Instrumentos de control y consulta archivística 2013 (Cuadro General de... Archivística y Catálogo de Disposición Documental)

Instrumentos de control y consulta archivística 2013 (Cuadro General de Clasificación
Archivística y Catálogo de Disposición Documental)
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿A quiénes van dirigidos los nuevos instrumentos de control y consulta archivística?
 A todo servidor público de las unidades administrativas de nivel central y órganos
desconcentrados que integran la Secretaría de Salud, así como sus unidades médicas, cuyo
uso es obligatorio.
2. ¿De qué manera afectan los nuevos instrumentos los expedientes que ya se tienen abiertos,
clasificados y organizados?
 El Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental no son
retroactivos y deberán de aplicarse a partir de la apertura de nuevos expedientes.
3. No localizo una serie que sí existía en el Manual de Operación de Archivos para clasificar un
documento ¿Qué procede?
 Se sugiere consultar la Tabla de equivalencias que está en las páginas 57 a 70 para
identificar cuál es la nueva serie a utilizar.
4. ¿Se impartirá capacitación en el uso de los nuevos instrumentos?
 Sí. Durante el segundo semestre de 2013 se emitirá oficio circular informando las fechas, es
importante señalar que como requisito para inscribirse al curso, deberán de haber leído los
instrumentos de control y consulta archivística.
5. ¿Cuáles son los principales cambios de los nuevos instrumentos respecto del anterior Manual
de Operación de Archivos?
 Principalmente hubo un esfuerzo por sintetizar el documento, que pasó de 105 a 78
páginas.
 Hubo cambio en las secciones sustantivas, se compactaron algunas series o bien se
incluyeron otras que reflejan las nuevas atribuciones del Reglamento Interior de la
Secretaría de Salud, vigente al 10 de enero de 2011.
 En la columna “Vigencias Documentales” se evitó utilizar términos como “general” o
“específico”, registrando de manera concreta los plazos de conservación para cada una de
las series documentales, dentro de los Archivo de Trámite y de Concentración.
Instrumentos de control y consulta archivística 2013 (Cuadro General de Clasificación
Archivística y Catálogo de Disposición Documental)
PREGUNTAS FRECUENTES
 En el CADIDO, se incorpora la columna “Destino Final” en la que se indica si la serie
documental tiene valor histórico o si es para baja.
 Hubo cambios en algunas vigencias documentales, en particular en el plazo de conservación
de los expedientes de personal que aumenta a 30 años; se modificó el plazo de
conservación de la documentación legal y jurídica en los archivos de trámite, ya que de 6
años bajo a 4 años de conservación en el de trámite, una vez concluido el asunto.
6. ¿Los instrumentos de control y consulta aplican para los archivos electrónicos?
 Si aplican y se deberá dar un tratamiento igual que a los expedientes en soporte tradicional.
7.- Para la apertura del expediente de archivo se continuará con la misma carátula conforme los
elementos de descripción obligatorios?
 Si
8.- ¿Qué manejo se le debe dar a los documentos que no son propiamente de archivo?
 Se sugiere consultar la sección Tratamiento y disposición de los documentos de
comprobación administrativa y de apoyo informativo.