Título documento Planifica los recursos humanos de tu empresa

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Planifica los recursos humanos de tu empresa
Autor
Martha Cecilia Baldovino
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Planifica el recurso humano de tu empresa. Documento para descargar. Mayo de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma.
1
Tabla de contenido
Página
3
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3
4
4
1.
2.
3.
4.
5.
CONOCE SOBRE LA PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO.................
Qué es la planeación del recurso humano...............................................
Para qué planear el recurso humano de la empresa..................................
Beneficios de la planeación del recurso humano.......................................
Importancia de la planeación del recurso humano....................................
6.
La estructura organizacional de la empresa y su importante para la
planeación del recurso humano.........................................................
5
7.
8.
9.
10.
Qué es la estructura organizacional de una empresa................................
Importancia de la estructura organizacional de la empresa........................
Cómo se realiza la estructura organizativa de la empresa..........................
El organigrama de la empresa...............................................................
5
7
7
11
11. El Proceso de planeación del Recurso Humano..................................
12. Cómo se planea el recurso humano de la empresa....................................
13. El Modelo de Planeación Estratégica del Recurso Humano (PERH)...............
a. a. Fase de análisis...........................................................................
b. b. Fase de previsión.........................................................................
c. c. Fase de realización.......................................................................
12
12
12
12
13
18
14. Referencias bibliográficas......................................................................
20
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CONOCE SOBRE LA PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO
La planeación del recurso humano es el proceso que permite programar y cuidar el
recurso más valioso de la empresa el personal. El presente documento permite
conceptuar temas como planeación del recurso humano, estructura organizacional y
conocer cómo se desarrollan estos procesos en la empresas.
Qué es la planeación del recurso humano (PRH)
La PRH, es el proceso que permite ubicar a las personas con los conocimientos
adecuados, en los cargos específicos a sus competencias, garantizando el
desempeño eficiente y el logro de metas establecidas.
La PRH consiste en un sistema interrelacionado con las demás dependencias o áreas
organizacionales (departamento de finanzas, mercadeo, producción y recursos
humanos), que permite acoplar la oferta interna de personal (empleados con los
que cuenta la empresa), la oferta externa (empleados por contratar), y las vacantes
que requieren cubrirse a futuro1.
El correcto proceso de PRH, resuelve los siguientes interrogantes2:
¿Con cuantos empleados se cuenta en la empresa?
¿Cuál es la necesidad de personal futura?
¿Qué aptitudes, habilidades y competencias deberán tener?
¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal?
¿Se requiere capacitar al personal o es preferible contratar personal capacitado?
Para qué planear el recurso humano de la empresa
El proceso de planeación del recurso humano se realiza para3:
Saber cuál es el recurso humano actual y disponer de este cuando se requiera.
Optimizar la mano de obra de la empresa.
Garantizar la cantidad de empleados, cualitativa y cuantitativamente.
1
FLOREZ, María. Planeación del Recurso Humano. California: Universidad Autónoma de Baja California, 2005.
Consultado en: www.ilustrados.com/publicaciones /EEKEEAIEZFQjDqvPDU.PHP.
2
CALDERA, Rodolfo. Planeación Estratégica de Recursos Humanos. Nicaragua: Universidad Politécnica de
Nicaragua. 2004, pág. 6.
3
CALDERA Rodolfo, Op. Cit, Pág. 7.
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Determinar las necesidades de capacitación y promoción de personal.
Beneficios de la planeación del recurso humano
Algunos de los principales beneficios de la planeación del recurso humano son:
Permite cubrir vacantes con mayor eficacia, recursos y tiempo.
Permite planear el recurso humano de la empresa teniendo en cuenta el plan de
empresa, lo que garantiza un personal acorde con las necesidades.
Fomenta la disciplina y organización en la planeación y administración del
recurso humano.
Disminuye la contratación imprevista de empleados que no cumplan con las
habilidades y competencias requeridas, disminuyendo las equivocaciones y
costos en contrataciones inadecuadas.
Importancia de la planeación del recurso humano
La planeación del recurso humano es importante porque constituye un mapa a
seguir, el cual guía a los empresarios en el proceso de planeación del personal que
necesitará para el logro de los objetivos de su empresa.
La PRH, permite determinar con anterioridad como estarán organizadas las
funciones y responsabilidades de los empleados de la empresa, si se requiere
trabajadores de planta, por horas, trabajadores eventuales o contratar empleados
independientes4.
