Concepto ordenación de expedientes de contratos y derechos de

Ref. 1-2013-6017 - 110/2014/SGC - 400
ASUNTO: Concepto ordenación de expedientes de contratos y derechos de petición.
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12013-6017 en la cual solicita un concepto para consolidar un sistema de gestión documental
enmarcado en los principios normativos y teóricos de la archivística, así como sobre la
aplicabilidad del Artículo 36 de la Ley 1437 de 2011. Al respecto nos permitimos señalar lo
siguiente:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
Con relación al punto !"#$ %&'()*(&+$ ,-$ .,/0'0+()*102'$ ,-$ 3-14)+&+5$ es importante mencionar
que la obligatoriedad en la creación y conformación de expedientes se da a partir de las
funciones y procesos de las áreas, que se reflejan en los cuadros de clasificación documental y
la tabla de retención documental, instrumentos que deben ser adoptados por la entidad; ahora
bien, el expediente se debe crear desde el primer momento que se inicia un trámite, actuación o
procedimiento, hasta la finalización del mismo, abarcando los documentos que se generen
durante la vigencia e incluso en consideración a la prescripción de las actuaciones
administrativas, fiscales y penales; es decir los expedientes se conforman con la totalidad de los
documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o
procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben
agruparse formando series o subseries documentales.
Adicionalmente, la ordenación a nivel de expediente debe ser adoptada teniendo un orden
lógico y apropiado de acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales y
❊❙❚❆❇▲❊❈■▼■❊◆❚❖ +,❇▲■❈❖ ❆❉❙❈❘■❚❖ ❆▲ ▼■◆■❙❚❊❘■❖ ❉❊ ❈❯▲❚❯❘❆
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técnicas de los documentos de archivo, aplicando métodos acordes con las características
diplomáticas de los mismos, tal como lo menciona el literal d) del parágrafo del artículo 10° del
Acuerdo No. 005 de 2013 del AGN, pero en todo caso respetando el principio de orden original,
que no es otro que el de mantener la secuencia del trámite, la cual se debe respetar a lo largo
de todo el ciclo de vida tanto de los documentos de archivo como de los expedientes.
Ahora bien, en relación con la solicitud de información de si es procedente ubicar los tipos
documentales en cada expediente contractual de administración de recursos de la siguiente
forma:
!
!
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!64-$ -70+(*'$ ,&+$ *+4'(&+$ ,-'()&$ ,-8$ 1&'()*(&9$ 8*$ :*)(-$ 1&'()*1(4*8$ ;$ 8*$ :*)(-$ ,-$ :*<&+=$
ubicadas en unidades de conservación diferentes pero integradas físicamente en el mismo
1&'()*(&5#
!>),-'*)$1)&'&8ógicamente las unidades de conservación con pagos conservando el mismo
12,0<&$,-8$1&'()*(&5#
!>)<*'0?*)$ 1)&'&82<01*/-'(-$ 8*$ :*)(-$ :)-1&'()*1(4*8$ ;$1&'()*1(4*8$1&'$ (&,&+$ 8&+$ -+(4,0&+$;$
documentos previos al contrato, el contrato o convenio y los demás docum entos
relacionados con adiciones, prórrogas, otrosíes, decretos de nombramiento en encargo o
por cambio de ordenador del gasto, tarjetas de firmas!""""""
Es importante que el Instituto en cumplimiento con las normas establecidas por el AGN y a
través de la responsabilidad que tiene el Secretario General y el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo y el Comité Interno de Archivo, según el caso, formule la política de
archivo y gestión documental con sujeción a lo establecido en la Ley General de Archivos y en
especial lo señalado en el artículo 6° del Decreto 2609 de 2012 y estar acorde con sus propias
características y necesidades, administrativas, funcionales, documentales, legales y fiscales.
Por lo anterior, su propuesta de conformación de los expedientes de contratos mencionados,
deberá hacerse de conformidad con lo dispuesto en la política de archivo y de gestión
documental del Instituto y estar armonizada con los otros sistemas administrativos y de gestión
establecidos en la entidad o por el Gobierno Nacional. Resulta procedente que en este caso, se
modifique el proceso que da origen a los documentos de forma que se adopte la política de
conformación de un capítulo dentro del expediente contractual, conformado con los documentos
de pago, y dicha política se expida mediante acto administrativo, que en este caso puede ser el
mismo manual de contratación.
En caso de ser necesario que el Comité Técnico de Archivo del Instituto adopte la decisión
propuesta en su comunicación, debe quedar claro que aplicará para los expedientes que en
adelante se creen o conformen, para evitar costos innecesarios en la intervención de
expedientes que se encuentran cerrados.
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Con relación al punto !@#$ %&'1-:(4*)$ +&A)-$ 8*$ *:801*A080,*,$ ,-8$ .)(B148&$ CD$ ,-$ 8*$ E-;$ "FCG$ ,e
@H""5$ es importante señalar que #$%" &'()(*+$%" ,(" -(./*/01!2" %(" *$1%./.34(1" (1" 315" %()/("
documental que se deriva del cumplimiento de la función asignada al área responsable de su
trámite y custodia; en consecuencia, se recomienda que la entidad acorde con su cuadro de
clasificación documental y la tabla de retención documental debidamente aprobada, defina los
mecanismos necesarios para la organización (ordenación, clasificación y descripción), control y
consulta de la respectiva serie documental.
