Fumitoro Ltda - Universidad de La Salle

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO PARA LA EMPRESA FUMITORO LTDA, EN EL PROCESO DE
VINCULACIÓN DE PERSONAL
JAIRO ALEXANDER BRUCE CRUZ
EDMA MARITZA REAL SALINAS
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
TRABAJO DE GRADO
BOGOTÁ D.C.
2009
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO PARA LA EMPRESA FUMITORO LTDA, EN EL PROCESO DE
VINCULACIÓN DE PERSONAL
JAIRO ALEXANDER BRUCE CRUZ
EDMA MARITZA REAL SALINAS
Trabajo de grado para optar al
Titulo de Administrador de Empresas
Directora
CLAUDIA MARCELA PINEDACHAVEZ
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
TRABAJO DE GRADO
BOGOTÁ D.C.
2009
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
1
1. TEMA
2
1.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN
2
1.2 SUBLINEAS DE INVESTIGACIÓN
2
1.3 RELACIÓN DEL TEMA CON ADMINISTRACIÓN
2
1.4 TITULO
2
2. PROBLEMA
3
2.1 PLANTEAMIENTO
3
2.2 FORMULACIÓN
4
3. OBJETIVOS
5
3.1 OBJETIVO GENERAL
5
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
5
3.3 RESULTADOS ESPERADOS
5
3.3.1 Campo administrativo
6
3.3.2 Campo académico
6
3.3.3 Campo empresarial
7
4. JUSTIFICACIÓN
8
4.1 TEÓRICA
8
4.2 PRACTICA
9
4.3 METODOLÓGICA
9
5. HIPÓTESIS
10
5.1 HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO
10
5.2 HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO
10
5.3 HIPÓTESIS DE TERCER GRADO
11
6. MARCO TEÓRICO
12
6.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
12
6.1.2 Objetivos
12
6.1.3 Funciones
13
6.2 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
14
6.3 CONFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
15
6.4 CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
17
6.5 RESPONSABILIDADES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
18
6.6 RECLUTAMIENTO
19
6.6.1 Reclutamiento interno
21
6.6.2 Reclutamiento externo
23
6.7 SELECCIÓN
24
6.7.1 Bases para la selección de personal
26
6.7.2 Técnicas de selección
27
6.7.3 Procesos de selección
28
6.8 INDUCCIÓN
30
6.9 CONTRATACIÓN
33
6.9.1. Modalidades del contrato
34
6.9.1.1 Verbal
34
6.9.1.2 Escrito
34
6.9.1.3 Termino fijo
34
6.9.1.4 Termino indefinido
35
6.9.2 Periodo de prueba
35
6.10 MARCO CONCEPTUAL
36
6.11 MARCO ADMINISTRATIVO
37
6.12 MARCO REFERENCIA
40
6.12.1 Reseña empresarial
40
6.13 IMAGEN CORPORATIVA
42
6.14 FILOSOFIA EMPRESARIAL
42
6.14.1 Visión
42
6.14.2 Misión
43
6.14.3 Políticas de calidad
43
6.15 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
44
7. DISEÑO METODOLÓGICO
45
7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
45
7.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
46
7.2.1 Población
46
7.2.2 Muestra
46
7.3 METODOS DE INVESTIGACIÓN
46
7.4 FUENTES DE INFORMACIÓN
47
8. DIAGNOSTICO PRELIMIRAR DE LA EMPRESA FUMITORO LTDA
48
8.1 ANALISIS DE LOS RESULTADOS
48
8.2 CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS
66
8.3 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
67
9. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO EN
LA EMPRESA FUMITORO LTDA EN EL PROCESO DE VINCULACION
DE PERSONAL
68
9.1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA DEL
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
68
9.2 FUNCIÓN PRINCIPAL DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
69
9.3 MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
69
9.4 PERFIL Y FUNCIONES DEL JEFE DE TALENTO HUMANO
69
9.5 PERFIL Y FUNCIONES
70
9.5.1 Perfil y funciones del personal externo
71
9.5.2 Perfil y funciones del personal de gerencia
73
9.5.3 Perfil y funciones del personal administrativo y finanzas
76
9.5.4 Perfil y funciones del personal comercial
83
9.5.5 Perfil y funciones del personal de operaciones
87
9.5.6 Costo mensual del cargo de la jefatura de talento humano
92
10. PROCEDIMIENTOS PARA VINCULACIÓN DEL PERSONAL
93
10.1 NECESIDAD DE PERSONAL
93
10.2 RECLUTAMIENTO
94
10.3 SELECCIÓN
96
10.3.1 Requisitos de vinculación
97
10.4 CONTRATACIÓN
99
10.5 INDUCCIÓN
101
11. CONCLUSIONES
104
12. RECOMENDACIONES
106
BIBLIOGRAFÍA
108
ANEXOS
110
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Ventajas y desventajas del reclutamiento interno
22
Tabla 2. Ventajas y desventajas del reclutamiento externo
23
Tabla 3. Información de la Empresa
41
Tabla 4. Conclusiones de los resultados
66
Tabla 5. Etapas propuestas de mejoramiento
67
Tabla 6. Jefe de talento humano
69
Tabla 7. Revisor Fiscal
71
Tabla 8. Asesor Tributario y Contable
72
Tabla 9. Gerente General
73
Tabla 10. Profesional Sistema de Gestión de Calidad
74
Tabla 11. Asistente de Gerencia
75
Tabla 12. Jefe Administrativo y Financiero
76
Tabla 13. Asistente Contable
77
Tabla 14. Auxiliar de Tesorería
78
Tabla 15. Auxiliar de Cartera e Inventarios
79
Tabla 16. Secretaría Administrativa
80
Tabla 17. Mensajero
81
Tabla 18. Auxiliar de Servicios Generales
82
Tabla 19. Jefe Comercial
83
Tabla 20. Vendedor
84
Tabla 21. Secretaria Comercial y Servicio al Cliente
85
Tabla 22. Auxiliar de Servicio al Cliente
86
Tabla 23. Jefe de Operaciones
87
Tabla 24. Coordinador de Operaciones
88
Tabla 25. Supervisor
89
Tabla 26. Almacenista
90
Tabla 27. Operario
91
Tabla 28. Presupuesto
92
Tabla 29. Necesidad de personal
93
Tabla 30. Reclutamiento
95
Tabla 31. Selección
96
Tabla 32. Contratación
99
Tabla 33. Inducción
101
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Los procesos de la gestión del Talento Humano
15
Figura 2. El departamento de personal de una organización pequeña
16
Figura 3. Reclutamiento interno y externo
21
Figura 4. Proceso de selección de personas
28
Figura 5. Principales elementos de un programa de socialización
33
Figura 6. Tipos de vinculación con la empresa
49
Figura 7. Prueba psicotécnica
50
Figura 8. Entrevista
51
Figura 9. ¿Recibió inducción?
52
Figura 10. ¿De qué departamento?
53
Figura 11. Afiliaciones
54
Figura 12. Copia de afiliaciones
55
Figura 13. Certificaciones laborales
56
Figura 14. Encargado de certificaciones laborales
56
Figura 15. Nómina
57
Figura 16. Información de nómina
58
Figura 17. Incapacidades Médicas
59
Figura 18. Dependencia para trámite de incapacidades médicas
60
Figura 19. Cesantías
61
Figura 20. Tramite de cesantías
62
Figura 21. Resolución de conflictos
63
Figura 22. Dependencia para resolución de conflictos
64
Figura 23. Capacitación
64
Figura 24. Dependencia para capacitación
65
Figura 25. Organigrama Propuesto
68
Figura 26. Diagrama de Flujo necesidad de Personal
94
Figura 27. Diagrama de Flujo Reclutamiento
95
Figura 28. Diagrama de Flujo Selección.
98
Figura 29. Diagrama de Flujo Contratación.
100
Figura 30. Diagrama de Flujo Inducción.
102
Figura 31. Diagrama de Flujo Vinculación de personal
FUMITORO LTDA.
103
1
INTRODUCCIÓN
La administración del Talento Humano se compone de varios procesos encaminados al aprovechamiento y
mejoramiento de las capacidades de las personas, con el fin de maximizar los recursos existentes.
En la actualidad la empresa FUMITORO LTDA no cuenta con un departamento de Talento Humano, lo que motiva a
enfocar este trabajo de grado para apoyar a la organización en el diseño e implementación de alternativas que
permitan el mejoramiento y desempeño de los trabajadores con el propósito de fortalecer sus procesos.
El Diseño e Implementación del Departamento de Talento Humano en la empresa FUMITORO LTDA, buscará
plantear estrategias administrativas orientadas y lideradas por la alta gerencia, que permitan el desarrollo de las
competencias del personal y que a la vez conlleven al bienestar de los trabajadores.
Se establecerá una línea base de la situación actual de la empresa FUMITORO LTDA a través del desarrollo de un
estudio descriptivo, que será el punto de partida para formular las estrategias que conformarán la estructura del
Departamento de Talento Humano en sus fases de reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal.
2
1. TEMA
1.1 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Desarrollo de Empresas de Familia.
1.2 SUBLÍNEAS DE INVESTIGACIÓN
Administración del Talento Humano
1.3 RELACIÓN DEL TEMA CON ADMINISTRACIÓN
Teniendo en cuenta que el personal constituye el principal activo de una organización, se trabajará el tema de la
Administración del Talento Humano en la empresa FUMITORO LTDA, con el fin de fortalecer el reclutamiento,
selección, la inducción a los nuevos empleados y su contratación para tener como resultado la optimización de los
recursos.
3
La presentación de una propuesta con la cual la empresa pueda iniciar la creación e implementación de un
departamento encargado de la administración y bienestar de los empleados, constituye un proceso importante para
una eficiente prestación de los servicios de FUMITORO LTDA.
1.4 TÍTULO
Diseño e implementación del Departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso
de vinculación de personal.
2. PROBLEMA
2.1 PLANTEAMIENTO
Las personas son la base primordial en una organización, cuando éstas logran desarrollar sus capacidades
plenamente le otorgan a la empresa competitividad, lo que hace que éstas crezcan, prosperen y se mantengan en el
mercado.
4
Las organizaciones siempre están incorporando personal para sustituir empleados que se van o para poder ofrecer
una mejor atención a sus clientes al ampliar sus servicios, por lo que los procesos de selección deben ser
confiables.
En FUMITORO LTDA, la gerencia está comprometida con el desarrollo de su empresa y con los servicios que
presta a sus clientes, por ello logró organizar sus procesos para certificarse en calidad, pero no realiza una
vinculación que permita definir las funciones apropiadas de acuerdo a los perfiles para los cargos de sus empleados,
razón por la cual se hace necesaria la creación del Departamento de Talento Humano que ofrezca todas las
condiciones y directrices para realizar una correcta vinculación de personal.
Por lo anterior, se presentará: el diseño e implementación del Departamento de Talento Humano para la empresa
FUMITORO LTDA, en el proceso de vinculación de personal; que permita lograr una mayor organización del
personal por medio de la estructuración del proceso de reclutamiento, selección, inducción y contratación de
personal, apoyados en los perfiles de los cargos, ejerciendo una labor orientada al desarrollo, crecimiento y
sostenimiento de la empresa.
Por esta razón es de suma importancia generar una estructura sólida en la empresa, ya que el capital humano es la
base fundamental para el desarrollo de cualquier organización.
2.2 FORMULACIÓN
5
¿Cómo diseñar e Implementar el departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el
proceso de vinculación de personal?
6
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar e Implementar el Departamento de Talento Humano para la empresa FUMITORO LTDA, en el proceso de
vinculación de personal.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
• Realizar un diagnóstico organizacional a la empresa FUMITORO LTDA, que permita plantear las estrategias
necesarias para la creación del departamento de Talento Humano, realizando encuestas a los empleados a nivel
operativo y administrativo.
• Diseñar los perfiles de los cargos teniendo en cuenta las funciones que se llevan a cabo de acuerdo a la estructura
organizacional.
7
• Determinar los procedimientos necesarios que permitan el reclutamiento, la selección, inducción y contratación
del personal de forma eficiente, para contribuir con la maximización de los recursos de la organización.
3.3 RESULTADOS ESPERADOS
Con el desarrollo de este trabajo, se espera que la empresa FUMITORO LTDA, cuente con un proceso estructurado
para la vinculación del personal que se requiera según las necesidades reales de la misma, proporcionando las
garantías necesarias en las etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación cuya implementación sea
confiable permitiéndole a la empresa contar con el personal necesario e idóneo para realizar las funciones propias
de los cargos a través de un esfuerzo humano coordinado y así mismo, apoyar el sistema de calidad que posee la
empresa fundamentado en la planeación, ejecución y control de las actividades de FUMITORO LTDA.
3.3.1 Campo administrativo
FUMITORO LTDA cumplió 35 años de fundación, lo que es significativo para una empresa de tipo familiar que
busca su sostenimiento en el mercado actual, por ello los resultados específicos que se quieren obtener son
realmente importantes para su proyección a futuro.
8
Teniendo en cuenta que en la organización no existe un proceso que permita vincular de forma adecuada el
personal necesario para desarrollar la actividad económica de la empresa, se genera la sub-utilización del personal,
duplicidad de funciones, aumento y desgaste en las actividades de supervisión, puesto que las funciones propias de
los cargos no se encuentran definidas.
3.3.2 Campo académico
Esta investigación nos permitirá afianzar y concretar los conocimientos adquiridos durante nuestro proceso de
formación universitaria, de cara a la implementación del mismo en nuestra vida profesional, lo cual nos permite
entender lo que realmente es el mundo de las empresas y las organizaciones; se aplicarán conceptos y teorías, pero
realmente en la práctica se observarán las destrezas y aptitudes que tengamos, es decir, nuestro potencial como
profesionales de la administración de empresas.
3.3.3 Campo empresarial
Adquirir los elementos humanísticos y técnicos necesarios para diagnosticar, planear y controlar los diferentes
componentes del Talento Humano que permitan estructurar adecuadamente las organizaciones; en concordancia
con la dinámica empresarial y su entorno competitivo, y que con ello, FUMITORO LTDA logre un desarrollo y
estabilidad, que conlleven a un mejoramiento continuo de la gestión organizacional.
9
El desarrollo empresarial es el proceso por medio del cual el empresario y su personal adquieren fortalezas,
habilidades y destrezas, que favorecen el manejo eficiente y eficaz de los recursos de su empresa, junto con la
innovación de productos y procesos, de tal manera que contribuya con el crecimiento sostenible de la misma.
A nivel personal será muy satisfactorio ya que se fortalecen los conocimientos adquiridos durante el proceso
universitario y se podrá enfocar hacia un área tan importante para las organizaciones como lo es el Talento Humano
y que seguramente contribuye al éxito personal y profesional.
4. JUSTIFICACIÓN
10
4.1 TEÓRICA
El diseño e implementación del Departamento de Talento Humano en el proceso de vinculación de personal para la
empresa FUMITORO LTDA, busca mediante la aplicación de la teoría y los conceptos básicos, junto con la visión,
políticas y estrategias de la empresa, conformar un proceso estructurado que le permita desarrollar eficazmente las
etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación, las cuales afectan directamente el desempeño en un
puesto de trabajo, el rendimiento de la empresa y el crecimiento de la misma.
El desempeño del personal en sus cargos, acorde con sus funciones actuales, permitirán por medio de la
observación y encuestas en los niveles operativos y administrativos, la obtención de información para planear el
mejoramiento y desempeño del personal en la empresa.
El departamento de Talento Humano se considera como un factor estratégico clave, más que un recurso se
considera una inversión que hay que optimizar. La dirección del Talento Humano tiene el objetivo de administrar,
coordinar y controlar los recursos humanos de la empresa con el fin de lograr un compromiso hacia la organización.
Para conseguir este objetivo el departamento de Talento Humano debe suministrar las personas con el perfil
adecuado para el desempeño de los procesos organizacionales.
11
4.2 PRÁCTICA
De acuerdo con los objetivos del diseño e implementación del departamento de Talento Humano poder ofrecer
alternativas que permitan encontrar soluciones concretas a las falencias presentadas en la empresa teniendo en
cuenta los siguientes aspectos: reclutamiento, selección, inducción y contratación para la empresa FUMITORO
LTDA; de esta forma, definir claramente el personal que se requiere para el desarrollo de los procesos con base en
sus necesidades. Teniendo en cuenta factores tan importantes como lo son el perfil de cargos y
el
perfeccionamiento de sus funciones para lograr una mayor disposición y compromiso con la organización.
4.3 METODOLÓGICA
Para lograr la ejecución de los objetivos del diseño e implementación del departamento de Talento Humano para la
empresa FUMITORO LTDA, se utilizaran técnicas específicas de recolección de datos para obtener un diagnóstico
del estado actual de la empresa. Posteriormente se actualizarán y definirán los perfiles de los cargos a través de la
observación según las funciones que se desarrollan. Finalmente, se determinarán los procedimientos para el
reclutamiento, selección, inducción y contratación del personal.
12
5. HIPÓTESIS
5.1 HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO
• La empresa FUMITORO LTDA no cuenta con un departamento de Talento Humano.
• La empresa no cuenta con información clara y precisa de cada uno de los puestos de trabajo.
5.2 HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO
13
•
La inadecuada selección del personal en la empresa FUMITORO LTDA permite que los puestos de trabajo
no cumplan con los perfiles necesarios y no se cuente con el personal idóneo para la ejecución de las tareas
asignadas.
•
La falta de información sobre los puestos de trabajo hace que la empresa sea menos productiva y a su vez no
se utiliza al máximo el potencial de las personas, por ende, se está subutilizando la maquinaria y la materia
prima.
5.3 HIPÓTESIS DE TERCER GRADO
•
El diseño y la implementación del departamento de Talento Humano en la empresa FUMITORO LTDA
plantea un área especializada que se encargue del proceso de vinculación de personal en sus etapas de
reclutamiento, selección, inducción y contratación; todo esto en busca de un mejoramiento continuo que
facilite brindar al cliente un mejor servicio, el cual será prestado por un personal calificado que le permita a la
empresa mantener una posición privilegiada en el mercado y de esta forma aumentar sus utilidades.
14
6. MARCO TEÓRICO
15
6.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
“La administración de recursos humanos es el conjunto de políticas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos
de los cargos gerenciales relacionados con las “personas” o recursos humanos, incluidos reclutamiento, selección,
capacitación, recompensas y evaluación del desempeño.” (Chiavenato, 2004, p. 19)
El Talento Humano en las organizaciones contribuye de forma eficiente y eficaz para la colaboración de las
personas para lograr el cumplimiento de las estrategias definidas por la alta dirección.
Dolan define la planificación de los recursos humanos: Se trata del proceso de elaborar e implantar planes y
programas para asegurarse de que hay disponibles el número y tipo de personas apropiado, en el momento
oportuno, y en el lugar adecuado, para satisfacer las necesidades de la organización. (Dolan y Schuler, 1999,
p. 53)
6.1.2 Objetivos
En opinión de algunos autores, “El propósito de la administración de los recursos humanos es mejorar las
contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde el punto de
vista estratégico, ético y social.” (Werther, 1996, p. 9), en cuanto a otros:
16
Para que los objetivos de la gestión del talento humano puedan alcanzarse, es necesario que los gerentes traten
a las personas como elementos básicos de la eficacia organizacional. Los objetivos de la gestión de personas
son diversos. La administración de recursos humanos debe contribuir a la eficacia organizacional a través de los
siguientes medios:
1. Ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos y realizar su misión.
2. Proporcionar competitividad a la organización.
3. Suministrar a la organización empleados bien entrenados y motivados.
4. Permitir el aumento de la autorrealización y la satisfacción de los empleados en el trabajo.
5. Desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo.
6. Administrar el cambio (de origen tecnológico, económico, social, etc.).
7. Establecer políticas éticas y desarrollar comportamientos socialmente responsables.” (Chiavenato, 2004, p.
10).
6.1.3 Funciones
Dolan y Schuler definen:
17
Cada una de las funciones y actividades vinculadas a la gestión de los recursos humanos son importantes por el
efecto e incidencia que tienen en la consecución de los objetivos de la organización. Las funciones más
importantes de la gestión de los recursos humanos son:
-
Reducir los costes ayudando a la gerencia a detectar las carencias o excesos de recursos humanos y corregir
estos desequilibrios.
-
Proporcionar una base más sólida para la planificación del desarrollo del empleado, haciendo un uso óptimo
de las actitudes del trabajador.
-
Mejorar el procedimiento general de planificación empresarial.
-
Aumentar la conciencia de la importancia de una gestión competente de los recursos humanos a todos los
niveles de la organización.
-
Proporcionar una herramienta para evaluar los efectos de otras situaciones y políticas opcionales de recursos
humanos. (Dolan y Schuler, 1999, p. 54 - 55)
6.2 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
La Administración de recursos humanos está relacionada con las funciones administrativas (planear, organizar,
dirigir y controlar) pues se refiere a las políticas y prácticas necesarias para administrar el trabajo de las
personas a saber:
18
1. Análisis y descripción de cargos.
2. Diseño de cargos.
3. Reclutamiento y selección de personal.
4. Orientación e integración (inducción) de nuevos funcionarios.
5. Contratación de candidatos seleccionados.
6. Administración de cargos y salarios. (Chiavenato, 2004, p. 13).
“La moderna gestión de talento humano implica varias actividades, como descripción y análisis de los cargos,
planificación del recurso humano, reclutamiento, selección, orientación y motivación de las personas, evaluación del
desempeño, remuneración, entrenamiento y desarrollo, relaciones sindicales, salud y bienestar.” (Chiavenato, 2004,
p. 12).
En la figura 1 se enuncian los procesos que comprende la gestión del talento humano.
Figura 1. Los procesos de la gestión del Talento Humano
Gestión del talento
humano
Admisión de
personas
- Reclutamiento
- Selección
Aplicación de
personas
- Diseño de
cargos
- Evaluación del
desempeño
Compensación
de personas
- Remuneración
- Beneficios y
servicios
Desarrollo de
personas
- Entrenamiento
- Programas de
cambio
- Comunicación
Mantenimiento
de personas
- Disciplina
- Higiene,
seguridad y
calidad de
Monitoreo de
personas
- Bases de
datos
- Sistemas de
información
19
Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004. p 13. Modificado por los autores.
