Procedimiento Tramite Comisiones al Exterior

Código: GTH-PD-02
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
PROCEDIMIENTO TRÁMITE COMISIONES
AL EXTERIOR
Versión: 1.0
Fecha: Octubre 31 de 2013
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1. Objetivo
Establecer las directrices para el trámite de comisiones de servicios y/o estudios al exterior.
2. Alcance
Inicia con la solicitud de comisión de servicios o estudios al exterior, hasta su legalización ante la
autoridad competente.
Las presentes directrices están dirigidas a los empleados y contratistas del Ministerio del Trabajo,
de igual manera, a los servidores públicos de las entidades adscritas y vinculadas a la entidad sin
perjuicio de los procedimientos internos establecidos por estas, que eventualmente se encuentren
relacionados con el Trámite de Comisiones al Exterior.
3. Definiciones
Autorización para aceptar invitación: Es la autorización otorgada a un servidor público del
Ministerio para aceptar cargos, mercedes, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u
organismos internacionales. Según la normatividad existente puede ser otorgada por el Presidente
de la República o el Ministro del Trabajo, de acuerdo con la calidad del funcionario comisionado.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal -C.D.P-: es el documento expedido por el jefe de
presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación
presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.
Comisión: Situación administrativa en la que se encuentra el empleado, cuando ejerce
temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente al de la sede habitual de su
trabajo, realiza estudios, desempeña un cargo de libre nombramiento y remoción, o atiende
invitaciones de gobiernos extranjeros para ejercer temporalmente cargos o mercedes, como
también, recibir honores o recompensas de organismos internacionales o de gobiernos extranjeros.
Esta se confiere ya sea por Decreto Ejecutivo o Resolución Ministerial, según la calidad del
funcionario, indicando la duración y el objeto de la comisión, la manera en que serán sufragados los
viáticos y gastos de viaje y, cuando corresponda, proveer por encargo las funciones del empleado
comisionado.
Comisión de estudios: Se confiere para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento
en el ejercicio de las funciones propias del empleo o en relación a los servicios a cargo del
organismo donde se halle vinculado el empleado y sólo podrá conferirse a aquellos con un servicio
continuo a la entidad no menor de un (1) año, dentro del cual hayan obtenido calificación
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satisfactoria de servicios y no hubieren sido sancionados disciplinariamente con suspensión en el
cargo.
Comisión de servicios: Se confiere para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar
diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores; asistir a
reuniones, conferencias, foros, simposios, talleres, seminarios; para realizar visitas técnicas, de
observación o reuniones de trabajo, que interesen a la administración y se relacionen con el ramo
en que el empleado presta sus servicios.
Comisionado: Empleado al que, por disposición de autoridad competente, le es conferida comisión
mediante acto administrativo.
Desplazamiento. Autorización otorgada a un contratista del Ministerio para trasladarse en el
ejercicio de sus obligaciones contractuales a un sitio diferente a su domicilio contractual. Este
traslado puede ser al interior del país o al exterior.
Encargo: Se designa temporalmente a un servidor público para asumir, total o parcialmente, las
funciones del empleo del que es titular el comisionado.
4. Generalidades del procedimiento:
La Subdirección de Gestión del Talento Humano, tramita las solicitudes de comisión al exterior de los
funcionarios y contratistas al servicio del Ministerio, como las de los servidores públicos de las entidades
adscritas y vinculadas a este.
Toda comisión al exterior, necesita la aprobación previa ante el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República.
Recibida la aprobación por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se
proyectan los siguientes actos administrativos, de acuerdo a la calidad del solicitante y la manera en que
los gastos de la comisión sean sufragados:
•
Ministro: Se autoriza aceptar invitación y/o se confiere comisión mediante Decreto Ejecutivo, por ser
competencia exclusiva del Presidente de la República; asimismo, en el acto administrativo se provee
por encargo las funciones del despacho del Ministro de Trabajo al Viceministro que corresponda.