La PRH posibilita retener en calidad y cantidad el recurso humano valioso para la
empresa, en calidad porque a través de este se determinan las habilidades,
conocimientos, destrezas y aptitudes de los empleados que necesito (ver proceso de
planeación estratégica del recurso humano, fase de previsión, formato descripción
de perfil, página 12); y en cantidad porque me ayuda a planear cuantos empleados
necesitaré en un futuro para cumplir con las metas de la empresa.
La PRH es importante permite prever los cambios internos y externos que afectan la
empresa en relación con el recurso humano, entre ellos: los relacionados con
despidos, renuncias, oferta y demanda externa de profesionales, competencia,
apertura de nuevas líneas de producción, sucursales, adquisición de nueva
maquinaria, uso de nuevas tecnologías, y procesos; los cuales exigen el desarrollo
4
ROBERTS,
Cynthia.
www.diariopyme.cl
Planificación
del
Recurso
Humano.
Chile:
Diario
PYME,
2005.
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Consultado
en
4
de nuevas tareas y la contratación de nuevo personal. Para ello, en la fase de
previsión del proceso de planeación del recurso humano, se explica la importancia
de tener en cuenta los objetivos, los cambios internos como por ejemplo los
cambios del negocio en cuanto a nuevas líneas de productos y los cambios externos
como las nuevas legislaciones o el hacerle frente a la competencia, como aspectos
que determinan la necesidad de contratar nuevos empleados, necesidades de
capacitación, traslados, entre otros aspectos, que requieren ser previstos con
anterioridad.
La estructura organizacional de la empresa y su importante para la
planeación del recuso humano
La estructura organizativa de la empresa debe ser la que mejor se ajuste a las
necesidades, intereses y relaciones funcionales interna y externas; para diseñarla se
debe analizar muy bien la empresa en relación con los tipos o modelos de estructura
organizativas existentes.
Tener claro la estructura organizativa de la empresa es importante para la
planeación del recurso humano porque me permite visualizar cómo se darán las
relaciones de mando, jerarquía y comunicación, al igual que la distribución de
responsabilidades y tareas, lo cual me ayuda a determinar qué personal necesito,
tanto en calidad como en cantidad.
Qué es la estructura organizacional de una empresa
La estructura organizacional de una empresa es la organización de cargos y
responsabilidades que deben cumplir los miembros de una organización; es un
sistema de roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar
en equipo, de forma óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico 5
y plan de empresa.
Es la forma en que se organizan las actividades de una empresa, específica la
división, agrupación y coordinación de sus actividades, relaciones entre los gerentes
y los empleados, y de cada uno entre sí.
Según DELGADO y VENTURA (2005)6, la estructura organizativa de la empresa está
formada por:
El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran.
Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos.
5
Portal de estudiantes de RRHH – Uch. Administración y gerencia. La Estructura Organizacional. Consultado en
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/laestructorguch.htm
6
DELGADO, Susana y VENTURA, Belén. Recursos Humanos. Cengage Learning Editores, 2005. Consultado en:
http://books.google.com/
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5
Las relaciones jerárquicas
elementos (cargos).
y
funcionales
existentes
entre
los
distintos
Los principios que guían el diseño de la estructura de la organización son7:
Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la existencia en la
empresa diferentes niveles de autoridad, ordenados en jerarquías según el
grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el director general ejerce la
autoridad principal y de él se desprenden los jefes de área (jefe de finanzas,
mercadeo, producción y recursos humanos), que dependen de la jerarquía del
director y a su vez ejercen mando y control en los empleados de sus
respectivas áreas.
Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección única encargada de
definir los objetivos generales y estrategia de la empresa, ejemplo: el director
o gerente general.
Principio de departamentalización: consiste en la agrupación de tareas y
funciones en áreas funcionales, departamentos o divisiones que coordinen las
diferentes relaciones de la empresa, ejemplo: departamento de finanzas,
departamento de mercadeo y ventas, departamento de recursos humanos y
departamento de producción.
Principio de comunicación: debe existir un sistema de comunicación en varios
sentidos: descendente (de superior a subordinado), horizontal (de jefe a jefe o
de empleado a empleado), y ascendente (de subordinado a superior).
