realizarlo en un documento en Word o escrito en hojas de block) 3.3 ¿para que se debe implementar un PGD en cualquier institución pública o privada? ¿Cuáles son los objetivos del programa de gestión documental? La gestión documental comprende procesos que integran el concepto del archivo total ¿Por qué es conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologías? Que procedimiento seguiría usted cuando la información del sobre o envió es ambigua? Que pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega? En que consiste el proceso de radicación de documentos? Que es el manual de gestión documental y cuál es su importancia. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Consulta los diferentes programas informáticos (Software documental) para manejos de documentos. ( Que opciones existen en el mercado): Orfeo, Dockmee, Docuware, etc. ON base del Sena – software para manejos de bibliotecas. Identifica enumere y escriba la utilidad de todos los elementos devolutivos en el puesto de trabajo de un aprendiz en el área de la gestión documental. Realiza un listado de los útiles, elementos, mobiliario y tecnología disponible utilizados en el puesto de trabajo (Unidad de correspondencia) así como de los servicios prestados . A que se le llama archivo moderno. Enumere y describa los soportes electrónicos. Página 3 de 7 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Realizar investigación de los siguientes conceptos aplicados a la gestión documental: la computadora: Digitalización La Microfilmación: las redes: email : internet: La Intranet: La nube Realizar un Ensayo sobre uno de los siguientes tema y exponerlo en la clase. la Conservación De La Información En Los Nuevos Soportes La Confiabilidad, Seguridad Y Protección De La Información La Legalidad De Los Documentos Electrónicos De una opinión crítica basada en su experiencia con el recibo y despacho de documentos por medio de las TICS. 3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. Las tecnologías digitales han sido una herramienta fundamental para el manejo de información en empresas, entidades e instituciones.Por ejemplo en nuestra especialidad se ve reflejado el uso de soportes digitales (cd, dvd, correos electrónicos,usb,nube) para almacenar información. Realice un ensayo sobre las ventajas y desventajas de los avances tecnológicos en cuanto a los procesos archivísticos. Aplicar en un proceso de documentación una de las herramientas de la tengnologia. Subir evidencia a la plataforma. Página 4 de 7 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02 GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral 3.5 Código: GFPI-F-019 Actividades de evaluación. Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación Evidencias de Conocimiento : Evidencias de Desempeño: Evidencias de Producto: Página 5 de 7 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Página 6 de 7 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 5. GLOSARIO DE TERMINOS 6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS 7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) Página 7 de 7