6.3 CONFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
“Es evidente que para que el departamento de recursos humanos sea eficiente, debe no sólo comprometerse con la
organización, sino también disponer de una infraestructura interna adecuada. Una gestión eficaz de los recursos
humanos implica ser proactiva y abierta.” (Dolan y Schuler, 1999, p. 14)
Las personas constituyen el principal activo de la organización; de ahí la necesidad de que ésta sea más
consciente y esté más atenta de los empleados. Las organizaciones exitosas perciben que solo pueden
crecer, prosperar y mantener su continuidad si son capaces de optimizar el retorno sobre las inversiones de
todos los socios, en especial de los empleados. (Werther y Davis, 1996, p. 8)
El Departamento de Talento Humano se convierte en el aspecto más importante para la consecución de las metas
en la organización y por tanto, el apoyo para su permanencia en el mundo empresarial enmarcado por la
competencia en el ambiente global actual.
Una forma común de ubicar el departamento de personal se ilustra en la figura 2, en el momento de su
creación estos departamentos se limitan a actividades como mantener los expedientes de cada empleado y
20
suministrar apoyo a los gerentes para identificar aspirantes a llenar las vacantes que puedan existir. Las
necesidades de la organización determinan que el departamento de personal gradualmente se haga cargo de
otras actividades. (Werther y Davis, 1996, p. 16)
Figura 2. El departamento de personal de una organización pequeña
Presidente o
propietario
Gerente de
ventas
Contador
Gerente
administrativo
Administrador
de personal
Ayudante A
Gerente de
producción
Secretaria
Ayudante B
Fuente: WERTHER, William B Jr y DAVIS, Keith. Administración de personal y recursos humanos. 5 ed. México; Mc Graw Hill, 1996. p 16.
Los departamentos de recursos humanos son departamentos de servicios que existen para ayudar y prestar
servicios a la organización, a sus dirigentes, a sus gerentes y a sus empleados. Incluso en los casos en que
las compañías se ven obligadas a reducir sus gastos, con frecuencia las organizaciones se esfuerzan por
identificar técnicas que les permitan mantener los mismos servicios a toda la empresa, aunque el número de
sus integrantes sea menor. (Werther y Davis, 1996, p. 18).
21
El Departamento de Talento Humano debe tener información clara y precisa de cada uno de los puestos de trabajo y
las personas que cumplan con el perfil de desempeño adecuado al cargo:
•
¿Qué tareas es necesario desempeñar?
•
¿Qué conocimientos y competencias se requieren en el puesto?
•
¿Qué características debe poseer la persona para desempeñar adecuadamente su labor?
La organización debe recolectar información precisa para determinar o replantear las tareas que se requieran para
la ejecución de los procesos y poder determinar la cantidad de personal requerido.
6.4 CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
La eficiencia con que se gestionen los recursos humanos en una organización depende, en gran parte, de la
calidad de las personas que componen el departamento. Un director o jefe de esta área debería tener las
siguientes características:
-
Conocimiento de la gestión de la empresa: comprensión de los objetivos de la empresa y de los medios que
deberán emplearse para lograr dichos objetivos; tener una formación sólida en planeación estratégica,
comprender los balances financieros, las técnicas de ventas, marketing y producción, y saber cómo utilizar
las herramientas modernas de gestión, tales como los sistemas de procesamiento de datos y los de gestión
de la información.
22
-
Comprensión de los fenómenos económicos: entre los factores económicos que inciden directamente están la
competencia en el contexto de los costes laborales, los traslados internacionales, los programas de
retribuciones y el equilibrio entre la equidad interna y la necesidad de seguir siendo competitivo en los
diversos mercados.
-
Capacidad analítica: debido a las nuevas funciones que deben desempeñar, cada vez se les pide con más
frecuencia que gestionen procesos en lugar de actividades, y ayuda en aspectos relacionados con conflictos
para lo cual tendrán que desarrollar buenas capacidades analíticas que permitan el diagnóstico y la
elaboración de propuestas de soluciones ante los problemas planteados.
-
Liderazgo competente: depende de la credibilidad personal del director del departamento, de sus
conocimientos y poder de convicción o influencia.
-
Inclinación a la acción: se debe estar preparado para adoptar un enfoque proactivo en la toma de decisiones.
-
Habilidad como desarrollador: comprometido con los cambios estructurales de la organización colaborando
con la creación de planes y estrategias, con el propósito de equipar la empresa con el personal necesario,
tanto en calidad como en cantidad, ayudar a motivar y retener a los empleados y gestionar los movimientos
internos en la empresa. (Dolan y Schuler, 1999, p. 18 - 19)
6.5 RESPONSABILIDADES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
23
Dentro de las principales actividades que a su vez, son responsabilidades del jefe de talento humano podemos
mencionar:
1. Asesoría y consultoría: de supervisores, gerentes y ejecutivos, dados sus conocimientos sobre cuestiones
internas de empleo (políticas, acuerdos laborales, prácticas pasadas e intereses de los trabajadores.
2. Servicio: participa en una variedad de actividades de servicio como reclutamiento, selección, aplicación de
pruebas, planeación y conducción de programas de capacitación, además de escuchar las preocupaciones e
inconformidades de los trabajadores.
3. Formulación e implementación de políticas: proponer y elaborar nuevas políticas o revisiones de políticas
para resolver problemas recurrentes o evitar problemas de antemano.
4. Defensa de los trabajadores: servir como abogados de los trabajadores, escuchar sus preocupaciones y
representar sus demandas frente a los gerentes. (Bohlander, Snell y Sherman, 2001, p. 18)
6.6 RECLUTAMIENTO
“El reclutamiento puede definirse como el conjunto de actividades y procesos que se realizan para conseguir un
número suficiente de personas cualificadas, de forma que la organización pueda seleccionar a aquellas más
adecuadas para cubrir sus necesidades de trabajo. (Dolan y Schuler, 1999, p. 77).
24
“El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las solicitudes de
empleo.
El análisis y diseño de puestos son elementos esenciales en este proceso, ya que proporcionan la
descripción o información básica de las funciones y responsabilidades que se incluyen en cada vacante.” (Werther y
Davis, 1996, p. 150).
El propósito del reclutamiento es obtener un número suficiente de candidatos potencialmente cualificados para
los puestos a cubrir y entre los cuales poder elegir. Los fines del reclutamiento se pueden concretar en:
-
Determinar las necesidades actuales y futuras de reclutamiento, partiendo de la información suministrada por
la planificación de recursos humanos y el análisis de los puestos de trabajo.
-
Suministrar el número suficiente de personas cualificadas para los puestos a cubrir, con el mínimo coste para
la organización.
-
Aumentar la tasa de éxitos en el proceso de selección, al reducir el número de candidatos con insuficiente o
excesiva cualificación.
-
Reducir la probabilidad de que los candidatos a los puestos de trabajo, una vez reclutados y seleccionados,
abandonen la organización al poco tiempo de incorporarse.
-
Cumplir la normativa jurídica existente.
-
Aumentar la eficiencia individual y de la organización, tanto a corto como a largo plazo.
-
Evaluar la eficacia de las técnicas y fuentes utilizadas mediante el proceso de reclutamiento. (Dolan y
Schuler, 1999, p. 78).
25
Desde el punto de vista de su aplicación, el reclutamiento puede ser interno o externo. El reclutamiento interno
se aplica a los candidatos que trabajan en la organización, es decir, a los empleados, para promoverlos o
transferirlos a otras actividades más complejas o más motivadoras. El reclutamiento externo se dirige a
candidatos que están en el mercado del recurso humano, fuera de la organización, para someterlos al proceso
de selección de personal. (Chiavenato, 2004, p. 95).
A continuación en la Figura 3, se describen los aspectos relevantes de cada uno de los métodos a aplicar, para el
reclutamiento interno y externo del personal necesario para la organización.
FIGURA 3. Reclutamiento interno y externo
Interno
Reclutamiento
Externo
- Cobertura de vacantes y oportunidades; se
lleva a cabo entre los empleados actuales.
- Los empleados internos son los candidatos
preferidos.
- Exige que sean promovidos o transferidos a
las nuevas oportunidades.
- La organización ofrece una carrera de
oportunidades al empleado.
- La cobertura de vacantes y oportunidades se
realiza a través de la admisión de candidatos
externos.
- Los candidatos externos son los candidatos
preferidos.
- Exige que sean reclutados en el exterior y
seleccionados para cubrir las oportunidades.
- La organización ofrece oportunidades a los
candidatos externos.
26
Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004. p 96. Modificado por los autores.
6.6.1 Reclutamiento interno
“El reclutamiento interno se produce cuando surge la necesidad de cubrir un puesto de trabajo y para ello la
empresa acude a la promoción de sus empleados “movimientos verticales” o a los traslados de éstos (movimientos
horizontales).” (Dolan y Schuler, 1999, p. 77).
“Los departamentos de personal participan en el proceso de promover y transferir al personal de la compañía
mediante programas de promoción de información sobre vacantes, a través de los cuales se informa a los
empleados qué vacantes existen y cuáles son los requisitos para llenarlas, y se invita a los que los cubren
para que soliciten el puesto. La promoción interna de vacantes es más común para posiciones que van de
nivel bajo a intermedio. (Werther y Davis, 1996, p. 157).
En la tabla 1 de acuerdo a Chiavenato, se destacan las ventajas y desventajas del reclutamiento interno:
27
Tabla 1. Ventajas y desventajas del reclutamiento interno
VENTAJAS
DESVENTAJAS
1. Aprovecha mejor el potencial humano de la
1. Puede bloquear la entrada de nuevas ideas,
organización.
2. Motiva el desarrollo profesional de los
actuales empleados.
3. Incentiva la permanencia de los empleados
y su fidelidad a la organización.
4. Ideal para situaciones de estabilidad y poco
cambio ambiental.
5. No requiere socialización organizacional de
nuevos miembros.
6. Probabilidad de mejor selección, pues los
candidatos son bien conocidos.
experiencias y expectativas.
2. Facilita el conservatismo y favorece la rutina
actual.
3. Mantiene casi inalterable el actual patrimonio
humano de la organización.
4. Ideal
para
empresas
burocráticas
y
mecanicistas.
5. Mantiene y conserva la cultura organizacional
existente.
6. Funciona como un sistema cerrado de
reciclaje continuo.
7. El costo financiero es menor que el del
reclutamiento externo.
Fuente: Los autores, 2009. Tomado de Chiavenato, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004 p 96.
Las técnicas del reclutamiento interno son promoción de los empleados y traslado de los empleados.
28
“Mediante el reclutamiento interno no siempre las organizaciones consiguen suficientes candidatos cualificados o
sus necesidades no se ajustan a lo existente.
En estos casos, la organización puede verse forzada al reclutamiento externo.” (Dolan y Schuler, 1999, p. 80).
6.6.2 Reclutamiento externo
El reclutamiento externo debe buscar en el mercado del recurso humano de manera precisa y eficaz los candidatos
externos para suplir una vacante determinada, atraídos por las técnicas de reclutamiento. Este tipo de reclutamiento
incide sobre los candidatos reales o potenciales, disponibles o empleados en otras organizaciones. De igual forma
que en el reclutamiento interno, el reclutamiento externo tiene sus ventajas y desventajas como se relaciona a
continuación:
Tabla 2. Ventajas y desventajas del reclutamiento externo
VENTAJAS
DESVENTAJAS
1. Introduce ideas nuevas en la organización:
1. Afecta negativamente la motivación de los
talentos, habilidades y expectativas.
2. Enriquece el patrimonio humano, por el
empleados de la organización.
2. Reduce la fidelidad de los empleados, al
29
aporte de nuevos talentos y habilidades.
3. Aumenta el capital intelectual al incluir
ofrecer las oportunidades a extraños.
3. Requiere aplicación de técnicas selectivas
nuevos conocimientos y destrezas.
para elegir a los candidatos externos. Esto
4. Renueva la cultura organizacional y la
enriquece con nuevas aspiraciones.
representa costos operacionales.
4. Exige
esquemas
de
socialización
5. Incentiva la interacción de la organización
organizacional para los nuevos empleados.
con el mercado de los recursos humanos.
5. Es más costoso, oneroso, prolongado e
6. Indicado para enriquecer más intensa y
inseguro que el reclutamiento interno.”
rápidamente el capital intelectual.
Fuente: Los autores, 2009. Tomado de Chiavenato, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia; Mc Graw Hill, 2004 p 97.
Las técnicas del reclutamiento externo son:
-
Espontáneos: Cuando se reciben en el curso del tiempo correspondencia de personas que desean emplearse
y ciertos individuos se presentan a las instalaciones de la empresa con el mismo fin.
-
Candidatos por recomendación de empleados: La promoción de vacantes a través de los empleados quienes
en primera instancia se sentirán importantes y comprometidos con en el proceso y podrán recomendar
amigos, vecinos o parientes.
-
Agencias de reclutamiento: Son organizaciones especializadas en el proceso de reclutamiento cuya función
principal es la búsqueda de los candidatos idóneos para los cargos que promocionan las empresas con las
especificaciones necesarias para los mismos.
-
Instituciones educativas: Escuelas técnicas y universidades que proporcionan candidatos preparados.
-
Bases de datos de candidatos: Es la base de datos existente en la empresa de candidatos que en algún
momento iniciaron un proceso de vinculación.
30
-
Solicitudes y currículos que llegan solos: Aquellos currículos que llegaron a la empresa por iniciativa propia de
los candidatos aún sin existir una vacante.
6.7 SELECCIÓN
La selección de personas es el proceso que sigue al reclutamiento. “Es el proceso mediante el cual una
organización elige, entre una lista de candidatos, la persona que satisface mejor los criterios exigidos para ocupar el
cargo disponible, considerando las actuales condiciones del mercado.” (Ivancevich, 1995, p. 777)
Los procesos de selección constituyen una parte esencial para las organizaciones en tanto que les proporcionan
sus recursos humanos. Además, efectuar la selección de forma eficaz significa alcanzar tres fines concretos:
1. Contribuir a los objetivos finales de la organización. Disponer de personal con altos niveles de rendimiento es
una condición necesaria para que las organizaciones puedan satisfacer sus objetivos.
2. Asegurarse de que la inversión económica que hace la organización al incorporar a personas sea rentable, en
función de los resultados esperados de ellas.
3. Contratar y ubicar a los solicitantes de un puesto de trabajo de forma que se satisfagan tanto los intereses de
la organización como los del individuo.
4. Las organizaciones siempre están incorporando personal para sustituir empleados que se van o para ampliar
el cuadro de personal en épocas de crecimiento o desarrollo. (Dolan y Schuler, 1999, p. 92 - 93).
31
Si el éxito final de una organización laboral depende de sus empleados, entonces la tarea de la selección inicial
es uno de los procesos de toma de decisiones más importantes del que se debe encargar los empleadores. La
esencia de la tarea es examinar las cualidades de las personas sobre las que no se tiene un conocimiento
personal y seleccionar a los que parezcan ser potencialmente adecuados para obtener el empleo dentro de la
organización. Las posibles penalidades por cometer errores pueden ser muy costosas. Si se emplean personas
que no pueden realizar en forma satisfactoria las tareas requeridas o que no pueden colaborar con sus
compañeros de trabajo, los empleadores estarán sembrando las semillas para una futura cosecha de problemas
que quizá alcancen consecuencias muy graves. (Tyson y York, 1989, p. 349).
6.7.1 Bases para la selección de personal
Existen varias maneras con las cuales poder recolectar información con el cargo a cubrir de acuerdo a la necesidad:
1. Descripción y análisis del cargo: La descripción y el análisis del cargo constituyen el inventario de los
aspectos intrínsecos (contenido del cargo) y extrínsecos (requisitos que el cargo exige a su ocupante,
también llamados factores de especificación) del cargo. La descripción y el análisis del cargo proporcionan
información respecto de los requisitos y las características que el ocupante del cargo debe poseer para
desempeñarlo de manera adecuada.
32
2. Técnica de los incidentes críticos: consiste en la anotación sistemática y sensata que los gerentes deben
hacer sobre los hechos y comportamientos de los ocupantes del cargo considerado, que deben causar buen
o mal desempeño en el trabajo. Esta técnica es muy subjetiva porque depende del concepto del gerente o de
su grupo de trabajo que trata de localizar las características deseables (que mejoran el desempeño) y las
indeseables (que empeoran el desempeño), para investigarlas en el proceso de selección de los futuros
candidatos al cargo.
3. Solicitud de personal: es el comienzo del proceso de selección que traerá un nuevo empleado a ocupar un
cargo vacante, es una orden de servicio que emite el gerente para solicitar una persona que ocupe
determinado cargo vacante.
4. Análisis del cargo en el mercado: cuando la organización no dispone de información sobre los requisitos y
características esenciales al cargo que se debe llenar, por tratarse de algún cargo nuevo o uno cuyo
contenido esté muy relacionado con el desarrollo tecnológico, recurre a la investigación de mercado.
Actualmente, las empresas recurren a la referenciación competitiva (benchmarking), es decir, comparan sus
cargos con la estructura de los cargos de las empresas exitosas en el mercado para diseñarlos mejor y
adecuarlos a las nuevas exigencias del mercado.
5. Hipótesis de trabajo: en caso de que no pueda utilizarse ninguna de las alternativas anteriores para obtener
información respecto del cargo que debe cubrirse, puede emplearse la hipótesis de trabajo, es decir, una
previsión aproximada del contenido del cargo y de sus exigencias en relación con el ocupante (requisitos y
características) como simulación inicial. (Chiavenato, 2004, p. 116 - 118).
33
6.7.2 Técnicas de selección
Obtenida la información básica respecto del cargo que se debe cubrir también se debe obtener información de
los aspirantes, el paso siguiente es la elección de técnicas de selección para escoger a los candidatos.
•
Entrevista de selección: Es un proceso de comunicación donde dos o más personas interactúan. Por un lado
está el entrevistador, quien toma la decisión y por otro el entrevistado.
•
Pruebas de conocimiento de capacidad: Son herramientas para evaluar el nivel de conocimiento general y
específico de los candidatos exigidos por el cargo vacante.
•
Pruebas psicométricas: Sirven para determinar aptitudes de las personas, comportamientos ante diversas
situaciones laborales. Estas pruebas se basan en las diferencias individuales y analizan cuánto varían las
aptitudes de un individuo frente a las estadísticas obtenidas de las muestras.
•
Pruebas de personalidad: Revelan aspectos de las características superficiales de las personas, como los
determinados por el carácter o comportamiento. Investigan rasgos de la personalidad como equilibrio
emocional, frustraciones, intereses, motivación.
•
Técnicas de simulación: Son técnicas de dinámica de grupo. Sustituyen el método verbal por la ejecución
social. El punto de partida es el drama que busca construir un escenario para analizar posibles
comportamientos en la realidad. (Rodríguez y Martínez, 2006, p. 11 – 12).
6.7.3 Procesos de selección
34
“El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes
deben ser contratados. El proceso comienza en el momento en que una persona solicita un empleo y termina
cuando se toma la decisión de contratar a uno de los solicitantes.” (Werther, 2000, p. 180).
La figura 4 ilustra el proceso de selección de personas basado en la planificación.
Figura 4. Proceso de selección de personas
Descripción y análisis
del cargo
Estándares de
desempeño
- Actividades que deben
ejecutarse.
- Responsabilidades
- Deseados
actividad.
para
cada
Especificación de las características de las personas
- Relación de las características personales necesarias
Comparación
para verificar
la adecuación
Fuentes de
información sobre
el candidato
- Formulario lleno
- Test de selección
- Referencias
Rechazo = -
Decisión
+ = Aprobación
35
Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. México. Ed Mc Graw Hill 2000. p113
-
Recepción preliminar de solicitudes: La selección se inicia con una cita entre el candidato y la oficina de
personal o con la petición de una solicitud de empleo, es aconsejable conceder a los peticionarios una
entrevista que se considera una cortesía. Durante esta entrevista preliminar puede iniciarse el proceso de
obtener información acerca del candidato, así como una evaluación preliminar e informal. A continuación el
candidato entrega una solicitud formal de trabajo (que se le proporciona durante la entrevista preliminar).
-
Pruebas de idoneidad: Son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los
requerimientos del puesto. Algunas de estas pruebas consisten en exámenes psicológicos, pruebas de
conocimiento, pruebas de desempeño, exámenes de respuesta gráfica, exámenes médicos y otras son
ejercicios que simulan las condiciones de trabajo.
Este tipo de pruebas se utilizan para determinar la
capacidad básica del individuo respecto de muchas actividades y además de ser válidas deben ser
confiables.
-
Entrevistas de selección: Consiste en una plática formal y profunda, conducida para evaluar la idoneidad del
solicitante para el puesto; permite también la comunicación en dos sentidos: los entrevistadores obtienen
información acerca del solicitante y éste la obtiene de la organización. Aunque las entrevistan poseen
grandes ventajas por su adaptabilidad y efectividad, también muestran aspectos negativos, en especial en
cuanto a confiabilidad y validez, pues para que ésta sea confiable es necesario que sus conclusiones no
varíen de entrevistador a entrevistador, la confiabilidad se incrementa cuando se hacen preguntas idénticas
en cada entrevista y se giran instrucciones a los entrevistadores para registrar las respuestas de manera
sistemática.
36
-
Verificación de referencias y antecedentes: La verificación de datos y referencias es muy utilizada en las
organizaciones para responder algunos interrogantes como, ¿Qué tipo de persona es el solicitante? ¿Es
confiable la información que proporcionó? ¿Cómo se desenvolvió? Muchos especialistas consideran este
recurso controvertido, ya que las referencias personales, que por lo general suministran amigos y familiares
del solicitante resultan muy discutibles y las referencias laborales que proporcionan los antiguos jefes pueden
resultar subjetivas sobre todo cuando describen aspectos negativos del solicitante.
Por otra parte,
permanece vigente el hecho de que las referencias laborales pueden proporcionar información importante
sobre el candidato.
-
Decisión de contratar: La decisión de contratar al solicitante señala el final del proceso de selección. Con el
fin de mantener la buena imagen de la organización, conviene comunicarse con los solicitantes que no fueron
seleccionados. Es conveniente conservar los expedientes del grupo de personas rechazadas ya que éste
incluye una inversión de tiempo y evaluaciones, que pueden constituir un valioso banco de recursos humanos
potenciales, incluso si no se prevén vacantes a corto plazo; también deben conservarse todos los
documentos que conciernen al candidato seleccionado (solicitud, referencias, evaluaciones, exámenes
médicos, etc.) pues son el inicio de su expediente personal. (Werther y Davis, 1996, p. 186 – 203)
6.8 INDUCCIÓN
La inducción es un proceso que pretende dar a conocer la organización a los empleados que ingresan para hacer
parte de esta, así como, dar a conocer sus funciones y lugar de trabajo.
