Criterios de Archivo del I.C.T.S.G.E.M.

CRITERIOS DE ARCHIVO DEL INSTITUTO DE CRÉDITO PARA LOS
TRABAJADORES AL SERVICIO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE
MORELOS
Capítulo I
Disposiciones Generales
Los presentes Criterios establecen la organización y conservación de los
archivos de las unidades administrativas del Instituto de Crédito para los
Trabajadores al Servicio del Gobierno del Estado de Morelos, con el objeto de
facilitar el acceso expedito a la información contenida en los mismos.
Para los efectos de los presentes Criterios, se entenderá por:
I. Asunto: A la referencia exacta del documento a archivar;
II. Catálogo de disposición documental: Al registro general y
sistemático que establece valores documentales, plazos de
conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o
confidencialidad y destino final;
III. Comisión Dictaminadora: A la Comisión de depuración y supresión
de documentos del Instituto Estatal de Documentación de Morelos;
IV. Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico
que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones de
las unidades administrativas;
V. Documentación activa: A la necesaria para el ejercicio de las
atribuciones de las unidades administrativas de uso frecuente, que se
conserva en el archivo de trámite;
VI. Documentación histórica: A la que contiene evidencia y testimonios
de las acciones del Instituto, por lo que debe conservarse en forma
permanente;
VII. Documentación semiactiva: A la de uso ocasional que debe
conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables
en el archivo de concentración;
VIII. Fondo: Al conjunto de documentos acumulados en el proceso natural
de una gestión administrativa realizada por una persona, institución
pública o privada;
IX. Instituto: Al Instituto de Crédito para los Trabajadores al Servicio del
Gobierno del Estado de Morelos;
X. Sección: A la primera división del fondo que contiene una o varias
series correspondientes a las unidades administrativas;
XI. Serie: Al conjunto de documentos generados por un mismo proceso
administrativo de una unidad administrativa específica;
XII. Sistema de archivo: A la herramienta electrónica para la
administración del archivo documental del instituto, enlazando
información entre las unidades administrativas através de sus
departamentos y registrando actividades derivadas del manejo de
expedientes.
XIII. Subsección: A la división de la sección que corresponde a la forma
estructural que el instituto distribuye sus funciones;
XIV. Transferencia primaria: Al traslado controlado y sistemático de
expedientes de consulta ocasional de un archivo de trámite al archivo
de concentración;
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XV. Transferencia secundaria: Al traslado de los expedientes que deben
conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al
archivo histórico;
XVI. Unidad administrativa: Al área generadora de archivos; y
XVII. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de
archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y
aplicables.
Capítulo II
Instrumentos de consulta y control archivístico
Se elaborarán instrumentos de consulta y control que propicien la organización,
conservación y localización expedita de los archivos, por lo que se contará al
menos con los instrumentos siguientes:
I.
II.
III.
IV.
Cuadro general de clasificación archivística;
Catálogo de disposición documental;
Guía simple de archivo; e
Inventarios documentales:
a. General;
b. Transferencia; y
c. Baja.
Capítulo III
Funciones del Departamento de Archivo
El jefe del departamento de archivo, con conocimientos y experiencia
archivística, tendrá las funciones siguientes:
I. Establecer y en su caso, proponer modificaciones a los criterios en
materia de archivo;
II. Elaborar y en su caso, proponer modificaciones a los procedimientos
archivísticos;
III. Elaborar en coordinación con los archivos de trámite, concentración e
histórico:
a. Cuadro general de clasificación archivística;
b. Catálogo de disposición documental; e
c. Inventario general del Instituto;
IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite;
V. Establecer y desarrollar anualmente el programa de capacitación y
asesoría archivística;
VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de las
unidades administrativas;
VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la
documentación con base en la normatividad vigente;
VIII. Coordinar con la Subdirección de Informática, las actividades
destinadas a la automatización de los archivos y la gestión de
documentos electrónicos;
IX. En lo que respecta a las funciones de los archivos de trámite:
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a. Integrar los expedientes de archivo;
b. Conservar la documentación activa y la clasificada, conforme al
catálogo de disposición documental;
c. Elaborar los inventarios de transferencia primaria; y
d. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series,
con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de
concentración conforme al catálogo de disposición documental;
X. En lo que respecta a las funciones de archivo de concentración:
a. Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva;
b. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta
cumplir su vigencia o su periodo de reserva;
c. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia
secundaria; y
d. Realizar las transferencias secundarias al archivo histórico.
XI. En lo que respecta a las funciones de archivo histórico:
a. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con
valor histórico;
b. Establecer un programa que permita respaldar los documentos
históricos a través de sistemas electrónicos; y
c. Promover la consulta de la documentación.
Capítulo IV
Control de la gestión documental
Las unidades administrativas serán las responsables de realizar las funciones
siguientes:
I. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada;
II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida; y
III. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas.
Las unidades administrativas elaborarán una ficha de control para el
seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento
ingresado; la ficha deberá contener como mínimo la descripción siguiente:
I. Número identificador (folio consecutivo de ingreso
anualmente);
II. Asunto (breve descripción del contenido del documento);
III. Fecha y hora de recepción; y
IV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo).
renovable
Capítulo V
Expedientes de archivo
Los expedientes se formarán con la portada o guarda exterior, la que debe
incluir datos de identificación en los términos del cuadro general de
clasificación archivística, deberá contener los rubros siguientes:
I. Fondo;
II. Sección;
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III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
Subsección,
Serie;
Unidad administrativa;
Número de expediente;
Asunto;
Fecha de apertura y cierre del expediente en el caso que corresponda;
Vigencia;
Número de fojas útiles al cierre del expediente; y
Número progresivo de la caja.
Capítulo VI
Conservación de archivos
Los inventarios de baja documental autorizados por la Comisión Dictaminadora,
deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo no mayor a
cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja
correspondiente.
La conservación de archivos deberá realizarse de la manera siguiente:
I.
Actualizar en el sistema de archivo del Instituto la información generada
por las unidades administrativas en el que se señalara la vigencia
documental y la información clasificada, la cual sera marcada con un
sello para identificarla;
II.
Contará con un sistema y accesorios de apoyo para el área de archivo:
a.
b.
c.
d.
e.
Sistema Hidráulico para el menaje de cajas (montacargas);
Escalera (de apoyo para subir y bajar cajas);
Diablito manual (de apoyo para mover cajas);
Mesa de trabajo; y
Mesa movible (de apoyo para el movimiento de cajas).
III. Contará con los sistemas de seguridad siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
Extintores;
Esferas de Gas;
Hidrante (Opcional);
Piso antiderrapante; y
Señalizaciones.
IV. Contar con las medidas de seguridad e higiene siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Guantes de carnaza;
Cubre-bocas;
Lentes de Seguridad;
Guantes de látex.;
Cinturón sacro-lumbar reforzado con tirantes;
Traje tyvek; y
Botiquín de primeros auxilios.
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