La PGR sufrió al igual que otras instituciones una organización

Técnicas para la elaboración de cuadros de clasificación:
Experiencia Procuraduría General de la República de Costa Rica
Xiomara Ramírez Aguilar
La Procuraduría General de la República afrontó una organización de todo su
fondo. La razón principal se debió a un proceso de modernización que se dio
en la Institución en 1999, para lo cual se implementó el uso de programas
informáticos en el registro y control de la información. La finalidad del uso de
sistemas se visualizó para el adecuado manejo de la información, enfocado en
dos propósitos, uno dirigido a los usuarios internos para cumplir a cabalidad
sus funciones con información oportuna, y el segundo orientado a usuarios
externos, que requieren información referente a legislación y criterios de la
PGR, con diversos fines.
En este sentido, la posición del Archivo Central fue en primera instancia
custodiar, conservar y facilitar los documentos, los cuales en el 2002 se
declararon con valor científico-cultural por la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación Documental. Sin embargo, para disponer estos documentos, debía
efectuarse una tarea titánica para organizar su acervo documental, y a través
de diferentes técnicas lograría exitosamente este cometido.
Primero se realizó un estudió de los tipos documentales que se producían en la
Institución en relación con las funciones de la PGR, producto de este análisis
se identificó tres funciones sustantivas:
1. Representante legal del Estado, se generan expedientes judiciales.
2. Es el centro superior consultivo-técnico jurídico de la Administración
Pública, cuyo producto son pronunciamientos (Dictámenes, Opiniones
Jurídicas, Opiniones Legales).
3. Desarrolla una labor de asesor imparcial de la Sala Constitucional, se
producen expedientes de asuntos constitucionales (acciones de
inconstitucionalidad, consultas judiciales, recursos de amparo, recursos
de habeas corpus)
Además, de estos documentos generados por actividades sustantivas, se
encuentra la “correspondencia general” producto de la función administrativa
que se realiza en la Procuraduría General y la relación interinstitucional, este
tipo documental se produce en todos los Archivos de Gestión de la Institución.
Partiendo de la identificación de los tipos documentales, se elaboró el “Cuadro
de Clasificación”. En los Archivos de Gestión se estableció la clasificación
orgánica-funcional para la correspondencia general y por aparte se clasifica los
expedientes judiciales, asuntos constitucionales, pronunciamientos. Se eligió
este sistema de clasificación porque facilita otros procesos archivísticos,
garantiza la organización documental y por ende el acceso a la información.
Los Archivos de Gestión, trasfieren al Archivo Central los pronunciamientos
(dictámenes, opiniones jurídicas y opiniones legales) y los expedientes de
asuntos constitucionales (recursos de amparo, habeas corpus, acciones de
inconstitucionalidad, consultas judiciales), donde son clasificados por serie
documental y por año, se optó por esta clasificación porque es la que se adapta
mejor de acuerdo a las características documentales de la Procuraduría
General, las series documentales se encuentran claramente definidas, y facilita
el acceso a los datos.
Una vez definido el cuadro de clasificación en la Institución, se debería llevar a
la práctica, para ello, se inició una estrategia para fomentar una cultura
archivística, de tal forma que se aplicara la clasificación documental
adecuadamente; la cual consistió en crear conciencia en los funcionarios de las
ventajas que originaban los nuevos procesos archivísticos que debían realizar
(principalmente secretarias), para la organización de documentos. Como
soporte a esta labor, se definieron políticas institucionales en la forma de
clasificar la documentación, por medio de un manual: “Plan de Gestión
Documental” (2000), considerado de acatamiento obligatorio en toda la
Institución.
Además, se brindo capacitación a las secretarias de cómo efectuar la
clasificación documental establecida en el plan, entre otras funciones, de tal
manera que la puesta en práctica fuera eficaz. Es importante destacar que para
que esta directriz surtiera efecto, se realizaron inspecciones y asesorías, que
permitían darle seguimiento al cumpliendo del “Plan de Gestión”.
Con la finalidad de que funcionara la clasificación de la misma manera como se
realiza físicamente, en el 1999 se implementa una herramienta en la Institución
que facilita el proceso de clasificación, programa “Sistema Integrado de Gestión
(SIG)” que garantiza un control y monitoreo, ya que establece valores
predeterminados, por lo que el usuario debe clasificar de acuerdo a las
categorías previamente definidas.
Como apoyo a toda esta reestructuración, se logra la aprobación de dos
proyectos del Programa ADAI (2002 y 2003), en los cuales se contrata
personal, para la organización del Archivo Central, con estos dos proyectos se
logra la organización completa de los documentos del Archivo.
Tal y como se describió, para alcanzar la normalización y estandarización de
procesos archivísticos en la Procuraduría General, requirió de estudios,
políticas, capacitación, elaboración del cuadro de clasificación, procesos que
requieren de cambios y compromiso, necesarios para garantizar una gestión
documental eficiente.