INDUCCION AL MANEJO DE ARCHIVOS PRIMER MODULO BIENVENIDOS

INDUCCION AL MANEJO
DE ARCHIVOS
PRIMER MODULO
BIENVENIDOS
2009
OBJETIVO GENERAL
Orientar a los responsables de proyectos de archivo, en el
uso y manejo de su información.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Los responsables de los proyectos de archivo aplicarán
los conocimientos adquiridos para llevar un adecuado
control de la información que generan día con día.
MODULO I
CONCEPTOS DE ARCHIVO
ARCHIVO
Conjunto de documentos resguardados en un
espacio físico por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos
de cualquier índole, los cuales se conservan y
custodian para servir de referencia, testimonio y
fuente mas sólida de información, para la mejor
toma de decisiones de las personas o instituciones
que los produjeron.
1
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Proceso por el cual nos permiten controlar el uso de los
documentos de manera eficiente a lo largo de su existencia
por 3 fases o etapas.
FASE SEMIACTIVA
FASE ACTIVA
Archivo Trámite
Archivo Concentración
Valores primarios
FASE INACTIVA
Archivo Histórico
Valores secundarios
- Administrativo
- Evidencial
- Contable
- Testimonial
- Fiscal
- Informativo
- Legal
TIPOS DE ARCHIVO
 ARCHIVO DE TRÁMITE
Unidad responsable de la administración de documentos
en gestión y de uso cotidiano, que son necesarios para el
ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa.
Ejemplo:
Pólizas de diario
Facturas fiscales
3
 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Unidad responsable de la administración, guarda y
custodia de documentos, expedientes y cajas de archivo,
cuyas consultas son esporádicas por parte de las unidades
administrativas de la dependencia y permanecen en el
archivo hasta su destino final.
Ejemplo: Todas las cajas que son recibidas al término
de su gestión o año administrativo fiscal o contable.
4
 ARCHIVO HISTÓRICO
Unidad responsable de administrar, resguardar y custodiar
la memoria documental de una institución pública o privada,
con la finalidad de describir y divulgar la información en
diferentes medios como son:
Ejemplo: La digitalización, microfilmación, y fotocopiado de
la documentación.
5

El Cuadro de Clasificación Archivística.

El Catalogo de Disposición Documental.


Los Inventarios Documentales Generales,
Transferencia y Baja Documental.
Guía Simple de Archivo.

El cuadro general de clasificación
documental es el instrumento técnico que
refleja la estructura de un archivo con
base a las atribuciones y funciones de
cada dependencia o entidad
1.
2.
3.
Es la Operación Intelectual y Mecánica por la que
Diferentes
Agrupaciones
Documentales
se
Relacionan de Forma Jerárquica con Criterios
Orgánicos o Funcionales para Revelar su Contenido
e Información.
Clasificarlos por su tipología documental.
Dar inicio a la organización de cada una de las
series documentales que se tengan, considerando
los siguientes sistemas de clasificación:
◦ - Alfabético - Cronológico- Numérico

Es Dividir o separar un conjunto de
elementos estableciendo Clases, Grupos o
Series, de tal ,amera que dichos grupos
queden integrados formando parte de la
estructura un todo:
FONDO

Conjunto
de
documentos
producidos
orgánicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica.
FONDO
SECCION

Son las divisiones del Fondo, basada en las
atribuciones de cada dependencia o entidad
de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.
FONDO
SECCION
SERIE



Es un conjunto de expedientes de estructura
y contenido homogéneo.
De quien? De un mismo órgano o sujeto
productor.
Cuando? En el ejercicio de sus atribuciones o
funciones especificas



Unidad de documentos reunidos ya sea por el
productor
o
durante
un
proceso
de
Organización archivística.
El expediente es generalmente la unidad Básica
de la serie.
Documentos Agrupados en razón a un tema,
no por tramitación de un asunto.




FUNCIONES COMUNES:
Acciones Administrativas que sirven de
apoyo para el ejercicio de las competencias
para las que ha sido creado el organismo.
FUNCIONES SUSTANTIVAS:
Acciones administrativas que constituyen la
razón de ser del organismo.
GRACIAS
POR SU ATENCIÒN