37
En opinión de algunos autores, “El programa de integración busca que el nuevo participante asimile de manera
intensiva y rápida, en situación real o de laboratorio, la cultura de la organización y se comporte de ahí en adelante
como miembro que viste definitivamente la camiseta de la organización.” (Chiavenato, 2004, p. 155). De igual forma
otros sostienen:
Los programas de orientación que obtienen éxito incluyen procedimientos adecuados de seguimiento. El
seguimiento es necesario porque con frecuencia los nuevos empleados se muestran renuentes a admitir que
no recuerdan cuánto se les informó en las primeras sesiones. El departamento de personal puede utilizar un
cuestionario o una entrevista corta en que se pida al nuevo empleado describir los puntos que a su juicio
fueron débiles en el programa de orientación. El cuestionario de verificación puede usarse también para
ayudar al departamento de personal a identificar las partes fuertes del programa. (Werther y Davis, 1996, p.
223).
El programa de integración puede ser:
‐
Formal o informal: el nuevo empleado es segregado y diferenciado para hacer explícito su papel de novato,
aunque se formaliza la socialización. Es el caso de programas específicos de integración y orientación. La
socialización informal ubica al nuevo empleado inmediatamente en su cargo, con poca o ninguna atención
especial.
38
‐
Individual o colectivo: los nuevos miembros pueden socializarse individualmente o agruparse y procesarse a
través de un conjunto idéntico de experiencias, como en el servicio militar.
‐
Uniforme o variable: El programa fijo establece fases estandarizadas de transición de la etapa de aspirante a
la etapa de empleado.
El programa se realiza espontáneamente sin estar sujeto a procedimientos
determinados.
‐
Seriado o aleatorio: la socialización seriada utiliza papeles que entrenan y estimulan al nuevo empleado,
como los programas de aprendizaje y de tutorías. La socialización aleatoria no utiliza papeles, y los nuevos
empleados deben actuar por su propia cuenta.
‐
Refuerzo o eliminación: La socialización por refuerzo confirma y apoya ciertas cualidades y calificaciones del
nuevo empleado como ingredientes necesarios para desempeñar el cargo con éxito. La socialización por
eliminación intenta eliminar o neutralizar ciertas características indeseables del reclutamiento y adaptarlo al
nuevo papel que va a desempeñar.” (Chiavenato, 2004, p. 152).
Los métodos de socialización organizacional más utilizados son los siguientes:
1. Proceso selectivo: la socialización se inicia en las entrevistas de selección mediante las cuales el candidato
conoce su futuro ambiente de trabajo, la cultura predominante en la organización, los colegas de trabajo, las
actividades desarrolladas, los desafíos y recompensas., el gerente y el estilo de administración, etc.
2. Contenido del cargo: el nuevo empleado debe recibir tareas suficientemente exigentes y capaces de
proporcionarle éxito al comienzo de su carrera en la organización, para recibir después tareas gradualmente
más complicadas y desafiantes.
39
3. Supervisor como tutor: el nuevo empleado puede acogerse
ogerse a un tutor capaz de cuidar su integración en la
organización.
4. Programa de integración: programa formal e intensivo de entrenamiento inicial destinado a los nuevos
miembros de la organización, para familiarizarlos con el lenguaje usual de la organización, los usos y
costumbres internos (cultura organizacional), la estructura de la organización (áreas o departamentos),
principales productos y servicios, misión de la organización y los objetivos organizacionales, etc. (Chiavenato,
2004, p. 154).
Los principales elementos de un programa de socialización se pueden observar en la figura 5.
Figura 5. Principales elementos de un programa de socialización
Asuntos
Organizacionales
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Misión y objetivos globales de la organización.
Políticas y directrices de la organización.
Estructura de la organización y sus unidades organizacionales.
Productos y servicios ofrecidos por la organización.
Reglas y procedimientos internos.
Procedimientos de seguridad en el trabajo.
Distribución física e instalaciones que utilizará el nuevo miembro.
Beneficios
Ofrecidos
1. Horario de trabajo, de descanso y de comedor.
2. Días de pago y de anticipos salariales.
3. Programa de beneficios sociales ofrecido por la organización.
Relaciones
1. Presentación a los superiores y a los colegas de trabajo.
Deberes del
nuevo miembro
1.
2.
3.
4.
5.
Responsabilidades básicas confiadas al nuevo empleado.
Visión general del cargo.
Tareas.
Objetivos del cargo.
Metas y resultados que deben alcanzarse.
40
Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. México. Ed Mc Graw Hill 2000. p155.
6.9 CONTRATACIÓN
“Una vez aprobadas las etapas del proceso específicos del selección (Solicitud, pruebas, exámenes médicos) se
debe definir el tipo de contrato de acuerdo a políticas y necesidades de la organización.” (Rodríguez y Martínez,
2006, p. 11).
“Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra
persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante
remuneración.” (República de Colombia, 2006, p. 18).
6.9.1 Modalidades del contrato
6.9.1.1 Verbal
41
Cuando el contrato sea verbal, el empleador y el trabajador deben ponerse de acuerdo, al menos acerca de
los siguientes puntos: 1. La índole del trabajo y el sitio en donde ha de realizarse. 2. La cuantía y forma de la
remuneración, ya sea por unidad de tiempo, por obra ejecutada, por tarea, a destajo u otra cualquiera, y los
periodos que regulen su pago. 3. La duración del contrato. (República de Colombia, 2006, p. 23).
6.9.1.2 Escrito
Se extiende en tantos ejemplares cuantos sean los interesados, destinándose uno para cada uno de ellos;
está exento de impuestos de papel sellado y de timbre nacional y debe contener necesariamente, fuera de las
cláusulas que las partes acuerden libremente, las siguientes: la identificación y domicilio de las partes; el
lugar y la fecha de su celebración; el lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de
prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la remuneración, su forma y períodos de pago; la
estimación de su valor, en caso de que haya suministros de habitación y de alimentación como parte del
salario; y la duración del contrato, su desahucio y terminación. (República de Colombia, 2006, p. 23).
6.9.1.3 Término fijo
Debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres (3) años, pero es renovable
indefinidamente, si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por
escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30)
días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado y así sucesivamente. No
42
obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato
hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser
inferior a un (1) año, y así sucesivamente.
En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y
prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que ésta sea. (República de Colombia, 2006,
p. 26).
6.9.1.4 Término indefinido
El contrato de trabajo no estipulado a término fijo o cuya duración no esté determinada por la de obra o la
naturaleza de la labor contratada, o no se refiere a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término
indefinido. El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen
y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito, para que el
empleador lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirse sólo parcialmente, se
aplicará lo dispuesto en el artículo 8, numeral 7 (Decreto 2351 de 1965), para todo el tiempo, o para el lapso
dejado de cumplir. (República de Colombia, 2006, p. 27).
6.9.2 Período de prueba
43
“Es la etapa inicial del contrato de trabajo que tiene por objeto, por parte del patrono, apreciar las aptitudes del
trabajador, y por parte de éste, la conveniencia de las condiciones del trabajo.” (República de Colombia, 2006, p.
44).
6.10 MARCO CONCEPTUAL
‐
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS: “Procesos utilizados para incluir nuevas personas en la empresa.
Pueden denominarse procesos de provisión o suministro de personas. Incluyen reclutamiento y selección de
personas.” (Chiavenato, 2004, p. 13).
‐
ANÁLISIS DE PUESTOS: “La información acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se consigue a
través de un proceso denominado análisis de puestos, en el que la información sobre diferentes trabajos se
obtiene de manera sistemática, se evalúa y organiza.” (Werther y Davis, 1996, p. 87).
‐
CARGO: El cargo es la descripción de todas las actividades desempeñadas por una persona (el ocupante,
englobadas en todo unificado, el cual ocupa cierta posición formal en el organigrama de la empresa). En
consecuencia, para desempeñar actividades, el ocupante del cargo debe tener una posición definida en el
organigrama. La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico la subordinación (a quien
responde), los subordinados (sobre quién ejerce autoridad) y el departamento o división en que está situado.
(Tyson y York, 1989, p. 165).
‐
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO: El objetivo de los departamentos de recursos es ayudar a las
personas y a las organizaciones a lograr sus metas. En el curso de su labor los departamentos de recursos
44
humanos enfrentan numerosos desafíos que surgen de las demandas y expectativas de los empleados, de la
organización y la sociedad. (Werther y Davis, 1996, p. 3).
‐
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO: “La gestión del talento humano en las organizaciones es la función que
permite la colaboración eficaz de las personas (empleados, funcionarios, recursos humanos o cualquier
denominación utilizada) para alcanzar los objetivos organizacionales e individuales.” (Chiavenato, 2004, p. 6).
‐
INDUCCIÓN: “La inducción consiste en un programa formal, diseñado y llevado a cabo en parte por personal,
cuyo objetivo es introducir a los nuevos empleados a la organización, tanto en lo referente a sus aspectos
sociales como a los laborales.” (Tyson y York, 1989, p. 73).
‐
RECLUTAMIENTO: El reclutamiento es la fase que precede inmediatamente a la selección; su propósito es
preparar el camino para los procedimientos de selección al producir, el menor número de candidatos que
parezcan ser capaces de desempeñar las tareas requeridas por el puesto desde el principio, o de desarrollar
las habilidades que les permitan hacerlo dentro de un período aceptable para la organización contratante.
(Tyson y York, 1989, p. 107).
‐
SELECCIÓN: El término selección se usa principalmente para referirse a la adquisición de un nuevo personal
a partir de fuentes externas. De hecho, la selección de personal o de empleados, como se le llama, algunas
veces, debe cubrir el rango completo de situaciones posibles en las que una persona se selecciona para un
nuevo empleo. (Tyson y York, 1989, p. 122).
45
6.11 MARCO ADMINISTRATIVO
Dentro de los orígenes de la teoría de las relaciones humanas se evidencia la necesidad de humanizar y
democratizar la administración, la humanización hace referencia precisamente a la importancia que tiene el ser
humano dentro de la organización ya que sin sus aportes y desempeño no existirían las organizaciones, el capital
humano entonces se convierte en el eje fundamental de toda empresa ya que todos los procesos son intervenidos
por los mismos.
Las personas constituyen el principal activo de la organización; de ahí la necesidad de que éstas sean más
consistentes y estén más atentas de los empleados. Las organizaciones exitosas perciben que solo pueden
crecer, prosperar y mantener su continuidad si son capaces de optimizar el retorno sobre las inversiones de
todos los socios, en especial de los empleados. (Tyson y York, 1989, p. 9).
Los continuos cambios en el entorno empresarial, la globalización y modernización de los negocios y la continua
variación hacen que nos enfrentemos día a día a buscar mecanismos que ayuden a aumentar la productividad y
calidad, mediante la implementación de procesos claros y unificados que permitan crear diferencia y obtener una
ventaja competitiva.
46
La integración del personal se relaciona con la capacidad de mantener a los funcionarios de una organización
ocupados en los puestos adecuados mediante una previo requerimiento de la fuerza de trabajo, es decir con la
capacidad que debe tener una organización en la selección y entrenamiento del personal, pero además un factor
clave que muchas organizaciones dejan a la deriva es el acompañamiento a sus funcionarios, es decir el respaldo
que deben tener los clientes internos de las organizaciones para potencializar su desarrollo y de esta forma generar
más rendimiento que seguramente se reflejara en crecimiento sostenido para la empresa tanto a nivel productivo
como a nivel estructural.
Los gerentes de hoy en día deben buscar el sostenimiento en el tiempo de las organizaciones, este sostenimiento
se logra con preparación, pero algo que es clave en las empresas y que está en manos de los gerentes es crear un
ambiente en el cual la gente se sienta contenta de trabajar, de dar el máximo de sus condiciones y además que se
sienta identificado con la organización, es decir que sienta lealtad y compromiso con la misma.
Los objetivos empresariales se logran solo si existen metas personales, estas metas deben ser orientadas por un
departamento que seguramente direccionará al grupo hacia el éxito personal, grupal y empresarial. Es aquí donde
las organizaciones también deben hacer un alto en el camino y pensar en el futuro y es aquí donde se generan
estrategias de desarrollo del personal, es decir la inversión necesaria en la capacitación del personal además de
una selección adecuada con base en sus destrezas y conocimientos.
Muchos comportamientos escapan al entendimiento del hombre, es decir que existen muchos factores dentro de
una de una organización que son incontrolables desde cierto punto de vista, para estos factores la organización de
47
alguna forma debe estar dispuesta a enfrentar y a manejar en pro de su sostenibilidad, esta clase de situaciones son
las que debe asumir un área especializada para conducir a la empresa a una estabilidad.
La creación del Departamento de Talento Humano ofrece las condiciones necesarias para la valoración de los
conocimientos, habilidades y fortalezas de los colaboradores elemento vital para el funcionamiento de la empresa.
Debemos comprender que las organizaciones a todo nivel deben enfrentar nuevos retos, es así como el
Departamento de Talento Humano debe estar en capacidad de apoyar el crecimiento, adaptación de la organización
a las tendencias establecidas en el entorno de la globalización, permitiéndole cumplir con sus metas, dentro de
parámetros éticos y de forma socialmente responsable.
6.12 MARCO DE REFERENCIA
6.12.1 Reseña empresarial
La empresa se creó por Escritura Pública No. 4760 Notaria 9 de Bogotá, el 12 de Febrero de 1974 e inscrita
en la Cámara de Comercio de esta ciudad el 8 de marzo de 1974 bajo el número 16.139 del libro IX, se
constituyo la sociedad limitada denominada “ELECTROFUMIGACION TORO Y CIA LTDA”, cuyo objeto
social es la comercialización y prestación de servicios mediante la aplicación de productos nacionales o
extranjeros indicados para la defensa de la salud humana, la protección de toda clase de construcciones y
48
tierras; la protección de plantíos, mercaderías, alimentos, etc. Los cuales son indicados por organismos
nacionales como el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el ICA. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 1).
En forma especial, la empresa atiende desde finales de 1982, la importación de ingredientes activos para la
formulación de agroquímicos por terceros; comenzó su labor de importación para atender una demanda
creciente en el campo de los granos almacenados para uso humano, como en el caso de los almacenes
generales de depósito (IDEMA, ALMAGRAN, ALMAVIVA).
En el área de alimentos concentrados para
animales nuestra empresa represento el “Monoprop” y actualmente formula a través de terceros el AP55 para
el control de hongos y micotoxinas.
Dentro del contexto nacional el aporte de la compañía se evidencia en el desenvolvimiento y normal
desarrollo de la actividad controladora de insectos, roedores, desinfección y agroquímicos e inmunización el
cual ha sido muy significativo, hasta tal punto que hoy en día ocupa una posición relevante en el ámbito que
les incumbe. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 2).
Tabla 3. Información de la empresa
Nombre o Razón Social:
Sigla:
Dirección:
País:
Apartado Aéreo:
ELECTROFUMIGACION TORO Y CIA LTDA
FUMITORO LTDA
CR 92 No. 64 C 43 BOD 51 CENTRO EMPRESARIAL EL DORADO
Colombia
12845
49
Teléfono:
Página Web:
Tipo de Organización:
4302022 fax:2 231047
www.fumitoro.com
Sociedad Responsabilidad Ltda.
Fuente: FUMITORO LTDA. Manual de Calidad. Capitulo 1 p 7
FUMITORO LTDA, es una empresa dedicada a la importación, fabricación y comercialización de productos
agroquímicos (Sumithion, Sumilex, Fosfamin a, Fosfamag FT, Phostoxin, Magtoxín, AP-55, Glutaraldeido),
comercialización y mantenimiento de equipos de fumigación (línea de equipos Motan, maquinas
nebulizadoras), servicios de fumigación, fabricación de equipos para control de plagas e insectos (línea
ecológica, equipos ultrasonido) exfoliación y comercialización de minerales (vermiculita). (Fumitoro Ltda,
2005, p. 5).
La empresa está ubicada en la zona industrial de Álamos (carrera 92 No 64c 43 Bod. 51) en la ciudad de Bogotá.
FUMITORO LTDA, es representante y distribuidor para Colombia de diversas compañías extranjeras tales como
Swintec GMBH y Globe Chemical GMBH de Alemania; Degesch de Chile; Bayer y Cropscience de Colombia;
Sumitomo de Japón y Mebron N.V de Bélgica.
Pensando en el desarrollo de mercados para plaguicidas,
agroquímicos y productos agroindustriales, ha venido creando una estructura de comercialización a través de una
red a nivel nacional que le permita operar de forma eficiente con representantes en Risaralda, Quindío y Antioquía,
distribuidores en Tolima, Huila, Llanos orientales, Costa Norte, Valle del Cauca, Risaralda, Quindío y Santander;
bodegas en la Costa Norte y puntos de venta en los Llanos Orientales y la Costa Norte.
50
6.13 IMAGEN CORPORATIVA
Fuente: FUMITORO LTDA. Sistema de Gestión de Calidad
6.14 FILOSOFÍA EMPRESARIAL
6.14.1 Visión
Nuestro compromiso es lograr ser una importante opción en la formulación de agroquímicos, para suplir
nuestras necesidades y las de otros fabricantes. Seguiremos trabajando los diferentes usos y beneficios del
mineral que procesamos con aplicación en otros sectores. Buscamos la permanencia en el tiempo y la
consolidación en el mercado por calidad, competitividad, asesoramiento y ampliación del portafolio.
Implementando nueva tecnología y fortaleciendo el recurso humano esperamos seguir avanzando en el
51
diseño y desarrollo de equipos para control de riesgos biológicos de la Línea Ecológica y así aportar a un
mejor nivel de vida. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 8).
6.14.2 Misión
Mantener un éxito comercial rentable y responsable comprometidos en la búsqueda de la calidad y eficiencia
en nuestros productos, equipos y servicios utilizando la mejor tecnología al alcance; somos una empresa líder
en el mercado en saneamiento industrial y ambiental, en el manejo y control de plagas en cultivos, alimentos,
granos almacenados, maderas y mercancías; procesamos y comercializamos minerales para el sector
agrícola e industrial, con un equipo profesional y capacitado a fin de garantizar nuestra presencia en los
distintos canales de distribución y satisfacer la necesidades de los clientes. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 8).
6.14.3 Políticas de calidad
Electrofumigación Toro y Cía. Ltda. a través del continuo mejoramiento de los procesos de: comercialización
del portafolio de sus productos agroquímicos (insecticidas, fumigantes, fungicidas), prestación de servicios,
exfoliación de minerales (vermiculita) y fabricación de equipos para el control de plagas e insectos (línea
ecológica), propende por el cumplimiento de las expectativas para satisfacción de los clientes, respaldándose
52
en un sólido sistema de gestión de calidad, que permita cumplir con las perspectivas de rentabilidad de los
socios, y el bienestar de sus empleados. (Fumitoro Ltda, 2005, p. 9).
6.15 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
53
Fuente: FUMITORO LTDA. Sistema de Gestión de Calidad
54
7. DISEÑO METODOLÓGICO
7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Los estudios descriptivos acuden a técnicas específicas en la recolección de información, como la
observación, las entrevistas y los cuestionarios. También pueden utilizarse informes y documentos
elaborados por otros investigadores.
La mayoría de las veces se utiliza el muestreo para la recolección de información, y la información obtenida
es sometida a un proceso de codificación, tabulación y análisis estadístico. Para el propósito del diseño se
debe definir si se pretende llegar a este nivel de conocimiento que puede fundamentarse en la formulación de
hipótesis de primer grado (uniformidades empíricas) o de segundo grado (recolección de uniformidades
empíricas). Los objetivos del estudio, al igual que el objeto de investigación, han de ser elementos que se
tomen en cuenta para definir o no el carácter descriptivo del estudio. Un estudio descriptivo puede concluir
55
con hipótesis de tercer grado formuladas a partir de las conclusiones a que pueda llegarse por la información
obtenida. (Méndez, 2006, p. 137).
Por consiguiente, este tipo de investigación es descriptiva, se reseñan características o rasgos del objeto de estudio,
que en este caso, es la empresa FUMITORO LTDA. Dentro de este proceso lo que se hace es enumerar los
aspectos más relevantes, para poder así determinar cuáles son los procesos en los que está fallando y realizar el
diagnóstico organizacional y a partir de éste trabajar en las falencias que tiene al no haber en su estructura
organizacional un proceso estructurado para la vinculación del personal a la empresa. Para el desarrollo de esta
investigación y la recolección de la información necesaria, se acudirá a la encuesta como herramienta de
investigación.
7.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
7.2.1 Población
Esta investigación se desarrolló en la empresa FUMITORO LTDA y fue enfocada al proceso de vinculación del
personal que realiza la compañía, en las etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación con el proceso
de planeación que estas etapas requieren.
Teniendo en cuenta que la empresa es pequeña, de familia, se utilizó una población finita de 23 empleados
vinculados directamente con la empresa a todo nivel, compuesta por 11 administrativos que hacen parte de las
áreas comercial y de administración, entre las cuales se encuentran profesionales de diversas especialidades tales
56
como contaduría, administración, ingeniería y biología marina; y 12 operativos de los cuales la mayoría son
personas entre los 28 y 40 años de edad de los cuales pocos han culminado sus estudios secundarios.
7.2.2 Muestra
Esta investigación se realizó al personal vinculado directamente con la empresa FUMITORO LTDA a todo nivel:
11 Administrativos
12 Operativos
7.3 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo de esta investigación utilizamos el método de estudio inductivo que nos permitió determinar las
características de la empresa y la forma como ésta desarrolla el proceso de vinculación de personal, pero como este
método nos condujo a unas conclusiones generales, fue necesario complementarlo con el método de estudio
deductivo que nos permitió llegar a unas conclusiones particulares y proponer a la empresa un proceso de
vinculación de personal basado en la planeación teniendo en cuenta las necesidades reales de FUMITORO LTDA
en cuanto a requerimientos y contratación de personal.