A través de Resolución suscrita por el Secretario General, deberá hacerse el respectivo
reconocimiento de viáticos y/o gastos de viaje, en caso que estos los asuma el Ministerio parcial o
totalmente.
•
Viceministro: Se confiere comisión mediante Resolución Ministerial; por su parte, si es una entidad
internacional quien asume alguno de los gastos para la ejecución de la comisión, se autoriza aceptar
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invitación al funcionario mediante Decreto Ejecutivo y cuando sea del caso, en el mismo acto se
provee por encargo las funciones del respectivo despacho.
•
Secretario General: Se autoriza aceptar invitación y/o se confiere comisión por Resolución
Ministerial. A su vez, mediante Decreto Ejecutivo deberá proveerse el encargo de las funciones,
mientras la ausencia del titular.
•
Funcionario del Ministerio del Trabajo: Se autoriza aceptar invitación y/o se confiere comisión por
Resolución Ministerial, tratándose de funcionarios del nivel directivo, se provee por encargo las
funciones del respectivo despacho en el mismo acto administrativo.
•
Máxima autoridad administrativa de entidad adscrita o vinculada: Se confiere comisión por
Resolución Ministerial, sin embargo, por la calidad del funcionario, mediante Decreto Ejecutivo se
autoriza aceptar invitación de organismo internacional o gobierno extranjero cuando la comisión se
enmarque en los supuestos de hecho de los artículos 129 y 189-18 de la Constitución Política, y
cuando sea del caso, proveerse por encargo las correspondientes funciones.
•
Servidor Público de entidad adscrita o vinculada: Se confiere comisión mediante acto
administrativo suscrito por el jefe superior de la entidad adscrita o vinculada, según lo dispuesto por
el artículo 16° del Decreto 26 de 1998. Por su parte, en virtud de lo señalado por el Decreto 310 de
2012, el Ministro es competente para autorizar a dichos funcionarios, a aceptar invitaciones de
gobiernos extranjeros u organismos internacionales.
•
Contratistas del Ministerio del Trabajo, se les autoriza el desplazamiento a través de resolución
suscrita por el Secretario General. De igual manera, para desplazamientos al exterior de los
contratistas, no es necesaria la autorización previa ante el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República.
Nota 1: Por instrucción de la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República, todo Decreto
Ejecutivo debe radicarse con la firma del Ministro.
Nota 2: En los casos en que ha de proyectarse Decreto Ejecutivo, se debe entregar el proyecto de acto
administrativo con copia de antecedentes dirigida a la Secretaría Jurídica de la Presidencia, al momento
de radicar la solicitud de Autorización de Comisión al Exterior ante la Secretaría General de la
Presidencia de la República, realizando actividades 21 y 22 de las que a continuación se relacionan.
5. Descripción de las actividades
No.
1.
Actividad
Recibir solicitud de
desplazamiento
con
Responsable
comisión o Auxiliar asignado de
documentación Subdirección de Gestión del
Registro y/o
documento
Planilla entrega
documentos
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2.
3
soporte y entregar a responsable del
trámite en la Subdirección de Gestión del
Talento Humano.
Revisar documentos soporte de solicitud y
cuando sea del caso, requerir a quien
solicita lo faltante. Si la documentación está
completa, diligenciar Formato Autorización
Comisiones al Exterior. Si la solicitud
corresponde a un contratista del Ministerio,
ir a la actividad 26.
Revisar
Formato
de
Autorización
Comisiones al Exterior diligenciado.
Talento Humano
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Proyecto de
Autorización
Comisiones al
Exterior.
Subdirector de Gestión del
Talento Humano
Formato
Autorización
Comisiones al
Exterior
Nota interna
4
Elaborar nota interna remitiendo a la Auxiliar asignado de
Secretaría
General
Formato
de Subdirección de Gestión del
Autorización Comisiones.
Talento Humano
5
Revisar
Formato
de
Autorización Asesor Secretaria General
Comisiones al Exterior, para firma del
Ministro.
