HERRAMIENTAS DE GESTIÓN Módulo II Lic. Néstor R. Rampi 2009 Presentación que se utiliza en los talleres de Reingeniería de la Dirección de Planeamiento y Reingeniería Organizacional - ONIG MÓDULO II Agenda •Visión según Collins Porras. •Apuntes de Pensamiento Sistémico (Herrscher) •El Análisis FODA •Proceso de Planificación Operativa •Objetivos, Metas e Indicadores •Balanced Scorecard •Ejemplos VISIÓN según Collins Porras La ideología esencial facilita el aglutinante que mantiene unida a la organización a lo largo del tiempo Ideología Esencial “Yin” : define los principios que defendemos y las razones de nuestra existencia. El” Yin” no se modifica y complementa al “Yan” •Valores esenciales •Propósito esencial Futuro Imaginario (perspectiva de 10 a 20 años) “Yan” : Es lo que queremos llegar a ser, lo que queremos alcanzar, lo que queremos crear, algo cuya obtención requerirá un cambio sustancial. •Objetivos Grandes, Audaces y Retadores •Descripción vívida Descripción vívida es una descripción vibrante, que atraiga, como que la visión pase de las palabras a imágenes VISIÓN según Collins Porras Las organizaciones que disfrutan de un éxito duradero tiene un propósito esencial y unos valores esenciales que permanecen constantes mientras que sus estrategias y sus prácticas se adaptan incesantemente a un mundo cambiante La infrecuente capacidad de equilibrar la continuidad con el cambio, que exige una disciplina puesta en práctica de manera consciente está relacionada con la capacidad de elaborar una visión La visión ofrece orientación acerca de lo que se debe conservar y lo que se debe cambiar VISIÓN según Collins Porras El marco de la Visión tiene dos partes : La ideología esencial y el futuro imaginado. La ideología esencial combina los valores esenciales y el propósito esencial de la organización •Valores esenciales son los que estaríamos dispuestos a defender, los postulados primordiales (ej. Honradez e Integridad, Fomentar la capacidad y la creatividad individual) •Propósito esencial es la razón de ser de la organización : (ej. Resolver innovadoramente problemas que estén sin resolver, Mejorar la situación social del país) El Futuro Imaginado : La organización debe identificar objetivos ambiciosos, grandes y audaces para ayudar a la visión a largo plazo. Pueden ser cualitativos o cuantitativos (ej. Lograr un nivel de desocupación menor al 7%, Lograr un nivel de exportaciones en SSI superior a U$S 350 M) VISIÓN ejemplo Visión de AFIP La AFIP se convertirá en un pilar importante para el desarrollo y sustentabilidad de la economía, gracias al propio accionar y la suma de los esfuerzos de organizaciones públicas, sociales y privadas en materia de lucha contra la economía ilegal y el empleo no registrado, la reducción de la evasión y el contrabando y el perfeccionamiento de los procesos recaudatorios. Logrará estándares de calidad similares a las mejores experiencias internacionales comparables en la administración de la organización y en su vinculación con el contribuyente y se posicionará como la mejor institución pública argentina Misión de la AFIP Administrar con eficiencia y eficacia la aplicación, percepción y fiscalización de los tributos nacionales, los recursos de la seguridad social y las actividades relacionadas con el control del comercio exterior, promoviendo el cumplimiento voluntario y oportuno de las obligaciones y contribuyendoa la lucha contra la economía informal. Valores de AFIP 1 -Actuar con ética, integridad y calidad en cualquier circunstancia, aplicando plenamente la capacidad de trabajo, con iniciativa y disposición para cooperar en el logro de los objetivos comunes. 2 - Tratar a los ciudadanos con consideración y respeto 3 - Capitalizar la experiencia y asumir el cambio, conservando aquello que funciona y modificando aquello que no. 4 - Tener presente que para los ciudadanos somos “las caras visibles” del gobierno 5- Valorar la diversidad de opinión VISIÓN (ejemplos de empresas) VISION La visión de una institución es lo que ella quiere alcanzar en el futuro. Puede ser un aspecto a ser alcanzado en el mediano - largo plazo. Veamos algunos ejemplos de empresas internacionales: Walt Disney : “ hacer feliz a la gente”. 3M : “solucionar de manera innovadora los problemas no resueltos”. Cargill: “mejorar el estándar de vida de todo el mundo”. Microsoft: “poner una computadora en cada escritorio y cada hogar”. Podemos advertir que son expresiones breves, concretas y ambiciosas. Apuntes de Pensamiento Sistémico (Herrscher) Planifica o serás planificado El planeamiento es un proceso y el plan es el producto Cómo ver el futuro? Técnicas de Escenario Metodología llamada técnica de escenarios para analizar la incertidumbre . Consiste en imaginar para un determinado contexto las distintas cosas que pueden pasar (las más probables/posibles) y desarrollar para cada alternativa el conjunto de características que deberían converger así como el conjunto de consecuencias. Objetivo de la técnica de Escenarios : •Realizar una evaluación global de riesgo, viendo las consecuencias de las alternativas más posibles. • Prepararse para las alternativas más probables que puedan anticipar las consecuencias más favorables y desfavorables, aprovechando las primeras y aminorando las segundas • Observar tempranamente cualquier señal que indique cuál de las alternativas se está perfilando. Apuntes de Pensamiento Sistémico (Herrscher) “Planifica o serás planificado” El planeamiento es un proceso y el plan es el producto El planeamiento