La partes fundamentales de una organización según MINTZEBERG, H.,(1985), son8:
Línea
media
Staff de apoyo
Tecno estructura
Ápice
estratégico
Núcleo de operaciones
Gráfica 1: Estructuras de las organizaciones según Mintzberg. Tomada de
DELGADO Susana
y VENTURA
Cit. Sección
BRULL,
EnricBelén,
y Op,
GILL,
María.1. Webfacil.tinet.org/usuario/ebrull/CdG8
- Adobe
BRULL, Enric Mintzberg_200607060816031.pdf
y GILL, María. Estructuras de
las Reader
Organizaciones según Mintzberg.
Webfacil.tinet.org/usuario/ebrull/CdG-Mintzberg_200607060816031.pdf - Adobe Reader
7
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en
6
Núcleo de operaciones: conformado por los empleados operarios que realizan
funciones básicas de compra, producción, ventas, entre otras; ejemplo: los
operarios de una planta de producción, los vendedores de un almacén.
El ápice estratégico: son los altos directivos, ocupan los cargos de mayor
jerarquía y supervisan todo el sistema, son responsables de hacer realidad la
misión, visión y diseño del plan estratégico; ejemplo: los gerentes y
empresarios.
Linea media: profesionales responsables de las áreas funcionales,
departamentos, divisiones y procesos; ejemplo: los jefes de departamentos.
y
Tecno-estructura: son analistas responsables del estudio, planeación y control
en la organización, normalizan las actividades de la empresa; ejemplo: jefes de
control de calidad, diseñadores, creativos e investigadores de área.
Staff de apoyo: son unidades especializadas que se encargan de asesorar en
temas específicos, asesor fiscal, de finanzas, o cualquier profesional que asesora
al gerente en procesos y toma de decisiones.
Importancia de la estructura organizacional de la empresa
Permite darle organización y control a la empresa.
Ayuda a establecer estrategias y distribuir las responsabilidades para el logro de
objetivos y metas.
Define los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona.
Fija líneas de autoridad y subordinación de cada persona, lo que cada uno debe
hacer para alcanzar las metas.
Cómo se realiza la estructura organizativa de la empresa
Primero que todo el empresario debe tener claro los tipos de estructura
organizacional9 que existen, los cuales dependiendo de las características de la
empresa permitirán guiarlo hacia la elaboración del diseño organizativo que mejor
se ajuste a sus necesidades y relaciones empresariales; este análisis y diseño es un
trabajo que debe involucrar a los directivos que tienen poder de decisión y conocen
muy bien la empresa en sus funciones, objetivos, misión y visión.
9
DELGADO Susana y VENTURA Belén, Op, Cit. Sección 1. Consultado en: http://books.google.com/
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Los tipos de estructura organizativa sobre los cuales se basan los diseños
organizativos de las empresas son:
Modelo lineal: basado en la jerarquía y autoridad, con unidad de mando; la
dirección se encuentra en la cúspide, los mandos medios se desprenden de ella
y los trabajadores están en la base, la información fluye de forma descendente;
este es el modelo más utilizado en PYMES, y su desventaja radica en el exceso
de control y deficiente respuesta a los cambios.
Dr. general
Dr. producción
Empleados
Dr. RRHH
Dr. comercial
Empleados
Empleados
Dr. financiero
Empleados
Gráfica 2: modelo de estructura lineal. Tomado de SANTOS, Tom. Recursos y Relaciones
Humanas. Chile: Universidad Católica del Maule, Escuela Ingeniería Civil Informática.
Consultado en http://www.eici.ucm.cl/
Lineal – Funcional: combina los dos tipos de modelos (lineal y funcional),
conformado por una estructura central que maneja la ejecución, supervisión y
control de la parte especializada, la cual es representada por unidades
horizontales de asesoramiento (staff), que aportan especialización y apoyo
logístico.
Director
Asesor jurídico
laboral
Asesor finanzas
Director
comercial
Director
producción
Asesor fiscal
Director
financiero
Director
RRHH
Empleados
Gráfica 3: modelo lineal – funcional. Tomado de DELGADO, Susana y VENTURA,
Belén. Recursos Humanos. Cengage Learning Editores, 2005. Consultado en:
http://books.google.com/
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Modelo matricial: los empleados tienen dos cadenas de mando, una subordinada
de los jefes de departamento, graficada verticalmente, y la segunda controlada
por un director de proyectos o negocios, quien conforma equipos de trabajo con
empleados de diferentes departamentos; esta cadena de mando es graficada
horizontalmente y en la gráfica es señalada con un recuadro rojo superpuesto.