Formato
Autorización
Comisiones al
Exterior
6
Firmar
Formato
Comisiones.
Formato
Autorización
Comisiones al
Exterior
Formato de
Autorización
Comisiones y
soportes
7
8
9
10
(9)
de
Autorización Ministro
Nota: Si el Ministro es quien
solicita, el formato lo suscribe
Secretario General
Remitir Formato de Autorización al Secretaría General
Secretario General del DAPRE.
Realizar seguimiento ante el DAPRE a la Profesional Universitario
solicitud de comisión.
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Aprobar o negar solicitud de comisión al Departamento Administrativo
exterior.
de la Presidencia de la
República –DAPRE–
Informar a Gestión Documental (o 472) que Profesional Universitario
hay paquete para recoger en la Secretaría Subdirección de Gestión del
General de la Presidencia de la República. Talento Humano
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Recibir y entregar a responsable del trámite Auxiliar designado de
el Oficio del DAPRE.
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Planilla
entrega
documentos
12
Si la solicitud ha sido negada, proyectar Profesional Universitario
oficio informando negativa a dependencia Subdirección de Gestión del
del Ministerio, o a entidad adscrita o Talento Humano
vinculada.
13
Si la solicitud ha sido aprobada, se
proyectan los actos administrativos de la
directriz 4.2., según la calidad del
funcionario. Si se trata de servidor público
de entidad adscrita o vinculada que no sea
máxima autoridad y estas asumen todos
los gastos, se continúa con la actividad No.
24.
Revisar proyecto de acto administrativo.
Oficio
informativo y
anexo oficio
que niega
solicitud
Proyecto acto
administrativo
14
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Subdirector de Gestión del
Talento Humano
15
Remitir proyecto de acto administrativo y Auxiliar designado de
antecedentes a Secretaría General.
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
16
Revisar proyecto de acto administrativo de Asesor Despacho del Ministro
acuerdo a antecedentes para firma del
respectivo funcionario.
17
Suscribir acto administrativo.
18
Dependiendo de la calidad del
solicitante, firma: Presidente
de la República, Ministro o
Secretario General.
Recibir acto administrativo. Si es Profesional Universitario
funcionario del Ministerio, continúa Subdirección de Gestión del
actividad 19. En caso de ser decreto Talento Humano
ejecutivo, continúa actividad No. 21; si se
trata de resolución autorizando aceptar
invitación a servidor público de entidad
adscrita o vinculada, sigue la actividad No.
25. Si se trata de comisión de estudios de
funcionario del Ministerio, comunicar acto
administrativo y seguir con actividad 27.
Proyecto acto
administrativo
Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes
Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes
Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes
Decreto o
Resolución
suscrita
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25
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Si el Ministerio asume alguno o todos los
gastos para la ejecución de la comisión o
desplazamiento, entregar copia simple a
Subdirección Administrativa y Financiera
para el registro del caso y/o expedición de
tiquetes.
Comunicar Resolución al servidor público
comisionado o contratista autorizado para
ejecutar la comisión o el desplazamiento, y
archivar trámite. El trámite ante
presupuesto es el de la actividad 19, lo
había dejado ahí con base en lo dispuesto
por el artículo 12 de la Resolución 745 de
este año.
Suscrito por el Ministro el respectivo
decreto, se proyecta oficio remisorio con
antecedentes adjuntos, a Secretaría
Jurídica de la Presidencia para firma del
Presidente.
Hacer seguimiento al decreto ejecutivo.
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Copia simple
de acto
administrativo
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Correo
Institucional,
adjuntando
resolución.
Auxiliar designado de
Secretaría General
Oficio
remisorio de
Decreto
Original y
antecedentes
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Recibir copia escaneada de Decreto Profesional Universitario
Ejecutivo, comunicar a destinatarios del Subdirección de Gestión del
mismo y archivar trámite. Si se hace un Talento Humano
encargo, continúa actividad 39 y siguientes.