debe perseguir dos objetivos : Definir la estrategia y programar la acción PASOS: •Determinar la Visión y Objetivos de la Organización (Ahora y en el Futuro) •Definir las Funciones a realizar, tipos de productos/ servicios que queremos brindar : con que tecnología y a cuáles mercados •Recursos que se necesitan para cumplir con esas funciones : Que talentos, qué infraestructura, qué acceso a mercados de materias primas, de fuentes de financiamiento, etc. Apuntes de Pensamiento Sistémico (Herrscher) “Planifica o serás planificado” El planeamiento es un proceso y el plan es el producto PASOS (cont.) •Determinar en que forma se organizarán esos recursos (procesos) •Cómo organizar esos procesos para que funcionen en forma armónica (estructura del sistema) •Luego de determinar objetivos, funciones, recursos, procesos, estructura viene la Iteración del ciclo. Aprender, incorporar en c/iteración la experiencia del ciclo anterior (Mejora Continua) ¿Cual es la situación actual? FODA FORTALEZAS Son elementos POSITIVOS que surgen de nuestras propias capacidades y características y cuyo uso o disponibilidad dependen sólo de nosotros. (Están adentro) DEBILIDADES OPORTUNIDADES Son elementos favorables que surgen de la situación en laque nos encontramos y que no necesariamente provienen de nuestras virtudes. Su presencia no depende exclusivamente de nosotros. (Están afuera) AMENAZAS Son elementos DESFAVORABLES que Son elementos negativos que surgen surgen de nuestras propias limitaciones y de la situación en que nos encontramos cuyo reducción o eliminación depende casi y que significan un riesgo. Eliminarlos en exclusivamente de lo que seamos capaces forma absoluta no depende exclusivamente de nosotros. (Están afuera) de hacer nosotros mismos. (Están adentro) ¿Cual es la situación actual? FODA (Ejemplo) FORTALEZAS OPORTUNIDADES - Decisión política estratégica de encarar - Coyuntura política para implementar mejoras cambios - Equipo de proyecto con experiencia - Impacto en la ciudadanía y compromiso - Mejores controles por cambios normativos - Avance tecnológico DEBILIDADES - Baja calidad de servicio - Estructura orgánica rígida - Falta de un work flow integrador - Ausencia de digitalización de archivos - RRHH con deficiente capacitación - Falta de incentivos AMENAZAS - Inestabilidad de la conducción política - Variables económicas - Imprevisibilidad presupuestaria Análisis del tipo de estrategia a adoptar FODA Análisis Entorno Análisis Interno Oportunidades Amenazas Debilidades Fortalezas Estrategia Adaptativa Estrategia Ofensiva Estrategia de Supervivencia Estrategia Defensiva Proceso de Planificación MISION La misión de una institución es lo que ella hace. Es la razón misma de su existencia. La misión debe ser claramente definida porque determina las necesidades a satisfacer y por lo tanto debe ser comunicada a todo el personal Misión de los procesos QUE HACEMOS (Bienes/Servicios) MISION PARA QUIEN LO HACEMOS (Clientes/Ciudadanos) COMO LO HACEMOS (Procesos) Proceso de Planificación ESTABLECER LA VISIÓN DESARROLLAR - PLAN A 3 -5 AÑOS FIJAR OBJETIVOS ESPECÍFICOS ANUALES Asignar a departamentos para desarrollar PLANES OPERATIVOS IMPLANTAR MONITOREAR PROGRESO REVISIÓN ANUAL Proceso de Gestión de Proyectos FASE DE DISEÑO FASE DE IMPLEMENTACIÓN Alcance y Factibilidad Plan del Proyecto Gerenciamiento INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE INDICADORES NECESIDAD DE EVALUAR (Osborne) • Lo que se mide, se hace. Lo que no se mide, no se hace •Si no se miden los resultados no se puede diferenciar el éxito del fracaso •Si no se ve el éxito, puede no ser premiado •Si no se puede ver el fracaso, no se puede aprender de él •Si no se puede reconocer el fracaso, no se puede corregir •Si se pueden demostrar los resultados, se puede conseguir el apoyo público METAS/OBJETIVOS •La meta debe fijarse a un nivel tal que se perciba como un reto pero que no sea imposible de alcanzar •Otra definición sobre objetivo podría ser como las situaciones a las que esperamos llegar o los resultados que esperamos lograr con la implementación de determinadas acciones que son propias del proceso de gestión, dado que consideramos que esas situaciones y resultados son positivas para la organización y/o para quienes la dirigen TIPO DE OBJETIVO NIVEL DE NECESIDAD ESENCIAL DEBE HACERSE SOLUCIÓN A PROBLEMAS DEBERÍA HACERSE INNOVADOR SERÍA BUENO HACER OBJETIVOS CAUSAS DE FRACASO •OBJETIVOS AMBIGUOS •FALTA O DÉBIL PATROCINIO •EQUIPO MAL SELECCIONADO •DECISIONES NO BASADAS EN INFORMACIÓN •PLANIFICACIÓN Y CONTROL INSUFICIENTE PERJUCIOS A SUPERAR •ES COMPLICADO Y NO SIRVE PARA NADA •ES IMPOSIBLE HACER PREVISIONES •ES IMPOSIBLE FIJAR OBJETIVOS SOBRE UNA BASE SERIA •TODO ES IMPORTANTE OBJETIVOS PRIMER PASO: IDENTIFICAR LAS OPORTUNIDADES PARA ESTABLECER LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS LOS OBJETIVOS SURGEN A PARTIR DE IDENTIFICAR LA POSIBILIDAD DE REALIZAR UNA INNOVACIÓN POTENCIAL Y/O LA REVISIÓN DE LOS ASPECTOS ESENCIALES DEL TRABAJO A EFECTOS DE ALINEARSE CON EL OBJETIVO ESTRATÉGICO DE LA ORGANIZACIÓN •Algunas preguntas de orientación en esta etapa : •¿Que factores negativos (problemas deberían y podrían cambiar? •¿Que factores positivos (potencialidades) deberían y podrían desarrollarse mejor? OBJETIVOS SEGUNDO PASO: ANÁLISIS DE ANTECEDENTES Y PRIMER LISTADO UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS ÁREAS O CAMPOS POTENCIALES PARA SUS OBJETIVOS, ANALIZAR SUS ANTECEDENTES - EL DESEMPEÑO HISTÓRICO DE ESOS CAMPOS - ESCRIBIR