7.4 FUENTES DE INFORMACIÓN
57
En esta investigación como fuentes primarias para la recolección de información, utilizamos la observación “como un
proceso de conocimiento científico y técnica de recopilación de los datos que necesitamos para resolver un proceso
de investigación,” (Méndez, 2006, p. 144) en la modalidad de investigación no estructurada ya que nuestro propósito
principal fue lograr un conocimiento exploratorio y aproximado de la empresa y el proceso de vinculación de
personal que realiza actualmente; y la encuesta de tipo explicativo para verificar una o varias hipótesis, que fue
aplicada a todos los trabajadores de la empresa, sobre la base de un conjunto de respuestas predeterminadas.
Como fuentes secundarias, utilizamos textos de las bibliotecas de la Universidad de la Salle y Luis Ángel Arango así
como documentos de FUMITORO LTDA que nos suministraron la información básica para el desarrollo de esta
investigación.
8. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR DE LA EMPRESA FUMITORO LTDA
58
Para la elaboración del diagnóstico preliminar del proceso de admisión de personas de la empresa FUMITORO
LTDA, se aplicó una encuesta de 11 preguntas dirigida a todo el personal, diseñada por los autores de esta
investigación con respuestas limitadas a las opciones establecidas en la misma. Los aspectos que se tuvieron en
cuenta para el diseño de la encuesta fueron directamente relacionados con el proceso de vinculación de los
trabajadores a la empresa y algunos aspectos básicos de administración de personal.
La encuesta (Ver Anexo 1) fue aplicada a 12 trabajadores del área operativa conformada por el coordinador de
procesos productivos, almacenista, vendedores, mensajero y operarios de servicios; y 11 trabajadores del área
administrativa compuesta por contadores, secretarias, jefe administrativa y auxiliar de cartera e inventarios; para un
total de 23 personas interrogadas, lo cual representa el 100% de los trabajadores de la empresa.
Posteriormente, se tabularon los resultados de cada una de las preguntas de las 23 encuestas aplicadas para
analizar la información como se muestra a continuación.
8.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS
Según la figura 6, de los 23 empleados encuestados, a la pregunta No.1, ¿cómo se vinculó usted a la empresa?, el
78.3% manifestó que se vinculó por recomendación de terceros, es decir, que la empresa no inició un proceso de
selección orientado a las necesidades de la organización en el que finalmente se vinculara al profesional idóneo
59
para desempeñar un cargo o ejercer un conjunto de funciones específicas, sino que se adaptaron los cargos para
las personas que ingresaban. El 21.7% restante, ingresó por otros medios tales como convocatorias externas (8.7%)
y outsourcing (13%); estos últimos porque prestaban sus servicios a través de esta figura y con el paso del tiempo y
su desempeño, la empresa decidió vincularlos directamente con la misma.
Figura 6. Tipos de vinculación con la empresa
Fuente: Los autores, 2009.
Con respecto a la pregunta No. 2, en la que se les solicitaba informar si habían presentado algún tipo de prueba
psicotécnica en el momento de la selección para el ingreso a la empresa, de acuerdo con la Figura 7, el 8.7% de los
empleados informaron haber presentado algún tipo de prueba psicotécnica al momento de la selección, teniendo en
60
cuenta que la empresa no realiza ningún tipo de prueba al momento del ingreso, podemos deducir que este
porcentaje corresponde a las personas que se vincularon a la empresa a través de un outsourcing o bolsa de
empleo en cuyo proceso de selección posiblemente existe la aplicación de pruebas psicotécnicas dentro de los
aspectos que se tienen en cuenta al momento de contratar su personal.
En cierta forma, podemos afirmar que las personas que hoy trabajan para FUMITORO LTDA que se vincularon por
intermedio de un outsourcing o bolsa de empleo participaron en un proceso de selección inicial que buscaba un
perfil profesional específico para el desempeño en cargos determinados.
Figura 7. Prueba psicotécnica
61
Fuente: Los autores, 2009.
El 91.3% restante, que corresponde a 20 empleados, manifestaron no haber presentado ningún tipo de prueba al
momento de su ingreso a la empresa, lo cual confirma que FUMITORO LTDA, no posee dentro de sus
procedimientos, alguno que se relacione o especifique la forma como debe seleccionarse al personal y los requisitos
que debe cumplir para vincularse con la compañía, además, porque la forma de contratación actual que se realiza
en la empresa, busca ajustar los cargos y las funciones a las personas que ingresan y no se concentra en
seleccionar profesionales idóneos que realicen las funciones propias de los cargos y contribuyan con sus
conocimientos al crecimiento y posicionamiento de la empresa en el mercado.
Teniendo en cuenta que la entrevista es el primer acercamiento de los solicitantes con la empresa, en la cual no
solo se verifican los conocimientos y experiencia del solicitante sino que se pueden identificar otros aspectos que
pueden ser necesarios o complementarios en la ejecución de las funciones, se les preguntó a los empleados de la
empresa sobre el departamento encargado de realizarles la primera entrevista, cuyo resultado se observa en la
Figura 8.
Figura 8. Entrevista
62
Fuente: Los autores, 2009.
Independiente de la forma en que se vinculó el personal con FUMITORO LTDA el 100% de los empleados presentó
una entrevista al momento de su ingreso la cual fue realizada en un 52.2% por el Subgerente, que de acuerdo con lo
observado, sigue muy de cerca todos los procesos de la empresa, el desempeño de los empleados y cuenta con
información actualizada directamente de las áreas de su interés.
En segunda instancia, se encuentran los departamentos administrativo con el 8.7%, contabilidad con el 8.7%, línea
ecológica con el 8.7%, jefe inmediato con el otro 8.7% de entrevistas realizadas, de otro lado se encuentra el
departamento comercial que participó en este proceso con el 4.3%, el coordinador de procesos productivos que
también realizó el 4.3% del total de las entrevistas realizadas por ausencia del subgerente de acuerdo con lo
investigado; y el 4.3% restante, manifestó no saber o no responder que área le había realizado la entrevista al
momento de su ingreso a la empresa.
63
Figura 9. ¿Recibió Inducción?
Fuente: Los autores, 2009.
De acuerdo con los resultados mostrados en la Figura 9, de los 23 empleados que posee actualmente FUMITORO
LTDA, 11 personas declararon haber recibido inducción al momento de su ingreso a la empresa, es decir, que el
47.8% de los empleados supuestamente conoce la filosofía, los procedimientos administrativos y los aspectos de
seguridad industrial, estos interrogados puntualmente. El 52.2% restante manifestó no haber recibido inducción en
estos temas específicamente o simplemente, no recibieron inducción alguna ya que, según lo revelado por uno de
64
los trabajadores, su antecesor ya no estaba y debió por cuenta propia conocer el funcionamiento de la empresa y su
cargo en particular.
Sin embargo, con esta pregunta se pretendía conocer además quiénes habían realizado estas inducciones a fin de
corroborar el contenido de las mismas.
Figura 10. ¿De qué departamento?
´
Fuente: Los autores, 2009.
65
En la Figura 10, se puede observar que los 11 empleados que recibieron inducción mencionaron varias opciones
entre las cuales se encuentra el Sistema de Gestión de Calidad con una participación del 17.4% de las inducciones
realizadas, en las que probablemente se incluyeron los contenidos interrogados. Sin embargo, otros departamentos
realizaron inducciones tales como administración en un 13%, contabilidad y tesorería al 4.3% de los nuevos
empleados y línea torlita al 8.7%, cuyo contenido probablemente estaba direccionado únicamente a las funciones
que debían desempeñar los nuevos empleados. El 4.3% restante manifestó no saber o no haber recibido inducción
en los temas interrogados.
Con respecto a la gestión de personal se interrogaron a los empleados sobre otros aspectos de tipo administrativo.
En la Figura 11 se pueden observar los resultados obtenidos con respecto a la pregunta No. 5, en la que se les
interrogó si sabían a qué dependencia dirigirse para solicitar copia de afiliaciones.
Figura 11. Afiliaciones
66
Fuente: Los autores, 2009.
El 91.3% de los empleados de FUMITORO LTDA, es decir 21 personas, manifestaron saber a quién debían dirigirse
para solicitar copia de las afiliaciones, por lo cual es posible que exista un departamento que realice este tipo de
función, sin embargo, la Figura 12 muestra que la mayoría de estos empleados, el 73.9% (17 personas) se dirigen al
departamento administrativo que de acuerdo con lo observado actualmente cumple con esta función en cabeza de
la asistente administrativa. El 13% de los empleados solicitan copia de éstas a contabilidad y tesorería posiblemente
porque es este departamento quien realiza los pagos y los aportes; y el 4.3% de las personas no saben a quién
dirigirse en caso de necesitar alguna copia.
Figura 12. Copia de afiliaciones
67
Fuente: Los autores, 2009.
Respecto a las certificaciones laborales, en la pregunta No. 6, se interrogó a los empleados si ¿conocen a la
persona encargada de emitirlas y el cargo que ocupa en la empresa?, pues de acuerdo con lo investigado se
estableció que esta función estaba a cargo de una sola persona en la empresa. La Figura 13, muestra que el 95.7%
de las personas equivalente a 22 empleados, respondieron afirmativamente a la pregunta, pero al solicitarles que
mencionen el nombre y el cargo del encargado nuevamente mencionan varios departamentos como se puede
observar en la gráfica 14.
Figura 13. Certificaciones laborales
68
Fuente: Los autores, 2009.
Figura 14. Encargado de certificaciones laborales
69
Fuente: Los autores, 2009.
En la Figura 14 se observa que el 73.9% de los trabajadores señalan nuevamente al departamento administrativo
como encargado de esta función, sin embargo, para ellos no es claro el responsable directo de la misma según lo
observado en las encuestas, ya que mencionan a varios empleados de este mismo departamento. Un 8.7% de los
demás empleados reseñan al departamento de contabilidad y tesorería como responsables de esta función y otro
8.7%, equivalente a 2 empleados manifiesta que es la subgerencia directamente, tal vez porque es el subgerente
quien las firma.
El 4.3% señala al coordinador directamente, presuntamente por ser el jefe inmediato de esta persona según lo
evidenciado en la encuesta y el 4.3% restante no sabe o no responde quién es el responsable de cumplir con esta
tarea.
Figura 15. Nómina
70
Fuente: Los autores, 2009.
En la Figura 15, que refleja los resultados de la pregunta No. 7, se puede apreciar que el 95.7% de los empleados
de la empresa, informan que conocen el departamento al cual se deben dirigir si se presenta algún problema con el
pago de su nómina, mientras el 4.3% restante no.
Sin embargo, al solicitarles que especificaran el área y el nombre de la persona encargada, nuevamente se
evidencia que los empleados responsabilizan de esta labor a varias áreas como se observa en la Figura 16, pero
esta vez la mayor participación la tiene el departamento de Contabilidad y tesorería con un 78.3% el cual atendería
las solicitudes de 18 de los 23 empleados de la empresa en caso de presentarse, ya que este departamento se
encarga de realizar el pago de la nómina directamente.
Figura 16. Información de nómina
71
Fuente: Los autores, 2009.
Así mismo, se observa que 2 personas, equivalente al 8.7% elevarían su petición al departamento administrativo, el
4.3% de los empleados realizarían su reclamación a través del coordinador y el 4.3% restante, reclamarían ante el
subgerente de la empresa directamente.
En resumen, se puede observar que los empleados presentan confusión al momento de dirigirse a alguien para
elevar una solicitud de cualquier índole, porque si para algunos aspectos el departamento administrativo es el
indicado para solucionar su inconveniente, también se dirigirían al departamento de contabilidad o lo solucionarían a
través del coordinador o subgerente directamente, pues no se tienen claras las funciones que ejercen estos cargos y
quién realmente sería el encargado de dar trámite a todas las solicitudes de tipo administrativo.
72
Figura 17. Incapacidades Médicas
Fuente: Los autores, 2009.
En la pregunta No. 8 se interrogó a los trabajadores de la empresa sobre la dependencia a la que debían dirigirse
para realizar el trámite relacionado con las incapacidades médicas, para la cual 16 empleados, correspondientes al
69.9%, manifestaron conocer la dependencia encargada de tramitar las incapacidades médicas, mientras el 30.4%
restante, correspondiente a 7 empleados, no saben a quién dirigirse para realizar dicho trámite. En esta pregunta se
les solicitó nuevamente especificar con qué departamento tramitarían sus incapacidades médicas, las respuestas
obtenidas se encuentran en la Figura 18.
73
Figura 18. Dependencia para trámite de incapacidades médicas
Fuente: Los autores, 2009.
En la gráfica 18, se puede observar que los trabajadores de la empresa esta vez sólo mencionan dos dependencias
a las que se dirigirían para tramitar sus incapacidades médicas y no se dirigirían al coordinador o al subgerente de
manera directa. Para 15 de los 16 empleados que manifestaron saber a quién dirigirse para tramitar sus
incapacidades, que corresponden al 65.2%, es claro que deben dirigirse al departamento administrativo, mientras
que el 4.3% restante se dirigirían directamente al departamento de contabilidad y/o tesorería por ser los encargados
de realizar los pagos.
74
En la pregunta No. 9 se les preguntó a los empleados si conocían el departamento encargado de tramitar sus
cesantías en caso de requerirlas. En la Figura 19 se puede observar que el 78.3% de los empleados, o sea 18
personas saben con quién deben tramitar sus cesantías mientras que el 21.3% no tiene claro qué deben hacer.
Figura 19. Cesantías
Fuente: Los autores, 2009.
El patrón de respuesta a la pregunta No. 9, es similar a las anteriores respuestas, puesto que los trabajadores
manifestaron saber con qué departamento deben gestionar sus cesantías, al ampliar la respuesta y solicitar que
75
refieran dicho departamento, se observa que esta solicitud se realizaría a los departamentos mencionados en la
Figura 20, 12 empleados que corresponden al 52.2% acudirían al departamento administrativo para tramitar sus
cesantías mientras que 6 trabajadores del 26.1% restante acudirían al departamento de contabilidad y tesorería
directamente.
Una vez más se evidencia que aunque aún no es claro quién tramita las solicitudes de cesantías, los empleados la
relacionan directamente con una función del departamento administrativo o una función del departamento de
contabilidad ya que ninguno indicó que elevaría la solicitud a cualquiera de estos 2 departamentos.
Figura 20. Tramite de cesantías
76
Fuente: Los autores, 2009.
Teniendo en cuenta que ya se conocen las respuestas relacionadas con algunos aspectos administrativos, en la
pregunta No. 10 se interrogó a los trabajadores acerca del tema de resolución de conflictos sobre el cual se les
preguntó si saben a quién deben dirigirse en caso de tener problemas de comunicación con su jefe o un compañero
de trabajo.
En la Figura 21, se puede observar que el 65.2% de los encuestados que corresponden a 15 empleados,
manifestaron que conocen a quién deben dirigirse en caso de tener problemas de comunicación con su jefe o algún
compañero de trabajo, mientras el 34.8% de los empleados restantes no saben cuál sería el procedimiento a seguir.
Como era de esperarse, se obtuvieron varias opciones al momento de solicitarles que mencionaran el departamento
al que se dirigirían, tal y como se observa en la Figura 22, 8 empleados que hacen referencia al 34.8%, hablarían
directamente con el subgerente de la empresa, 8.7% de los empleados, o sea 2 personas, acudirán al jefe inmediato
y 2 personas más correspondientes a otro 8.7% irán con el departamento administrativo directamente, de igual
forma se mencionan otros departamentos tales como coordinación al que acudirían 4.3% de las personas
encuestadas y el departamento comercial con otro 4.3%. Con base en lo anterior, se puede deducir que los
empleados de la empresa ven en el subgerente la persona que puede solucionar los inconvenientes internos entre
el personal de la empresa y los demás departamentos.
Figura 21. Resolución de conflictos
77
Fuente: Los autores, 2009.
Figura 22. Dependencia para resolución de conflictos
78
Fuente: Los autores, 2009.
De otro lado, se interrogó acerca del trámite que se realiza en caso de requerir capacitaciones, por lo cual en la
pregunta No. 11 se les preguntó a los empleados a quien elevarían las solicitudes de capacitación en caso de
requerirse.
Figura 23. Capacitación
79
Fuente: Los autores, 2009.
En la Figura 23 se puede observar que 13 empleados saben a qué departamento acudir para solicitar una
capacitación individual o para su equipo de trabajo mientras que el 43.5% no saben cómo se hace el procedimiento
y al especificar el departamento, como se ve en la gráfica 24, nuevamente se mencionan varias opciones.
Figura 24. Dependencia para capacitación
Fuente: Los autores, 2009.
Los empleados de FUMITORO LTDA aún no tienen claro a quién deben dirigirse para solicitar una capacitación en
caso de requerirse para continuar con el desarrollo de sus actividades, aún se evidencia que recurrirían a varios
80
departamentos, tales como el administrativo en un 30.4%, al jefe inmediato en un 8.7% o al Sistema de Gestión de
Calidad en otro 8.7%, incluso 2 empleados que corresponden a 8.7% manifestaron que la solicitud la elevarían al
COPASO, es decir, que no se tiene claro quién es el encargado de realizar la recepción de las solicitudes de
capacitación, ni la evaluación de la viabilidad y aplicación de las mismas e incluso quien realizaría el trámite ante la
gerencia y el ente capacitador.
8.2 CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS
De acuerdo con la encuesta realizada a cada uno de los empleados de la empresa FUMITORO LTDA y con base en
los resultados y el análisis realizado a cada una de las gráficas anteriores, se puede concluir que la empresa carece
de un procedimiento estructurado acorde a las necesidades de la misma para la vinculación de personal.
Tabla 4. Conclusiones de los resultados
1. El organigrama que posee la empresa es poco funcional y muy estructurado de
acuerdo a los cargos ocupados actualmente y refleja una organización más
grande de lo que realmente es.
2. Carece de un departamento de Talento Humano que se encargue de la
vinculación de personal acorde con las necesidades de la empresa.
3. La empresa no tiene definidas las funciones de los cargos lo que implica que no
se contrate a la persona correcta para el desempeño exitoso de un cargo.
4. Las entrevistas son realizadas en un alto porcentaje por el subgerente, lo que
81
limita la entrevista a explorar sobre las habilidades y capacidades en las áreas
específicas de acuerdo a las necesidades del cargo.
5. La empresa no cuenta con un programa de inducción formal en el que se
incluyan los contenidos necesarios relacionados con la plataforma de calidad de
la empresa, aspectos administrativos y los directamente relacionados con las
funciones del cargo a desempeñar.
6. Para los empleados no son claras las funciones que desarrollan cada uno de los
departamentos
en
cuanto
a
los
aspectos
administrativos
relacionados
directamente con los trabajadores, tales como afiliaciones al sistema de
seguridad social, certificaciones laborales, nómina, incapacidades médicas y
cesantías, entre otros.
7. No hay un conducto estructurado para la resolución de conflictos internos que
responda a las necesidades tanto del cliente interno como del cliente externo.
8.2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
Por lo anterior, este trabajo de grado se desarrollará en cuatro etapas fundamentales:
Tabla 5. Etapas propuestas de mejoramiento
La primera: Corresponde a la etapa de planeación en la cual se establecerán las
funciones y responsabilidades del profesional encargado de la administración del
82
talento humano de la empresa junto con el análisis y descripción de los cargos, y con
la propuesta de mejoramiento en la estructura organizacional de la empresa.
La segunda: etapa estará direccionada al proceso de reclutamiento con los
procedimientos necesarios acordes a la requisición de personal.
La tercera: etapa estará dedicada al proceso de selección y evaluación de personal.
La cuarta: etapa que abordará lo concerniente a la inducción de los seleccionados y
su correspondiente contratación.
Al finalizar las cuatro etapas propuestas se habrá configurado el proceso de vinculación de personal a la empresa
FUMITORO LTDA y se habrán cumplido con los objetivos propuestos en el presente trabajo.
9. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO EN LA EMPRESA FUMITORO LTDA EN EL
PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL
83
Para el diseño del proceso de vinculación de personal en la empresa FUMITORO LTDA, se hace necesario planear
las actividades y funciones que desarrollará el departamento de Talento Humano de la empresa, para lo cual se
propondrá su estructura organizacional y se diseñarán los perfiles de los cargos, que se convertirán en la base y
punto de partida del proceso de vinculación de personal en la empresa, de acuerdo con su organización
administrativa actual.
9.1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO.
Figura 25. Organigrama Propuesto
84
Fuente. Los autores. 2009
Por ser una empresa de tipo familiar, con una estructura reducida, el Departamento de Talento Humano estará
ubicado en el mismo nivel jerárquico de los departamentos de Administración y Finanzas, Comercial y de
Operaciones de la empresa con ello se busca la centralización de las necesidades de la empresa en cuanto al
personal y su desempeño laboral.
85
9.2 FUNCIÓN PRINCIPAL DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
El Departamento de Talento Humano se encargará inicialmente del proceso de vinculación de personal en sus
etapas de reclutamiento, selección, inducción y contratación del personal para la empresa FUMITORO LTDA.
9.3 MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
Realizar un proceso organizado de reclutamiento, selección, inducción y contratación del personal vinculado a la
empresa de acuerdo con las necesidades de la misma, con el fin de alcanzar altos niveles de eficiencia y
productividad con el personal idóneo requerido para el desarrollo de sus procesos.
9.4 PERFIL Y FUNCIONES DEL JEFE DE TALENTO HUMANO
Tabla 6. Jefe de Talento Humano
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: JEFE DE TALENTO HUMANO
UBICACIÓN: Área administrativa
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y finanzas
OBJETIVO DEL CARGO: Realizar un adecuado proceso de vinculación de personal basado en el
86
reclutamiento, selección, inducción y contratación; para suministrar a la empresa empleados
capacitados que se desempeñen en los cargos requeridos con responsabilidad, y orientando su
actividad hacia su desarrollo, crecimiento y bienestar.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en carreras Administrativas; Psicología; Administración
de Empresas; Ingeniería Industrial con especialización en Talento Humano.
2. Experiencia: Tres (3) años o más en el área de recursos humanos o cargos similares.
3. Habilidades:
- Conocimientos y manejo de temas de legislación laboral.
- Habilidades para integrar y conciliar con los empleados.
- Capacidad de escucha y observación.
- Ser un líder y tener manejo de personal.