Si el total de los gastos de la comisión son Profesional Universitario
sufragados por entidad solicitante, no se Subdirección de Gestión del
proyecta acto administrativo y se comunica Talento Humano
mediante oficio suscrito por Secretario
General a entidad adscrita o vinculada para
lo de su competencia y archivar trámite.
Enviar copia escaneada de Resolución que
autoriza aceptar invitación a responsable
del trámite en entidad adscrita o vinculada
y archivar trámite.
Proyectar
Resolución
autorizando
desplazamiento a contratista, continuando
con actividades 14 a 20, en lo pertinente.
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Correo
institucional.
Oficio
anexando
originales de
comunicación
que aprueba
comisión y
formato
autorización.
Correo
institucional.
Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes.
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5.1.
ACTUACIÓN POSTERIOR A EJECUCIÓN DE COMISIÓN DE FUNCIONARIOS Y
CONTRATISTAS DEL MINISTERIO DEL TRABAJO
27
Presentar informe de comisión o Servidor público comisionado o
desplazamiento a superior inmediato o contratista autorizado
supervisor del contrato.
Informe de
actividades.
28
Dar visto bueno a informe de comisión o Superior inmediato o
desplazamiento.
supervisor del contrato
Informe de
actividades.
29
Enviar copia de informe actividades de
contratistas a la Subdirección Administrativa
y Financiera – Grupo de Gestión
Contractual.
Archivar informe de actividades de
desplazamiento o comisión.
Auxiliar designado por Jefe de
dependencia solicitante
Nota interna
con copia de
informe
Auxiliar designado por Jefe de
dependencia solicitante
Informe de
actividades.
30
31
5.2.
32
33
5.3.
Legalizar comisión o desplazamiento en los Servidor público comisionado o
términos del artículo 17 de la Resolución contratista autorizado
745 de 2013, expedida por el Ministerio del
Trabajo.
Informe de
comisión y
pasa bordos o
comprobantes
de gastos de
viaje.
OBLIGAGIÓN DE GESTORES EN TRÁMITES ARCHIVADOS
Enviar a Secretaría General del Ministerio,
informe bimestral de comisiones de servicio
al exterior otorgadas en entidades adscritas
y vinculadas.
Proyectar informe bimestral consolidado del
sector administrativo, ante el DAPRE, en
cumplimiento de lo dispuesto por el artículo
12 del Decreto 1050 de 1997, modificado
por el Decreto 2140 de 2008.
Responsable del trámite en la
entidad adscrita o vinculada
Informe
bimestral.
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Informe
bimestral de
comisiones al
exterior.
POSESIÓN DEL CARGO DE DIRECTORES GENERALES, DIRECTORES TÉCNICOS,
PRESIDENTES Y SUPERINTENDENTES
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Elaborar actas de posesión para los
Directores
Generales, Directores
Técnicos,
Presidentes
y
Superintendentes.
Tomar posesión del encargo para los
Directores
Generales, Directores
Técnicos,
Presidentes
y
Superintendentes.
Remitir de actas de posesión de
entidades adscritas o vinculadas.
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Ministro o Presidente
Profesional Universitario
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento y puntos de control
Actividad 1:
Toda solicitud debe ir acompañada de los siguientes documentos dependiendo del caso:
a. Documentos soporte solicitud de comisión, cuando se trata de funcionario o contratista del
Ministerio del Trabajo:
• Invitación del organismo o país extranjero y demás documentos que la soporten.
• CDP, cuando el Ministerio asuma los gastos de viáticos y/o transporte.
• Si el funcionario pertenece al nivel directivo, se requiere información relativa al encargo de
funciones (Certificación de cumplimiento de requisitos mínimos de estudios y experiencia
expedida por autoridad competente para el ejercicio del respectivo cargo).
• Formato de Autorización Comisión de Servicios, debidamente diligenciado.
• Itinerario del vuelo propuesto.
