Historias laborales y si se puede reemplazar digitalmente

Ref. 1-2015-1950 - 1455/2015/SGC - 410
Asunto: Obligatoriedad de mantener las historias laborales y si se puede reemplazar por archivos
digitales?
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 1-2015-1950
relacionada sobre la obligatoriedad de mantener las historias laborales de las entidades públicas en copia
dura, se puede reemplazar por archivos digitales? Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los
siguientes términos:
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la Nación
viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías y de hecho por
la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública
y la Presidencia de la República.
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El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000
! Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa
de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de documentos
electrónicos de archivo.
El Acuerdo 002 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación establece los criterios
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de
archivo.
La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación ! AGN, refiere las
recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de
gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se
originan en sistemas de información deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de
las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la
Entidad.
La Circular Externa No. 005 de 2012 emitida por el AGN, establece las recomendaciones para
llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la
iniciativa cero papel.
El Archivo General de la Nación, ha conceptuado que "#$#% &'(#% '&$)&% *+,-.&/(#0% 12)'(+$)#'% 0#3+$#0&'45%
deben conservarse debidamente organizadas y en sus soportes originales, por un periodo de por lo
menos 80 años posteriores a la prestación del servicio por parte del trabajador, debido a los efectos
legales que estos archivos puedan tener para el reconocimiento y pago de la pensión, para las decisiones
de instancias judiciales, en el marco de la garantía y salvaguarda del derecho fundamental a la seguridad
social, y porque este tipo de expedientes aportan a la investigación histórica en el campo de la ciencias
sociales.
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En consecuencia, se infiere que se debe realizar un análisis de la producción documental para
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0#3+$#0&'45% #'7% ,+.+% "#$#% 0#'% *&.='% '&$)&'% documentales, de tal manera que se pueda identificar el
tratamiento que se le va a dar a los documentos en medio físico o electrónico, sin que pierda sus
características y propiedades que le den su valor probatorio a lo largo de su ciclo vital.
Por otro lado, tal como se establece en la Circular Externa 002 de 2012, la adopción de tecnologías de
información y las comunicaciones (TIC) particularmente en este caso de las historias laborales y demás
series documentales; por parte de la administración implica generar y procesar documentos electrónicos
y estos deben ser soportados por procesos y controles formales; por lo cual, en primera instancia se
recomienda a las áreas de archivo y correspondencia en las entidades públicas, que es un deber
articularse con otras áreas de la entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el
propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a
ser más eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando los
procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales propias
de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos, entendiendo que
el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la integración de los recursos:
humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos que señala
la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar
los procesos de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental,
para garantizar la protección del patrimonio documental digital de nuestro país.
Agradecemos su interés por el tema, y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas para
archivos http://www.archivogeneral.gov.co igualmente a participar activamente en los eventos de
formación y capacitación que el Archivo General de la Nación desarrolla a través del Sistema Nacional de
Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma progresiva a las
entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una adecuada administración de
la gestión documental.
Cordialmente,
RUTH HELENA VALLEJO SIERRA
Subdirectora del Sistema Nacional de Archivos
Encargada de las funciones de la Subdirección de TIADE
Anexos: N/A
Proyectó: Carolina Muñoz Ramírez ! Profesional Universitario del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Revisó:
Jorge Eduardo Alzate Cortés ! Coordinador del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Archivado en: Archivo de Gestión. TIADE
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