Gerente de proyectos
Gerente general
Subgerente
Administración
Producción
Ventas
RRHH
Proyecto 1
Proyecto 2
Empleados de las dependencias que participan en el proyecto.
Proyecto 3
Grafica 4: Tomado de SANTOS, Tom. Recursos y Relaciones Humanas. Chile: Universidad
Católica
del
Maule,
Escuela
Ingeniería
Civil
Informática.
Consultado
en
http://www.eici.ucm.cl/
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Modelo de hoja de trébol: parecido a un trébol de 4 hojas, donde la hoja central
corresponde a la alta dirección, la hoja superior o núcleo central es un grupo
pequeño de profesionales, la hoja izquierda son las actividades subcontratadas
con empresas financieras, la hoja derecha son trabajadores temporales, y la
hoja inferior los clientes quienes realizan parte del trabajo, ejemplo de ello son
las estaciones de autoservicio de gasolina, o los restaurantes de comida rápida
donde el cliente retira la bandeja.
Núcleo de
profesionales
Subcontratación
Alta
dirección
Trabajadores
flexibles
Clientes
Gráfica 4: modelo de Hoja de Trébol. Tomado de DELGADO, Susana y
VENTURA, Belén. Recursos humanos. Cengage Learning Editores, 2005.
Consultado en: http://books.google.com/
sección 1.
Una vez analizada las relaciones funcionales y características de mi empresa y
escogida la estructura organizativa que se acomoda más a ella, el paso siguiente es
graficarla, para lo cual se hace uso del organigrama.
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El organigrama de la empresa
Se define como la representación gráfica de la estructura formal de la empresa, que
permite mostrar las relaciones de jerarquía y coordinación entre sus áreas y niveles.
Para la construcción del organigrama de la empresa, es importante tener en cuenta
los símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama, las
cuales se ejemplifican y describen a continuación10:
Gerente general
Junta directiva
Subgerente
(1)
Director
producción (1)
Director RRHH
(1)
Director
comercial
Director finanzas
Líneas sin interrupciones verticales indican autoridad.
Líneas sin interrupciones horizontales indican especialización y relación de
comunicación.
Líneas de puntos o discontinuas indican relación de coordinación y relaciones
funcionales.
Un recuadro indica condición especial o autónoma.
Los efectos de sombra o bordes más oscuros en uno de los cuadros sirven para
resaltarlo o llamar la atención sobre este como una función especial.
(1)
Los números entre paréntesis o entre círculos colocados en espacios especiales del
organigrama, indican un comité en el que participan todas las unidades señaladas
con el mismo número.
Gráfica 5: construcción del organigrama. Tomado de SALAZAR, Ada y MAGGIORANI, Richard.
Estructura organizativa y tipos de organigramas. Instituto Politécnico Santiago Mariño Extensión Mérida - Cátedra: Teoría de la Organización. 2004. consultado en:
www.Gestiopolis.com
10
Tomado de SALAZAR, Ada y MAGGIORANI, Richard. Estructura organizativa y tipos de organigramas. Instituto
Politécnico Santiago Mariño - Extensión Mérida - Cátedra: Teoría de la Organización. 2004. consultado en:
www.Gestiopolis.com
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El Proceso de planeación del Recurso Humano
Hasta el momento es claro que se debe planear el recurso humano de la empresa, y
para ello se parte del diseño de la estructura organizativa de la misma, el siguiente
paso es poner en marcha el proceso de planeación del recurso humano.
Cómo se planea el recurso humano de la empresa
Se escoge un modelo de planeación del recurso humano para desarrollar el proceso,
en este caso se trabajará el modelo de Planeación Estratégica de Recursos Humanos
(PERH).
El Modelo de Planeación Estratégica del Recurso Humano (PERH)
Consiste en un modelo sistemático que tiene la misión de adquirir y mantener en
cantidad y en calidad el personal que se requiere para el buen funcionamiento de la
organización, previendo los excesos o déficit de empleados con el fin de desarrollar
estrategias de acción para mantener el equilibrio entre la oferta y la demanda de
trabajadores. Los tres elementos fundamentales del proceso son:
1. Pronosticar la demanda de recursos humanos.
2. Analizar la oferta.
3. Equilibrar las condiciones de oferta y demanda de personal.
Estos tres elementos fundamentales del proceso se desarrollan a través de cuatro
fases:
a. Fase de análisis
Consiste en conocer muy bien la empresa, y a partir de este conocimiento
establecer la planeación del recurso humano, para ello se debe:
Conocer la importancia de los objetivos, misión y visión de la empresa, su
estructura organizativa y organigrama, a través del plan de empresa.
