organización de diez (10) metros lineales de historias laborales del

ORGANIZACIÓN DE DIEZ (10) METROS LINEALES DE
HISTORIAS LABORALES DEL PERSONAL INACTIVO
DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE PRESTACIONES
SOCIALES Y NÓMINA DE LA GOBERNACIÓN DE
ANTIOQUIA
MARCELA GAVIRIA
Estudiante de Archivística de la Universidad de Antioquia
RESUMEN:
En este relato de práctica académica se presenta el proceso desarrollado y cada uno de los procedimientos
utilizados para el logro de la organización de diez (10) metros lineales de Historias Laborales del personal
inactivo de la Gobernación de Antioquia, proyecto a cargo de la Dirección de Prestaciones Sociales y
Nómina; proyecto que surge a partir de la necesidad de contar con un archivo bien constituido para el acceso
a la información. Se enfoco en identificar, unificar, ordenar, ubicar y elaborar un inventario con el fin de
conformar las Historias Laborales de conformidad con la Circular del Departamento Administrativo de la
Función Pública y el Archivo General de la Nación 004 del 2003.
PALABRAS CLAVES: Historias Laborales, Inventario único Documental, Organización Documental,
Archivo, Normatividad Archivística, Dirección de Prestaciones Sociales y Nómina.
SECRETARÍA DE GESTIÓN HUMANA Y DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Calle 42B 52-106 Piso 6, oficina 610 - Tels: (4) 3838931
Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra)
Medellín-Colombia-Suramérica
Las Historias Laborales representan y hacen
Introducción.
parte de la construcción de la memoria histórica
Para la ejecución del proyecto organización de
de una entidad, en este caso la Gobernación de
diez (10) metros lineales de Historias Laborales del
Antioquia, por lo tanto intervenir este archivo
personal inactivo de la Gobernación de Antioquia se
fue un acto consiente por
tuvo
patrimonio documental.
en
cuenta
la
normatividad
vigente
conservar
el
colombiana, específicamente el artículo 34 de la
Los archivos son una herramienta indispensable
Ley 734 de 2002 que establece como deberes de
para la gestión administrativa, en este caso el
todo servidor público el de "Custodiar y cuidar la
servicio que presta el “Archivo Personal"
documentación e información que por razón de
internamente es la consulta para la Dirección de
su empleo, cargo o función conserve bajo su
Personal
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o
peticiones, verificaciones, certificados de pago,
evitando
constancias laborales se ven beneficiados al
la
sustracción,
destrucción,
1
que
por
solicitudes,
reclamos,
ocultamiento o utilización indebidos" , además
acceder al archivo y la
de lo establecido en el numeral 13 del artículo 35
Prestaciones Sociales por las cuotas partes, es
de la misma Ley, en cuanto la prohibición de
decir recopilación de información del personal
ocasionar daños a los expedientes y documentos,
inactivo para jubilaciones y demás diligencias.
en concordancia con lo referido en la Ley
El archivo
General de Archivos 594 de 2000. Se puede
externos como ex empleados o familiares de
entender que los empleados públicos al ser
aquellos trabajadores que por razones de salud o
desvinculados deben dejar sus respectivos
fallecimiento necesitan algún certificado.
Dirección de
también es útil a los usuarios
expedientes a cargo de la entidad. Por tanto, en
la Dirección de Prestaciones Sociales y Nómina
Es clara la importancia del archivo tanto para la
se quiso cumplir con las disposiciones de la Ley,
entidad como para la sociedad, pues estos
conservando
expedientes juegan un papel protagónico en el
organizadas
las
Historias
Laborales.
funcionamiento de dichas Direcciones y de la
Gobernación misma. De allí surge la necesidad
de procurar mantener la integridad física de los
1
COLOMBIA. Congreso de la República (2002). Ley
734.
documentos, para evitar cualquier pérdida de
SECRETARÍA DE GESTIÓN HUMANA Y DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Calle 42B 52-106 Piso 6, oficina 610 - Tels: (4) 3838931
Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra)
Medellín-Colombia-Suramérica
información, que implique problemas legales en
conforman el expediente, la ordenación se hizo
las entidades.
con base en la Circular 004 de 2003 del Archivo
Las Historias Laborales al ser de carácter
General de la Nación que establece ordenar el
privado contienen tipos
contenido
documentales que
de
cada
Historia
Laboral
reflejan actos fiscales, jurídicos, legales y que en
cronológicamente, respetando el principio de
algún momento son consultados para efectos
orden original, orden en que fue producido cada
especiales, lo que permite entonces el proceso
folio, y realizar una hoja de control, en la cual
archivístico de organización es que de forma
se identifica el funcionario al que corresponde la
ágil, fácil y segura se pueda prestar el servicio de
Historia Laboral, se especifica el contenido de
acceso a la información.
cada expediente, las fechas extremas y el número
total de folios. Y finalmente para continuar con
el proceso en la descripción se utilizo el Formato
Alcance.
Único de Inventario Documental, en el cual se
Inicialmente el objetivo principal del proyecto
registro cada expediente debidamente ordenado,
fue la organización de diez (10) metros lineales
con el fin de recuperar la información de forma
de Historias Laborales del personal inactivo del
exacta.
Archivo de la Dirección de Prestaciones Sociales
y Nómina de la Gobernación de Antioquia, con
Logros e impactos obtenidos.
el fin de mejorar el servicio de consulta y el
estado de conservación de la documentación.
Con la realización de este proyecto se logro la
identificación de los tipos documentales de
Métodos y prácticas implementados.