Si bien es cierto, los derechos de petición están considerados como una serie documental, en
algunos casos se constituyen en un tipo documental dentro de un expediente conformado en la
entidad, lo que hace necesario la adopción de directrices para mantener físicamente la
integridad de los mismos, como por ejemplo generar una copia tanto del derecho de petición
como de su respuesta que se incorpore al expediente, manteniendo así la secuencia del
trámite, el vínculo archivístico y la integridad del expediente, sin detrimentos de la aplicación de
otras prácticas archivísticas, procedimientos o medidas que permitan mantener el vínculo entre
#$%",$*36(1.$%",("#5"7()/("'$*36(1.5#"&'898:;<7"'8"=8>?:?<@!"4"#5%"7()/("'$*36(1.5#"5"
la cual pertenecen los otros expedientes.
Igualmente conviene recordar algunas disposiciones legales y técnicas que sugerimos tener en
cuenta para cuando el Comité Técnico de Archivo estudie las modificaciones a la política de
archivo y de gestión documental a que hace mención su consulta:
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
1. En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de
la Nación viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la
República.
2. El Acuerdo 005 del 2013 expedido por el AGN, establece los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas.
8#"A).B*3#$"C"%(D5#5"E3("&Las entidades públicas deben establecer procesos de ordenación
documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una
de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia
establecido en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental!F
⑨⑩❶❷❸❹⑨❺❻❼❻⑨❽❶❾ ❿➀❸❹❻❺❾ ❷➁⑩❺➂❻❶❾ ❷❹ ❼❻❽❻⑩❶⑨➂❻❾ ➁⑨ ❺➃❹❶➃➂❷
➄➄➄➅➆➇➈➉➊➋➌➍➎➏➎➇➆➐➅➍➌➋➅➈➌➑➊➏➒➓ ➔➏→➌➇➣➆➈➊↔➏ ➆➐ ➈➊↕➙➆➙➆➏➌➛ ➜➊➜➝➎➣➆ ➙➎ ➞➎➝➊➈➊➌➏➎➜➛ ➟↕➎➠➆➜ ➡ ➇➎➈➐➆➣➌➜➢
➈➌➏➝➆➈➝➌➤➆➇➈➉➊➋➌➍➎➏➎➇➆➐➅➍➌➋➅➈➌➥➇➆➅ ➦ ➧➨ ➦➩➫➭ ➯➎➐➓ ➲➳➵ ➳➵➵➵ ➺➆➻➓ ➲➲➼ ➳➽➭➫ ➾➌➍➌➝➚➛ ➥➌➐➌➣➪➊➆➅ ➧➔➯➓ ➵➽➽➭➳➵➵➲➶➩➦
El Parágrafo del Artículo 10, determina los diversos niveles de ordenación, entre ellos a
nivel de expediente y de tipos documentales, así:
&La ordenación a nivel de expedientes: debe ser adoptada teniendo un orden lógico
y apropiado de acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales
y técnicas de los documentos, aplicando métodos acordes con las características
diplomáticas de los documentos.
La ordenación por tipos documentales: Se determina por el principio de orden
original, el cual consiste en que cada documento que conforma el expediente, debe
estar ubicado en el lugar correspondiente de acuerdo con el momento de su
producción o el trámite administrativo que dio lugar a la generación del mismoF!"
El A).B*3#$" GH" &Descripción documental de actos administrativos, contratos y otras series
documentales y expedientes compuestos!" (1" (#" =5)IJ)5K$" L1/*$" (%.5M#(*(" E3(" &Es
obligación de los responsables de las diferentes oficinas o unidades administrativas en las
entidades públicas, impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y
diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, en la cual se
lleve el registro individual de los documentos que lo conformanFFF!"""""
3. El derecho de petición está consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política de
Colombia y reglamentado en el artículo 13 1 de la ley 1437 de 2011, Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual define que !Toda
actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho
de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario
invocarlo. Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un
derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, pedir
información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas,
I4-J*+=$,-'4'10*+$;$)-18*/&+$-$0'(-):&'-)$)-14)+&+5#$(Resaltado fuera de texto)
Finalmente le informamos que esta Subdirección realizó la identificación de las principales
normas técnicas internacionales de diferentes organismos de normalización como: ISO,
AFNOR, BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOR, Australian Standard, las cuales se irán poniendo
paulatinamente a disposición del público para su consulta. La identificación involucra temas
como gestión de documentos, sistemas de información, almacenamiento, repositorios digitales,
medios ópticos, ente otros.
1
Confrontar: CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-818 de Noviembre 1º de 2011. Resuelv e tercero. Inexequibles artículos 13 a
33. Inexequibilidad diferida hasta diciembre 31 de 2014.
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A partir de la identificación se creó una matriz, la cual podrá consultar
http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas-y-publicaciones/herramientaslineamientos
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto.
Cordialmente,
LILLIANA M AYORGA TOVAR
Encargada de las Funciones
Subdirección de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos. N.A.
Copia: N.A.
Proyectó: Wilson Ramiro Sánchez, Profesional GGDAE (TIADE) N AGN.
Jorge William Triana Torres, Coordinador GGDAE ( TIADE) N AGN.
Revisó: Lilliana Mayorga Tovar, Encargada de las Funciones de la Subdirección TIADE N AGN.
Archivado en: Oficina Asesora Jurídica N Serie Documental: Conceptos Técnicos.
REGISTRO ELECTRONICO
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