UN PRIMER LISTADO BORRADOR DE LOS OBJETIVOS A LOGRAR EL ENUNCIADO DE CADA UNO DE ELLOS DEBE RESPONDER CLARAMENTE A LAS SIGUIENTES CUESTIONES: •¿Que va a lograr? •¿Como lo va a lograr? •¿Quién/es está/n involucrados? •¿Para qué lo va a lograr? •¿Cuantos recursos va a necesitar? •¿Cuando estará realizado? OBJETIVOS TERCER PASO: SELECCIONAR Y JERARQUIZAR TOMAR TODOS LOS ENUNCIADOS QUE ELABORÓ EN DOS CATEGORÍAS : •IRREALIZABLES •REALIZABLES : •OBJETIVOS IMPORTANTES •OBJETIVOS SECUNDARIOS OTORGAR JERARQUÍA A LOS IMPORTANTES CUARTO PASO: APLICAR OBJETIVOS ¨SMART Específicos Medibles indicadores de Cada objetivo cantidad, calidad, comienza con un costo o tiempo verbo de acción y utilizados para especifica un evaluar la resultado simple efectividad a ser alcanzado Ambiciosos Realista Definido en el tiempo Cada objetivo debe ser un desafío, una exigencia , mejores resultados, más rápido y con más alta calidad Todos los objetivos deben ser relevantes para la estrategia y realistas para ser alcanzados Específicos, fechas realistas para su cumplimiento OBJETIVOS “SMART” ESPECÍFICO ESTABLECER CLARAMENTE LA ACCIÓN INVOLUCRADA Y EL RESULTADO A SER ALCANZADO VERBO DE ACCIÓN + RESULTADO ESPERADO •Ejemplos de verbos: Analizar, Aplicar, Definir, Diseñar, Categorizar, Elegir, Clasificar, Comparar, Generar, Reducir, Instalar, Mantener, Organizar, Implementar, Promover, Operar, Desarrollar, Redactar, Establecer, Resolver, Gerenciar, Evaluar, Participar, Asistir, Construir, Incrementar OBJETIVOS “SMART” •MEDIBLE Los objetivos medidles proporcionan un Standard para la comparación Los tipos de medidas pueden ser : TIPOS DE MEDIDA Calidad Cantidad Dinero Tiempo EJEMPLOS Lograr el 100% de satisfacción del ciudadano Reducir al 0% los conflictos Bajar un 10% el ausentismo Incrementar en un 30% las exportaciones de cereales Reducir los costos en un 5% Incremetar la recaudación fiscal en un 10% Reducir a 4 días el tiempo de respuesta de un trámite Entregar los informes el 1ero de cada mes OBJETIVOS “SMART” •AMBICIOSOS Establecer objetivos ambiciosos significa establecer metas que lo exijan un poco más IDEAS CLAVES •Un poco más •Debe implicar una exigencia •Deben generar una mejora significativa OBJETIVOS “SMART” •REALISTAS Para establecer objetivos realistas se debe evaluar la cantidad de tiempo, el número de recursos, presupuesto, habilidades y otros requerimientos para alcanzar cada objetivo. Preguntas que ayudan a analizar si el objetivo trazado es realista o alcanzable: •¿Tiene el soporte, recursos, dinero necesarios para alcanzar exitosamente este objetivo? •Dadas las restricciones de tiempo y recursos ¿ Cuales son las actividades que debe detener para asegurar el cumplimiento exitoso del objetivo? •¿Que obstáculos puede interferir con su capacidad para alcanzar el objetivo definido? •¿Han fallado otros en cumplir este objetivo en anteriores ocasiones? ¿Conoce las causas? •TIEMPO El objetivo debe señalar una duración determinada para la acción establecida. •Tienen una restricción temporal para ser cumplidos. •Las fechas de terminación deben ser precisas. OBJETIVOS QUINTO PASO ESTABLECER ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO QUE INDIQUE EL NIVEL DE RESULTADOS ESPERADOS PARA CADA OBJETIVO. NOS DICEN EN SUMA CUANTO SE ALCANZÓ. SI EL OBJETIVO ES IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RRHH EL ESTÁNDAR PODRÍA SER 100% : Sistema implementado con todos los módulos al 31/12/2009 60% : Sistema implementado sin los módulos de carrera al 31/12/2009 0% : Cualquier status por debajo del 50% Ejemplo: Estándar para medir la ORIENTACIÓN A LA MEJORA CONTINUA DEFINICIÓN: Es la capacidad de detectar permanentemente las oportunidades de hacer mejor las cosas y emprender de un modo eficiente nuevas acciones orientadas al logro de los resultados esperados para su puesto, removiendo los obstáculos que se presenten. ++ evalúa constantemente escenarios identificando riesgos y oportunidades de mejora. Tiende a estar siempre actualizado, detecta obstáculos, analiza alternativas de resolución y presenta propuestas innovadoras +- En algunas ocasiones demuestra iniciativa en analizar situaciones identificando riesgos y oportunidades de mejora. Se muestra interesado por los temas de su competencia. -+ Identifica oportunidades y riesgos en forma reactiva, guiado por otros y cuando las Circunstancias son muy evidentes. Está poco actualizado respecto al mercado. Ante obstáculos, protesta pero no toma iniciativas ni propone resoluciones. -- Tiende a hacer las cosas siempre igual sin preocuparse por la competencia o las tendencias. No detecta oportunidades ni riesgos. Convive con los obstáculos y se adapta a los problemas con una actitud conformista INDICADORES (Introducción) Este módulo trata específicamente los aspectos inherentes a la “construcción”, es decir: la forma de obtención, atributos, presentación y análisis de los indicadores, como así también a los criterios para el establecimiento de objetivos. Los indicadores de desempeño de la calidad representan el instrumento para poner en evidencia la eventual desviación entre los resultados obtenidos y los objetivos deseados, constituyendo una herramienta de estímulo indispensable para la mejora continua. INDICADORES (ejemplo Titanic) Los datos de la situación de la nave en dirección al iceberg directo a una colisión, se convierte en información válida cuando el vigía lo identifica. El lapso de tiempo, durante la cual la decisión es posible, comienza en el momento que la información es conocida. Choque con el Iceberg INFORMACIÓN VÁLIDA Orden de maniobrar El vigía identifica el iceberg Deliberación: Definición de la maniobra INERCIA DE LA NAVE El oficial de Guardia toma conocimiento T 1 T2 T3 TOMA DE CONOCIMIENTO T4 TOMA DE DECISIÓN El esquema muestra que la toma de conciencia del riesgo se produce cuando el oficial de guardia aprecia la gravedad de la situación. Comienza la deliberación. En realidad la urgencia hace que sin duda la decisión sea tomada instantáneamente solo por el oficial de guardia,el cual finalmente emite la orden de maniobra. La eficacia de la decisión lamentablemente está ligada al tiempo de respuesta de la nave. La inercia impide cambiar a tiempo el rumbo. INDICADORES (Rol de la Medición) Por qué medir el desempeño y para qué? Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar no se puede dirigir. Si no se puede dirigir no se puede mejorar. Toma de decisiones basadas en hechos: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. La medición juega un rol fundamental en la conducción eficaz, eficiente y exitosa de una organización competitiva. La medición correcta, representativa, equilibrada y sistemática permiten el “control”, o dicho de otra manera, el dominio de los procesos y las actividades de la organización INDICADORES INDICADOR DE CALIDAD Información cuantitativa asociada a un fenómeno, o proceso, bajo observación constante que permite evaluar su comportamiento en relación con el logro de objetivos de calidad preestablecidos. Ejemplo: grado de satisfacción del cliente: •Objetivo: 90 % mínimo •Indicador : 75 % METAS Para evaluar los indicadores es necesario establecer metas, las que constituyen patrones de referencia, para determinar el nivel de desempeño. Las metas es la cuantificación del objetivo. Para definir objetivos en una organización, sugerimos utilizar los indicadores disponibles a partir de: •Datos históricos ( por ejemplo últimos dos años) •Datos de instituciones del mismo ramo •Datos de competidores •Datos de lo mejores en la especialidad INDICADORES DEFINICIÓN DE UN INDICADOR Forma representativa cuantitativa de características como requisitos, atributos, especificaciones o condiciones de entorno para: •Un producto •Un servicio •Un proceso A fin de comprobar el desempeño de los resultados a lo largo del tiempo. También podemos expresar que representa la variable de control de un proceso o sistema organizado, sobre la base de los cuales pueden establecerse: •las condiciones actuales del proceso /sistema, o sea valor actual del indicador •las condiciones respecto al objetivo a conseguir para asegurar las metas preestablecidas INDICADORES MEDICIÓN ( ISO 9001:2000) Una buena medición debería por lo menos: •Responder a objetivos precisos •Ser comprendido y compartido por todos •Ser modificable en función de las necesidades •Utilizar una metodología definida •Realizarse sistemáticamente •Ser transparente, no dar lugar a dudas, ser creíble Siempre debe tenerse presente que el verdadero objetivo no es la creación de indicadores como un fin en sí mismo, sino como la adopción de un instrumento de involucramiento del personal y de un razonable análisis de los problemas y el desempeño individual y colectivo, para mejorar la performance de la organización. INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES Requisitos: •Expresar el ¿para qué? queremos gestionar el indicador seleccionado. Deben permitir la jerarquización de los problemas, para priorizar las acciones correctivas en tiempo y forma. Atributos para que cumplan su misión. •Simple •Medible •Aceptado •Realizable •Temporal Como puede apreciarse son requisitos semejantes a los definidos para los objetivos. INDICADORES Requisitos complementarios: •Pertinente: debe ser apropiado para el fenómeno bajo observación y aportar un valor agregado para determinar el grado de eficacia de dicho fenómeno. •Contenido informativo: brindar información sobre una actividad, vale decir ser apto para identificar los logros y también problemas. •Fiabilidad: confiable en el sentido que se produzca el mismo resultado cuando se utiliza repetidamente bajo las mismas condiciones. •Validez: debe medir fielmente lo que se intenta medir. •Practicidad: utilizar datos que resulten accesibles y con esfuerzo razonable para obtenerlos. INDICADORES •Método: clara descripción de cómo se recopilan los datos y cómo se realizan los cálculos. •Limitaciones: es necesario determinarlas para establecer el grado de precisión. •Tengamos en cuenta que el indicador puede estar influenciado por la subjetividad, el tamaño de la muestra, los recursos disponibles, etc. •Fuente: definir los responsables de la generación del indicador •Oportunidad: suministrar la información a tiempo. Esto es particularmente importante en el caso de las mediciones relacionadas con toma de decisiones inmediatas, como veremos más adelante. INDICADORES - EJEMPLOS EFECTIVIDAD •Relación existente entre las metas programadas y las metas fijadas Efectividad = Talleres de capacitación realizados Talleres de capacitación programados COBERTURA • Cobertura del Programa = Población objetivo x 100 Población con Nec. Insatisfechas INDICADORES - EJEMPLO El mundo también tiene un “ indicador de desempeño”. Se denomina IDH, Índice de Desarrollo Humano. Este índice, medido anualmente por las Naciones Unidas, evalúa la situación cualitativa de 175 países del mundo. Este indicador mide los logros de los países sobre la base de tres indicadores: •Esperanza de vida •Nivel de educación •Estándar de