Luego se busca interrelacionar el plan de empresa y la planeación del recurso
humano, a partir de la formulación de objetivos y tareas que permitan vincular
las necesidades de personal con los objetivos de la empresa.
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Ejemplo de la fase de análisis:
Se redacta la
misión
Se redacta la
visión
Se redactan los
objetivos
Preparar las
más exquisitas
salsas picantes
y aderezos con
productos
colombianos y
100 %
naturales.
Ser reconocidos 1. Producir las
a nivel nacional
mejores e
e internacional
innovadoras
como una de las
salsas
empresas con
picantes y
las mejores
especias, con
salsas y
altos
aderezos a base
estándares de
de productos
calidad.
naturales.
2. Conquistar
nuevos
mercados
nacionales e
internacional
es.
Se redactan las
estrategias para
lograr cada
objetivo
1. Tener una
planta de
producción que
cumpla con los
requerimientos
tecnológicos de
calidad y
capacidad de
producción.
2. Diseñar la
infraestructura
técnica y
profesional
para conquistar
el mercado
nacional e
internacional.
Se determinan las
necesidades de
personal
relacionadas con
las estrategias
1. Mano de obra
para la
infraestructura
de la planta de
producción.
2. Jefe de
producción,
personal de
producción,
ingenieros y
técnicos de
alimentos,
investigadores
de mercado,
especialistas
en mercadeo y
ventas.
b. Fase de previsión
El objetivo de esta fase es conocer la situación actual de la empresa en recursos
humanos, los cambios del negocio que se producirán y las necesidades futuras de
personal; para ello se debe:
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Prever los cambios de personal. Consiste en estimar los movimientos que
afectarán al personal. Algunos de los factores que afectan al recurso humano
son11:
Factores externos
Factores organizativos
Factores laborales
Factores económicos como
la caída del dólar, el
aumento del costo de la
canasta familiar.
Planes estratégicos,
decisiones para el logro de
objetivos, nuevos procesos,
productos y servicios.
Jubilaciones que dejan vacante
que deben ser previstas con
anterioridad para tomar las
acciones de contratación
correspondientes.
Factores sociales como el
desplazamiento forzado, la
pobreza y falta de
oportunidades.
Presupuestos, recorte o
incremento del presupuesto
que generan cambios que
pueden afectar el recurso
humano.
Ventas y producción,
disminución o aumento de
producción y ventas,
generan requerimientos de
aumento o disminución de
personal.
Nuevas actividades, nuevas
operaciones, líneas de
productos o sucursales
puede afectar la demanda de
RH.
Renuncias, contratación externa
o selección interna para cubrir
vacantes.
Factores tecnológicos,
como computadores,
software, equipos que
optimizan esfuerzo y
tiempo.
Competitivos, lucha entre
empresas por mantenerse
el mercado y tener
mayores clientes.
Embarazos, licencias por cubrir
temporalmente.
Despidos, enfermedades,
muertes entre otras, generan
cambio, movimientos internos y
necesidades de personal.
Pronosticar la demanda del recurso humano; es decir, cuántos empleados tiene
la empresa actualmente, para lo cual se utiliza el inventario de habilidades; y
cuántos necesitará, para ello se utilizan las técnicas cualitativas y cuantitativas.
El inventario de habilidades12 consiste en realizar un relación y descripción de los
empleados con los que cuenta la empresa. Ejemplo:
11
CALDERA, Rodolfo. Planeación Estratégica de Recursos Humanos. Nicaragua: Universidad Politécnica de
Nicaragua. 2004.
12
THOMAS, H., citado por CALDERA, R., Op.cit, página 22.
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14
Datos del cargo
Datos
personales.
Calificación.
Calificaciones
especiales.
Sueldo e historia
laboral.
Datos de la
empresa.
Capacidad del
individuo.
Preferencias
especiales del
individuo.
Nombre del cargo: jefe de preparación de salsas.
Departamento al que pertenece: producción.
Jefe inmediato: Andrés López (director de producción).
Nombre: Carlos Pérez.
Edad: 30 años.
Sexo: masculino.
Estado civil: casado.
Profesión: técnico en cocina.