FUNCIONES:
a. Reclutar, seleccionar y contratar el personal idóneo que se requiera en la empresa o
cuando se presente una vacante.
b. Realizar inducción al personal que ingresa a la empresa.
c. Velar por el cumplimiento de las normas generales del reglamento interno de trabajo.
d. Elaborar la nómina y demás liquidaciones de prestaciones sociales de los empleados.
e. Elaborar contratos y tramitar afiliaciones de EPS, Pensión, ARP y caja de compensación.
f. Liquidar los pagos de EPS, ARP y pensión diligenciando las planillas respectivas.
g. Aprobar liquidaciones definitivas de personal.
h. Solucionar las inconformidades del personal y/o tramitarlas.
i. Asesorar a los empleados en lo relacionado con pagos, certificaciones y desarrollo laboral
y profesional dentro de la empresa.
j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe.
RESPONSABILIDADES:
a. Aplicar normatividad laboral y reglamento interno.
b. Promover diferentes programas de capacitación.
c. Atender las necesidades laborales de los empleados.
d. Mediar en la resolución de conflictos.
e. Administrar la valoración de cada puesto de trabajo.
f. Organizar eventos sociales, culturales y deportivos.
g. Realizar planes de inducción para los nuevos empleados.
h. Promover e impulsar culturas de trabajo.
i. Visitar unidades de trabajo y presentar informes.
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j. Mantener actualizada la base de datos de los trabajadores.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaborales (carga mental
y laboral elevada).
Fuente. Los autores, 2009
9.5 PERFIL Y FUNCIONES
Dentro de la etapa de planeación al proceso de vinculación de personal en la empresa FUMITORO LTDA, es
fundamental determinar los perfiles y las funciones de los cargos, con el fin de realizar de forma eficiente y acorde
con las necesidades de la empresa la vinculación del personal.
De acuerdo con la Figura 25, a continuación se presentan los perfiles y funciones de los cargos presentados
teniendo en cuenta las habilidades y competencias particulares de cada uno para el desarrollo de sus funciones.
9.5.1 Perfil y funciones del personal externo
Tabla 7. Revisor Fiscal
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: REVISOR FISCAL
UBICACIÓN: Externa
JEFE INMEDIATO: Junta de socios
OBJETIVO DEL CARGO: Organizar y efectuar la fiscalización de las operaciones contables y
financieras de la empresa y el estado de sus bienes con sujeción a la ley e instrucciones de la
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junta de socios.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en contaduría con especialización en revisoría fiscal y
Auditoria.
2. Experiencia: Cinco (5) años o más como revisor fiscal.
3. Habilidades:
- Comunicación eficaz oral y escrita.
- Capacidad analítica.
- Excelentes relaciones interpersonales.
FUNCIONES:
a. Revisar los balances y los libros de contabilidad.
b. Examinar todas las operaciones, inventarios, actas, libros y negocios de la empresa.
c. Verificar la comprobación de todos los valores de la empresa y de los que ésta tenga bajo
su custodia.
d. Cerciorarse que las operaciones que se ejecutan por cuenta de la empresa están
conformes con los estatutos y las condiciones legales de la junta de socios.
e. Presentar informes con las recomendaciones necesarias a la Junta de Socios y al Gerente
general.
f. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
g. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por la junta de
socios.
RESPONSABILIDADES:
a. Controlar y analizar permanentemente los estados financieros.
b. Vigilar que se cumplan las normas legales estatutarias vigentes.
c. Inspeccionar constantemente el manejo de los libros de contabilidad y actas.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaborales (carga mental
y laboral elevada).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 8. Asesor Tributario y Contable
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: ASESOR TRIBUTARIO Y CONTABLE
UBICACIÓN: Externa
89
JEFE INMEDIATO: Gerente General
OBJETIVO DEL CARGO: Manejar eficientemente las normas tributarias que le permitan controlar
la totalidad de las responsabilidades fiscales y su efecto financiero en las operaciones de la
empresa.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en contaduría con especialización en impuestos.
2. Experiencia: Cinco (5) años o más como contador.
3. Habilidades:
- Analizar y administrar la información.
- Comunicación eficaz oral y escrita.
- Capacidad analítica.
- Excelentes relaciones interpersonales.
FUNCIONES:
a. Asesorar a la gerencia en planes económicos y financieros tales como presupuestos.
b. Asesorar a la gerencia en aspectos fiscales y de financiamiento.
c. Ofrecer soporte en auditoria, impuestos, contabilidad y control interno.
d. Elaborar, analizar e interpretar estados financieros básicos y secundarios a nivel individual
y consolidado, para apoyar la toma de decisiones.
e. Presentar los estados financieros mensualmente.
f. Revisar y firmar los impuestos para su presentación.
g. Cumplir con todas las normas de seguridad y salud ocupacional de la empresa.
h. Las demás funciones inherentes al cargo y las asignadas por su jefe inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Revisión y corrección de documentos contables.
b. Informes contable y financiero (Balance)
c. Revisión de comprobantes de egreso y/o causación.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (carga mental y laboral elevada).
Fuente. Los autores, 2009
90
9.5.2 Perfiles y Funciones del personal de gerencia
Tabla 9. Gerente General
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: GERENTE GENERAL
UBICACIÓN: Gerencia
JEFE INMEDIATO: Junta de Socios
OBJETIVO DEL CARGO: Representar a la empresa frente a terceros y dirigir las actividades que
ayuden a la organización al cumplimiento de sus metas.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en Administración de empresas; Ingeniería Industrial.
2. Experiencia: Cinco (5) años o más como Gerente General o cargos similares.
3. Habilidades:
- Excelentes relaciones humanas (interpersonales).
- Relaciones con organismos del sector económico.
- Habilidad para negociar exitosamente.
- Capacidad de escucha y observación.
- Capacidad logística y toma de decisiones.
- Conocimientos financieros y comerciales.
- Conocimientos de la norma ISO 9001:2008
FUNCIONES:
91
a.
b.
c.
d.
Ejercer la representación legal de la empresa, de conformidad con la ley y los estatutos.
Administrar y velar por el uso adecuado del patrimonio de la empresa.
Presentar los informes correspondientes a los socios y los entes externos.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los
diferentes departamentos.
e. Planear y desarrollar metas a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a los objetivos y
proyecciones de la empresa.
f. Cumplir y hacer cumplir los reglamentos y normas de la empresa.
g. Negociar con la banca para beneficio de la empresa.
h. Encabezar las revisiones gerenciales de acuerdo con el sistema de gestión de calidad.
i. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y
velar por el cumplimiento de las mismas.
j. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por la junta de
socios.
RESPONSABILIDADES:
a. Dirigir y motivar a la gente de manera que actúe de acuerdo con la filosofía, políticas,
procedimientos y normas de la empresa.
b. Desarrollar programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos.
c. Asegurarse de que la empresa disponga de fondos y créditos necesarios para las
instalaciones físicas y el capital de trabajo.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido) Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad, carga mental y laboral elevada).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 10. Profesional Sistema de Gestión de Calidad
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: PROFESIONAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
UBICACIÓN: Gerencia
JEFE INMEDIATO: Gerente General
OBJETIVO DEL CARGO: Determinar los procedimientos y requerimientos de calidad necesarios
para la aplicación de la norma ISO 9001:2008.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial
con curso como Auditor Interno ISO 9001:2008.
92
2. Experiencia: Tres (3) años o más como Auditor de Sistemas de Calidad o en cargos
similares.
3. Habilidades:
- Uso eficiente de los recursos.
- Diseñar un programa de Gestión de Calidad.
4. Integrar las actividades diarias con el programa de Gestión de Calidad.
FUNCIONES:
a. Conocer las necesidades de los procesos para poder mejorarlos.
b. Desarrollar ciclos completos de mejora (monitoreo y evaluación).
c. Organizar la capacitación en gestión de calidad para los procesos.
d. Trabajar en equipo en todos los niveles de la organización.
e. Promover la implementación del sistema de gestión de calidad.
f. Implementar el aprendizaje por medio de herramientas y procesos de mejora continua.
g. Realizar auditorias internas a los procesos.
h. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de empresa y
velar por el cumplimiento de las mismas.
i. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Verificar la eficiencia y eficacia del S.G.C.
b. Controlar todas las actividades relacionadas con la documentación del S.G.C.
c. Informar a la gerencia sobre el desempeño del S.G.C.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad).
Fuente. Los autores, 2009
93
Tabla 11. Asistente de Gerencia
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: ASISTENTE DE GERENCIA
UBICACIÓN: Gerencia
JEFE INMEDIATO: Gerente General
OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Gerencia General y apoyar las actividades administrativas y
secretariales para el buen funcionamiento de la empresa.
PERFIL:
1. Grado de educación: Estudios tecnológicos en áreas de Administración de Empresas;
Ingeniería Industrial.
2. Experiencia: Dos (2) años o más como Secretaria de Gerencia o en cargos similares.
3. Habilidades:
- Conocimientos en las áreas de protocolo y organización.
- Capacidad de aprendizaje, motivación.
- Organización del tiempo y planeación del trabajo.
- Buena comunicación oral y escrita.
- Excelente manejo de Word, Excel, Power Point y conocimientos de internet.
FUNCIONES:
a. Coordinar reuniones y eventos que organice la gerencia, según las instrucciones dadas.
b. Llevar la agenda correspondiente y recordar los compromisos adquiridos.
c. Recibir y coordinar el envío de la correspondencia de la Gerencia.
d. Efectuar las llamadas telefónicas y realizar los contactos que le sean solicitados para el
funcionamiento de la gerencia.
e. Velar por la adecuada presentación de la oficina, el buen uso y cuidado de los elementos
de trabajo a su cargo.
f. Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su
necesidad real.
g. Velar por la adecuada organización del archivo.
h. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
i. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
94
RESPONSABILIDADES:
a. Efectuar seguimiento de la documentación.
b. Control de la agenda.
c. Coordinar requerimientos entre las distintas áreas de la empresa.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones
no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad).
Fuente. Los autores, 2009
9.5.3 Perfil y funciones del personal administrativo y finanzas
Tabla 12. Jefe Administrativo y Financiero
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: JEFE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
UBICACIÓN: Área Administrativa
JEFE INMEDIATO: Gerente General
OBJETIVO DEL CARGO: Desarrollar la planeación, organización, dirección y control del
proceso administrativo y financiero, apoyando el control eficaz del talento humano, de tal forma
que permita alcanzar los objetivos empresariales.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en áreas de Administración de Empresas con
especialización en Finanzas ó Talento Humano.
2. Experiencia: Cinco (5) años o más en el área Administrativa y financiera.
3. Habilidades:
95
- Conocimiento y práctica para el buen desarrollo en la planeación, organización,
-
dirección y control de todos los procesos.
Alta capacidad de negociación, Logística y tomo de decisiones.
Capacidad de Análisis, Síntesis y Liderazgo.
Alto sentido de responsabilidad y cumplimiento.
Conocimiento de la norma ISO 9001:200
FUNCIONES:
a. Intervenir en negociaciones de contratos.
b. Analizar el costo beneficio por producto.
a. Realizar contacto con las entidades financieras.
b. Supervisar y controlar las funciones administrativas y contables.
c. Garantizar el proceso de facturación.
d. Velar por la integridad y razonabilidad del ciclo contable y de los estados financieros.
e. Velar por las pautas de control interno.
f. Atender las auditorías internas y externas canalizando toda la información que se
requiere.
g. Controlar y administrar los activos de la empresa a su cargo.
h. Mantener la responsabilidad de los datos financieros de la empresa.
i. Auditar internamente los procesos administrativos de la norma ISO 9001:2008.
j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y
velar por el cumplimiento de las mismas.
k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIADES:
a. Fijar estrategias y directrices para el cumplimiento de los objetivos e la empresa.
b. Gestionar, suministrar y controlar los recursos materiales y financieros.
c. Validación del sistema de control de inventarios y recaudos..
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad, carga mental y laboral elevada).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 13. Asistente Contable
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
96
CARGO: ASISTENTE CONTABLE
UBICACIÓN: Área Administrativa
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero
OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera en la ejecución de
operaciones contables e información financiera necesaria para la elaboración de estados
financieros.
PERFIL:
1. Grado de educación: Auxiliar contable o estudios tecnológicos en el área, estudiantes de
últimos semestres de contaduría.
2. Experiencia: Dos (2) años o más en el área de Contabilidad, Impuestos y Finanzas.
3. Habilidades:
Contabilidad Básica
Manejo de paquetes contables.
Manejo de office, inventarios, manuales administrativos y de estadísticas.
Capacidad de análisis y resultados bajo presión.
Alto sentido de responsabilidad, cumplimiento y compromiso.
Excelente manejo de Windows, Word, Excel y conocimientos de Internet.
FUNCIONES:
a. Digitar comprobantes de contabilidad.
b. Verificar la transferencia en línea de los módulos de Tesorero, Inventarios, Facturación y
Cartera a contabilidad.
c. Verificar el cuadre y consecutivo de los comprobantes analizando y corrigiendo las
inconsistencias que se presentan.
d. Revisar los comprobantes físicos y sus soportes.
e. Liquidar los impuestos IVA, ICA, RETEFUENTE y presentar vía Internet.
f. Manejar Activos Fijos y Medios Magnéticos en el módulo de contabilidad.
g. Elaborar y renovar la Cámara y Comercio, registró Único Proponentes.
h. Suministrar información contable vía telefónica a los clientes que lo requieran.
i. Archivar documentos contables para uso y control interno.
j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe.
RESPONSABILIDAES:
a. Imprimir informes, estados financieros y libros oficiales.
b. Cerrar anual y trasladar saldos iníciales.
c. Elaborar y verificar relaciones de gastos e ingresos.
97
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones
no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 14. Auxiliar de Tesorería
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: AUXILIAR DE TESORERIA
UBICACIÓN: Área Administrativa
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero
OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera para organizar y
controlar los flujos de efectivo para el pago de gastos, así como recibir, concentrar y manejar los
fondos y valores de la empresa.
PERFIL:
1. Grado de educación: Auxiliar contable o estudios tecnológicos en el área, estudiantes de
últimos semestres de contaduría.
2. Experiencia: Dos (2) años o más en el área de tesorería, contabilidad o puestos
administrativos.
3. Habilidades:
Conocimiento y experiencia en el área de contabilidad general y aspectos
administrativos básicos.
Buena comunicación a nivel interno y externo.
Capacidad de análisis y resultados bajo presión.
Control y custodia de documentos importantes.
FUNCIONES:
a. Ejecutar la programación de pagos acordados y programados.
b. Manejar la documentación de los proveedores para su evaluación.
98
c.
d.
e.
f.
Recibir ventas de contado y consignar.
Confirmar y entregar cheques.
Elaborar consignaciones diarias de clientes.
Manejar el módulo de Tesorero (crear proveedor, actualizar, causar, elaborar cheques) e
imprimir los informes correspondientes y realizar el cierre mensual.
g. Solicitar extractos bancarios y notas bancarias.
h. Solicitar cheques de gerencia y gestionar cheques devueltos.
i. Enviar documentos y soportes de pagos a contabilidad.
j. Revisar facturas y cuadro control.
k. Manejar el archivo de tesorería.
l. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
m. Las demás funciones inherentes a la naturaleza de su cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Responsable de custodiar títulos y valores.
b. Relaciones frecuentes con entidades bancarias y proveedores.
c. Manejo de información confidencial del departamento.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones
no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 15. Auxiliar de Cartera e Inventarios
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: AUXILIAR DE CARTERA E INVENTARIOS
UBICACIÓN: Área Administrativa
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero
OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera para organizar y
controlar la cartera y los inventarios para el buen funcionamiento de la empresa.
99
PERFIL:
1. Grado de educación: Auxiliar contable o estudios tecnológicos en el área, estudiantes de
Administración de empresas y contaduría.
2. Experiencia: Dos (2) años o más en cargos similares, específicamente en labores de
cobro, recaudo, conciliación de cuentas y contabilización de cartera y atención al cliente.
3. Habilidades:
Capacidad para brindar soporte operativo en el cobro y recaudo de la cartera de la
empresa.
Relaciones interpersonales, organizada, con iniciativa, orientación al servicio.
Comunicación efectiva.
Manejo de paquete office inventarios y cartera.
FUNCIONES:
a. Coordinar recaudos de cartera.
b. Elaborar recibos de caja.
c. Elaborar notas crédito y débito a los clientes en el módulo de cartera.
d. Sacar listados de cartera e informar el estado del cliente al Jefe Administrativo y Jefe
Comercial.
e. Entregar semanalmente al Auxiliar Contable la relación de los recibos de caja.
f. Digitar las consignaciones en el módulo de tesorero.
g. Hacer cierre mensual del módulo de cartera e inventarios.
h. Coordinar labores de mensajería para cobros.
i. Controlar, analizar y realizar todos los movimientos referente a inventarios en el respectivo
módulo
j. Archivar documentos de importaciones
k. Efectuar órdenes de compra para importaciones.
l. Archivar documentos de cartera e inventarios.
m. Hacer el reporte mensual de los recaudos a los clientes.
n. Efectuar la conciliación de los productos entregados y la facturación.
o. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
p. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Elaborar análisis de los cupos de crédito de los clientes.
b. Entregar informes mensuales de cartera.
c. Seguimiento y control de la cartera.
d. Mantener actualizada la base de datos de los inventarios.
e. Control y manejo de los inventarios.
100
f. Clasificación y codificación de los productos.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones
no ionizantes), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 16. Secretaría Administrativa
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: SECRETARIA ADMINISTRATIVA
UBICACIÓN: Área Administrativa
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y financiero
OBJETIVO DEL CARGO: Asistir a la Jefatura Administrativa y Financiera proporcionando
oportunamente los servicios que se requieren para optimizar los recursos, por medio del uso de
técnicas administrativas sin perder de vista los lineamientos establecidos por la empresa.
PERFIL:
1. Grado de educación: Tecnólogo en áreas Administrativas, estudiante universitario de
Administración de empresas o carreras afines.
2. Experiencia: Dos (2) años o más como secretaria o en cargos similares.
3. Habilidades:
Excelente presentación y trato.
Agilidad y dinamismo.
Conocimientos en organización de archivos.
Organización del tiempo y planeación del trabajo.
Buena comunicación oral y escrita.
Excelente manejo de Windows, Word, Excel, Power Point y conocimientos de
internet.
FUNCIONES:
a. Manejar la agenda del Jefe Administrativo y Financiero.
b. Manejar archivo de los socios y de la Jefatura Administrativa y Financiera.
c. Recibir y realizar llamadas locales y nacionales.
d. Elaborar cartas y documentos de la empresa.
e. Manejar y controlar la papelería.
f. Organizar archivo del área administrativa.
g. Manejar el correo electrónico de Fumitoro Ltda.
101
h. Recibir y distribuir la correspondencia a las demás dependencias.
i. Realizar el pedido de papelería, cafetería y aseo requerido para el funcionamiento de la
empresa.
j. Coordinar y controlar la persona de servicios generales.
k. Programar el recorrido de vueltas de mensajería.
l. Recibo y envío de fax.
m. Entregar documentación a instituciones externas cuando se requiera.
n. Solicitar referencias telefónicas y por escrito de los proveedores y bancos.
o. Atender personal visitante cuando se requiera.
p. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
q. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Elaborar y dar tramite a los documentos inherentes al departamento.
b. Dar prioridad a las indicaciones de su jefe inmediato.
c. Controlar y resguardar archivos del departamento.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido, radiaciones
no ionizantes) y Ergonómico (hábitos posturales inadecuados).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 17. Mensajero
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: MENSAJERO
UBICACIÓN: Área Administrativa.
JEFE INMEDIATO: Secretaria Administrativa.
OBJETIVO DEL CARGO: Realizar todas las diligencias y trámites ante entidades y clientes que
se requieran, entregar y recoger la correspondencia encomendada.
PERFIL:
1. Grado de educación: Bachiller.
2. Experiencia: Un (1) años o más como mensajero.
3. Habilidades:
Agilidad y habilidad para entregar los documentos a tiempo.
Capacidad de establecer prioridades.
102
Conocimientos de la ciudad y sentido de ubicación.
FUNCIONES:
a. Realizar todas las diligencias de mensajería de la empresa.
b. Recoger los cheques y efectivo producto de cancelación de facturas de la empresa.
c. Entregar facturación.
d. Entregar y recoger correspondencia externa.
e. Realizar diligencias de fotocopiado de documentos.
f. Realizar diligencias de compras por caja menor.
g. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
h. Las demás funciones inherentes a la naturaleza de su cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Recoger y entregar correspondencia.
b. Realizar trámites y diligencias de la compañía.
c. Custodia y manejo de efectivo, cheque y documentos,
RIESGO DE TRABAJO: Transito (accidentes, colisiones, atropellamientos), Físico (fatiga,
agotamiento)
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 18. Auxiliar de Servicios Generales
103
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
UBICACIÓN: Área Administrativa.
JEFE INMEDIATO: Secretaria Administrativa.
OBJETIVO DEL CARGO: Apoyar a la administración en el mantenimiento, aseo de las oficinas,
planeación y atención de las personas que visitan la empresa.
PERFIL:
1. Grado de educación: Educación básica Secundaria.
2. Experiencia: Un (1) año o más como auxiliar de servicios generales y de oficina.
3. Habilidades:
Fortaleza física y capacidad de trabajo bajo presión.
Activa y dinámica, responsable, con actitud de servicio.
Buenas relaciones interpersonales.
FUNCIONES:
a. Realizar las labores de aseo y organización de la empresa.
b. Atender amablemente a las personas que visitan la empresa.
c. Realizar compras menores de elementos de cafetería y aseo.
d. Atender labores de cafetería.
e. Mantener en completo orden y aseo los equipos que están bajo su responsabilidad.
f. Realizar diligencias.
g. Entregar correspondencia interna.
h. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
i. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Mantener las instalaciones en buenas condiciones de orden y aseo.
b. Atender a los visitantes y empleados.
c. Distribuir la correspondencia interna.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados).
Fuente. Los autores, 2009
104
9.5.4 Perfil y funciones del personal comercial
Tabla 19. Jefe Comercial
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: JEFE COMERCIAL
UBICACIÓN: Área Comercial.
JEFE INMEDIATO: Gerente General.
OBJETIVO DEL CARGO: Posicionar a la empresa en el mercado teniendo en cuenta los clientes
potenciales manteniendo los actuales y aumentando las oportunidades de negocio.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en las áreas de Mercadeo; Marketing con amplio
conocimiento del mercado.