1.205 expedientes.
Para mejorar el estado físico de los documentos
La metodología utilizada para el logro del
y evitar la pérdida de información, se retiro todo
objetivo principal fue la aplicación del proceso
el material abrasivo (grapas, clips, legajadores
de Organización Documental, el cual consistió
metálicos), elementos que puedan afectar la
en realizar la clasificación de los documentos
conservación de los documentos.
que conforman cada Historia Laboral, mediante
Luego se realizó la depuración, eliminación de
la identificación de los tipos documentales que
fotocopias, folios en blanco y documentos sin
SECRETARÍA DE GESTIÓN HUMANA Y DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Calle 42B 52-106 Piso 6, oficina 610 - Tels: (4) 3838931
Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra)
Medellín-Colombia-Suramérica
firma y así evitar conservar documentos sin
base en el formato proporcionado por el Acuerdo
ningún valor jurídico o legal.
042 del 2002, donde se registraron los 1.205
La ordenación se realizó cronológicamente, es
expedientes ordenados, todo esto con base en los
decir el primer documento es el que tiene la
parámetros archivísticos proporcionados por el
fecha más antigua y el último el de la fecha más
Archivo General de la Nación.
reciente respetando el principio de orden
original, orden en que fue producido cada folio.
Posteriormente se hizo la foliación, es decir un
número consecutivo para cada documento.
Seguidamente se realizó el diligenciamiento de
la hoja de control esto con el fin de evitar la
pérdida de información y realizar la verificación
de la entrada de documentos. Los campos que da
la circular no están siendo tomados tal cual están
establecidos, fueron modificados según las
necesidades de la Gobernación de Antioquia y el
Formato Único de Inventario Documental
tipo de documentos producidos en las Historias
Laborales.
Luego de tener los expedientes debidamente
ordenados con su respectiva hoja de control se
hace el cambio de unidad de conservación, de
cada expediente. Carpetas de tamaño oficio
libres de ácidos y cajas diseñadas especialmente
para archivo, con esto se asegura la integridad
física de los documentos, a estas unidades de
Expediente ordenado
conservación se les realiza el respectivo rótulo
de carpeta y caja.
Finalmente se hizo la actualización del FUID
(Formato Único de Inventario Documental), con
SECRETARÍA DE GESTIÓN HUMANA Y DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Calle 42B 52-106 Piso 6, oficina 610 - Tels: (4) 3838931
Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra)
Medellín-Colombia-Suramérica
archivo y así recuperarla
de manera
exacta y precisa evitando la perdida de
información que conlleve a confusiones
y a la misma corrupción.
-
Un archivo
es
el
reflejo de
las
actividades realizadas dentro de una
institución por lo tanto, un archivo
organizado es garantía de la eficiencia
de una buena administración.
-
Las Historias Laborales representan y
hacen parte de la construcción de la
Expedientes ya listos en sus respectivas
cajas y estanterías
memoria histórica de una entidad, en
este caso la Gobernación de Antioquia,
por lo tanto intervenir este archivo es un
Conclusiones generales.
-
acto consciente
Es importante establecer dentro de la
administración
pública
el
garantía
constitucional
de
los
funcionarios que laboran o han laborado
en una institución.
-
Con una adecuada aplicación del proceso
agilizar la prestación de servicios y
garantizar la integridad física de los
documentos.
el
Se recomienda dar continuidad al proceso
iniciado en el archivo de Personal con el fin de
Organización Documental.
Contar con personal capacitado para el correcto
desarrollo de las actividades que lleven a la
prestación de un servicio con calidad.
Documentar los procedimientos llevados a cabo
A través de un Inventario Documental se
lleva
Propuesta de mejoramiento.
llevar a cabo la totalidad del proyecto de
de Organización Documental se busca
-
patrimonio documental.
adecuado
manejo de las Historias Laborales, pues
son
por conservar el
control
de
toda
la
dentro de la Organización Documental con el
fin de fortalecer la gestión del conocimiento.
documentación que se custodia en un
SECRETARÍA DE GESTIÓN HUMANA Y DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Calle 42B 52-106 Piso 6, oficina 610 - Tels: (4) 3838931
Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra)
Medellín-Colombia-Suramérica
Para lograr alcanzar un archivo totalmente
organizado es necesario el constante apoyo de la
alta dirección, para que el proyecto no sea
suspendido o cancelado por circunstancias como
cambio de administración, pues es un proceso
que se debe mantener en el tiempo para la
prestación de un servicio eficiente y aportar en la
erradicación de la corrupción.
Realizar el mantenimiento que se requiere en los
techos del depósito para evitar el continuo
deterioro de los documentos que se da a través
de la filtración de agua; igualmente establecer un
cronograma de limpieza en el cual se asignen los
tiempos e implementos de aseo.
Por último adquirir más estanterías para darle
continuidad
al
almacenamiento
de
los
expedientes ordenados, ya que las cajas de
archivo abarcan un mayor espacio.
REFERENCIAS
[1] COLOMBIA. Congreso de la República (2002).
Ley 734. “Por la cual se expide el Código
Disciplinario Único”. Alcaldía Mayor de Bogotá [en
línea] [consultado el 19 de agosto de 2015].
Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Nor
ma1.jsp?i=4589
SECRETARÍA DE GESTIÓN HUMANA Y DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Calle 42B 52-106 Piso 6, oficina 610 - Tels: (4) 3838931
Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra)
Medellín-Colombia-Suramérica