Experiencia: 7 años.
Capacitaciones: preparación de salsa y especias.
Pertenencia a grupos profesionales: Asociación Colombiana de Chef.
Méritos especiales: empleado del mes en 3 ocasiones.
Sueldo actual: $ 1.200.000
Sueldo anterior: $850.000.
Fechas de ascensos: julio de 2007.
Empleos ocupados: operario de mezclas de salsas y especias.
Datos sobre plan de prestaciones: de acuerdo a requerimientos de
ley por contratación fija.
Información sobre jubilación: jubilación por edad a los 65 años, en
el año 2043.
Antigüedad: 4 años en la empresa.
Puntaje en pruebas psicológicas: cumple requisitos de perfil, puntaje
(8.3/10).
Puntaje en pruebas técnicas y de conocimiento: demostró
conocimientos en el área de trabajo, puntaje (9.2/10).
Información sobre salud: estado de salud sano en exámenes de
ingreso y según seguimiento de salud ocupacional.
Localización geográfica: Bogotá, localidad de Puente Aranda.
Tipo de empleo: técnico administrativo.
Una vez se realiza el inventario de los empleados, se continua con el pronostico de
la demanda futura de personal, para ello se pueden utilizar técnicas cualitativas o
cuantitativas; entre las técnicas cualitativas o también llamadas técnicas basadas en
la experiencia se encuentran:
a.
Método de muestreo: consiste en realizar un muestreo a cerca de las
necesidades de personal que cada director o jefe de área tiene en su
departamento, para ello se utiliza un cuestionario sencillo como el siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
¿Qué necesidades de personal tiene su departamento?
¿Con qué objetivos del plan estratégico están relacionados estos
requerimientos de personal?
¿Cuáles son sus principales argumentos para justificar su contratación?
¿Cuánto le costarán a la empresa las nuevas contrataciones?
¿Cuenta su departamento actualmente con el presupuesto para realizar
estas contrataciones?
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b.
Técnica del grupo nominal: en la cual un grupo de directivos o gerentes de
área, o en su defecto los socios de una empresa que inicia, se reúnen para
identificar los aspectos, cambios del negocio, planes estratégicos o demás
factores que pueden generar contratación de personal o creación de nuevos
cargos. Cada participante realiza sus aportes por escrito y luego se discuten los
diferentes puntos de vista, seleccionando al final los prioritarios.
c.
Técnica Delphi: consiste en un panel de gerentes y directivos de área quienes
individualmente hacen una estimación de la demanda futura de RRHH, para ello
cada director de área escribe cuanto personal nuevo necesitará de acuerdo a los
objetivos y plan estratégico de su departamento, luego un intermediario
presenta las estimaciones de cada directivo y les permite revisar sus
posiciones; este proceso se repite hasta que se logre un consenso con
estimaciones más realistas.
Las técnicas cuantitativas o basada en tendencias, tienen en cuenta datos históricos
para proyectar las necesidades de recurso humano. Una de estas técnicas es la
técnica de extrapolación, la cual tiene en cuenta el promedio de empleados
contratados en varios años o en meses anteriores, como referencia de las
necesidades futuras de personal. Ejemplo:
Año 2007
Unidades producidas
Recurso humano
Enero
350
30
Febrero
380
32
Marzo
400
36
Abril
410
38
Mayo
420
41
Junio
400
36
Julio
415
38
Agosto
430
43
Septiembre
Octubre
450
500
45
50
Noviembre
600
55
Diciembre
700
60
Sumatoria
5.455
504
Promedio
5.455/12=455
504/12=42
Pp = up/ rrhh
455/42=11
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Los resultados muestran una producción de 5.455 unidades durante el año 2007, lo
que significa un promedio mensual de producción de 455 unidades; trabajaron en la
producción 42 empleados al mes, los cuales produjeron cada uno 11 unidades
mensuales.
Si se desea promediar las necesidades de personal para producir 7.000 unidades en
el año 2008, se debe realizar una regla de tres a partir de los datos obtenidos, de la
siguiente forma:
Si en un año 42 empleados producen 5.455 unidades del producto, ¿cuántos
empleados se necesitarán para producir 7.000 unidades?
X
X
X
X
= número de empleados que se necesitan.
= 7.000*42/5.455
=294.000/5.455
= 54 empleados.
También podemos encontrar técnicas basadas en otros métodos para pronosticar la
demanda de recursos humanos futura, entre las que se encuentran:
a.