2. Experiencia: Tres (3) años o más como Gerente Comercial o cargos similares.
3. Habilidades:
- Colaborar a la fidelización de los clientes.
- Conocimiento del mercado (clientela y competidores)
Conocimiento de las necesidades y posibilidades de compra de los clientes reales o potenciales.
FUNCIONES:
a. Definir condiciones de venta y precios con el Gerente.
b. Difundir las metas de venta con los vendedores.
c. Organizar actividades comerciales en las diferentes zonas del país.
105
d. Investigar nuevas oportunidades de mercado.
e. Controlar inventarios según la necesidad.
f. Atender a los clientes cuando se requiera.
g. Visitar clientes a nivel local y nacional.
h. Controlar las cotizaciones, remisiones y facturas.
i. Analizar la cartera para su cobro con el auxiliar de cartera e inventarios.
j. Realizar programas de ventas y seguimiento a vendedores para cumplimiento de metas.
k. Controlar los gastos de desplazamientos, viajes, representación, telefónicos y similares.
l. Liquidar las comisiones mensuales de los vendedores.
m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y
velar por el cumplimiento de las mismas.
n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Desarrollar programas de mercadeo para el posicionamiento de los productos.
b. Elaborar programas comerciales para integrar a los clientes.
c. Plantear estrategias de trabajo en equipo, ventas e incentivos para los vendedores.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad) y Transito (volcamientos,
atropellamiento, colisiones).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 20. Vendedor
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: VENDEDOR
UBICACIÓN: Área Comercial.
JEFE INMEDIATO: Jefe Comercial.
OBJETIVO DEL CARGO: Promocionar y motivar a los clientes para que adquieran los productos
106
y servicios que ofrece la empresa.
PERFIL:
1. Grado de educación: Tecnólogo o Profesional en las áreas de Mercadeo, Administración
de Empresas o carreras afines.
2. Experiencia: Tres (3) años o más como vendedor.
3. Habilidades:
- Capacidad para conseguir nuevos clientes y mantener los ya existentes.
- Adecuada administración del tiempo.
- Alta motivación y aptitud en la negociación.
- Excelente manejo de relaciones interpersonales.
FUNCIONES:
a. Atender llamadas de clientes y tomar pedidos.
b. Asesorar al cliente y detectar las necesidades de los mismos.
c. Llamar y visitar a los clientes a nivel local y nacional.
d. Prestar asistencia técnica a los clientes.
e. Presentar los nuevos productos.
f. Coordinar los programas de fumigación a nivel nacional.
g. Coordinar el personal de fumigación fuera de la ciudad.
h. Cumplir con las metas asignadas.
i. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
j. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Ofrecer atención y servicio a los clientes.
b. Tener conocimiento de los productos y servicios que ofrece la empresa.
c. Mantener y conseguir mas clientes.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad) y Transito (volcamientos,
atropellamiento, colisiones).
Fuente. Los autores, 2009
107
Tabla 21. Secretaria Comercial y Servicio al Cliente
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: SECRETARIA COMERCIAL
UBICACIÓN: Área Comercial.
JEFE INMEDIATO: Jefe Comercial.
OBJETIVO DEL CARGO: Brindar apoyo al Jefe Comercial y los vendedores para el
funcionamiento de las actividades del área.
PERFIL:
1. Grado de educación: Tecnólogo en áreas Administrativas, estudiante universitario de
Administración de empresas o carreras comerciales.
2. Experiencia: Dos (2) años o más como secretaria o en cargos similares.
3. Habilidades:
Excelente presentación y trato.
Manejo de inventarios y despachos.
Capacidad de adaptación, buenas relaciones, capacidad para trabajar en equipo.
Organización del tiempo y planeación del trabajo.
Buena comunicación oral y escrita.
Excelente manejo de Word, Excel, Power Point y conocimientos de Internet.
FUNCIONES:
a. Recepcionar y realizar llamadas locales y nacionales.
b. Elaborar informe mensual de Gestión en Ventas.
c. Tomar los pedidos del cliente.
d. Manejar carpetas de clientes.
e. Elaborar cotizaciones y enviarlas con la información técnica.
f. Elaborar pedido, remisión y factura.
g. Entrega semanal.
h. Coordinar los despachos con los vendedores.
i. Distribuir facturas para su entrega a los clientes.
108
j. Controlar el stock de toda la papelería relacionada con el cargo (factura, remisión, orden
de pedido, cotización).
k. Recibo y envío de faxes.
l. Entregar los documentos para mensajería a la secretaria de gerencia.
m. Solicitar y dar referencias telefónicas y por escrito de los clientes.
n. Atender personal visitante cuando se requiera.
o. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y
velar por el cumplimiento de las mismas.
p. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Manejo de información y documentos de los clientes.
b. Atención telefónica y personal a los clientes, al jefe y los vendedores.
c. Presentación de informes de ventas.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados) y Psicolaboral (responsabilidad).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 22. Auxiliar de Servicio al Cliente
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE
UBICACIÓN: Área Comercial.
JEFE INMEDIATO: Jefe Comercial.
OBJETIVO DEL CARGO: Brindar un buen servicio y atención a los clientes, proveedores y
personas que se comuniquen con la empresa.
PERFIL:
1. Grado de educación: Bachiller o estudiante universitario.
2. Experiencia: Un (1) año o más como secretaria o servicio al cliente.
3. Habilidades:
- Excelente presentación y trato.
- Facilidad para tratar con el público.
109
-
Capacidad de adaptación, buenas relaciones, capacidad para trabajar en equipo.
Organización del tiempo y planeación del trabajo.
Buena comunicación oral y escrita.
Excelente manejo de Windows, Word, Excel, Power Point y conocimientos de
Internet.
FUNCIONES:
a. Atender recepción y canalizar las llamadas del conmutador.
b. Hacer seguimiento a la entrega de facturas.
c. Controlar despachos, guías fuera de la ciudad.
d. Enviar y recibir faxes.
e. Entregar el formato de quejas y reclamos.
f. Elaborar Informe mensual de quejas y reclamos.
g. Controlar la prestación de servicios y comercialización de productos y equipos.
h. Elaborar informe mensual de la prestación de servicios y comercialización de productos y
equipos.
i. Manejar archivo muerto.
j. Controlar cotizaciones llamando a los clientes.
k. Solicitar los certificados de Retención en la Fuente del IVA e ICA.
l. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
m. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Ofrecer una buena atención y servicio en la recepción de las llamadas.
b. Controlar y entregar los documentos que llegan para la empresa y sus empleados.
c. Excelente presentación personal.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio), Físico (iluminación, temperatura, ruido), Ergonómico
(hábitos posturales inadecuados).
Fuente. Los autores, 2009
9.5.5 Perfil y funciones del personal de operaciones
110
Tabla 23. Jefe de Operaciones
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: JEFE DE OPERACIONES
UBICACIÓN: Área Operaciones.
JEFE INMEDIATO: Gerente General.
OBJETIVO DEL CARGO: Garantizar los procesos de producción, cumpliendo con las normas de
calidad y de acuerdo a las necesidades del cliente.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas,
Ingeniero Agrónomo o carreras afines.
2. Experiencia: Cuatro (4) años o más en el área de producción, conocimientos de productos
agroquímicos.
3. Habilidades:
- Sólida experiencia en procesos y logística.
- Organización y coordinación del personal.
- Manejo de herramientas para el registro de la información, análisis y monitoreo de los
procesos productivos.
- Crear un buen clima laboral para la ejecución de los procesos.
FUNCIONES:
a. Elaborar programas detallados de producción teniendo en cuenta el mercado.
b. Planear la distribución de productos.
c. Seleccionar proveedores para cada uno de los procesos.
d. Programar y definir compras con el Gerente
e. Asignar y cumplir con los programas de producción.
f. Dirigir el Departamento de Operaciones con orientación en los procesos.
g. Coordinar actividades y asignar trabajos al personal a cargo.
h. Preparar informes para la Gerencia General.
i. Realizar análisis de ejecución y control de metas.
j. Controlar y coordinar los inventarios de insumos, productos y equipos.
k. Autorizar el programa de mantenimiento de los equipos.
l. Cumplir con las normas de calidad.
m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y
111
velar por el cumplimiento de las mismas.
n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por la gerencia
general.
RESPONSABILIDADES:
a. Manejo de los inventarios de materias primas.
b. Supervisar y controlar las actividades para el cumplimiento de los programas de
producción.
c. Planear la distribución de los productos
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad,
carga mental y laboral elevada) y Químicos (vapores, partículas plaguicidas).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 24. Coordinador de Operaciones
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: COORDINADOR DE OPERACIONES
UBICACIÓN: Área Operaciones.
JEFE INMEDIATO: Jefe de Operaciones.
OBJETIVO DEL CARGO: Garantizar de manera eficiente el control de los procesos de
producción para ofrecer productos de calidad y a tiempo.
PERFIL:
1. Grado de educación: Técnico en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas.
2. Experiencia: Dos (2) años o más en el área de producción, conocimientos de productos
agroquímicos y manejo de personal.
3. Habilidades:
Conocimientos de logística.
Manejo y supervisión de personal.
Manejo de proveedores
Conocimiento de la norma ISO 9001:2000
FUNCIONES:
a. Realizar las compras a proveedores.
b. Aprobar facturas de los proveedores.
c. Controlar y coordinar el personal operativo a cargo.
112
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Coordinar el almacenamiento de mercancías de acuerdo a las normas de calidad.
Coordinar el envío de matrerías primas según formulación.
Coordinar la elaboración de productos para clientes internos y externos.
Revisar los pedidos para programar su elaboración y entrega.
Coordinar el despacho de mercancías.
Coordinar el mantenimiento de equipos, propiedad del cliente y de la empresa.
Definir los equipos y herramientas necesarias para el cumplimiento de los indicadores de
producción.
k. Realizar auditorías internas a la norma ISO 9001:2000.
l. Manejar de caja menor.
m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y
velar por el cumplimiento de las mismas.
n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Coordinar las compras y entregas con los proveedores.
b. Organizar la entrega los productos y verificación de las facturas.
c. Manejo del personal de operaciones.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados), Psicolaboral (responsabilidad)
y Químicos (vapores, partículas plaguicidas).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 25. Supervisor
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: SUPERVISOR
UBICACIÓN: Área Operaciones.
JEFE INMEDIATO: Coordinador de operaciones.
113
OBJETIVO DEL CARGO: Brindar respuesta rápida, concreta y oportuna a los procedimientos
para cumplir en tiempo, calidad, cantidad y forma con el programa de producción.
PERFIL:
1. Grado de educación: Técnico en Ingeniería Industrial, universitarios de ciencias
agrarias o agro técnicos.
2. Experiencia: Dos (2) años o más como supervisor de productos agroquímicos y de
fumigación o cargos similares.
3. Habilidades:
- Supervisión de los servicios de fumigación.
- Manejo y supervisión de procesos de producción.
- Buena comunicación con las personas a cargo.
FUNCIONES:
a. Elaborar las órdenes de trabajo de la Línea de Fumigación.
b. Supervisar y realizar despachos de mercancías.
c. Supervisar personal operativo a cargo.
d. Velar por el cuidado y mantenimiento de los equipos de fumigación de la empresa.
e. Realizar entregas de mercancía y transporte de materias primas.
f. Cumplir con los requerimientos y procedimientos del proceso de servicios de fumigación.
g. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa y
velar por el cumplimiento de las mismas.
h. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Conocer los métodos seguros para el buen desempeño de los operarios.
b. Control y mantenimiento de las maquinas y las materias primas.
c. Supervisar todas las actividades y personas a su cargo.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (fuerzas, posturas inadecuadas, ejercicio), y Mecánico
(maquinas, equipos, herramientas, heridas, atrapamientos) y Químicos (vapores, partículas
plaguicidas).
Fuente. Los autores, 2009
114
Tabla 26. Almacenista
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: ALMACENISTA
UBICACIÓN: Área Operaciones.
JEFE INMEDIATO: Coordinador de operaciones.
OBJETIVO DEL CARGO: Prestar apoyo para recibir y entregar adecuadamente los
requerimientos de materia prima, productos y equipos necesarios para cumplir con las metas
establecidas por la empresa.
PERFIL:
1.
Grado de educación: Bachiller.
2. Experiencia: Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de
manejo y control de almacén.
3. Habilidades:
- Conocimiento de almacenamiento y manejo de inventarios.
Métodos de conservación y almacenaje de materiales.
PERFIL:
FUNCIONES:
a. Recibir e inspeccionar las compras.
b. Controlar las entradas y salidas de equipos.
c. Almacenar y ordenar mercancías en estantes cumpliendo con el S.G.C.
d. Velar por el cuidado y protección de los elementos almacenados.
e. Ayudar con la entrega de materias primas en formulación.
f. Empacar los diferentes despachos.
g. Manejar y controlar los inventarios en general.
115
h. Realizar conteo físico de los inventarios.
i. Entregar reportes por escrito de los stocks de inventario que estén por agotarse al
Coordinador de Operaciones.
j. Entregar mercancía para consumo y despacho.
k. Mantener aseado el puesto de trabajo.
l. Archivar los documentos que se deriven de su cargo.
m. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
n. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Codificar, organizar y clasificar los productos almacenados.
b. Controlar la entrada y salidas de los productos y materias primas.
c. Mantener en buenas condiciones de orden y aseo el lugar de trabajo.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (fuerzas, posturas inadecuadas, ejercicio), y Mecánico
(maquinas, equipos, herramientas, heridas, atrapamientos) y Químicos (vapores, partículas
plaguicidas).
Fuente. Los autores, 2009
Tabla 27. Operario
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: OPERARIO
UBICACIÓN: Área Operaciones.
JEFE INMEDIATO: Coordinador de operaciones.
OBJETIVO DEL CARGO: Prestar los servicios suministrados por la empresa a los clientes con
calidad y eficacia.
PERFIL:
1. Grado de educación: Educación básica primario o secundaria.
2. Experiencia: Un (1) año de experiencia de carácter operativo relacionado con el cargo.
116
3. Habilidades:
- Conocimiento de manejo de productos.
- Conocimiento de maquinaria y prestación de servicios de fumigación.
FUNCIONES:
a. Participar y apoyar los procesos productivos de la empresa de acuerdo con los
procedimientos establecidos dentro del sistema de gestión de calidad.
b. Realizar y apoyar el almacenamiento de los productos cumpliendo las normas de calidad.
c. Realizar fumigaciones a nivel local y nacional de granos almacenados e industrial.
d. Verificar el manejo de los equipos, productos y dosis.
e. Presentar informe de las actividades diarias.
f. Utilizar el equipo de seguridad necesario para cada servicio.
g. Revisar y mantener los equipos necesarios para la prestación de los servicios.
h. Efectuar mantenimiento preventivo del Equipo de trabajo.
i. Mantener aseado el puesto de trabajo.
j. Ayudar con los despachos a clientes.
k. Velar por la seguridad para evitar accidentes.
l. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
m. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe
inmediato.
RESPONSABILIDADES:
a. Cumplir con las tareas y funciones asignadas por el supervisor.
b. Operar y mantener en buen estado las herramientas y equipos de trabajo.
c. Utilizar las elementos de protección.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (fuerzas, posturas inadecuadas, ejercicio), y Mecánico
(maquinas, equipos, herramientas, heridas, atrapamientos) y Químicos (vapores, partículas
plaguicidas).
Fuente. Los autores, 2009
117
9.5.6 Costo mensual del cargo de la Jefatura de Talento Humano
A continuación e la tabla 28 se refleja el costo mensual generado a la empresa por esta jefatura, en la cual se
calcula el valor del sueldo aproximado con su correspondiente carga prestaciones para el año 2009.
Tabla 28. Presupuesto
COSTO DEL PERSONAL MENSUAL
CARGA
PRESTACIONAL
JEFE TALENTO
HUMANO
1.600.000
SUELDO MENSUAL
EPS
8,500%
136.000
AFP
11,625%
186.000
ARP
PARAFISCALES
0,052%
832
(CAJA DE COMPENSACION-SENA,ICBF)
9,000%
144.000
CESANTIAS
8,333%
133.328
PRIMA
8,333%
133.328
INTERESES CESANTIAS
1,000%
16.000
VACACIONES
4,170%
66.720
118
TOTAL CARGA PRESTACIONAL
TOTAL SUELDO + CARGA
PRESTACIONAL
51,013%
816.208
2.416.208
Fuente. Los autores, 2009
10. PROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN DEL PERSONAL
El proceso de vinculación de personal propuesto para la empresa FUMITORO LTDA, debe iniciar con la solicitud
expresa del jefe de área o coordinador de proceso, previa evaluación de la necesidad de la vinculación de personal
para desarrollar una labor específica o apoyar los procesos en cualquier etapa; y con el ánimo de documentar todo
el proceso de vinculación desde el reclutamiento hasta la contratación, se han diseñado los procedimientos
específicos para cada etapa junto con los registros que se deben diligenciar en cada una, así como los instructivos
requeridos y controles necesarios, los cuales forman parte de una secuencia lógica que como resultado final,
suministrará personal capacitado que responda totalmente con las necesidades reales de la empresa y los
requerimientos de los cargos al área solicitante, como se muestra a continuación.
10.1 NECESIDAD DE PERSONAL
119
TABLA 29. Necesidad de Personal
NECESIDAD
1
2
RESPONSABLE
Junta de Socios/Gerente General/
Identificar la necesidad de vincular personal a
Coordinador de proceso/Jefe área
un área en particular.
solicitante.
Formalizar la solicitud de personal a través del
diligenciamiento del formato Requerimiento de Coordinador de proceso/Jefe área
solicitante.
personal (Ver Anexo 02. Formato Requerimiento de
personal).
3
Enviar requerimiento de personal al área de
Talento Humano.
Coordinador de proceso/Jefe área
solicitante.
Fuente. Los autores, 2009
Figura 26. Diagrama de Flujo necesidad de Personal.
INICIO
Se requiere
personal
SI
Diligenciar formato 001
“Requerimiento de
personal”
NO
FIN
Enviar requerimiento
a Talento Humano
2
120
Fuente. Los autores, 2009
10.2 RECLUTAMIENTO
Los perfiles y funciones de los cargos de los aspirantes, definidos en el capítulo anterior, constituyen un instrumento
esencial para iniciar el proceso de vinculación, ya que proporciona información básica, funciones y
responsabilidades del cargo. En caso de identificar la necesidad de incluir un nuevo cargo en la planta de personal
de la empresa, el jefe de talento humano deberá crear el perfil y funciones del cargo junto con el responsable del
proceso al que se le creará el cargo.
Para fortalecer su calidad empresarial, FUMITORO LTDA a través del departamento de Talento Humano, realizará
su procedimiento de reclutamiento a nivel interno en primera instancia, si dentro de los empleados actuales no se
encuentran personas con el perfil requerido, posteriormente, ofrecerá la oportunidad de empleo a nivel externo
teniendo en cuenta que se debe atraer e interesar a un buen número de candidatos potenciales y calificados para
ocupar el cargo vacante.
Para iniciar el proceso de reclutamiento, es necesario manifestar la necesidad de personal, a través del
diligenciamiento y envío del formato “Requerimiento de personal” al departamento de Talento Humano.
TABLA 30. Reclutamiento
1
2
NECESIDAD
Recibir solicitud de requerimiento de personal.
Revisar en la planta de personal si algún empleado
RESPONSABLE
Jefe de Talento Humano.
Jefe de Talento Humano.
121
3
4
5
6
cumple con el requerimiento.
Informar la vacante a todo el personal de la empresa
adjuntando el formato Convocatoria de Personal (Ver
Anexo 03. Formato Convocatoria de personal), mediante
comunicación interna y publicación en las carteleras y
página web de la empresa.
Revisar el banco de hojas de vida de la empresa y
solicitar las hojas de vida de las personas que cumplan
con el perfil del cargo.
Promocionar la oferta de empleo utilizando las fuentes
que considere necesarias de acuerdo con los
requerimientos del cargo.
Recibir, revisar y clasificar las hojas de vida
diligenciando el formato Control de documentos (Ver
Jefe de Talento Humano.
Jefe de Talento Humano.
Jefe de Talento Humano.
Jefe de Talento Humano.
Anexo 04. Formato Control de documentos).
Alimentar el banco de hojas de vida (Ver Anexo 05.
7
Jefe de Talento Humano.
Formato Banco de Hojas de Vida).
que no cumplan con los requerimientos del cargo.
Fuente. Los autores, 2009
Figura 27. Diagrama de Flujo Reclutamiento.
Informar vacante
a todo el personal
2
SI
Revisar planta de
personal, empleados
que cumplan
requerimiento
Recibir solicitud
de requerimiento
de personal
Promocionar la vacante
a través de las fuentes
necesarias
NO
Recibir, revisar y
clasificar las hojas de
vida recibidas
Revisar el banco
de hojas de vida
FIN
Alimentar banco
de hojas de vida
NO
Cumple
requerimientos
122
Fuente. Los autores, 2009
El reclutamiento interno se incluye dentro de toda la etapa para reconocerle al trabajador sus capacidades, fidelidad,
aporte profesional e interés; en su gran mayoría se han capacitado durante el tiempo laborado en la empresa y han
adquirido habilidades. Así mismo, se incluye el reclutamiento externo, puesto que la planta de personal de
FUMITORO LTDA, es muy pequeña y en muchos casos, ningún empleado cumplirá con el perfil requerido, ya sea
para ocupar los cargos existentes o los nuevos cargos, según sea el caso.
Considerar a los empleados de la empresa para iniciar el proceso de vinculación en otros cargos siempre y cuando
cumplan con los perfiles requeridos, acelerará el proceso de contratación, motivará a los empleados a superarse
puesto que tienen oportunidades de ascenso en la empresa y no se ocasionarán pérdidas económicas por
inducción, integración y retrasos en los procesos ya que se cuenta con una persona comprometida con los objetivos
de la organización y que conoce el manejo de la empresa; y considerar nuevos candidatos ayudará a la renovación
y enriquecimiento del talento humano de la empresa.
