Concepto tecnico sobre organizacion archivistica

Ref. 1-2015-151 - 175/2015/SGC - 400
Asunto: Concepto técnico sobre organización archivística (radicación de comunicaciones oficiales)
En atención a su comunicación radicada en esta entidad con el número 1-2015-151, mediante
la cual consulta sobre el proceso de organización archivística (radicación de comunicaciones
oficiales), sobre el particular de manera atenta le informamos lo siguiente.
Sobre la respuesta conviene precisar en primer término que las consultas que se presentan a
esta Entidad se resuelven de manera general abstracta e impersonal de acuerdo con las
funciones conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función
archivística del Estado Colombiano expresamente señalada en la Ley 594 de 2000 (Ley
General de Archivos) y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de
manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo con el
asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la
materia.
Cualquier tipo de archivo de una entidad pública o privada está compuesto por documentos de
archivo producto del desarrollo de las funciones legalmente establecidas y como tal deben
organizarse en atención al principio de procedencia y orden original, y de igual forma, deben
conservarse y mantenerse tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central, por el
tiempo que las Tablas de Retención Documental (TRD) de la entidad o institución así lo
indiquen.
Igualmente, es importante tener en cuenta que cualquier proceso archivístico debe responder
como primera medida, a las características administrativas, legales, técnicas y funcionales de
los documentos que la entidad o institución produce en razón de sus funciones asignadas por
Ley o de acuerdo a su objeto social, así como a las exigencias de un modelo de gestión
documental implementado en la entidad o institución.
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El Acuerdo AGN No. 042 de 2002 presenta las directrices que permite a la administración
!"#$%&'()*+,%-.'/(*0%&'12*.,*(+3+('/&4%5-+(67(&-2-(-#8*,%5-(!/%.&%!'$7(!/*,*.9*(:Establecer los
criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades
del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y
las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º de
la Ley 594 de 2000;<
Así pues, es de obligatorio cumplimiento para las entidades del sector público y las del sector
privado que cumplen funciones públicas; sin embargo para las instituciones netamente
privadas, tanto este Acuerdo como las demás normas expedidas por el AGN, son directrices
que se pueden aplicar para una buena gestión de los archivos en cualquier momento de su ciclo
vital (Gestión, Central e Histórico).
Ahora bien, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), en su artículo 19, establece que las
entidades del Estado pueden incorporar tecnología de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático,
óptico o telemático, siempre y cuando cumplan requisitos de organización archivística,
condiciones operacionales y de conservación de la información, seguridad y perdurabilidad de
la información, así como el funcionamiento razonable del sistema.
El Acuerdo AGN No. 060 de 2001, en su artículo quinto, establece que las entidades del Estado
deben implementar procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales a través de
los cuales se velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se
podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos,
cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de
inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
De acuerdo con lo anterior, lo ideal sería tener un consecutivo único para el registro y control de
las comunicaciones oficiales que ingresan a la entidad independientemente del soporte a través
del cual fueron recibidas.
En este orden de ideas, el Acuerdo 060, exige que cada entidad cuente con una unidad
correspondencia donde se gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas
de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión,
central e histórico.
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental como el
:conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el !"#$%!&'$&()*+,+%)-&./&/%+,+0)*+12&3&*!2.$-4)*+1256
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➣➊ ➅
↔➔↕➃➎➃➑➈
➎F❪❫❬➊ ➌➑➈➋➃➈➌➃➈➈
Para la elaboración de un Programa de Gestión Documental, en primera instancia es necesaria
la conformación del Comité Interno de Archivo o el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, según sea el caso. (Véase Decretos 2482 y 2578 de 2012)
Para efectos de la conceptualización del Programa de Gestión Documental, el Decreto 2609 de
2012 en su artículo 9º establece como mínimo los siguientes procesos que están
interrelacionados entre sí, los cuales se desarrollan en las unidades de correspondencia o quien
haga sus veces y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo
Central, y Archivo Histórico).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Planeación
Producción
Gestión y Trámite
Organización
Transferencia
Disposición de documentos
Preservación a largo plazo
Valoración
Es importante resaltar, que el Programa de Gestión Documental debe entenderse de manera
integral para cualquier tipo de información producida por la entidad, en cumplimiento de sus
funciones y desarrollo de sus procesos; es decir, tanto en archivos físicos como electrónicos,
para lo cual han de seguir los lineamientos y políticas referentes a las nuevas tecnologías de la
información establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
En cualquier caso se recomienda estudiar con detenimiento la normativa vigente en materia de
gestión documental, en particular el Decreto 2578 de 2012, 78!-& $,& */),& .$& -$9,):$2%)& $,&
Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, el Decreto 2609 de
2012 78!-&$,&*/),&.$&-$9,):$2%)&$,&%;%/,!&<&'$&,)&=$3&>?@&'$&ABBBC&D)-*+),:$2%$&,!.&)-%;*/,!.&>E&
y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las $2%+')'$.&'$,&F.%)'!5G&3&Acuerdos 004, 005 de 2013 y 002 de 2014 expedidos
por el AGN que reglamentan parcialmente los Decretos mencionados.
De otra parte, el Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002) del AGN, menciona que la organización
de los archivos debe estar basada en la Tabla de Retención Documental (TRD) y reflejar un
orden cronológico de acuerdo con los trámites administrativos que dan lugar a la producción
documental, permitiendo la conformación del expediente, entendido como el conjunto de tipos
documentales que tratan un mismo asunto o materia, producido de manera natural en el orden
en que se desarrollan los tramites cumpliéndose de esta forma el principio de orden original.
Teniendo como referencia la normativa antes mencionada, el proceso de organización
documental, debe realizarse con fundamento en las Tablas de Retención Documental (TRD) de
la entidad o institución, en las que se reflejan las series, sub-series y tipos documentales en
cualquiera de los soportes de información y se establecen los tiempos de retención en cada una
de las fases del ciclo vital de los documentos; así como la disposición final de los mismos. Para
conocer el procedimiento a seguir para la elaboración, presentación y evaluación de las TRD, la
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invitamos a consultar la publicación del AGN - Mini-Manual de Tablas de Retención y
Transferencias Documentales (Versión Actualizada) y el Acuerdo 004 de 2013.
Finalmente, de manera atenta la invitamos a consultar nuestro sitio web
(www.archivogeneral.gov.co), en donde el Archivo General de la Nación, ha puesto a
disposición de la ciudadanía en general, un compendio de Legislación y Normativa Archivística
Colombiana, en particular guías, manuales, cartillas y actos administrativos que le serán de
gran utilidad.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse única y
exclusivamente para el caso puntal de esta consulta y dentro de los parámetros establecidos en
el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(Ley 1437 de 2011)
Cordialmente;
RUTH HELENA VALLEJO SIERRA
Subdirectora del Sistema Nacional de Archivos
Encargada de la Subdirección de Tecnologías de la Información =TIADE
Anexos: N/A
N/A
Copia:
Proyectó: Milena Leguízamo = Grupo de Documento Electrónico y Preservación Digital
Revisó:
Jorge Eduardo Alzate Cortés = Coordinador Grupo de Documento Electrónico y Preservación Digital
Archivado en: Grupo de Documento Electrónico y Preservación Digital. Serie Conceptos técnicos.
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