vida (PBI per cápita) Sería engorroso, y fuera de los límites de este curso, describir el método de cálculo, pero para tener una referencia podemos decir que se consideran los valores máximos y mínimos de cada indicador. El índice máximo es igual a 1. Para ilustrar su generación veamos el siguiente esquema: INDICADORES - EJEMPLO Una vida larga y saludable Componente Esperanza de vida al nacer Tasa de alfabetización Indice alfabetización adultos Indicador Indice del Componente Conocimientos Indice de esperanza vida Tasa bruta de matriculación Un nivel de vida decoroso PBI per cápita en dólares EE.UU. Indice Tasa bruta de matriculación Indice de educación Indice de PBI INDICE DESARROLLO HUMANO ( IDH ) La Argentina ocupa el puesto 34, con un índice de 0.849 del año anterior. El grupo con más alto índice abarca a 55 países encabezado por Noruega, con un índice de Los índices argentinos de cada indicador resultaron: •Esperanza de vida: 74,1 años •Tasa alfabetización adultos: 97 % •PBI per cápita: 10880 dólares (datos del año 2002). El ingreso per cápita es ajustado con un índice que toma en cuenta el poder adquisitivo en los distintos países, y por la tanto no es la simple división del PBI por la cantidad de habitantes. INDICADORES - UNIDAD DE MEDIDA Un Indicador debe estar asociado a un índice o unidad de medida Este indicador mide los logros de los países sobre la base de tres indicadores: INDICADOR INDICE (unidad de medida) •Insatisfacción del cliente •Productividad •Costo .N°reclamos/cliente .Toneladas/hora .Pesos/Hora de producción Veamos un ejemplo que resume todas estas características. Supongamos un ”proceso” de tratamiento gripal y control de la fiebre de una persona: tenemos un “indicador” de temperatura con una unidad de medida en grados centígrados (°C), una frecuencia de medición, que medimos en horas, utilizando un patrón de referencia para tomar decisiones, o sea el nivel normal de 36,5 °C como objetivo óptimo o meta. Si “nuestro” paciente tiene 37,8 °C el médico administrará un antifebril, si en cambio se mide 39,1 °C recomendará un antibiótico y si llega a acusar 40,2 °C recurrirá a medicación especial. Aquí podemos apreciar como el indicador permite, en función de los resultados obtenidos observar y analizar las tendencias, como así también y la comparación con la temperatura normal del cuerpo humano, es decir el “objetivo”. INDICADORES Definición del método de cálculo del indicador INDICADORES Definición del método de cálculo del indicador Determinar el método de cálculo del indicador, a fin de que sea los más representativo posible del fenómeno que deseamos medir. Consideremos la compra de una pizza y tenemos que elegir entre dos locales: Ambas tienen el mismo nivel de calidad y precios. Entonces hay una variable que es muy importante, el tiempo de entrega. Si medimos el tiempo en minutos para la entrega de 10 pedidos realizados: Definición del método de cálculo del indicador Se decide medir el tiempo en minutos para la entrega de 10 pedidos realizados: “Pepe Muzza”: 6,5 - 6,6 - 6,7- 6,8- 7,1- 7,3 - 7,4 - 7,7- 7,7- 7,7 “La Aceituna Rebelde”: 4,2- 5,4- 5, 8- 6,2- 6,7- 7,7- 7,7- 8,5- 9,3- 10,0 La a c e itu n a re b e ld e Promedio : 7,15 Pepe M u zza Promedio : 7,15 Definición del método de cálculo del indicador Una forma sencilla de medir las variaciones de los procesos es determinar el rango, es decir la diferencia entre el valor máximo y el mínimo. Si lo aplicamos tendremos: • Pizzería “Pepe Muzza”: 1,2 minutos • Pizzería “La Aceituna Rebelde”: 5,8 minutos Si bien el rango es fácil de calcular, algunas veces puede inducir a conclusiones erróneas, dado que sólo se consideran los extremos de la muestra. INDICADORES La desviación estándar toma en consideración la variación de cada una de las mediciones alrededor de la media aritmética de la muestra. En consecuencia tendremos: •Pizzería “Pepe Muzza”: desviación estándar 0,48 minutos •Pizzería “La Aceituna Rebelde”: desviación estándar 1,82 minutos CONCLUSIÓN: utilizando el indicador adecuado, hemos determinado que la pizzería “Pepe Muzza” tiene menos variación de tiempo en comparación con la “La Aceituna Rebelde”. Nos demuestra que la elección del método de cálculo del indicador es determinante para reflejar la realidad. INDICADORES CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR Para diseñar un indicador debemos cuidar que esté en sintonía con la institución y sus objetivos. Es aconsejable tomar en consideración los macroprocesos de la organización, para lo cual es recomendable analizar el mapa de procesos. Mapa de procesos principales (ejemplo) PROCESOS DE DIRECCIÓN C I U D A D A N O S Análisis de Demanda Gestión de Recursos Estrategia y Objetivos Medición de Satisfacción PROCESOS OPERATIVOS Ventas Diseño y Desarrollo Fabricación Distribución PROCESOS DE APOYO Compras RRHH Administración Mantenimiento C I U D A D A N O S INDICADORES SELECCIÓN DE INDICADORES •A nivel institucional existen cinco áreas donde los indicadores deberían reflejar la eficiencia en la gestión. Clientes: satisfacción del ciudadano, insatisfacción del cliente, impacto de las políticas públicas Presupuesto: ejecución del gasto. Personal: desempeño; competencia, clima laboral. Proveedores: desempeño, desarrollo de proveedores Procesos y productos : desempeño de los productos, procesos sustantivos, procesos de apoyo, sistemas de información, etc. INDICADORES SELECCIÓN DE INDICADORES Una manera de facilitar el estudio de la selección es analizar la secuencia e interacción de