10.3 SELECCIÓN
123
Teniendo en cuenta que la etapa de reclutamiento fue realizada mediante un análisis completo de la información
enviada a través de las hojas de vida de los aspirantes al cargo y comparada con los requerimientos del mismo, se
inicia la etapa de selección, en la cual tendrá prioridad el empleado actual de la empresa que haya superado la
etapa de reclutamiento, tal como se explica a continuación.
TABLA 31. Selección
NECESIDAD
1
1.1
1.2
2
3
RESPONSABLE
Jefe de Talento Humano y Jefe
Definir la necesidad de presentar prueba de
de área solicitante o
conocimientos.
designada.
Jefe de Talento Humano y Jefe
Elaborar cuestionario de acuerdo a los
de área solicitante o
requerimientos de desempeño para el cargo.
designada.
Citar a los aspirantes para la presentación de la
Jefe de Talento Humano.
prueba de conocimientos.
Citar a los aspirantes para la presentación de la
Jefe de Talento Humano.
entrevista.
Jefe de Talento Humano, Jefe
Realizar entrevista a los aspirantes al cargo
de área solicitante o
vacante, formato Entrevista (Ver Anexo 06 Formato
Entrevista).
designada/Gerente General
Evaluar al aspirante registrando los resultados de
la prueba de conocimientos y entrevista en el
4
formato Evaluación de aspirantes (Ver Anexo 07.
Jefe de Talento Humano, Jefe
de área solicitante o
designada/Gerente General
Formato Evaluación de aspirantes).
5
6
Comunicar los resultados a los aspirantes y
agradecer a los que no fueron seleccionados.
Solicitar la documentación requerida a la persona
seleccionada según formato Ficha técnica de
Jefe de Talento Humano.
Jefe de Talento Humano.
124
vinculación (Ver Anexo 08, Formato Ficha técnica de
vinculación).
7
Iniciar vinculación laboral con la empresa.
Jefe de Talento
Humano/Aspirante
seleccionado
Fuente. Los autores, 2009
10.3.1 Requisitos de vinculación
1. Toda vinculación de personal deberá ser plenamente justificada por el jefe inmediato y autorizada por la
Gerencia. Se evidenciará adjuntando la información que soporta el proceso.
2. Todo aspirante deberá cumplir con el perfil del cargo a desempeñar y compartir la misión, la visión, principios y
objetivos institucionales así como el reglamento interno de trabajo y el manual de funciones.
3. Todo nuevo empleado deberá adjuntar los documentos que solicita el Departamento de Talento y deberá
ordenársele un examen médico de ingreso según los requerimientos físicos del cargo a desempeñar, que se
realizará en un centro médico designado por la empresa.
4. El departamento de talento humano deberá tramitar el contrato de trabajo del nuevo empleado según el
Reglamento Interno de Trabajo y las disposiciones legales emanadas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social a través del Código Sustantivo del Trabajo.
5. Todo nuevo empleado deberá vincularse a Seguridad Social y riesgos profesionales por lo menos un (1) día
antes de iniciar sus labores.
6. Todo nuevo empleado, el primer día oficial de trabajo deberá recibir la inducción general de la empresa,
reglamento de seguridad industrial y salud ocupacional y entrenamiento en el cargo a desempeñar.
125
Figura 28. Diagrama de Flujo Selección.
Elaborar
cuestionario
3
Citar Aspirantes para
prueba de conocimientos
SI
¿Se requiere
presentar
prueba de
conocimientos
Citar aspirantes
para entrevista
NO
Realizar
entrevista
Comunicar los resultados
a los aspirantes
Evaluar al aspirante
entrevistado
SI
Inicia Vinculación y
contratación
¿Se
seleccionó?
NO
Agradece la
participación en el
proceso
Fuente. Los autores, 2009
10.4 CONTRATACIÓN
FIN
4
126
Con este procedimiento se busca establecer una política de contratación que facilite la vinculación laboral de los
aspirantes seleccionados en cumplimiento de las normas legales de contratación, independiente del tipo de contrato
que se celebre.
Todo trabajador vinculado con FUMITORO LTDA, debe tener contrato debidamente firmado por el representante
legal, el trabajador y testigos, la duración y modalidad del contrato será definido por el representante legal según la
necesidad requerida.
TABLA 32. Contratación
1
2
3
NECESIDAD
Elaborar solicitud de examen médico de ingreso
al trabajador en la IPS que indique la empresa.
Entregar original del concepto médico de ingreso
al jefe de Talento Humano.
Verificar la documentación para iniciar vinculación
según formato Documentos vinculación laboral
RESPONSABLE
Jefe de Talento Humano
Trabajador en proceso de
vinculación.
Jefe de Talento Humano
(Ver anexo 09. Formato Documentos vinculación laboral).
4
5
6
7
Abrir carpeta Hoja de vida del nuevo trabajador
rotulándola con apellidos y nombres.
Elaborar el contrato de trabajo con los
requerimientos de ley según necesidad de la
empresa, original y copia.
Tramitar las respectivas firmas requeridas en el
contrato de trabajo, representante legal,
trabajador y testigos.
Archivar el original del contrato debidamente
firmado en la hoja de vida del trabajador y
Jefe de Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Jefe de Talento Humano.
Jefe de Talento Humano.
127
8
entregar copia al nuevo trabajador.
Tramitar las respectivas afiliaciones al Sistema
General de Seguridad Social (EPS, Pensión,
ARP, Cesantías y Caja de Compensación) por lo
menos un (1) día antes de que el trabajador inicie
labores, formato Documentación afiliaciones del
trabajador (Ver anexo 10. Formato Documentación
Jefe de Talento Humano
afiliaciones del trabajador).
9
10
11
Entregar las copias correspondientes de las
afiliaciones realizadas al Sistema de Seguridad
Social al trabajador y archivar las copias
correspondientes al empleador en la hoja de vida
del mismo.
Entregar carta para la apertura de cuenta en la
entidad Bancaria designada por FUMITORO
LTDA.
Incluir al nuevo empleado en la base de datos
(aplicación de nómina) mediante la asignación del
código personal para la gestión, liquidación y
pago de nómina. - FIN-
Jefe de Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Fuente. Los autores, 2009
Figura 29. Diagrama de Flujo Contratación.
4
Elaborar Solicitud de
examen médico de
ingreso
Obtener las respectivas
firmas del contrato de trabajo
Archivar original del contrato
Recibir concepto médico
de ingreso en original
Verificar documentación para
iniciar vinculación laboral
Elaborar contrato de
trabajo
Abrir carpeta de hoja de vida
al trabajador vinculado
Tramitar las afiliaciones al
Entregar copia de las
128
Fuente. Los autores, 2009
10.5 INDUCCIÓN
El Jefe de Talento Humano es el responsable de que los nuevos empleados conozcan la empresa a través de la
misión, visión, objetivos, políticas, reglamento interno de trabajo, normas de salud ocupacional y las funciones y
responsabilidades del cargo que va a desempeñar a partir del momento de la firma del contrato. Son estas razones
por las cuales se debe establecer un programa de inducción y acompañamiento al nuevo trabajador que incluya
toda la temática que se considere importante y deba conocer el nuevo trabajador con el fin de lograr que esta
persona que se integre a su puesto de trabajo y al entorno empresarial del que ahora forma parte.
129
Por lo anterior, se ha diseñado un formato en el cual se incluye un programa de inducción para FUMITORO LTDA,
el cual contempla los aspectos más relevantes de la empresa y las herramientas necesarias para que el nuevo
trabajador se integre a su puesto de trabajo.
TABLA 33. Inducción
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
NECESIDAD
Informar al trabajador la fecha en la cual iniciará
la inducción general y específica.
Comunicar el contenido de la inducción general y
de salud ocupacional al trabajador, de acuerdo
con el programa de inducción de la empresa.
Firmar como constancia formato Programa
inducción
Mostrar al trabajador las instalaciones de la
empresa y presentar a sus compañeros de
trabajo
Ubicar al nuevo trabajador su puesto de trabajo,
área de trabajo y presentar al jefe inmediato.
Iniciar la inducción específica al trabajador en su
puesto de trabajo (Ver Anexo 11. Formato Programa de
Inducción).
Firmar constancia de inducción general y
específica
Registrar las actividades de acompañamiento que
le sean brindadas al trabajador.
Entregar original de la constancia de inducción al
jefe de Talento Humano y copia al trabajador.
Archivar la constancia de inducción en la hoja de
RESPONSABLE
Jefe de Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Jefe de Talento
Humano/Trabajador nuevo
Jefe de Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Jefe inmediato.
Jefe inmediato.
Jefe de Talento Humano/Jefe
inmediato
Jefe inmediato
Jefe de Talento Humano
130
vida del trabajador. - FINFuente. Los autores, 2009
La Inducción general y específica se completará en el marco de los primeros 30 días de trabajo, para que sea
efectiva debe ser de calidad donde se brinde soporte y apoyo en las posibles falencias del nuevo colaborador. El
proceso de inducción deberá realizarse cuando el trabajador se traslade de puesto de trabajo.
Figura 30. Diagrama de Flujo Inducción.
5
Citar al trabajador para la
inducción general
Iniciar inducción específica
al trabajador
Firmar constancia de inducción
Comunicar al trabajador
los contenidos
establecidos en el
programa de inducción
Ubicar al nuevo trabajador
en su área y puesto de
trabajo
Registrar las actividades de
acompañamiento dadas al
trabajador
Mostrar instalaciones y
presentar compañeros de
trabajo
Entregar constancia de
inducción a Talento Humano
y copia al trabajador
Firmar constancia de
inducción
FIN
Fuente. Los autores, 2009
Archivar original constancia de
inducción en hoja de vida de
trabajador
103
Figura 31. Diagrama de Flujo Vinculación de personal FUMITORO LTDA.
SI
Se requiere
personal
INICIO
Diligenciar formato 001
“Requerimiento de personal”
Enviar requerimiento
a Talento Humano
Revisar planta de
personal, empleados
que cumplan
requerimiento
Recibir solicitud de
requerimiento de personal
2
NO
NO
FIN
SI
Promocionar la vacante a través
de las fuentes necesarias
Elaborar
cuestionario
Citar Aspirantes para
prueba de conocimientos
Recibir, revisar y clasificar
las hojas de vida recibidas
SI
NO
Evaluar al aspirante
entrevistado
SI
Comunicar los resultados
a los aspirantes
¿Se
seleccionó?
Agradece la participación
en el proceso
Inicia Vinculación y
contratación
4
NO
SI
¿Se requiere
presentar prueba
de conocimientos?
Citar aspirantes
para entrevista
Realizar
entrevista
Informar vacante a
todo el personal
Revisar el banco
de hojas de vida
Alimentar banco
de hojas de vida
Cumple
requerimientos
3
Elaborar Solicitud de
examen médico de ingreso
Recibir concepto médico
de ingreso en original
FIN
Verificar documentación para
iniciar vinculación laboral
NO
Archivar original del contrato en hoja
de vida y entregar copia al trabajador
Obtener las respectivas firmas
del contrato de trabajo
Abrir carpeta de hoja de
vida al trabajador vinculado
Elaborar contrato
de trabajo
FIN
Tramitar las afiliaciones al Sistema
general de riesgos profesionales
Entregar copia de las afiliaciones al trabajador
y archivar la copia del empleador
Entregar copia de las afiliaciones al trabajador
y archivar la copia del empleador
Ubicar al nuevo trabajador en
su área y puesto de trabajo
Iniciar inducción
específica al trabajador
Firmar constancia de inducción
Mostrar instalaciones y presentar
compañeros de trabajo
Elaborar carta para apertura de
cuenta bancaria para nómina
Firmar constancia
de inducción
Registrar las actividades de
acompañamiento dadas al trabajador
Asignar código personal al nuevo
empleado para el pago de nómina
Comunicar al trabajador los contenidos
establecidos en el programa de inducción
Entregar constancia de inducción a
Talento Humano y copia al trabajador
Citar al trabajador para
la inducción general
Archivar original constancia de inducción
en hoja de vida de trabajador
FIN
Fuente. Los autores, 2009
5
104
11. CONCLUSIONES
1. La empresa mediante la aplicación del procedimiento de vinculación
de personal podrá atraer al personal con las capacidades necesarias y
acordes con cada unos de los cargos, de tal forma que consolide y
garantice la efectividad de sus procesos.
2. Con un proceso de selección adecuado que responda a las
necesidades de la empresa y los requerimientos de los cargos a
desempeñar, se evitará la subutilización del recurso humano,
duplicidad de funciones y alta carga administrativa.
3. El compromiso gerencial con el que cuenta la empresa FUMITORO
LTDA es muy importante para su desarrollo, por ello, con el proceso
de vinculación de personal (reclutamiento, selección, inducción y
contratación) permitirá que se logre un mejoramiento continuo.
4. Con la implementación del procedimiento de vinculación de personal
generará mayor organización administrativa al interior de la empresa y
clarificación en las responsabilidades y funciones.
5. Un apropiado proceso de vinculación de personal estructurado y
adoptado por la empresa, apoyará de manera significativa el sistema
de calidad fundamentado en la planeación y mejoramiento continuo,
contando con el personal calificado que responda a las necesidades
de la empresa.
105
6. La implementación del Departamento de Talento Humano, permitirá
que las debilidades evidenciadas en la encuesta aplicada al personal
actual, sean cubiertas de forma organizada.
7. Con la identificación de los requerimientos mínimos para cada uno de
los cargos, los perfiles y funciones son la base fundamental para el
proceso de Reclutamiento, Selección, Inducción y Contratación del
personal, de tal forma que le permita a la empresa obtener resultados
favorables.
8. La implementación de un proceso de Selección permitirá que se
cumplan los pasos necesarios para determinar cuál o cuáles son los
candidatos más idóneos para desempeñar el cargo de acuerdo con las
necesidades de la empresa.
9. Con un programa de inducción establecido generará en los nuevos
empleados un sentido de pertenencia, que a su vez, apoye las
relaciones entre compañeros de trabajo y contribuya positivamente al
clima organizacional.
10. FUMITORO LTDA obtendrá mayores y mejores beneficios con
relación al cumplimiento de sus objetivos empresariales y de su
sistema de gestión de calidad, basado en la vinculación del personal
que garantice el cumplimiento de los requerimientos y necesidades de
la organización.
106
12. RECOMENDACIONES
Se recomienda a la empresa Fumitoro Ltda, incluir en su organigrama la
Jefatura de Talento Humano, y a su vez difundirlo dentro de la organización,
de tal forma que se reconozca por parte de todos los integrantes de la
empresa.
Para la implementación del Departamento de Talento Humano, se
recomienda contratar un Jefe de Talento Humano que cumpla con el perfil y
las funciones que el cargo requiere y las cuales se encuentran descritas, con
el fin de que cumpla con los procedimientos establecidos dentro de este
trabajo y a su vez busque continuar con su mejoramiento de acuerdo a las
necesidades que vaya presentando la empresa.
De igual forma para la implementación del Departamento se recomienda
difundir sus funciones, las cuales inicialmente serán direccionadas al proceso
de vinculación de personal donde se cumplan las etapas de Reclutamiento,
Selección, Inducción y Contratación; teniendo en cuenta este documento
donde se presentan cada uno de los procesos estructurados con lo que se
busca cumplir con las necesidades y los requerimientos de la empresa.
Se recomienda mantener actualizados los perfiles y funciones de los cargos,
y en caso de requerir la creación de un nuevo cargo diligenciar el formato
correspondiente, de esta forma le permitirá tener el conocimiento de cada
una de las funciones a desempeñar en la empresa.
107
Se recomienda tener en cuenta los Procedimientos Administrativos sugeridos
en el capítulo 5, el cual indica las normas generales para un adecuado
desarrollo en el proceso de vinculación del personal y sirva como guía a la
empresa, de esta forma ofrecer un personal calificado y con las capacidades
necesarias para ejercer el cargo asignado.
108
BIBILIOGRAFÍA
Bohlander, G., Snell, S. y Sherman, A. (2001). Administración de recursos
humanos. Mexico: International Thomson Editores.
Chiavenato, I. (2000). Introducción a la teoría general de la administración.
Mexico: Mc Graw Hill.
Chiavenato, I. (2004). Gestión del talento humano. Mexico: Mc Graw Hill.
Dolan, S. y Schuler, R. (1999). La gestión de los recursos humanos. Madrid:
Mc Graw Hill.
Fumitoro Ltda. (2008). Manual de calidad. Colombia.
Ivancevich, J.M. (1995). Human recource management. New York: Mc Graw
Hill.
Méndez, C. E. (2006). Metodología diseño y desarrollo del proceso de
investigación. Colombia: Mc Graw Hill.
109
República de Colombia. (2006). Código sustantivo de trabajo. Colombia:
Unión Ltda.
Rodríguez, M. C. y Martínez, C. A. (2006). Propuesta para la creación del
departamento de talento humano para la empresa M.R.G. E.U.
Tyson, S. y York, A. (1989). Administración de personal. Mexico: Trillas.
Werther, W. B. y Davis, K. (1996). Administración de personal y recursos
humanos. 5° ed. México: Mc Graw Hill
110
LISTA DE ANEXOS
Pág.
ANEXO 1. FORMATO ENCUESTA
1
ANEXO 2. FORMATO REQUERIMIENTO DE PERSONAL
3
ANEXO 3. FORMATO CONVOCATORIA DE PERSONAL
4
ANEXO 4. FORMATO CONTROL DE DOCUMENTOS
5
ANEXO 5. FORMATO BANCO DE HOJAS DE VIDA
6
ANEXO 6. FORMATO ENTREVISTA
7
ANEXO 7. FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES
8
ANEXO 8. INSTRUCTIVO EVALUACIÓN ASPIRANTES
9
ANEXO 9. FORMATO FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN
10
ANEXO 10. FORMATO DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN
12
ANEXO 11. FORMATO DOCUMENTACIÓN AFILIACIONES DEL
TRABAJADOR
ANEXO 12. FORMATO PROGRAMA DE INDUCCIÓN ENTREVISTA
13
14
1
ANEXO 1. FORMATO ENCUESTA
ENCUESTA INTERNA FUMITORO LTDA
El objetivo de esta encuesta es recopilar información para realizar un análisis
sobre el conocimiento que tienen los empleados de FUMITORO LTDA en cuanto a
determinados procedimientos que se llevan a cabo dentro de la empresa. Para ello
se le solicita marcar solo una respuesta en cada una de las preguntas de acuerdo
a su conocimiento.
1. ¿Cómo se vinculó usted a la empresa?
a.
b.
c.
d.
Por recomendación.
Por convocatoria.
A través de un outsourcing o bolsa de empleo
Otra. Cuál? ______________________
2. ¿Presentó algún tipo de prueba psicotécnica en el momento de la selección,
para el ingreso a la empresa?
SI __
NO __
3. ¿Qué departamento fue el encargado de realizar a usted la primera entrevista?
Departamento: ________________________
4. ¿Cuándo ingresó a la empresa recibió inducción, en la que se le comunicaran
la filosofía (política, misión, visión y objetivos), los procedimientos
administrativos y los aspectos de seguridad industrial en la empresa? (Si su
respuesta es afirmativa que departamento la realizó)
SI __ Departamento: ________________________
NO __
5. ¿Sabe usted a qué dependencia dirigirse para solicitar copia de las afiliaciones
de salud, pensiones y ARP?, si su respuesta es afirmativa escriba el
departamento.
SI __ Departamento: ________________________
NO __
6. ¿Conoce quién es la persona encargada de emitir las certificaciones laborales
y cuál es su cargo? (Si su respuesta es afirmativa escriba el nombre y
departamento)
SI __ Nombre:
Departamento:________________
____________________
NO __
2
7. ¿Si tiene problemas con su pago de nomina sabe a qué departamento debe
solicitar información? (Si su respuesta es afirmativa escriba el departamento)
SI __ Departamento: ________________________
NO __
8. ¿En caso de una incapacidad médica conoce a qué dependencia dirigirse para
realizar su trámite? (Si su respuesta es afirmativa escriba departamento)
SI __ Departamento: ________________________
NO __
9. ¿Conoce cuál es el departamento encargado de tramitar sus Cesantías cuando
las necesita? (Si su respuesta es afirmativa escriba departamento)
SI __ Departamento: _________________________
NO __
10. ¿En caso de tener problemas de comunicación con su jefe o un miembro del
equipo de trabajo, sabe a qué persona debe dirigirse?
SI __ Departamento: _________________________
NO __
11. ¿En caso de requerir un tema de capacitación para usted o su equipo de
trabajo conoce a qué departamento debe acudir? (Si su respuesta es afirmativa
escriba departamento)
SI __ Departamento: _________________________
NO __
3
ANEXO 2. FORMATO REQUERIMIENTO DE PERSONAL
Código:
Versión: 001
Página 1 de 1
Vigencia:
REQUERIMIENTO DE PERSONAL
Fecha:
Área o Dependencia:
Cargo o servicio solicitado:
Servicio Nuevo:
Reemplazo:
Justificación: (Describa claramente las razones de la solicitud y las actividades a realizar):
Duración de las labores:
Indefinido:
Duración de la actividad:
__________________________
__________________________
Firma del solicitante
VoBo Subgerente
PARA USO EXLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
Fecha recibido solicitud:
Modalidad de contrato:
Término fijo:
Fecha inicio reclutamiento:
Fecha inicio selección:
Fecha de entrevista:
Fecha de contratación:
Nombre aspirante seleccionado:
Número de identificación:
___________________________________
VoBo Jefe de Talento Humano
Indefinido:
4
ANEXO 3. FORMATO CONVOCATORIA DE PERSONAL
Fecha de Publicación:
Código:
Versión: 001
CONVOCATORIA DE PERSONAL
Página 1 de 1
Vigencia:
Convocatoria No.:_____ Año _____
Cargo o servicio solicitado:
Área o Dependencia Solicitante:
Perfil del cargo:
Funciones generales del Cargo:
Los interesados favor emitir su hoja de vida con las respectivas certificaciones de estudios y laborales a la
oficina de Talento Humano de FUMITORO LTDA, en horario de oficina (de 8:00 a.m a 5:30 p.m) a la siguiente
dirección Cra.92 No. 64c – 43 Bog. 51 Centro Empresarial El Dorado.