El análisis y planeación de presupuestos, que consiste en analizar el
presupuesto que cada área o departamento tiene para contratación de nuevos
empleados, para realizarlo los jefes del departamento con la necesidad de
personal y el director de finanzas, determinan los costos de las contrataciones y
la disponibilidad de presupuesto.
b.
El análisis de nuevas operaciones. Consiste en analizar la necesidad de personal
comparando la empresa con otras parecidas. Esta técnica se utiliza cuando se
proyectan cambios y giros impredecibles en el negocio que dificultan la
planeación del recurso humano; ejemplo, se observa cuantos vendedores se
contratan en empresas parecidas a la nuestra, o cuantos operarios necesitan
para alcanzar sus metas, luego se imita la cantidad y perfiles de los
contratados.
Analizar la oferta del recurso humano. Esta parte de la fase de previsión
consiste en analizar el mercado laboral interno a través del inventario de
directivos, utilizado por los directivos de área cuando tienen personal disponible
para asenso; y el mercado laboral externo, a través del análisis aspectos que
influyen como la taza de desempleo, los cambios sociales que pueden afectar la
fuerza laboral (como el desplazamiento, el aumento o disminución de
oportunidades), porcentajes de egresados en las profesiones de interés y
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campo de acción para estos profesionales. Estos datos permiten orientar la
elección de métodos y fuentes de reclutamiento efectivos. A continuación se
muestra un ejemplo del inventario de directivos.
Datos biográficos del candidato:
Evaluación del desempeño o
actuación profesional:
Fortalezas y debilidades:
Nombre: Antonio Pérez
Edad: 32 años
Sexo: masculino
Estado civil: casado
Departamento al que pertenece:
producción
Cargo: jefe de preparación de
salsas.
Jefe del departamento: Carlos
Fernández
Puntaje sobresaliente en evaluación de desempeño,
cumplimiento de metas y objetivos.
Presupuesto que maneja:
Cómo fortalezas se destacan alto sentido de pertenencia,
liderazgo participativo, capacidad de gestión. Entre las
debilidades se encuentra dificultades para la toma de
decisiones.
Alto potencial de progreso y asimilación de nuevos
aprendizajes.
Supervisa y controla un grupo de operarios del área de
preparación de salsa.
Supervisa y controla 8 empleados operarios de la
preparación de salsas.
Ninguno.
Deberes de los empleados:
Mezcla y preparación de salsas.
Potencial de progreso:
Responsabilidades del puesto:
Número de empleados:
Tipo de empleados que supervisa Operarios de mezclado y preparación de salsas.
(técnicos, profesionales, etc.):
Capacitación gerencial recibida:
Ninguna.
Labores gerenciales anteriores:
c.
Ninguna.
Fase de realización
En esta fase se ponen en práctica las actividades requeridas para optimizar el
recurso humano de la empresa, a través del desarrollo de acciones para el aumento
o recorte de personal dependiendo del diagnostico establecido a partir de la fases
anteriores. En este documento se enunciarán las acciones para aumento de
personal por ser la necesidad de los empresarios en etapa de creación de empresa.
EL desarrollo de acciones para aumento de personal; se lleva a cabo cuando los
resultados de las fases de análisis y previsión determinan la necesidad de cubrir
cargos en un futuro inmediato o próximo, para ello se parte de realizar las
siguientes acciones:
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1. Estrategias de reclutamiento interno: a través del cubrimiento de la vacante con el
recurso humano disponible para ascenso y promoción, según recomendaciones de los
jefes o directivos.
2. Estrategias de reclutamiento externo: cuando es necesario acudir a la oferta externa
para cubrir una necesidad de personal por falta de disponibilidad en RH en la cantidad o
calidad requerida (conocimientos, competencias y habilidades necesarias para
desempeñar el cargo).
3. Estrategia de contrataciones fijas o eventuales: consistente en incorporar personal para
cubrir necesidades temporales, por contratos de duración determinada. Esta estrategia
es utilizada cuando la producción es variable y temporal, haciendo necesario cubrir
etapas o periodos picos como vacaciones, inicio de la temporada escolar, navidad, etc.
4. Estrategias de formación: cuando se suple una necesidad de personal a través de la
capacitación de cierto número de empleados para un cargo.
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Referencias bibliográficas
Elaborado por el equipo de Bogotá Emprende a partir de las siguientes
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