los procesos. En el siguiente esquema se muestra un ejemplo de utilización del mapa de procesos para ubicar los puntos de salida adecuados para insertar los indicadores: ORGANIZACIÓN CIUDADANOS Indicador relacionado con la satisfacción Indicador relacionado a la salida del proceso Indicadores relacionados con subprocesos o actividades Producto /Servicio INDICADORES SELECCIÓN DE INDICADORES Análisis del esquema •Atraviesan horizontalmente las funciones, en sus distintos niveles. •Tradicionalmente estamos acostumbrados a medir el desempeño de las funciones. •El enfoque por procesos, sugerida por la ISO 9001 propone medir los procesos, que en definitiva son los que dan como resultado un producto o servicio. •En el proceso de selección es importante considerar los subprocesos, es decir las actividades que derivan de los macro procesos. INDICADORES CÓMO DEFINIR INDICADORES Proponemos seguir esta secuencia: 1- Individualizar los procesos a monitorear 2- Definir al menos un indicador 3- Definir un valor objetivo 4- Efectuar la medición 5- Analizar los datos Disponemos de algunas poderosas herramientas como: •el análisis de datos •las estadísticas •la experiencia y el sentido común , entre otras. INDICADORES Ejemplo: Metas El resultado es mejor que lo previsto como objetivo. Entonces es la oportunidad de : Individualizar Objetivos más ambiciosos del ya logrado MEJORAMIENTO INDICADORES Ejemplo: Metas En cambio si después de la medición ,respecto al objetivo inicial del 80 %, resulta por ejemplo del 30%: ANÁLISIS REDEFINIR OBJETIVOS MÁS REALISTASIS POSIBLE CAUSA: •Quizás el valor de objetivo fijado no era coherente con las posibilidades de la estructura organizativa y sus recursos OTRA ALTERNATIVA A EVALUAR •Definir cambios sustanciales que permitan obtener el objetivo inicial - REINGENIERÍA INDICADORES Es indispensable identificar los indicadores que nos permitirán administrar eficaz y eficientemente la organización. ¿Para qué los necesitamos? •Para interpretar lo que está sucediendo •Para tomar medidas cuando se producen desvíos respecto a lo planificado •Para definir la necesidad de introducir cambios. INDICADORES Para la gestión de los indicadores debemos respondernos algunas preguntas, a fin de verificar si estamos en sintonía con las necesidades de la organización: ¿Qué debemos medir? •¿Dónde es conveniente medir? •¿Cuándo hay que medir? ¿Con qué frecuencia? •¿Quién debe medir? •¿Cómo se difundirán los resultados? •¿Quién y con qué frecuencia revisará el sistema de obtención de datos? Puesta a punto del sistema de indicadores Los indicadores habitualmente son reagrupados para constituir lo que se conoce como Tablero de Control, a fin de facilitar la visión de conjunto de la organización. Veremos más detalladamente en el próximo módulo la construcción del Tablero de Control. INDICADORES PROCESO DE PUESTA A PUNTO DEL SISTEMA DE INDICADORES DATOS DE ENTRADA Exigencias Y necesidades LÓGICA DEL DESARROLLO DEL PROCESO IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DATOS DE SALIDA - Por qué? - Para quién? - Qué? - Composición de los indicadores SELECCIÓN Y CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA - Definición del funcionamiento - Construcción del Tablero Control - Formación personal APLICACIÓN - Involucramiento y comunicación - Validación - Costos Retorno de experiencia por parte de los usuarios REVISIÓN PERIÓDICA DEL SISTEMA - Satisfacción - Acciones a realizar Indicadores y Tablero de Control estructurado Indicadores y Tablero de Control actualizado ELEMENTOS PARA TOMAR DECISIONES Indicadores actualizados periódicamente según exigencias INDICADORES Práctica Equipo Función Dimensión o factor a medir Capacitación RRHH Ausentismo Conformidad producto Calidad Desperdicio materiales Administración Exactitud Satisfacción ciudadano Servicio al Ciudadano Reclamos ciudadano Indicador % de empleados capacitados en el área Objetivo Cumplir con el 99% de lo programado % de ausentes Disminuir al 5% el porcentaje de ausentismo mensual en el sector % de productos rechazados Disminuir la tasa de rechazos mensual en un 5% % costo de materiales desperdiciado por Reducir el costo producto de desperdicio de materiales por unidad en un 20% % expedientes sin errores Alcanzar el 98% de exactitud % conformidad por el servicio Alcanzar un 98% de conformidad % de reclamos del ciudadano Nota :en el renglón en blanco se puede agregar en forma optativa otro indicador Método de medición Cantidad de personal capacitado en el mes/cantidad total a capacitar en el mes Personal ausente/ total de personal del área en el mes Cantidad de productos rechazados/ Total de productos chequeados en el mes Costo de materia prima desperdiciado/ Costo total de materia prima por unidad % expedientes entregados sin errores/ total de expedientes mensuales Cantidad de clientes conformes con el servicio/ cantidad de servicios prestados mensualmente Reducir en un 5% Cantidad de reclamos efectuados/ Total los reclamos de de ciudadanos atendidos mensuales los ciudadanos LA NUEVA GESTIÓN PÚBLICA IMPLICA PASAR DEL CONCEPTO DE ADMINISTRAR (SEGUIR INSTRUCCIONES) AL DE GESTIÓN (CONSEGUIR RESULTADOS) Hughes 1994 OBLIGA A UTILIZAR TÉCNICAS DE CONTROL QUE VERIFIQUEN LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LAS ACTUACIONES PÚBLICAS INDICADORES Según los niveles de la organización Alta dirección Nivel estratégico Información macro Información detallada Organización Información sintética Gerencia media Nivel operativo La política o estrategia es comunicada