Recepción de hojas de vida:
Evaluación de hojas de vida:
Examen de Conocimientos:
Entrevista Personal:
Informe de Resultados:
Medios de publicación:
Carteleras internas:
Página Web:
Prensa:
Universidades:
___________________________________
VoBo Jefe de Talento Humano
5
ANEXO 4. FORMATO CONTROL DE DOCUMENTOS
Código:
Versión: 001
Página 1 de 1
Vigencia:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha apertura:
No
NOMBRE ASPIRANTE
Convocatoria No:____ Año _____
IDENTIFICACIÓN
PROFESIÓN
Cargo o servicio solicitado:
ESTUDIOS
COMPLETARIOS
Área o Dependencia Solicitante:
EXPERIENCIA
RELACIONADA
CUMPLE PERFIL
CARGO SOLICITADO
SI
NO
Fecha de cierre:
Pág. ___ de ___
___________________________________
VoBo Jefe de Talento Humano
6
ANEXO 5. FORMATO BANCO DE HOJAS DE VIDA
BANCO DE HOJAS DE VIDA
No
NOMBRE ASPIRANTE
IDENTIFICACIÓN
PROFESIÓN
ESTUDIOS COMPLETARIOS
Código:
Versión: 001
Página 1 de 1
Vigencia:
EXPERIENCIA
7
ANEXO 6. FORMATO ENTREVISTA
Código:
Versión: 001
ENTREVISTA
Página 1 de 1
Vigencia:
Nombres y Apellidos del candidato: _______________________________________
Fecha de nacimiento: _____________ Estado civil:____________
Número de hijos_______ Dirección ______________________________________
Teléfono________________ Celular____________
Estudios Realizado:
__________________________________________________________
Paso 1. Presentación.
• Presentación del entrevistado.
• Presentación de la empresa.
• Informar el perfil del cargo que se requiere.
Paso 2. Preguntas al candidato.
• ¿Tiene algún conocimiento de la empresa?
• ¿Cuál fue su último trabajo?
• ¿Causa del retiro?
• ¿Con quién vive?
• ¿Cuáles son sus fortalezas?
• ¿Cuáles son sus debilidades?
• ¿Qué hacen padres, hermanos, esposo?
• ¿Aspiración salarial?
• ¿Qué cargos y funciones ha desempeñado?
• Explicación de las funciones a desempeñar
Nota: Se debe tomar nota de la información suministrada por el candidato.
Paso 3. Despedida.
8
ANEXO 7. FORMATO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES
Código:
Versión: 001
EVALUACION DE ASPIRANTES
Página 1 de 1
Vigencia:
Nombre del aspirante:
Fecha:
Para el área o dependencia:
1. Evaluación Hoja de Vida:
Comentarios:
De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje
Numero de puntos ____
2. Entrevista Jefe Talento Humano
Comentarios:
De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje
Numero de puntos ____
3. Entrevista Jefe Inmediato
Comentarios:
De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje
Numero de puntos ____
4. Prueba escrita de conocimientos( sí aplica)
Comentarios:
De 1 a 5 donde 5 es el máximo puntaje
Total de puntos obtenidos ____
_____________________________
Firma Jefe Talento Humano
Numero de puntos ____
Continua con el Proceso Si ___ No ___
___________________________
Firma Jefe Inmediato
9
ANEXO 8. INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE ASPIRANTES
INSTRUCTIVO EVALUACION DE ASPIRANTES
Objetivo: Describir las actividades a realizar para llevar a cabo la evaluación de los
aspirantes a los cargos de la empresa Fumitoro ltda, para así apoyar eficientemente el
proceso de vinculación de personal.
Descripción del proceso: Este instructivo describe la forma de cómo realizar la entrevista y
su correspondiente evaluación y calificación a cada uno de los ítems planteados.
Procedimiento: El formato evaluación de aspirantes (Anexo 7) deberá ser diligenciado
teniendo como base los ítems denominados dentro del mismo, para ello se explicarán los
aspectos a evaluar dentro del formato por parte del Jefe de Talento Humano y el Jefe
inmediato.
1. Evaluación Hoja de Vida: El jefe de talento humano deberá revisar la hoja de vida del
postulado a la que asignará una calificación de acuerdo al cumplimiento de su perfil
para el cargo, para ello debe dar una calificación donde el evaluado obtendrá un
mínimo de 1 punto y un máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los
comentarios que crea necesarios.
2. Entrevista Jefe de Talento Humano: Para llevar a cabo la entrevista se debe utilizar el
Anexo 6. Formato Entrevista, con el fin de llevar acabo organizadamente la entrevista
de tal forma que no se omitan aspectos relevantes para la vinculación del personal,
para ello debe dar una calificación donde el evaluado obtendrá un mínimo de 1 punto y
un máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los comentarios que crea
necesarios.
3. Entrevista Jefe Inmediato: Al igual que en el punto anterior el Jefe Inmediato podrá
apoyarse para llevar a cabo la entrevista en el Anexo 6 Formato Entrevista de tal forma
que le permita dar una valoración objetiva sobre los resultados obtenidos, para ello
debe dar una calificación donde el evaluado obtendrá un mínimo de 1 punto y un
máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los comentarios que crea
necesarios.
4. Prueba escrita de conocimientos: Esta será diseñada por parte del Jefe de Talento
Humano junto con él Jefe Inmediato solamente en los casos que requiera por la
injerencia del cargo en el desarrollo de un proceso especifico, para tal efecto deberán
dejarla anexa al Formato Evaluación de Aspirantes como soporte, con la
correspondiente calificación donde el evaluado obtendrá un mínimo de 1 punto y un
máximo de 5 puntos y de ser necesario dejar por escrito los comentarios que crea
necesarios.
La evaluación de aspirantes se considera aprobada al obtener un mínimo de 13 puntos, esto
indicará que puede continuar con el proceso de vinculación.
10
ANEXO 9. FORMATO FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN
FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN
Código:
Versión: 001
Página 1 de 2
Vigencia:
DATOS GENERALES DEL EMPLEADO
APELLIDOS:
NOMBRES:
Espacio para Foto
No. IDENTIFICACIÓN:
GRUPO SANGUÍNEO:
RH:
DIRECCIÓN DE RESIDENCIA:
TELEFONOS:
BARRIO:
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:
LIBRETA MILITAR No.
ESTADO CIVIL:
DISTRITO:
No. HIJOS:
EDAD:
CLASE:
No. PERSONAS QUE DEPENDEN DE USTED:
INFORMACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL
NOMBRE DEL FONDO DE PENSIONES AL QUE PERTENECE: __________________________________
PRIMERA VEZ:
CAMBIO DE EMPLEADOR:
NOMBRE DE LA EPS A LA QUE PERTENECE: __________________________________
PRIMERA VEZ:
CAMBIO DE EMPLEADOR:
FONDO DE CESANTÍAS AL QUE PERTENECE:
DECLARACIÓN JURAMENTADA: Declaro bajo la gravedad de juramento que la información aquí suministrada es
exacta y veraz, además declaro que recibí toda la información para vincular a mi grupo familiar al sistema de
seguridad social y caja de compensación familiar.
__________________________________
Firma del empleado
__________________________
Cédula de Ciudadanía
11
FICHA TÉCNICA DE VINCULACIÓN
Código:
Versión: 001
Página 2 de 2
Vigencia:
PARA SER DILIGENCIADO POR LA EMPRESA
FECHA DE INGRESO:
CARGO:
TIPO DE CONTRATO: Fijo
Vence: _______________________
Indefinido
Valor del salario $ _______________
Auxilios Adicionales:
Transporte $ __________________
Alimentación $ __________________
Educativo
$ __________________
___________________________________
Jefe de Talento Humano
FECHA DE ELABORACIÓN:
___________________________________
VoBo Gerente
12
ANEXO 10. FORMATO DOCUMENTOS VINCULACIÓN LABORAL
Código:
Versión: 001
Página 1 de 1
Vigencia:
DOCUMENTOS VINCULACIÓN LABORAL
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
DOCUMENTO SOLICITADO
VERIFICACIÓN
Hoja de Vida
Fotocopias Cédula de Ciudadanía (4 copias)
Fotos 3 x 4 Fondo Azul (2 fotos)
Fotocopia de la tarjeta profesional
Fotocopia del diploma de estudios secundarios o de pregrado realizados de
acuerdo con el perfil del cargo.
Fotocopia del Acta de grado de estudios secundarios o de pregrado.
Fotocopia de certificaciones de los cursos realizados.
Fotocopia del diploma de estudios de posgrado realizados.
Fotocopia de las actas de grado de estudios de posgrado realizados.
Copia de la partida de matrimonio y registro civil de hijos menores de 18 años.
Certificación laboral del conyuge (especificando caja de compensación y EPS)
11.
OBSERVACIONES:
Fecha de verificación:
Encargado de verificación:
Nombre: ___________________________
Cargo:_____________________________
Firma:______________________________
_________________________
VoBo. Jefe de Talento Humano
13
ANEXO 11. FORMATO DOCUMENTACIÓN AFILIACIONES DEL TRABAJADOR
DOCUMENTACIÓN AFILIACIONES DEL
TRABAJADOR
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN HOJA DE VIDA
DOCUMENTO SOLICITADO
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Código:
Versión: 001
Página 1 de 1
Vigencia:
Afiliación a EPS
Afiliación al fondo de pensiones
Afiliación a ARP
Afiliación Caja de Compensación
Examen médico de ingreso
Carta apertura de nómina
Contrato de trabajo debidamente diligenciado y firmado
Certificado de inducción
Certificaciones de estudio realizados
VERIFICACIÓN
14
ANEXO 12. FORMATO PROGRAMA DE INDUCCIÓN
FORMATO INDUCCIÓN
Nombre del empleado:
Código:
Versión: 001
Página 1 de 1
Vigencia:
Fecha:
Área o dependencia:
TEMAS
Responsable: Jefe Talento
Humano
Vo.Bo. Responsable
Fecha:
Responsable: Jefe Talento
Humano
Vo.Bo. Responsable
Fecha:
Responsable: Jefe Talento
Humano
Vo.Bo. Responsable
Reconocimiento del puesto y
el área de trabajo
Fecha:
Responsable: Jefe
Inmediato
Vo.Bo. Responsable
Entrega de funciones y
recomendaciones
Fecha:
Responsable: Jefe
Inmediato
Vo.Bo. Responsable
Fecha:
Responsable: Jefe
Inmediato
Vo.Bo. Responsable
Dar a conocer la Misión,
Visión, objetivos y Políticas
Reconocimiento de las
instalaciones y áreas
comunes
Presentación de los
compañeros de trabajo y
superiores por departamentos
Entrega del puesto y
procedimientos para la
ejecución del mismo
Fecha:
_____________________________
Firma del Trabajador
___________________________
Firma Jefe Talento Humano
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
PARA LA EMPRESA FUMITORO LTDA, EN EL
PROCESO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL
MARITZA REAL
ALEXANDER BRUCE
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La vinculación de personal no tiene un proceso
estructurado para seleccionar a los empleados.
Síntomas
Causas
La empresa no cuenta con un departamento
de talento humano.
Pronóstico
El desgaste
recursos.
Control
Pronóstico
administrativo
y
de
Ofrecer
las
herramientas
necesarias para la vinculación
del personal.
FORMULACIÓN
¿Cómo diseñar e implementar el
departamento de Talento
Humano para la empresa
FUMITORO LTDA, en el proceso
de vinculación de personal?
OBJETIVO GENERAL
Diseñar e Implementar el
Departamento de Talento Humano
para la empresa FUMITORO LTDA,
en el proceso de vinculación de
personal.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
QUE SE VA HACER
Realizar un
diagnostico de la
empresa
POR MEDIO DE
La aplicación de una
encuesta
Diseñar los perfiles y De acuerdo a las
funciones de los
actividades que se
cargos
llevan a cabo
Diseñar los
procedimientos para
la vinculación de
personal
La estructuración de los
procesos de
reclutamiento,
selección, contratación
e inducción
PARA
Determinar la
necesidad del
Departamento de
Talento Humano
Definir los perfiles y
funciones de cada uno
Contribuir con la
estructura funcional de
la organización y la
maximización de sus
recursos
MARCO TEÓRICO
MARCO CONCEPTUAL
MARCO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACIÓN DE
PERSONAL
Administración y objetivos del
Talento Humano. Chiavenato
DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
Las personas constituyen el
principal activo de la
organización. Werther y Davis
ANÁLISIS DE CARGOS
Planificación y funciones.
Dolan y Schuler
MARCO REFERENCIAL
Reseña
Empresarial.
Filosofïa
Empresarial
Organigrama
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
VINCULACIÓN DE
PERSONAL
Proceso de la gestión del
Talento Humano. Chiavenato
El departamento de personal
en una organización pequeña.
Werther y Davis
Proceso de vinculación de
personal.
Chiavenato
FUMITORO LTDA
Nombre o Razón Social:
Sigla:
Dirección:
Teléfono:
Fax:
Página Web:
Tipo de Organización:
ELECTROFUMIGACION TORO
Y CIA LTDA
FUMITORO LTDA
CR 92 No. 64 C 43 BOD 51
Centro Empresarial el Dorado
4302022
2 231047
www.fumitoro.com
Sociedad Responsabilidad Ltda.
Fabricación y
Mantenimiento
de equipos
Exfoliación de
minerales
(Vermiculita)
FUMITORO LTDA
Formulación
Agroquímicos
Prestación de
servicios
Comercialización
de productos
ORGANIGRAMA FUMITORO LTDA
DISEÑO METODOLÓGICO
Tipo de investigación
Descriptiva
Identifica
Características
Buscar aspectos
Relevantes
Procesos de la
Empresa
Para realizar un
Diagnóstico
La encuesta
DISEÑO METODOLÓGICO
Población
11 administrativos
48%
12 operativos
52%
23 Empleados
100%
Muestra
DIAGNOSTICO
PRELIMINAR DE
LA EMPRESA
FUMITORO LTDA
DIAGNOSTICO
PRELIMINAR DE
LA EMPRESA
FUMITORO LTDA
CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS
1. El organigrama que posee la empresa es poco funcional y
muy estructurado.
2. Carece de un departamento de Talento Humano.
3. La empresa no tiene definidas las funciones de los cargos.
4. Las entrevistas se realizan en un 52.2% por el subgerente.
5. La empresa no cuenta con un programa de inducción
formal.
6. Para los empleados no son claras las funciones que
desarrollan cada uno de los departamentos.
7. No hay un conducto para la resolución de conflictos
internos.
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
Proceso de
Inducción
Proceso de
Selección
Proceso de
Contratación
Planeación
Dep. Talento
Humano
Proceso de
Reclutamiento
Vinculación
de Personal
ORGANIGRAMA PROPUESTO
Fuente: Los autores, 2009
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
¾ Misión del Departamento
¾ Diseño de perfil y funciones del Jefe
de Talento Humano
FUMITORO LTDA
PERFIL Y FUNCIONES DEL CARGO
CARGO: JEFE DE TALENTO HUMANO
UBICACIÓN: Área administrativa
JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y finanzas
OBJETIVO DEL CARGO: Realizar un adecuado proceso de vinculación de personal
basado en el reclutamiento, selección, inducción y contratación; para suministrar a la
empresa empleados capacitados que se desempeñen en los cargos requeridos con
responsabilidad, y orientando su actividad hacia su desarrollo, crecimiento y bienestar.
PERFIL:
1. Grado de educación: Profesional en carreras Administrativas; Psicología;
Administración de Empresas; Ingeniería Industrial con especialización en Talento
Humano.
2. Experiencia: Tres (3) años o más en el área de recursos humanos o cargos
similares.
3. Habilidades:
Conocimientos y manejo de temas de legislación laboral.
Habilidades para integrar y conciliar con los empleados.
Capacidad de escucha y observación.
Ser un líder y tener manejo de personal.
FUNCIONES:
a. Reclutar, seleccionar y contratar el personal idóneo que se requiera en la empresa o
cuando se presente una vacante.
b. Realizar inducción al personal que ingresa a la empresa.
c. Velar por el cumplimiento de las normas generales del reglamento interno de trabajo.
d. Elaborar la nómina y demás liquidaciones de prestaciones sociales de los empleados.
e. Elaborar contratos y tramitar afiliaciones de EPS, Pensión, ARP y caja de compensación.
f. Liquidar los pagos de EPS, ARP y pensión diligenciando las planillas respectivas.
g. Aprobar liquidaciones definitivas de personal.
h. Solucionar las inconformidades del personal y/o tramitarlas.
i. Asesorar a los empleados en lo relacionado con pagos, certificaciones y desarrollo
laboral y profesional dentro de la empresa.
j. Cumplir con todas las normas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.
k. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las asignadas por su jefe.
RESPONSABILIDADES:
a. Aplicar normatividad laboral y reglamento interno.
b. Promover diferentes programas de capacitación.
c. Atender las necesidades laborales de los empleados.
d. Mediar en la resolución de conflictos.
e. Administrar la valoración de cada puesto de trabajo.
f. Organizar eventos sociales, culturales y deportivos.
g. Realizar planes de inducción para los nuevos empleados.
h. Promover e impulsar culturas de trabajo.
i. Visitar unidades de trabajo y presentar informes.
j. Mantener actualizada la base de datos de los trabajadores.
RIESGO DE TRABAJO: Locativo (incendio, instalaciones eléctricas), Físico (iluminación,
temperatura, ruido), Ergonómico (hábitos posturales inadecuados) y Psicolaborales (carga
mental y laboral elevada).
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
¾ Diseño de perfil y funciones de
•
•
•
•
•
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Externo
de Gerencia
Administrativo y de Finanzas
Comercial
de Operaciones
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
¾Presupuesto
PROCESO DE VINCULACIÓN
DE PERSONAL
Necesidad de personal
SI
INICIO
Se
requiere
personal
Diligenciar formato 001
“Requerimiento de
personal”
NO
Enviar requerimiento
a Talento Humano
FIN
Fuente: Los autores, 2009
2
PROCESO DE VINCULACIÓN
DE PERSONAL
Reclutamiento de personal
Informar vacante a
todo el personal
2
SI
Revisar planta de
personal,
empleados que
cumplan
requerimiento
Recibir solicitud de
requerimiento de
personal
Promocionar la vacante a
través de las fuentes
necesarias
NO
Recibir, revisar y clasificar
las hojas de vida recibidas
Revisar el banco de
hojas de vida
FIN
Alimentar banco de
hojas de vida
NO
Cumple
requerimientos
SI
Fuente: Los autores, 2009
3
PROCESO DE VINCULACIÓN
DE PERSONAL
Elaborar
cuestionario
3
Citar Aspirantes para
prueba de conocimientos
SI
¿Se requiere
presentar
prueba de
conocimientos?
Citar aspirantes
para entrevista
NO
Selección de
personal
Realizar
entrevista
Comunicar los resultados a
los aspirantes
Evaluar al aspirante
entrevistado
SI
Inicia Vinculación y
contratación
¿Se
seleccionó
4
NO
Agradece la
participación en el
proceso
FIN
Fuente: Los autores, 2009
PROCESO DE VINCULACIÓN
DE PERSONAL
Contratación de personal
4
Elaborar Solicitud de
examen médico de
ingreso
Obtener las respectivas
firmas del contrato de trabajo
Recibir concepto médico
de ingreso en original
Verificar documentación para
iniciar vinculación laboral
Elaborar contrato de
trabajo
Abrir carpeta de hoja de vida
al trabajador vinculado
Archivar original del contrato
en hoja de vida y entregar
copia al trabajador
Tramitar las afiliaciones al
Sistema general de riesgos
profesionales
Entregar copia de las
afiliaciones al trabajador y
archivar la copia del empleador
Asignar código personal al
nuevo empleado para el
pago de nómina
Elaborar carta para
apertura de cuenta
bancaria para nómina
Entregar copia de las
afiliaciones al trabajador y
archivar la copia del empleador
FIN
5
Fuente: Los autores, 2009
PROCESO DE VINCULACIÓN
DE PERSONAL
5
Inducción de personal
Citar al trabajador para la
inducción general
Iniciar inducción específica
al trabajador
Comunicar al trabajador los
contenidos establecidos en
el programa de inducción
Ubicar al nuevo trabajador
en su área y puesto de
trabajo
Firmar constancia de
inducción
Mostrar instalaciones y
presentar compañeros de
trabajo
FIN
Fuente: Los autores, 2009
Firmar constancia de inducción
Registrar las actividades de
acompañamiento dadas al
trabajador
Entregar constancia de
inducción a Talento Humano y
copia al trabajador
Archivar original constancia de
inducción en hoja de vida de
trabajador
CONCLUSIONES
1. La empresa mediante la aplicación del procedimiento de
vinculación, consolidado y garantizará la efectividad de sus
procesos.
2. Con un proceso de selección que responda a las necesidades
y los requerimientos de la empresa, se evitará la
subutilización del recurso humano.
3. Con la implementación del procedimiento de vinculación de
personal generará mayor organización administrativa.
4. Con un proceso de vinculación de personal estructurado y
adoptado por la empresa, apoyará de manera significativa el
sistema de calidad.
5. La implementación del Departamento de Talento Humano,
permitirá que las debilidades evidenciadas en la encuesta
aplicada al personal actual, sean cubiertas de forma
organizada.
CONCLUSIONES
6. Con la identificación de los requerimientos mínimos para cada
uno de los cargos, los perfiles y funciones son la base
fundamental.
7. La implementación del proceso de vinculación permitirá que se
cumplan los pasos necesarios para determinar cuál o cuáles son
los candidatos más idóneos.
8. Con un programa de inducción establecido generará en los
nuevos empleados un sentido de pertenencia.
9. FUMITORO LTDA obtendrá mayores y mejores beneficios con
relación al cumplimiento de sus objetivos empresariales y de su
sistema de gestión de calidad.
RECOMENDACIONES
9 Se recomienda a la empresa Fumitoro Ltda, incluir en su
organigrama la Jefatura de Talento Humano.
9 Para la implementación del Departamento de Talento Humano, se
recomienda contratar un Jefe de Talento Humano que cumpla con el
perfil y las funciones.
9 De igual forma para la implementación del Departamento se
recomienda difundir sus funciones, las cuales inicialmente serán
direccionadas al proceso de vinculación.
9 Se recomienda mantener actualizados los perfiles y funciones de los
cargos, y en caso de requerir la creación de un nuevo cargo
diligenciar el formato correspondiente.
9 Se recomienda tener en cuenta los Procedimientos Administrativos
sugeridos en el capítulo 5, el cual indica las normas generales para un
adecuado desarrollo en el proceso de vinculación del personal.
GRACIAS