• Si se trata de contratista, deberá anexar con lo anterior, copia del contrato en el cual se indique
la obligación del contratista de realizar los desplazamientos que se requieran a nivel
internacional, para el desarrollo de sus obligaciones.
b. Cuando corresponda a comisión de estudios, deberá soportarse la solicitud con los
siguientes documentos:
• CDP, cuando el Ministerio asuma los gastos de viáticos y/o transporte.
• Si el funcionario pertenece al nivel directivo, se requiere información relativa al encargo de
funciones (Certificación de cumplimiento de requisitos mínimos de estudios y experiencia
expedida por autoridad competente para el ejercicio del respectivo cargo).
• Formato de Autorización Comisión de Servicios, debidamente diligenciado.
• Itinerario del vuelo propuesto.
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• Si se trata de contratista, deberá anexar con lo anterior, copia del contrato en el cual se indique
la obligación del contratista de realizar los desplazamientos que se requieran a nivel
internacional, para el desarrollo de sus obligaciones.
• Certificación laboral del solicitante, donde conste que ha prestado sus servicios al menos durante
un (1) año continúo en la respectiva entidad.
• Autorización de la Junta, Consejo Directivo o Superior respectivo.
• Evaluación de desempeño definitiva satisfactoria del año inmediatamente anterior.
• Certificación de antecedentes disciplinarios, expedido por autoridad competente.
• En caso de ser educación formal, inscripción al programa de educación de la respectiva
universidad.
Documentos soporte solicitud de comisión, cuando se trata de funcionario proveniente de entidad
adscrita o vinculada:
•
•
•
•
•
•
•
Invitación del organismo o país extranjero y demás documentos que la soporten,
CDP, cuando la correspondiente entidad del sector administrativo asume gastos,
Formato Autorización Comisiones al Exterior diligenciado y firmado por Director de entidad,
Justificación de participación en el evento,
Certificación laboral del funcionario que participará en la comisión.
En caso que los costos sean asumidos por convenio, copia del mismo.
Si corresponde a una comisión de estudios, deberá anexar además, certificado de antecedentes
disciplinarios y calificación de servicios satisfactoria durante el último año, expedidos por
autoridad competente.
Documentos soporte solicitud de comisión de estudios, cuando se trata de funcionario proveniente
de entidad adscrita o vinculada
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Invitación del organismo o país extranjero y demás documentos que la soporten,
CDP, cuando la correspondiente entidad del sector administrativo asume gastos,
Formato Autorización Comisiones al Exterior diligenciado y firmado por Director de entidad,
Justificación de participación en el evento,
Certificación laboral del funcionario que participará en la comisión.
En caso que los costos sean asumidos por convenio, copia del mismo.
Si corresponde a una comisión de estudios, deberá anexar además, certificado de antecedentes
disciplinarios y calificación de servicios satisfactoria durante el último año, expedidos por
autoridad competente.
Certificación laboral del solicitante, donde conste que ha prestado sus servicios al menos durante
un (1) año continúo en la respectiva entidad.
Autorización de la Junta, Consejo Directivo o Superior respectivo.
Evaluación de desempeño definitiva satisfactoria del año inmediatamente anterior.
Certificación de antecedentes disciplinarios, expedido por autoridad competente.
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• En caso de ser educación formal, inscripción al programa de educación de la respectiva
universidad.
Si es la máxima autoridad de la entidad adscrita o vinculada quien se comisiona, la solicitud debe
anexar, además de lo anterior:
• Certificación laboral del funcionario de quien será encargado,
• Certificación de cumplimiento de requisitos de quien será encargado,
• Agenda del viaje.
Los puntos de control del procedimiento son los siguientes:
Actividad No. 6 - El Ministro firma el formato de autorización comisiones, si el Ministro es quien solicita, el
formato lo suscribe Secretario General.
Actividad No. 9 - El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República –DAPRE, aprueba o
niega la solicitud de comisión al exterior.
Actividad No. 9 - Dependiendo de la calidad del solicitante, firma: Presidente de la República, Ministro o
Secretario General, se suscribe el acto administrativo.
7. Anexos.