de arriba hacia abajo mientras que los indicadores nacen en los niveles operativos y suben hacia el vértice de la pirámide INDICADORES TABLERO DE COMANDO “El Tablero de Control es un cuadro sinóptico, que permite representar el nivel y la evolución de los valores que asumen los distintos indicadores seleccionados, y por lo tanto representativos de los fenómenos y procesos que se desea tener bajo observación. Representa uno de los instrumentos necesarios ya sea para el monitoreo, como para la toma de decisiones.” MEDICION, ANALISIS Y MEJORA No hay dos Tableros de Control iguales, por la sencilla razón que no existen dos organizaciones iguales. No obstante debemos convenir que el tablero debe ser eficaz para satisfacer por lo menos los siguientes requisitos: •Herramienta de información de desempeño •Herramienta de comunicación •Herramienta de gestión de las áreas de mejora INDICADORES TABLERO DE COMANDO MEDICION, ANALISIS Y MEJORA Satisfacción del cliente MEDICIÓN Y ANÁLISIS Auditorías Internas INDICADORES Procesos Productos/Servicios TABLERO DE COMANDO Resultados de la auditoría Análisis de los datos MEJORA Acciones corectivas Acciones preventivas Revisión por la Dirección IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DE MEJORA BALANCED SCORECARD BALANCED SCORECARD El Cuadro de Mando Integral es una composición jerárquica de los elementos en juego, donde a partir de una visión integrada y balanceada de la organización, permite describir la estrategia en forma clara, a través de los objetivos estratégicos en base a las cuatro perspectivas diferentes • Los objetivos seleccionados se relacionan entre sí por medio de un diagrama causa-efecto (strategic map). • Cada objetivo se relaciona con diversos indicadores que van a reflejar resultados positivos o negativos, en función de si las metas fueron o no alcanzadas • esto permite gerenciar la estrategia de manera integrada y garantizar que los esfuerzos de la organización estén direccionados según la estrategia. BALANCED SCORECARD PRINCIPIOS BÁSICOS CUANTIFICA LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN EN TÉRMINOS MEDIBLES LA ESTRATEGIA ES RESUMIDA EN UN MAPA ESTRATÉGICO DIVIDIDO EN “PERSPECTIVAS” EN EL MAPA ESTRATÉGICO SE DEBEN ESTABLECER INTERRRELACIONES DE CAUSA-EFECTO ENTRE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ENTRE LAS DISTINTAS PERSPECTIVAS COMPONENTES CRÍTICOS INCLUIDOS: INDICADORES, METAS, INICIATIVAS TABLERO DE COMANDO BALANCED SCORECARD El Cuadro de Mando Integral es un modelo de Gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados, medidos mediante indicadores, y ligados a unos planes de acción que permiten alinear a los miembros de la organización. ir if n gia De rate t es Establecer indicadores Personalizar y distribuir Cuadro de Mando Integral Tom dec a de isio nes a r la Analiz ión ac inform BALANCED SCORECARD FINANCIERA CLIENTES “Mejores resultados para la organización aumentará la rentabilidad, y los accionistas seguirán invirtiendo en la organización ” “Si los productos/servicios son de mejor calidad esto provocará efectos positivos en los clientes y comprarán más” PROCESOS INTERNOS “permitirá mejorarlos y obtener mejores resultados de los procesos” FORMACIÓN Y CRECIMIENTO “si el personal está capacitado y motivado” BALANCED SCORECARD Cuatro Perspectivas de Performance OBJETIVOS ESTRATÉGICOS •La Estrategia puede ser descrita como una serie de causas efectos interrelacionados •Provee una “perspectiva en línea” de lo estratégico a lo operativo GRUPOS DE INTERÉS ¿Si tenemos éxito, cómo nos verán los grupos de Interés? PROCESOS INTERNOS Para Satisfacer a los GI ¿En que procesos debemos ser excelentes? APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ¿Para ejecutar nuestros procesos, qué tiene la organización que aprender y mejorar? INVERSIONES EN LA ORGANIZACIÓN ¿Para tener éxito, que inversiones en la gente e infraestructura debemos hacer? INDICADORES TABLERO DE COMANDO BALANCED SCORECARD El Cuadro de Mando Integral cuantifica la Estrategia de la Organización en términos medibles 4.Formación y feedback estratégico •Retroalimentación para el aprendizaje •Facilitar la formación y revisión de la estrategia • Articular la visión compartida 1.Clarificar y Traducir la Estrategia •Clarificar la visión •Obtener el consenso CUADRO DE MANDO INTEGRAL 2.Comunicación •Comunicación extensiva de objetivos y metas •Alineación de metas e iniciativas •Alineación de recursos e iniciativas 3.Planificar y establecer objetivos •Establecer objetivos •Asignación de recursos •Ejecución BALANCED SCORECARD El Cuadro de Mando Integral introduce cuatro perspectivas en base a las cuales son evaluadas todas las actividades de la organización ECONÓMICA Como medio para alcanzar los fines de las otras perspectivas ¿qué inversiones en la gente e infraestructura debemos hacer? USUARIOS/GRUPOS DE INTERÉS ¿Cómo deberíamos aparecer ante nuestros usuarios para alcanzar nuestra visión? VISIÓN Y ESTRATEGIA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO Para ejecutar nuestros procesos ¿Que tiene la organización que aprender y mejorar? PROCESOS INTERNOS Para satisfacer a los usuarios ¿En que procesos internos tenemos que ser excelentes? BALANCED SCORECARD MISIÓN Para que estamos CIUDADANOS/USUARIOS ¿Qué beneficios debemos proveer y qué valor debemos crear? Objetivos Indicadores PRESUPUESTO Manejo de los recursos públicos ¿Cómo podemos agregar valor y controlar los costos? Objetivos Indicadores Metas CMI Metas Iniciativas APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ¿Cómo haremos para sostener nuestra habilidad para cambiar y mejorar? Iniciativas Objetivos Indicadores PROCESOS INTERNOS Para Satisfacer a los ciudadanos ¿En que procesos debemos ser excelentes? Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Metas Iniciativas BALANCED - MAPA ESTRATÉGICO: Ejemplo M. Educación, becas METAS Mapa Estratégico Proceso: Otorgamiento de Becas Tema: Mejorar la Eficacia y Eficiencia Perspectiva Política Alto Impacto en la comunidad Comunicación Efectiva con las Provincias Perspectiva de las Retener e incluir a más alumnos Acreditación en cuenta de BNA Escuelas Criterios de selección Perspectiva interna Perspectiva Monto actualizado Objetivo • Que la beca llegue a quien la necesite .Retención e Inclusión •Eficiencia Presupuestaria •Fortalecer la Institución como Escuela •a tiempo •Premios a la escuela Rápida ejecución del trámite •Eficiente resolución de otorgamiento Control de Gestión •Desarrollar las habilidades necesarias de los activos Sistema de Información intangibles Criterios de selección Coordinación con las Escuelas Cabeceras Trabajo de campo •Desarrollar un sistema de red de información •Personal Alineado a la estrategia Medición •Nivel de Satisfacción (Encuesta a Escuelas) •Bajar monto y cantidad de becas no asignadas •N°de alumnos becados •Tasa de deserción •Ranking de Escuelas por Jurisdicción •Selección a tiempo •Liquidación a tiempo Plan de acción Meta •30% Mejora Iniciativa Presupuesto .Prog de comunicación •50% 1°año •100% 2°,, • 70% •Disminuir en 12% anual •Bajar los tiempos en 50% . 30días . 20 días •Bancarizar medio de pago •$ xxxx •Gerenciamiento de la calidad •$ xxxx •Fijar nuevos criterios •Optimización de la duración del ciclo •Trabajo estratégico •Trimestre 2• listo 50% •Trimestre 3 •Disponibilidad del 80% sistema de •Trimestre 4 información 100% •Capacitación . Fijar tiempos de respuesta •Revisar/Definir Criterios •100% •Cronograma de sistema •Definir controles $ xxxx •$ xxx BALANCED SCORECARD MISIÓN ¿Por qué existimos? VALORES ¿Qué es importante para nosotros? ESTRATEGIA: Nuestro plan de maniobra MAPA ESTRATÉGICO: Traduce la estrategia CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BSC) Implantación, Aplicación INICIATIVAS ESTRATÉGICAS ¿Que necesitamos hacer? METAS PERSONALES¿Qué necesito hacer? RESULTADOS ESTRATÉGICOS Grupos de interés satisfechos Ciudadanos deslumbrados Procesos eficientes y eficaces Inversiones Adecuadas CUADRO DE MANDO INTEGRAL Extender el Mapa a Indicadores, Metas e Iniciativas Inversiones Procesos Internos Ciudadanos Mapa estratégico Más rápido acceso a los servicios Autoservicio de formularios Procesos Simplificados Análisis de procesos y valor Tecnologías por Internet Invertir en TI Detalle de lo que es crítico para lograr el éxito de la estrategia Cómo será medido y controlado el éxito El nivel de performance necesario de la mejora Descripción del Objetivo Indicador Meta Eliminación del desperdicio y errores en nuestros procesos Número de retrabajos 2% Acciones claves requeridas para alcanzar las metas Iniciativa Six SIGMA CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN LA GESTIÓN PÚBLICA •SIGNIFICA ROMPER CON LA PLANIFICACIÓN DETERMINISTA QUE REPRESENTAN LOS MANDOS POLÍTICOS •VINCULA LOS PROGRAMAS DE GOBIERNO A LA CONSECUSIÓN DE OBJETIVOS •CAMBIO CULTURAL EN LO QUE RESPECTA A LA INFORMACIÓN CUADRO DE MANDO INTEGRAL Ejemplo: Salud Mental MISIÓN Promover la salud Mental de los ciudadanos con un foco particular en generar esperanza y recuperación a adultos con enfermedades mentales y niños con severos disturbios Individuos, Familias y otros interesados Promover personas culturalmente competentes y la recuperación centrada en las personas através de la colaboración y asociatividad Presupuesto Procesos Internos Ejecutar el presupuesto según las mejores prácticas en el manejode los recursos públicos, proveyendo a los interesados el mejor valor por peso gastado analizando los datos financieros para dar respuesta a las necesidades cambiantes Monitorear, evaluar y mejorar la calidad y la eficacia con foco en la colaboración y la innovación para satisfacer las expectativas de performance CMI Capacidad del personal y la organización Generar capacidad organizacional a través de gente competente, diseño organizacional y planificación MAPA ESTRATÉGICO EN SALUD •SIGNIFICA ROMPER CON LA PLANIFICACIÓN DETERMINISTA QUE REPRESENTAN LOS MANDOS POLÍTICOS •VINCULA LOS PROGRAMAS DE GOBIERNO A LA CONSECUSIÓN DE OBJETIVOS •CAMBIO CULTURAL EN LO QUE RESPECTA A LA INFORMACIÓN CUADRO DE MANDO INTEGRAL Indicadores Ejemplo: Salud •Ausentismo del Personal •Vinculación Académica •Vacunación en Programa •Tiempo Medio de Consulta •Contribución Remediar •Contribución Alimentaria •Oferta Atención Primaria •Abastecimiento Critico •Media estada egresos •Mortalidad •HC sin epicrisis 72 Horas •Cirujias postergadas + 24 hs •Egresos alta voluntaria •Coordinación derivación CUADRO DE MANDO INTEGRAL Indicadores Ejemplo: Salud La capacidad y la Innovación •Estructura + La correcta Adm. de los recursos + Los procesos Internos •Calidad Compra •Producción •Clima •Costos Producción •Prevención •Ejecución Presupuestaria •Servicios •Nuevos Servicios •Planificación •Insumos Comunidad Saludable •Satisfacción •Rotación •Capacitación •Tecnología = Como nos ven los ciudadanos •Organización •Calidad Prestacional •Calidad De Vida Percibida •Imagen •Comunicación •Participación •Accesibilidad Fin de la presentación Muchas Gracias Lic. Néstor R. Rampi